ETE 8024

INDUSTRIAL MANAGEMENT

MENGAGIHKAN KERJA
KEPADA PEKERJA BAWAHAN
1. PENUGASAN/DELEGATION
Penyelia yang baik perlu kepada penugasan kerja.
Penugasan kerja bukan bermaksud memberi kuasa
memimpin secara total kepada orang bawahan atau orang
yang dipimpin.
Penugasan adalah memberi kepercayaan kepada pekerja
awahan agar mereka bertanggungjawab terhadap kerja
dengan memberikan sedikit kuasa.
i. Had dalam Penugasan / The Limit
Of Delegation
Sebagai penyelia, tidak semua kuasa dan tanggungjawab
boleh diturunkan. Tidak boleh menurunkan semua
tanggungjawab dan kuasa yang ada.
Kepercayaan, keyakinan dan pengetahuan staff adalah
penting dalam penentuan penugasan kerja.
Bila Boleh Menugaskan Kerja?
Bila tidak ada masa untuk melaksanakan sesuatu tugas
yang diserahkan kepada anda
Bila penyelesaian masalah yang lebih bersifat
domestik/bawahan
Bila penyelia mementingkan pembangunan staff
Bila ahli kumpulan sanggup menerima sebarang obligasi
untuk melakukannya demi kejayaan organisasi
2. PERANAN PENYELIA
A) Perancangan :-
Tetapkan objektif
Tentukan andaian/anggapan/sasaran
Menyemak segala kemungkinan perancangan/strategi
Kenalpasti plan tindakan yang sesuai/plan kotegensi
Pilih pilihan plan terbaik
Tukar plan kepada tindakan dan laksanakan
Tindakan susulan
B) Organising / Mengelola :-
Kerja dijelaskan mengikut objektif organisasi
Membahagikan tenaga kerja dengan sewajarnya
Kumpul aktiviti tertentu dalam satu kumpulan tertentu
Pilih mekanisma yang sesuai / pilih anggota sesuai
Memantau keberkesanannya dan buat penyelarasan jika
perlu untuk meningkatkan keberkesanan tersebut
C) Staffing , Penstafan
(Menyelaras) :-
Tentukan pekerja diletakkan mengikut kepakaran
Latihan dan Perkembangan Staf
Penempatan
Program Orientasi
Persekitaran Yang Produktif
D) Leading (Mengetuai) :-
Menentukan pekerja membuat mengikut apa yang telah
ditetapkan
Berkaitan kualiti pemimpin/penyelia atau gaya, kuasa dan
aktiviti komunikasi, kepimpinan, motivasi dan disiplin
Aktiviti Directing / Mengarah :-
Komunikasi
Membuat Keputusan
Penyelesaian Masalah
Motivasi
Kepimpinan
Penugasan (Delegation)
E) Kawalan/Mengukur (Controlling) :-

Proses untuk memastikan matlamat / objektif organisasi

tercapai
Proses Kawalan/Pengukuran
Menetapkan sasaran atau indikator
Mmengukur pencapaian prestasi berdasarkan standard
Analisa dan mengukur prestasi dan mengambil tindakan pembetulan
berdasarkan standard yang telah ditetapkan
3) MENGATUR/MENGELOLA (ORGANISING)
MENETAPKAN KERJA
Gunakan prinsip Persamaan Tugas
MEMBENTUK STRUKTUR
Carta Organisasi - menunjukkan kedudukan kerja dan kepada siapa ia
bertanggugjawab
Memberi panduan kepada superior dan surbordinat arah sebenar yang hendak
ditujui.
Menolong menyelesaikan masalah
Kunci kepada penyusunan semula.

MEMPERUNTUKKAN SUMBER
Manusia dan peralatan - pekerja dipertugaskan dengan kerja yang boleh
dilaksanakannya.
Kebolehan, minat dan kecenderungan pekerja perlu diambilkira.
PLACE THE RIGHT MAN TO THE RIGHT JOB
Menyediakan peralatan dan mesin yang sesuai dengan kerja (dan pekerja).
4) ORGANISASI
PRINSIP-PRINSIP
PANDUAN ARAHAN (Prinsip Seorang Ketua)
Setiap Individu perlu bertanggungjawab kepada seorang ketua sahaja.
Tidak menugaskan beberapa orang menjadi ketua bagi kerja yang sama.
PERSAMAAN TUGAS
Setiap pekerja diberi tugas yang ada persamaan/berkaitan.
Setiap unit dipertanggungjawabkan dengan fungsi-fungsi yang ada
persamaan.
BIDANG KAWALAN
Bilangan pekerja yang boleh dikawal oleh seorang ketua secara berkesan.
Berasaskan kepada jenis kerja, kecepatan kerja dan kedudukan ketua
dengan pengikut.
MENYERAHKAN TUGAS DAN KUASA
Mengamanahkan tugas kepada orang lain yang berkeupayaan membuat
kerja
Masih mengekalkan tanggungjawab orang yang mengamanahkan.
5) MENGATUR KERJA
Langkah 1: Mengetahui objektif
Langkah 2 : Senaraikan aktiviti yang terlibat
Langkah 3 : Bentuk struktur
Langkah 4 : Dapatkan sumber
Langkah 5: Memperuntukan Sumber
ANALISA RANCANGAN PROJEK PROJECT NETWORK ANALYSIS
4.1 Pengenalan
Projek di sini bermaksud sebarang kerja yang mengandungi beberapa aktiviti.
Aktiviti pula menerangkan satu tugas ( task ) yang memerlukan masa dan
sumber ( tenaga kerja, bahan, kos) untuk menyiapkan aktiviti tersebut.
Perancangan sesuatu projek perlu mengambil kira semua aktiviti - aktiviti yang
terlibat seperti turutannya, tempoh masa setiap aktiviti dan sumber sumber
yang perlu pada setiap peringkat sehingga tamat projek tersebut.
Contoh :- membuat secawan kopi segera.
Projek ini mengandungi beberapa aktiviti seperti memasukan air dalam cerek,
tekan suis cerek, ambil cawan dari almari, ambil serbuk kopi segera, ambil
sudu dari laci, masukkan kopi di dalam cawan, tekan suis cerek selepas air
masak, tuang air panas ke dalam cawan dsb. Perancangan untuk projek
membuat secawan kopi segera perlu mengambil kira turutan aktiviti yang
dilakukan. Setiap aktiviti perlu mengambil masa untuk melaksanakannya. Jadi,
untuk mengira jangkamasa untuk membuat secawan kopi dan kemudian
sumber sumber yang diperlukan setiap aktiviti dapat ditentukan.
 4.2 Analisa Rangkaian Projek.
Analisa rangkaian projek adalah satu teknik untuk membantu
dalam perancangan projek. Terdapat dua teknik yang biasa
digunakan iaitu Kaedah Laluan Kritikal (Critical Path Method)
dan PERT (Projek Evaluation and Review Technique). Kedua
dua kaedah ini berdasarkan konsep yang sama tetapi
perbezaan ialah CPM berdasarkan masa tetap manakala
PERT menggunakan masa anggaran kebarangkalian
( probability ) untuk setiap aktiviti.
 4.3 Faedah Analisa Rangkaian Projek
Memberi penerangan yang berkaitan dengan perancangan
projek dalam bentuk yang mudah difahami.
 4.4 Rangkaian
Dalam rangkaian projek, setiap aktiviti diwakili oleh satu anak panah
dan hanya diwakili oleh satu anak panah sahaja. Rangkaian dibina
dengan melukis semua aktiviti mengikut turutan yang perlu
dilaksanakan. Titik permulaan dan akhir aktiviti diterangkan oleh satu
nodan (bulatan kecil) yang melambangkan peristiwa (events). Satu
peristiwa dinomborkan untuk membantu sebagai pengenalan.
Hubungkait antara aktiviti aktiviti ditunjukkan oleh peristiwa iaitu
apabila aktivitibermula dan berakhir.
 5. Standard Operating Procedures(SOP)
5.1 Pengertian SOP
SOP ialah satu set arahan bertulis yang mendokumentasikan rutin kerja atau kerja yang berulang-
ulang yang diikuti oleh sesebuah organisasi.
5.2 Kegunaan SOP
SOP bertujuan untuk memberi pengkhususan terhadap aktiviti sesuatu organisasi atau
kemudahan di mana aktivitinya dijelaskan. Ia juga dapat membantu organisasi untuk mengekalkan
kawalan kualiti dan proses jaminan kualiti dan memastikan ia patuh kepada peraturan-peraturan
kerajaan
5.2 Kebaikan SOP
- Sebagai standard yang digunakan pekerja untuk melakukan tugas-tugasnya sehingga lebih
terarah dan tepat guna.
- Mengurangkan faktor kesilapan pekerja
- Menambah kecekapan dan keberkesanan pekerja baik secara individu mahupun kelompok.
- Memupuk kebebasan pekerja sehingga tidak selalu bergantung pada pengurusan / pimpinan
dalam menjalankan tugasnya.
- Mewujudkan saiz standard kerja yang boleh dipakai oleh pekerja untuk menilai dan memperbaiki
kemampuannya.
- Memberikan maklumat mengenai peningkatan kompetensi pekerja
- Meminimakan kebarangkalian berlakunya salah faham dan dapat menimbulkan kesedaran
tentang keselamatan
5.3 Proses dalam SOP
Penyediaan SOP
Semakan semula SOP dan pegesahan
Frekuensi semakan dan rujukan
Pengawalan dokumen

5.4 Format Am SOP

SOP perlu diadakan untuk memastikan kemudahan dan kecekapan
dalam penggunaan dan menjadi spesifik kepada organisasi yang
membangunkannya. tahap perincian yang disediakan dalam SOP
mungkin berbeza berdasarkan kepada , proses-proses yang penting
, kekerapan prosedur yang diikuti , bilangan orang yang akan
menggunakan sop , dan di mana latihan bukan rutin boleh didapati
5.5 Pengurusan Kualiti
5.5.1 Seven Quality Tools
Seven tools telah digunakan oleh banyak organisasi untuk
memperbaiki kualiti kerja. Seven tools tersebut ialah:
Check Sheet
Check Sheet Adalah lembaran pengumpulan data yang
diperbuat untuk memudahkan pengumpulan dan
penggunaan data
 Pareto Diagram
Suatu diagram yang menggambarkan masalah utama menurut
bebanannya.
Kegunaannya untuk:
i. Menunjukan jenis persoalan utama
ii. Membandingkan masing jenis persoalan terhadap keseluruhan
iii. Menunjukkan tahap perbaikan setelah tindakan pembaikan pada
kawasan yang terhad
iv. Membandingkan hasil pembaikan masing-masing jenis persoalan
sebelum dan sesudah pembaikan.
Cause-effect diagram (ishikawa
diagram/fishbone diagram)
Diagram sebab-akibat adalah carta yang menunjukan kumpulan
dari sekumpulan sebab-sebab yang disebut sebagai faktor,
serta akibat yang timbul kerananya yang disebut sebagai ciri-
ciri kualiti.Kegunan sebab-akibat adalah untuk mencari faktor-
faktor yang merupakan sebab pada suatu masalah.
Prinsip yang dipakai adalah Brainstrorming atau sumbang
saran.
Untuk memudahkan mencari faktor penyebab pada umumnya
factor-faktor tersebut dikelompokan dalam 5 faktor utama, iaitu:-
Man (pekerja)- Material (Bahan)- Method ( Kaedah)- Machine
(Mesin)- Environment (Persekitaran)
Scatter diagram
Suatu diagram yang menggambarkan korelasi ( hubungan )
dari suatu punca / factor terhadap penyebab / factor
lain atau terhadap akibat / ciri-ciri kualiti .Scatter digram
berguna untuk melihat ada atau tidaknya korelasi dari suatu
punca terhadap penyebab lain atau terhadap ciri-ciri kualiti .
f) Histogram
Histogram adalah peta / carta yang menunjukan harga
rata - rata ( ) dan darjah penyebaran ( )
kegunaan :Apakah suatu produk dapat diterima atau
tidakApakah proses produk sesuai atau belumApakah
perlu diambil langkah - langkah penambahbaikan
g) Control chart (carta kawalan)
Control chart merupakan grafik dengan kemasukan batas
maximum dan minimum yang merupakan batas kawasan
kawalan . Jika terdapat data diluar batas daerah
pengendalian , bahagian ini menunjukan adanya
penyimpangan , tetapi tidak menunjukan penyebab
timbulnya penyimpangan tersebut .