PENULISAN MINIT

MESYUARAT

ZULKIFLI YAHYA

1
 MINIT MESYUARAT

Satu rekod atau kenyataan bertulis

secara formal mengenai catatan ke atas
sesuatu perbincangan dan keputusan
yang dicapai oleh perbincangan tersebut
sebagai bahan rujukan, tindakan susulan
dan pelaporan semula diperbincangan
akan datang.

2
sambung

Satu rekod bertulis mengenai perkara-perkara

yang dibincangkan dan diputuskan dalam
sesuatu mesyuarat.
Satu kenyataan bertulis yang mempunyai format
tertentu serta peraturan dan syarat yang
ditetapkan oleh pengerusi atau pihak yang
empunya.

3
 JENIS MESYUARAT
Mesyuarat Bersiri
- Berkala dan ada kesinambungan
- Melebihi sekali dalam tempoh tertentu
- Ahli mesyuarat mengikut jawatan/fungsi
- Agenda mesyuarat tersusun dan tetap

4
sambung
Mesyuarat Khas
- Ad-hoc
- Sekali atau beberapa kali mengikut
keperluan
- Ahli mesyuarat terdiri dari pelbagai
kepakaran
- Agenda mesyuarat ringkas tetapi
mendalam/terperinci
- Nama mesyuarat menjelaskan tujuan /
fungsi
5
 MINIT MESYUARAT

Penting sebagai;

Laporan
Rekod
Rujukan
Mengambil tindakan
Menggambarkan peribadi pengerusi, setiausaha dan ahli
mesyuarat
Imej Jabatan/Kementerian

6
PANDUAN MENGAMBIL MINIT

1. Peringkat Persediaan
- Mengetahui agenda
- Mengetahui Minit Mesyuarat yang lalu
- Membaca semua kertas kerja
- Mengetahui latar belakang ahli

2. Semasa Mesyuarat
- Tumpukan perhatian kepada perbincangan
- Ambil/buat catatan perbincangan
- Guna perakam suara
- Gunakan juru teringkas

7
sambung

3. Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat

Draf minit dan serahkan untuk kelulusan Pengerusi

dalam masa 3 hari selepas mesyuarat

Minit mesyuarat diedarkan selewat-lewatnya 7 hari

selepas mesyuarat

8
 PETUA PENULISAN
FAKTA, bukan tanggapan peribadi
PADAT, bukan bercerita
TEPAT, bukan panjang berjela
JELAS, bukan berkias dan berbunga-bunga
BAHASA TULISAN, bukan bahasa lisan
BAHASA ISTILAH, bukan loghat tempatan
PROFESYENAL, tunjukan kematangan

9
 CIRI-CIRI MINIT YANG BAIK

TULIN
LENGKAP
TEPAT
BEBAS DARI KERAGUAN
KUPASAN ISU/PERKARA POKOK
RINGKASAN PERBINCANGAN
KEPUTUSAN
TINDAKAN PIHAK TERLIBAT

10
 STRUKTUR MINIT
BERPANDUKAN AGENDA DAN URUTAN
PERBINCANGAN
1. PERUTUSAN PENGERUSI
2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
4. PERBINCANGAN
5. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA
6. HAL-HAL LAIN
7. PENUTUP

11
 FORMAT MINIT

MINIT MESYUARAT (tajuk mesyuarat)

- Tarikh: .
- Masa:
- Temapat:..

SENARAI KEHADIRAN
- Yang Hadir
- Tidak Hadir(dengan maaf/izin)
- Turut Hadir
- Setiausaha

12
 sambung

1. PERUTUSAN PENGERUSI
1.1. Ucapan penghargaan
1.2. Isu/perkara penting yang dibangkitkan oleh pengerusi

2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

2.1. Disahkan tanpa pindaan atau dengan pindaan

13
 sambung
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
(dari mesyuarat lepas)

3.1. (Tajuk) perkara/isu yang diputuskan

3.1.1. Kemajuan tindakan susulan (untuk
makluman)

3.2. (Tajuk) perkara/isu yang dibincangkan

3.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)

14
sambung
4. PERBINCANGAN PERKARA BARU/KERTAS-KERTAS
KERJA PERLU DIREKODKAN:

4.1. Tajuk
4.1.1. Tujuan utama
4.1.2. Ringkasan kertas/Isu-isu penting yang
dibangkitkan
4.1.3 Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan
isu-isu yang dibangkitkan
4.1.4. Rumusan Pengerusi
4.1.5. Keputusan dan serta tindakan susulan yang
perlu diambil seterusnya

4.2. (Kertas seterusnya)

15
 sambung
5. HAL-HAL LAIN (sumber: hadirin mesyuarat)
5.1. (Tajuk) perkara/isu yang dikemukakan
5.1.1. Penjelasan perkara/isu (untuk makluman)
5.2. (Tajuk) perkara/isu berkaitan yang dibincangkan
5.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)

6. PENUTUP/PENANGGUHAN MESYUARAT
6.1. Penetapan tarikh mesyuarat akan datang
6.2. Ucapan penghargaan Pengerusi
6.3. Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan

16
sambung

URUSETIA
Senaraikan nama pegawai yang menjadi Urusetia
mesyuarat
Susunan nama hendaklah mengikut kekananan
(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang
bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat)

TARIKH
Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan

17
 CONTOH STRUKTUR MINIT
1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat
3. Perkara-perkara Berbangkit
- Tajuk
i) Mesyuarat mengambil maklum
a)
b)
ii) Mesyuarat membuat keputusan
a)
b)

18
sambung

4. Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertas-

kertas kerja
i. Tajuk
(a) (maklumat kertas)
ii. Mesyuarat mengambil maklum
(a)
(b)
iii. Mesyuarat membuat keputusan
(a)
(b)
Tindakan

5. Hal-hal Lain

6. Penutup 19
 Contoh Format Minit Mesyuarat

Bil Perkara Tindakan Perlu Tanggungjawab Status

Diambil Semasa

20
 TINDAKAN SUSULAN
Mengadakan post mortem
Menyediakan Minit Mesyuarat dengan segera
Menghantar Minit Mesyuarat dengan segera
Mengesan dan mendapatkan maklumbalas bagi
setiap tindakan (follow up dan follow through)

21
SEKIAN,TERIMA KASIH,
WASSALAM

22