PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE UNA OFICINA DE

PROYECTOS (PMO) PARA LIDERMAN SAC

OBJETIVOS
Con el funcionamiento de una Project Management Office (PMO) en
LIDERMAN SAC se busca lograr el cumplimiento de dos objetivos
claros, el primero, obtener mayores beneficios econmicos del
mercado al lograr que la implementacin de una PMO se convierta
en una ventaja competitiva para la empresa, con ello se ofrecer
una propuesta de valor que sea atractiva para el cliente y
determinante en la decisin de eleccin de proveedores.

Se considera estratgicamente necesario diferenciarse de la

competencia debido a que la empresa busca aumentar su posicin
en el mercado local y a nivel nacional en la consultora e
interventora de gestin de proyectos del sector de mantenimiento
de maquinaria pesada, propsito perfectamente alcanzable por el
continuo aumento de maquinarias pesadas de las diferentes
mineras y constructoras del medio, lo que en consecuencia
aumentara el nmero de contratos requeridos por las empresas que
operan en el pas.

Como segundo objetivo de la creacin de la PMO, se mitigara el

riesgo de disminucin del puntaje que se obtiene en las
evaluaciones de desempeo de los proyectos que se estn
ejecutando, estos resultados determinan los otroses de los
contratos actuales y adems son factores definitivos en la
asignacin de nuevos contratos por parte del cliente.
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IMPLEMENTACIN DE LA PMO

La implementacin de la PMO debe ser planeada y ejecutada
como un proyecto en s, por lo tanto, se debe prestar atencin
a los objetivos del proyecto en cuanto a horario, costo, y las
mtricas por las que se mide el resultado del proyecto. Una
vez que el PMO ha sido plenamente operativo durante un
tiempo, no slo los fallos de los proyectos disminuyen sino
que el costo operativo tambin disminuye.
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Levantamiento de necesidades de la empresa y
nivel de madurez en el rea
Para levantar la informacin se diseara una
encuesta para verificar el grado de madurez de la
empresa en cuanto a gestin de proyectos,
establecer donde se encuentra la organizacin, hacia
donde va y de acuerdo a los resultados establecer los
objetivos a corto plazo respecto de la
implementacin de la PMO, en cuanto al tema de
metodologas se busca como objetivo macro el
establecer un modelo de maduracin de proyectos
que ser administrado por la PMO.
La metodologa establecida para recoger informacin
preliminarmente ser la elaboracin de un
cuestionario que permita identificar el estado actual,
dicho cuestionario se aplicara a la alta gerencia, al
director tcnico, a los directores de los proyectos y a
los lderes de los proyectos.
Posteriormente se realizara un focus group con los
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DISEO DE LA ESTRATGIA DE LA PMO
Debido a que la naturaleza de la empresa no son los proyectos,
la Implementacin de la PMO debe ser planeada y ejecutada
con la misma metodologa que se trata un proyecto. Por lo
tanto, se debe prestar atencin a los objetivos del proyecto en
cuanto a tiempo, costo, y las mtricas por las que se mide el
resultado del proyecto. Una vez que la PMO lleve un tiempo
razonable de operacin, se espera que las fallas ocurridas en
los proyectos se reduzcan, adems que al mismo tiempo el
costo operativo global de la PMO tambin disminuya. En cuanto
a la estrategia, se establecer gestionar proyectos buscando la
excelencia de manera continua, asegurndose que se conocen,
adaptan e implementan metodologas reconocidas a nivel
mundial, buscando que se alineen a la estrategia de LIDERMAN
SAC.
La misin de la PMO se fundamentara en el apoyo de las
actividades de gestin de proyectos, as como normalizar los
elementos comunes que se utilizaran en el modelo de gestin
de proyectos establecido en LIDERMAN SAC, adems
concientizar a los integrantes de la organizacin de su
importancia.
La visin, busca posicionar en el ao 2017 a LIDERMAN SAC,
all ser reconocida en el interior de la empresa como el rea
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Estratgicamente, se define la ubicacin de la PMO en el
taller principal de la empresa el cual se encuentra en la
ciudad de Huancayo. y actualmente todas las operaciones
se tiene establecidas en la oficina central, por ello se elige
la oficina central como la ubicacin principal de la PMO,
tambin debido a que el director tcnico que ser el
encargado de la PMO tiene como asignado tambin dicha
ciudad, sin embargo en cada localidad en donde se
desarrolla un contrato se establece una oficina
administrativa, por ello las funciones operativas requeridas
para la PMO se desarrollaran desde all.
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FUNCIONES DE LA PMO EN LA GESTIN DE PROYECTOS
EN LIDERMAN SAC
Dentro de la metodologa establecida, a continuacin se
enuncian las funciones que son asignadas a la PMO a
implementar en LIDERMAN SAC.
Definir Polticas
En cuanto a la definicin de polticas e pretende que con la
implementacin se definan polticas en cuanto a la gestin de
proyectos adaptados de la estrategia comunicada por la alta
direccin y tambin con base en el conocimiento adquirido a
travs de la maduracin de la gestin de proyectos en la
organizacin.
Elaboracin de Documentos
Se busca que en la PMO se elaboren, redacte y divulguen los
procedimientos asociados a los proyectos y su uso continuo
con el fin normalizar el modo de las tareas y ser gua para el
inicio de nuevos proyectos en la organizacin.
Elaboracin de plantillas
Se busca estandarizar formatos de informe, check-list,
herramientas de anlisis y otros elementos de trabajo para
tratar el mismo lenguaje en todos los proyectos que se
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FUNCIONES DE LA PMO EN LA GESTIN DE PROYECTOS
EN LIDERMAN SAC
Seleccin de Herramientas comunes a todos los proyectos
Buscar en el mercado soluciones que se adapten a las necesidades
especficas de un proyecto y en general para la gestin de todos los
dems, esto con el fin de facilitar el manejo de datos en todos los
proyectos y garantizar que se pueda ejercer un control general de los
mismos desde la oficina central.
Realizar control en los Proyectos
Se busca establecer controles para hacer seguimiento al desempeo y
resultados de los proyectos, con este fin se propone la creacin del
comit de proyectos, el cual se encargara de hacer reuniones
sistemticas para verificar avances, tareas prioritarias y otros puntos
que garanticen el cumplimiento de los requisitos pactados en el
proyecto. As como evaluar las metodologas, y compartir las lecciones
aprendidas generadas en los mismos. Respecto de este control en
LIDERMAN SAC se busca centralizar la recoleccin de la documentacin
de control que se emite del proyecto para realizar los anlisis
necesarios y generar planes de accin que alineen al proyecto a su
curso normal.
Base de datos de experiencias de proyectos.
Se busca conformar una base de datos de las lecciones aprendidas,
as como generar la cultura del reporting de lecciones aprendidas, esto
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FUNCIONES DE LA PMO EN LA GESTIN DE PROYECTOS EN
LIDERMAN SAC
Disear el plan de Capacitacin.
Se busca disear el plan de capacitacin de la empresa en cuanto a la
gestin de proyectos, aqu se pretende que sea diseado por personas de
la PMO, ya que son ellas las que estn en el da a da de los proyectos y
con esto se logre atacar los puntos dbiles o fortalecer el conocimiento de
proyectos segn los requerimientos de cliente o tendencias actuales en
gerencia de proyectos.
Disear Programas de mentoria
La PMO desarrollara el subprograma de mentoria, en el cual se buscara
mezclar en la direccin del proyecto a lderes y/o Directores que tienen
experiencia suficiente para guiar a los nuevos talentos que se elijan en
LIDERMAN SAC, esto para transmitir el conocimiento, generar dinamismo
en el la direccin del proyecto y hacer backups de recursos humanos en
caso de situaciones especiales tales como vacaciones, cambios de turno,
etc.
Disear el plan de auditoria a los proyectos.
Disear el plan de auditoria para todos los proyectos en ejecucin con el
fin de verificar en campo el cumplimiento de las directrices emitidas por la
PMO y las establecidas contractualmente en el contrato.
Soporte y mejora de los proyectos.
Se busca ser una fuente de consulta para todos los proyectos, adems
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Cronograma y anlisis PERT (Tcnica de evaluacin y
revisin de programas)
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Cronograma y anlisis PERT (Tcnica de evaluacin y
revisin de programas)
En la fase inicial (1) se contempla el establecimiento del proyecto,
los nombramientos del encargado, la definicin del Project Chrter
y la seleccin preliminar del equipo del proyecto.
En la fase de Estrategia (2) se contempla la definicin de la
estrategia para la PMO, (Misin, Visin, Core Business)
En la fase de Diagnostico (3) se contempla desde el diseo del
cuestionario, hasta el procesamiento de la informacin y la
entrega de resultados del mismo a la alta direccin.
En la fase de Metodologa (4) se contempla la revisin
bibliogrfica, la revisin de casos de xito, la definicin del
modelo de madurez del proyecto, el desarrollo de estndares para
la gestin y la estandarizacin de los reportes, la recopilacin y
definicin de metodologa para el manejo de las lecciones
aprendidas.
En la fase de Infraestructura (5) se contempla la definicin del
hardware y software necesario para el funcionamiento de la PMO,
adems se incluye la cotizacin con los proveedores, la
evaluacin de propuestas.
En la fase de Recurso Humano (6) se contempla la definicin final
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Cronograma y anlisis PERT (Tcnica de evaluacin y
revisin de programas)
En la fase de Plan de Capacitacin (7) se contempla la definicin
de capacitaciones que se van a realizar de acuerdo al diagnstico
y a la estrategia trazada para la PMO, adems all se define el
programa de mentoria para iniciar su implementacin en la
organizacin.
En la fase de Definicin de Riesgos (8) se contempla la definicin
de riesgos inherente que se deben tener en cuenta para construir
y definir metodologa para la gestin del riesgo que se tendr en
cuenta en el desarrollo de nuevos proyectos.
En la fase de Definicin de Mtricas (9) se contempla la revisin
bibliogrfica, el establecimiento de los indicadores a medir de
acuerdo a la evolucin de la PMO y la disponibilidad de los datos
recogidos.
En la fase de Auditorias (10) se contempla la programacin de las
auditoras a los proyectos, la definicin de procedimientos
especiales para realizarla, con la implementacin de esta fase se
busca establecer el cumplimiento de la implementacin de los
lineamientos de la PMO.
En la fase de Retroalimentacin y Mejora (11) se contempla la
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Con base en el anlisis realizado se observa que el tiempo de
terminacin del proyecto es de 35 semanas. A continuacin se
detalla en la figura 7 el cronograma del proyecto, como se puede
observar las dos programaciones lmites se presentan en un solo
grfico Gantt.
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La primera programacin P1 contiene la ruta crtica 1 Critical Path1
en la que se en la que se establecen las actividades crticas en la parte
superior y en la cual las actividades no crticas se establece la fase de
definicin estrategia y fase infraestructura.
La segunda programacin P2 contiene la ruta crtica 1 Critical Path2
en la que se establecen las actividades crticas en la parte superior y en
la cual las actividades no crticas se establece la fase de definicin
estrategia y fase infraestructura.
DEFINICIN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES
A continuacin se describe los perfiles que preliminarmente se han
identificado para la implementacin y puesta en marcha de la PMO para
la organizacin.
A. El gerente de la PMO , se establece que sea una persona Lder para
motivar y guiar a los directores de proyecto en la participacin e
implementacin de la PMO, adems se requiere que sea certificado
como PMP para garantizar su conocimiento de metodologas
ampliamente aceptados a nivel mundial, adems de requerir estudios
acreditados en proyectos, tambin deber poseer experiencia mayor a
7 aos en el rea especfica de gerencia y consultora se proyectos del
rea del sector de mantenimiento.
B. Profesional de Proyectos, deber ser profesional con estudios
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INDICADORES DE DESEMPEO DE LA PMO
Teniendo en cuenta que el cliente, la alta direccin y el equipo
generalmente ven el xito del proyecto de otra manera, es adecuado
definir un conjunto de indicadores que permitan cuantificar el xito de
la PMO. La medicin del desempeo de los proyectos se puede realizar
en tres aspectos: Eficiencia del proyecto, impacto del cliente y xito de
la organizacin (Heerkens, 2000)
As mismo los indicadores se pueden definir de acuerdo a rendimiento,
a cumplimiento, y a capacidad, Las indicadores preliminarmente
propuestos son:
Indicador Avance del programa
Indicador Educacin Recibida por parte del equipo
Nmero de proyectos sin fallas/ total nmero de proyectos
Numero de Lecciones aprendidas
Nmero de hitos terminado y el nmero de hitos clave se perdi
La medida de la re trabajo necesario para adaptarse a las expectativas
del cliente
Extensin de las herramientas y plantillas proporcionadas por la PMO
Nmero de soluciones requeridas
Es preciso aclarar que los indicadores no son definitivos sino que son
dinmicas y estn directamente relacionadas con los resultados
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AUDITORIA A LOS PROYECTOS
Los proyectos deben ser auditados de forma regular para aislar reas
problemticas y desarrollar planes para llevar los proyectos mal
rendimiento en un estado aceptable. Si un proyecto est
significativamente fuera de lnea del progreso esperado, entonces los
planes de recuperacin formales deben concebirse. El proyecto debe
volver a iniciarse con un conjunto de planes realistas (Kerzner, 2010).
La auditora se contempla como un medio de verificacin de
cumplimiento frente a lo instaurado, bsicamente la auditoria a la PMO
de la organizacin pretende auditar para verificar el acatamiento, se
usa para asegurar que los encargados de los proyectos estn utilizando
los estndares que la PMO de Vq Ingeniera estableci. Tambin sirve
como oportunidad de entrenamiento debido a que durante la auditoria
se explica al encargado del proyecto como se aplica la metodologa a
su proyecto en especfico, es decir que este ejercicio se contempla
como una oportunidad para afianzar la PMO en el proyecto en cuestin.
El ciclo de auditoras se planeara a lo largo del proyecto, y su objetivo
depender del tipo de auditoria a realizar, ya sea auditoria de
rendimiento, de cumplimiento, de calidad, de implementacin de
mejores prcticas y de emergencia, para estas ltimas se establecer
su aplicacin ineludible cuando se cumplan ciertos criterios
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CONCLUSIONES
El xito de la implementacin de la oficina de gestin de proyectos
PMO depende de que varios factores se engranen milimtricamente y
den como resultado el logro de los objetivos inicialmente planteados
que llevaron a la implementacin de la PMO. Como todo proyecto
interno generara cambios y habr una resistencia natural a ellos, por
tanto se busca equilibrar dichos factores para la implementacin
exitosa de la oficina de gestin de proyectos en la empresa.
Dentro de estos factores se considera como el ms importante el
compromiso de la gerencia para la implementacin ya que sin este,
el ejemplo y liderazgo que debe venir de la alta direccin truncara
de inmediato todos los planeas a realizar ya que el equipo no estara
dispuesto a asumir nuevas responsabilidades si no ven el empuje de
la gerencia para lograr dichos objetivos.
Finalmente se sabe que disear e implementar una PMO no es
inmediato, los estudios indican que el proyecto de la PMO tarda entre
6 meses a 3 aos, por ello la planeacin de la misma debe realizarse
de manera cuidadosa para evitar que cada empleado aplique los
estndares generados como una obligacin sino que lo haga como
una herramienta que le permitir garantizar todos los aspectos que
debe cumplir en su trabajo. Con la investigacin realizada se