Introducción A La Gerencia de Proyectos

Introduccin a la
Gerencia de
Proyectos
Expositor: Vctor Reyna Vargas, PMP
Ingeniero de Sistemas
vreynav@gmail.com
Mayo 2006
Lima, Per
Agenda
Marco Conceptual de la Gerencia de Proyectos

Norma para la Gerencia de Proyectos de un
Proyecto
Taller de Gerencia de Proyectos 2

Vctor Reyna Vargas, PMP
Marco Conceptual

Marco Conceptual de la GdP
Introduccin
Ciclo de Vida del Proyecto y Organizacin

Introduccin

Introduccin
Fundamentos de la GdP: Suma de conocimientos

en la profesin de la GdP
Prcticas tradicionales comprobadas y ampliamente
utilizadas
Prcticas innovadoras emergentes
Descripcin del PMBOK en:
1. Finalidad de la Gua PMBOK
2. Qu es un proyecto?
3. Qu es la GdP?
4. Estructura de la Gua PMBOK
5. reas de Experiencia
6. Contexto de la GdP
Introduccin
1. Finalidad de la Gua PMBOK

Identificar el subconjunto de Fundamentos de la
Gerencia de Proyectos generalmente reconocidos
como buenas prcticas
Identificar: proporcionar descripcin general
Generalmente reconocido: conocimientos y
prcticas son aplicables a la mayora de los
proyectos, la mayor parte del tiempo, amplio
consenso sobre su valor y utilidad
Buenas prcticas: acuerdo general en que la
correcta aplicacin aumenta las posibilidades de
xito de una amplia variedad de proyectos

Introduccin
Buenas prcticas no significa aplicar uniformemente

los conocimientos
Equipo de GdP es responsable de determinar lo
apropiado para un proyecto

Introduccin
2. Qu es un Proyecto?
Esfuerzo temporal para crear un producto, servicio
o resultado nico
Temporal
Comienzo y final definidos
Final
Objetivos alcanzados
Objetivos no sern o podrn ser alcanzados
Necesidad del proyecto ya no existe
No significa de corta duracin
No son esfuerzos continuos
No es aplicable al producto, servicio o resultado

Introduccin
Otros aspectos:
Oportunidad o ventana del negocio
Equipo del Proyecto
Producto, servicio o resultado nico

Proyecto crea productos entregables nicos
Singularidad de los productos creados
Trabajo en las Organizaciones
Proyectos y Operaciones
Comn: personas, recursos limitados, planificados,
ejecutados y controlados
Operacin: Contnua; Proyecto: temporal y nico

Introduccin
Elaboracin gradual
Acompaa conceptos de temporal y nico
Desarrollar en pasos
Aumentar mediante incrementos

Introduccin
3. Qu es la Gerencia de Proyectos?
Aplicacin de conceptos, habilidades,
herramientas y tcnicas xito de proyecto
Aplicacin e integracin de los procesos de
Gerencia de Proyectos (inicio, planificacin,
ejecucin, seguimiento y control, y cierre)
Gerente de Proyecto: Responsable de alcanzar
objetivos del proyecto
Gerencia de Proyectos incluye:
Identificar los requisitos

Introduccin
Establecer objetivos claros y posibles de alcanzar

(realistas)
Equilibrar calidad, alcance, tiempo y costo
Adaptar especificaciones, planes y enfoques a las
diversas inquietudes y expectativas de los diferentes
interesados (stakeholders)
Triple restriccin:
Alcance Tiempo
Calidad
Costo

Introduccin
4. Estructura de la Gua PMBOK

Marco Conceptual de la GdP
Introduccin
Norma para la GdP de un Proyecto
Procesos de Gerencia de Proyectos para un Proyecto
reas de Conocimiento de la GdP
Integracin, Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, RRHH,
Comunicaciones, Riesgo, Logstica

Introduccin
Gerencia de
Proyectos
Gerencia de la Gerencia del Gerencia del

Integracin Alcance Tiempo
Gerencia del Gerencia de la Gerencia de los

Costo Calidad Recursos Humanos
Gerencia de las Gerencia de los Gerencia de la

Comunicaciones Riesgos Logstica

Introduccin
5. reas de Experiencia
Cuerpo de Conocimiento de la Gerencia de
Proyectos
Conocimiento del rea de aplicacin, estndares
y regulaciones
Entendimiento del entorno del proyecto
Conocimiento y habilidades generales de
gerencia
Habilidades interpersonales

Introduccin
Cuerpo de Conocimiento
de la Gerencia de Proyectos
Gua PMBOK
Habilidades Conocimiento del rea

Interpersonales de aplicacin, estndares
y regulaciones

Introduccin
6. Contexto de la Gerencia de Proyectos

Programas: Conjunto de Proyectos relacionados
con gerencia coordinada
Portafolios: Conjunto de Proyecto o Programas
Oficina de Gerencia de Proyectos (PMO):
Unidad de una organizacin para centralizar y
coordinar la gerencia de proyectos.
Los proyectos y la GdP se llevan a cabo en un
entorno ms amplio que el del propio proyecto
Aspectos clave:
1. Ciclo de Vida del Proyecto
2. Stakeholders en el Proyecto
3. Influencias de la Organizacin
Ciclo de Vida del
Proyecto y
Organizacin

1. Ciclo de Vida del Proyecto

Divisin del proyecto en fases
Enlace con las operaciones de la org.
Conjunto de Fases: Ciclo de Vida
Define:
Trabajo tcnico a realizar
Productos entregables
Involucrados
Control y aprobacin

Caractersticas comunes:
Fases secuenciales
Transferencia de informacin tcnica o componentes
tcnicos
Nivel del costo y de personal bajo al comienzo, mximo en
fases intermedias y cae rpidamente en su final
Incertidumbre mayor al comienzo
Aumento gradual de la certeza de xito
Poder de stakeholders (caractersticas finales del producto
y costo) es ms alto al comienzo y decrece a medida que
avanza el proyecto

Fases Intermedias
Fase Inicial Fase Final
Nivel de Costo y de Personal
Tiempo

Alto Influencia de los Stakeholders
Costo de los cambios
Bajo
Tiempo del Proyecto
Caractersticas de las fases del proyecto
Idea Equipo de Gerencia del Proyecto

Entradas
Fase INICIAL INTERMEDIA FINAL
Salidas de la Acta Plan Aceptacin

Gerencia de Enunciado
Proyectos Lnea Avance
del Alcance Base Aprobacin
Entrega
Producto entregable
del proyecto Producto

Relaciones del ciclo de vida del proyecto y del ciclo de vida

del producto
Actualizacin
Operaciones
Disposicin
Ciclo de Vida del Plan del
Producto Negocio IDEA
Producto
Ciclo de INTERMEDIA
INICIAL FINAL
Vida del
Proyecto

2. Stakeholders en el Proyecto
Personas y Organizaciones
Participacin activa en el proyecto
Intereses afectados por el proyecto
Equipo de Gerencia del Proyecto:
Identificar stakeholders
Determinar sus requerimientos y expectativas
Gestionar su influencia para lograr un proyecto exitoso

Proyecto Sponsor
del Proyecto
Gerente
del Proyecto
Equipo de Gerencia
del Proyecto
Equipo del Proyecto
Stakeholders del Proyecto

3. Influencias de la Organizacin
Proyectos: Parte de una Organizacin
Sistemas de Organizacin
Ingresos por ejecucin de proyectos
Adopcin de la Gerencia por Proyectos
Cultura y estilo
Estructura de la Organizacin

Estructura Matricial
Organiz. Orientada a
Funcional
Carac. Dbil Equilibrada Fuerte Proyectos
del proyecto
Autoridad del
Poca o Baja a Moderada a Alta a casi
Gerente del Limitada
ninguna moderada alta total
Proyecto
Disponibilidad de Poca a Baja a Moderada a Alta a casi
recursos Limitada
ninguna moderada alta total
Quin controla el
Gerente Gerente Gerente del Gerente del
presupuesto del Combinacin
Funcional Funcional Proyecto Proyecto
proyecto
Rol del Gerente Dedicacin Dedicacin Dedicacin Dedicacin Dedicacin
del Proyecto parcial parcial completa completa completa
Personal
administrativo de Dedicacin Dedicacin Dedicacin Dedicacin Dedicacin
la Gerencia del parcial parcial parcial completa completa
Proyecto

Organizacin Funcional
Coordinacin
Director Ejecutivo
del proyecto
Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional
Personal Personal Personal

Organizacin Orientada a Proyectos
Coordinacin
Director Ejecutivo
del proyecto
Gerente del Proyecto Gerente del Proyecto Gerente del Proyecto

Organizacin Matricial Dbil
Director Ejecutivo

Coordinacin
del proyecto

Organizacin Matricial Equilibrada
Director Ejecutivo

Coordinacin
del proyecto
Gerente del
Personal Personal
Proyecto

Organizacin Matricial Fuerte
Coordinacin
Director Ejecutivo del proyecto
Gerente de Gerentes
del Proyecto
Gerente del
Proyecto
Gerente del
Proyecto
Gerente del
Proyecto

Organizacin Matricial Fuerte
Coordinacin Coordinacin
del proyecto B Director Ejecutivo del proyecto A
Gerente de Gerentes
del Proyecto
Gerente del
Proyecto
Gerente del
Proyecto
Gerente del
Proyecto

Norma para la
Gerencia de Proyectos
de un Proyecto

Norma para GdP de un Proyecto
Procesos de Gerencia de Proyectos para un

Proyecto
GdP: Aplicacin de conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto
para satisfacer los requisitos del mismo.
Ejecucin de procesos que reciben entradas y generan
salidas
Proceso de GdP
Conocimientos
Entradas Habilidades Salidas
Herramientas
Tcnicas

Para el xito de un proyecto, el equipo debe:

Seleccionar procesos adecuados (dentro del Grupo de
Procesos de la GdP)
Usar enfoque definido para adaptar las especificaciones del
producto y los planes
Cumplir requisitos del producto y del proyecto
Satisfacer necesidades y expectativas de los stakeholder
Equilibrar demanda de alcance, tiempo, costo, calidad,
recursos y riesgos producto de calidad

Objetivo de la Norma:
Documentar informacin necesaria para iniciar, planificar,
ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto
individual
Identificar los procesos de la GdP que son buenas prcticas
para la mayora de proyectos
No aplicar de manera uniforme en todos los proyectos
El Gerente de Proyectos es responsable de determinar que
procesos son apropiados

Contenido de la Norma:
1. Procesos de Gerencia de Proyectos
2. Grupos de Procesos de Gerencia de Proyectos
3. Interacciones entre Procesos
4. Correspondencia de los Procesos de Gerencia de
Proyectos

1. Procesos de Gerencia de Proyectos

Procesos de
Seguimiento y Control
Procesos de
Planificacin
Procesos de Procesos de
Iniciacin Cierre
Procesos de
Ejecucin

2. Grupos de Procesos de GdP

Lmites del Proyecto
Procesos de
Productos
Procesos de Usuarios
Planificacin Entregables
finales
del Proyecto
Iniciador / Procesos de Procesos de

Entradas
Sponsor del Iniciacin Cierre
del Proyecto
Proyecto
Registros Activos de
Procesos de del Proyecto los procesos
Ejecucin

Grupos de Procesos de Iniciacin
Grupo de Procesos de
Desarrollar el Planificacin
Charter del
Proyecto
Ejecucin
Desarrollar la
Declaracin del
Alcance del
Proyecto Preliminar

Grupos de Procesos de Planificacin

Planear Definir
Grupo de Procesos de Alcance Alcance
Desarrollar Plan Definir
Iniciacin
de Gerencia actividades
del Proyecto
Estimar recursos
de las actividades
Crear WBS Estimar la duracin
de las actividades
Estimar
costo
Planear gerencia Secuenciar
de riesgos Presupuestar las actividades
costo
Identificar
riesgos Planear Desarrollar
recurso humano el cronograma
Analizar riesgos
Planear
qualitativamente
calidad Grupo de Procesos de
Ejecucin
Analizar riesgos Planear
quantitativamente comunicacin
Planear
Planear compras
contratacin
y adquisiciones Grupo de Procesos de
Planear Cierre
respuesta
a riesgos

Grupos de Procesos de Ejecucin
Realizar
aseguramiento
Grupo de Procesos de de calidad Grupo de Procesos de
Iniciacin Monitoreo y Control
Adquirir
al equipo
Dirigir y Gerenciar del proyecto
la ejecucin
del proyecto
Desarrollar
Distribuir
al equipo
informacin
del proyecto
Grupo de Procesos de Grupo de Procesos de
Planificacin Solicitar Cierre
Seleccionar
respuesta de
proveedores
proveedores

Grupos de Procesos de Seguimiento y Control

Verificacin
Grupo de Procesos de del alcance
Iniciacin Control
del alcance
Control del
cronograma
Control
del costo
Realizar control
Revisar Grupo de Procesos de
de calidad
y Controlar Gerenciar Cierre
Grupo de Procesos de el Trabajo
Planificacin al equipo
del Proyecto del proyecto
Informar del
rendimiento
Gerenciar
Control stakeholders
Grupo de Procesos de Integrado Seguimiento
Ejecucin de Cambios y control
Administracin de riesgos
del contrato

Grupos de Procesos de Cierre
Planificacin
Cerrar
proyecto
Ejecucin
Cierre del
contrato

3. Interacciones entre Procesos

Grupos de Grupos de Grupos de Grupos de Grupos de
Procesos de Procesos de Procesos de Procesos de Procesos de
Nivel de
Iniciacin Planificacin Ejecucin Seguimiento Cierre
Interaccin entre
y Control
procesos
Inicio TIEMPO Finalizacin

Grupo de
Procesos del
Proyecto
Ciclo de Vida
Fase Fase Fase Fase

4. Correspondencias de los Procesos de GdP

Procesos de un rea Grupo de Procesos de Gerencia de Proyectos
de Conocimiento
Seguimiento y
Iniciacin Planificacin Ejecucin Cierre
Control
4. Gerencia de la 4.1 Desarrollar 4.3 Desarrollar el Plan 4.4 Dirigir y 4.5 Supervisar y 4.7Cerrar el
Integracin del el Acta de de Gerencia del Gerenciar la Controlar el Proyecto
Proyecto Constitucin del Proyecto Ejecucin del Trabajo del
Proyecto Proyecto Proyecto
4.2 Desarrollar 4.6 Control
el Enunciado Integrado de
del Alcance del Cambios
Proyecto
5. Gerencia del 5.1 Planificar el 5.4 Verificiar el
Alcance del Proyecto Alcance Alcance
5.2 Definir el Alcance 5.5 Controlar el
5.3 Crear el WBS Alcance
6. Gerencia del 6.1 Definir las

Tiempo del Proyecto actividades
6.2 Establecer la
secuencia de
actividades

de Conocimiento
Seguimiento y
Control
6. Gerencia del Tiempo 6.3 Estimar los recursos 6.6 Controlar el
del Proyecto de las Actividades Cronograma
6.4 Estimar la duracin
de las Actividades
6.5 Desarrollar el
Cronograma
7. Gerencia del Costo 7.1 Estimar los Costos 7.3 Controlar los
del Proyecto 7.2 Preparar el Costos
Presupuesto de Costos
8. Gerencia de la 8.1 Planificar la Calidad 8.2 Asegurar la 8.3 Controlar la

Calidad del Proyecto Calidad Calidad
9. Gerencia de los 9.1 Planificar los 9.2 Adquirir el 9.4 Gerenciar el

Recursos Humanos del Recursos Humanos Equipo del Proyecto Equipo del Proyecto
Proyecto 9.3 Desarrollar el
Equipo del Proyecto
10. Gerencias las 10.1 Planificar las 10.2 Distribuir la 10.3 Informar el
Comunicaciones del Comunicaciones Informacin Rendimiento
Proyecto 10.4 Gerencias a los
stakeholders

de Conocimiento
Seguimiento y
Control
11. Gerencia de los 11.1 Planificar la 11.6 Seguir y

Riesgos del Proyecto Gerencia de Riesgos Controlar los
11.2 Identificar los Riesgos
Riesgos
11.3 Analizar
cualitativamente los
Riesgos
11.4 Analizar
cuantitativamente los
Riesgos
11.5 Planificar la
Respuesta a los Riegos
12. Gerencia de la 12.1 Planificar las 12.3 Solicitar 12.5 Administrar el 12.6 Cerrar el
Logstica del Proyecto Compras y respuesta de Contrato Contrato
Adquisiciones vendedores
12.2 Planificar la 12.4 Seleccionar
Contratacin vendedores
TOTAL 2 21 7 12 2


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Marco Conceptual de la Gerencia de Proyectos

Taller de Gerencia de Proyectos 2

Taller de Gerencia de Proyectos 3

Taller de Gerencia de Proyectos 4

Taller de Gerencia de Proyectos 5

Fundamentos de la GdP: Suma de conocimientos

1. Finalidad de la Gua PMBOK

Taller de Gerencia de Proyectos 7

Buenas prcticas no significa aplicar uniformemente

Taller de Gerencia de Proyectos 8

Taller de Gerencia de Proyectos 9

Producto, servicio o resultado nico

Taller de Gerencia de Proyectos 10

Taller de Gerencia de Proyectos 11

Taller de Gerencia de Proyectos 12

Establecer objetivos claros y posibles de alcanzar

Taller de Gerencia de Proyectos 13

4. Estructura de la Gua PMBOK

Taller de Gerencia de Proyectos 14

Gerencia de la Gerencia del Gerencia del

Gerencia del Gerencia de la Gerencia de los

Gerencia de las Gerencia de los Gerencia de la

Taller de Gerencia de Proyectos 15

Taller de Gerencia de Proyectos 16

Habilidades Conocimiento del rea

Taller de Gerencia de Proyectos 17

6. Contexto de la Gerencia de Proyectos

Taller de Gerencia de Proyectos 19

1. Ciclo de Vida del Proyecto

Taller de Gerencia de Proyectos 20

Taller de Gerencia de Proyectos 21

Taller de Gerencia de Proyectos 22

Alto Influencia de los Stakeholders

Costo de los cambios

Caractersticas de las fases del proyecto

Idea Equipo de Gerencia del Proyecto

Fase INICIAL INTERMEDIA FINAL

Salidas de la Acta Plan Aceptacin

Taller de Gerencia de Proyectos 24

Relaciones del ciclo de vida del proyecto y del ciclo de vida

Taller de Gerencia de Proyectos 25

Taller de Gerencia de Proyectos 26

Equipo del Proyecto

Stakeholders del Proyecto

Taller de Gerencia de Proyectos 27

Taller de Gerencia de Proyectos 28

Taller de Gerencia de Proyectos 29

Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Taller de Gerencia de Proyectos 30

Organizacin Orientada a Proyectos

Gerente del Proyecto Gerente del Proyecto Gerente del Proyecto

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Taller de Gerencia de Proyectos 31

Organizacin Matricial Dbil

Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal