Human Resource Management

Human Resource Information System

HR-AUDIT
M-12

Tony Soebijono 1
HRIS, adalah metoda yang terintegrasi untuk mengumpulkan, menyimpan,
menganalisis dan mengontrol aliran informasi tentang SDM keseluruh organisasi.
Attributes of a good HRIS

Sebuah HRIS yang baik adalah yang dapat menyajikan informasi-

informasi yang memenuhi ketentuan sbb:

Timely: up-to-date
Accurate: can be relied
Concise: short and clear
Relevant: what is needed
Complete: partial information may lead to disastrous

Kekurangan dari karateristik tersebut diatas akan berpengaruh pada

manfaat HRIS dalam pelaksanaan proses pengambilan keputusan yang
berkaitan dengan pengelolaan SDM.
Attributes of a good HRIS
An effective HR must be able to produce several important reports and
forecasts needed in HRM decisions:

1. Routine Reports: HR data, compiled and summarized on a scheduled basis.

Weekly and monthly status reports on manpower are some of the reports
generated from HRIS.
2. Exception Reports: highlight variations in operations that are serious
enough to require attention. Examples of exception reports are medical
and sick leave reports. These reports assist HR manager in taking necessary
action to reduce absenteeism.
3. On Demand Reports: generated based on a special and specific request.
Example of these reports are employees training and development data
which is used to identify potential candidates for promotion.
4. Forecast Reports: based on predictions about the future. For example,
forecasting the future manpower requirements by generating the future
employee retirement status reports.
Audit ?

Jenis-jenis audit?
- audit keuangan (financial audit) General Accepted Accounting Principle
- audit kepatutan (compliance audit) ISO
- audit operasional (operational audit) COBIT, ITIL, dll

Tony Soebijono 5
Definisi

Suatu daftar periksa untuk menilai seluruh aspek dari manajemen sumber
daya manusia dalam suatu perusahaan

HR Audit adalah proses evaluasi atas berbagai aktivitas manajemen SDM

yang bertujuan memperbaiki aktivitas-aktivitas tersebut.

HR Audit memberikan umpan balik mengenai seberapa baik para manajer

menjalankan tugas-tugas yang terkait dengan pengelolaan SDM.

Tony Soebijono 6
HR Audit

HR audit dimaksudkan sebagai quality control check secara menyeluruh

atas aktifitas-aktifitas pengelolaan SDM di suatu perusahaan atau salah
satu unit kerjanya untuk mendapatkan gambaran sejauh mana dukungan
aktifitas-aktifitas tersebut pada pelaksanaan strategi organisasi

HR audit mencakup 3 (tiga) aspek utama

Pelaksanaan fungsi-fungsi HRM, HRD, dan HRIS

Pemenuhan/ ketaatan terhadap ketentuan, kebijakan dan prosedur
HRM
Kepuasan dan tanggapan pegawai.
Lingkup Audit SDM

Audit SDM merupakan kontrol kualitas secara menyeluruh atas berbagai

aktivitas pengelolaan SDM dalam perusahaan dan bagaimana aktivitas-
aktivitas tersebut mendukung strategi perusahaan.

Audit SDM mencakup:

Audit Strategi Perusahaan
Audit Fungsi SDM
Audit Kepatuhan Manajerial
Audit Kepuasan Karyawan

Tony Soebijono 8
 Checklist Audit SDM (David Stevens)
1. Struktur Organisasi 15. Relevansi aplikasi komputer
2. Uraian / Deskripsi posisi 16. Pemahaman iklim organisasi
3. Rencana keberhasilan manajemen 17. Pembagian informasi dengan
karyawan
4. Kebijakan rekruitmen
18. Desain pekerjaan
5. Prosedur rekruitmen 19. Hubungan industrial
6. Program perkenalan 20. Kesehatan karyawan
7. Penilaian kinerja 21. Keamanan karyawan
8. Penilaian potensi individu 22. Pelayanan karyawan
9. Perencanaan jenjang karier 23. Pengumpulan angka statistik
10. Program pelatihan
24. Praktek pengunduran diri
11. Administrasi kompensasi
25. Dokumentasi / formulir
12. Fungsi departemen SDM
13. Perencanaan manusia 26. Keamanan
14. Catatan pribadi 27. Interaksi sosial

Tony Soebijono 9
Manfaat HR Audit
Menemukan masalah-masalah personalia yang penting.
Memastikan kepatuhan yang tinggi terhadap persyaratan legal.
Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur personalia yang lebih
efektif.
Menciptakan penerimaan yang lebih besar akan perubahan-perubahan
yang diperlukan dalam departemen SDM.
Memberikan tinjauan yang seksama atas sistem informasi departemen
SDM.
Mengidentifikasi kontribusi departemen SDM bagi organisasi.
Meningkatkan citra profesional departemen SDM.
Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih tinggi di
kalangan karyawan departemen SDM
Memperjelas tugas dan tanggung jawab departemen SDM.
Mendorong keseragaman kebijakan-kebijakan dan praktik-praktik
personalia
Tony Soebijono 10
HR Audit (fungsi perencanaan)

Lingkup : Untuk meyakini bahwa sistem dan prosedur pengembangan

sumber daya manusia (HRD) telah selaras (diselaraskan) dengan sistem
dan prosedur Manajemen sumber daya manusia (HRM) dalam upaya
untuk meningkatkan kompentensi, kepercayaan diri dan standar kinerja
pegawai.

Organisasi/ Job design Perhatikan bagaimana pekerjaan, kewenangan

dan sistem-sistem pelaksanaannya di organisir dan di integrasikan
diantara unit-unit kerja dan tugas-tugas individual
HR Planning Jabarkan Kebutuhan pokok SDM, Strategi dan filosofi
perusahaan
Sistem pengelolaan Kinerja Yakini bahwa tujuan (individual) pegawai
dan tujuan organisasi saling menunjang
Seleksi Sesuaikan antara kebutuhan karir dan kapabilitas pegawai
dengan tugas dan jenjang karir yang ada.
HR Audit (fungsi pengembangan)

Lingkup: Untuk meyakini bahwa program training dan development,

pengembangan organisasi serta pengembangan karir telah terintegrasi untuk
meningkatkan efektifitas kerja individual, kelompok dan organisasi

Training & development identifikasikan dan yakini bahwa perencanaan

T & D bertujuan untuk meningkatkan kompetensi pokok, yang
memungkinkan para pegawai dapat melaksanakan tugas-tugasnya saat
ini maupun yang akan datang
Pengembangan organisasi Yakini bahwa hubungan antar unit kerja dan
antar anggota satu unit kerja ada pada kondisi yang kondusif/ sehat,
serta saling membantu memulai dan mengendalikan perubahan.
Pengembangan karir Pastikan terdapat keselarasan antara individual
career planning dan organization career management processes untuk
mendapatkan manfaat yang optimal baik bagi pegawai maupun
perusahaan.
HR Audit (fungsi renumerasi)
Lingkup: Untuk meyakini bahwa fungsi-fungsi pokok HRIS telah menjadi
faktor yang dapat menunjang langkah-langkah pencapaian fungsi HRD
dan HRM, dan indikator-indikator performansinya tetap terjaga sehingga
dapat bermanfaat dalam pelaksanaan analisis cost and benefit dalam
pengelolaan HR

Compensation & benefits Yakini bahwa pola kompensasi dan benefit

telah adil dan konsisten
Employee assistance Dapatkan data tentang personal problem solving
dan konseling atas nama salah seorang pegawai
Union/ labor relations Yakini bahwa hubungnan antara Serikat buruh
dan manajemen perusahaan adalah hubungan yang sehat
HR research and information systems Yakini bahwa HRIS yang ada
dapat menyajikan informasi manajerial dengan tepat waktu, dan
indikator-indikator performansi fungsi HR-nya juga akurat.
Memanfaatkan Temuan Audit

Untuk mengidentifikasi tipe tindakan korektif yang diperlukan

Metode Untuk Menganalisa Temuan

1. Membandingkan program SDM dengan organisasi
2. Berdasar audit dari beberapa sumber otoritas
3. Mempercayai suatu ratio atau rata rata staf SDM dengan total
4. Menggunakan audit ketaatan untuk mengukur aktifitas SDM apakah
sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan
5. Mengelola departemen SDM berdasarkan sasaran

Menyiapkan Laporan dan Rekomendasi:

Laporan hasil temuan, evaluasi dan rekomendasi untuk memperbaiki
kekurangan dan kelemahan program SDM

Tony Soebijono 14
Metode Riset SDM

Wawancara
Survei
Analisis historis
Informasi eksternal
Eksperimen SDM
Audit internasional
Kecenderungan bahwa HR information technology ditangani oleh ahli-ahli
teknologi informasi, bukan oleh HR specialists, adalah salah satu alasan mengapa
sistem ini gagal memenuhi kebutuhan.

Karena penekanannya terlalu banyak pada sisi teknologinya, sedang kebutuhan

yang sifatnya HR-based agak terabaikan.
 Thank U