Bodega Ferias

Archivo de Gestin SIC

 Que es un archivo de Gestin?

Se denomina Archivo de Gestin a todo aquello que conserva la documentacin que

se encuentra todava en tramite, y aquella otra que aunque ya haya finalizado su
procedimiento administrativo, esta sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa por las mismas oficinas.
 Que se custodia en el Archivo de Gestin?

Se tiene en custodia, documentos y pruebas documentales las cuales pueden

corresponder a los siguientes grupos de trabajo distribuidos de la siguiente manera:

Propiedad Industrial
Proteccin al Consumidor
Asuntos Jurisdiccionales, Habeas Data y Normas Tcnicas.
Pruebas documentales
FUID (Formato nico de Inventario Documental)
Listas
DELEGATURA PARA LA PROPIEDAD INDUSTRIAL
 Direcciones de Propiedad Industrial
La PI es un sistema administrado por el Estado, para la concesin de
derechos sobre:

Marcas (amarilla) Patentes de invencin

Nombres Comerciales (azul) (blanca)
Enseas Comerciales Diseos Industriales (azul)
(rosada) Modelos de Utilidad (Verde)
Lemas (rosada)
Proceso de Recepcin de Documentos
Bodega
Se organizan las cajas y los documentos:

En orden cronolgico (menor a

mayor).
Izquierda a derecha.
De abajo hacia arriba y de adelante a
atrs (numeracin de cajas).
 Marcacin de Cajas

X 200 X 300
Insercion e Intercale
Actualizacin del FUID
Formato nico de Inventario Documental
 Cambio de Numeracin - SIPI
Rotulacin Anterior Rotulacin Actual

Nuevas
Creaciones

Signos
Distintivos
 Otras Labores

Corrido de cajas
Restauracin de documentos
Cambio de cartulas
Cambio de ganchos
Foliacin
Cambio de cajas
 PRTECCION AL CONSUMIDOR
QU ES PROTECCIN AL CONSUMIDOR?
Es el conjunto de normas que regulan las relaciones de consumo que nacen
en la cadena de comercializacin de bienes y servicios entre productores,
proveedores y expendedores.

3100 Direccin de investigaciones de proteccin al consumidor.

3200 Direccin de investigaciones de proteccin de usuarios de servicios
de comunicaciones.
 PROCESO ARCHIVISTICO BODEGA
FERIAS
1- Recepcin de expedientes y documentos anexos con sus respectivas
pruebas documentales.
2- Se procede a realizar el respectivo punteo para validar que este
completa la entrega.
3- Los expedientes y anexos que contengan pruebas tales como:
CD's, USB y cualquier tipo de pruebas fsicas que interfiera en la
simetra del expediente.
4- Verificar el estado de las pruebas digitales es decir, las pruebas no
deben presentar rayones, perforaciones, deformaciones, pegante o
cualquier tipo de material abrasivo.
5- Los expedientes que presenten imperfecciones o daos fsicos debern
ser restaurados.
6- Despus de ser restaurados los expedientes se ingresan en cajas
debidamente identificadas para ser intercalados .
7- Los anexos se separan por ao y se ordenan cronolgicamente de
menor a mayor y son perforados.
8- Se forman paquetes de 50 anexos para facilitar el proceso de intercalar.
FORMATO DE EXTRACCIN Y ENTREGA
DE PRUEBAS
Ingreso de Expedientes 2016

Ao 2016
Expedierte 279371
Observacion 8 CDS Y 4 RAYADOS

Ingresar
DEVOLUCIN DE EXPEDIENTES EN EL
SISTEMA DE TRAMITES
 Cdigo de dependencia 4000.
Delegatura para asuntos jurisdiccionales
 Cdigo de delegatura 7000.
delegatura para la proteccin de datos personales
 Cdigo de delegatura 6000.
Direccin de investigacin para el control y verificacin de reglamentos
tcnicos y metrologa legal
3. Clasificacin por dependencias
Paso 1 Paso 2 Paso 3
Marcacin de
cajas
8 .CONTROL INTERNO INTERCALE DE
EXPEDIENTES
MEDIO FISICO MEDIO MAGNETICO
9. CONTROL INTERNO DE PLANILLAS

Base de datos
 PRUEBAS DOCUMENTALES.
Es un objeto o cosa material, que relata experiencias pasadas, pensamientos,
manifestaciones de voluntad, actos comunicativos que sirven para confirmar o
desmentir, hechos o actos de relevancia jurdica.
Es la recopilacin de objetos usados como argumento para demostrar la verdad o
falsedad de algo.
Las cuales se pueden representar de las siguiente manera:
Ejemplo fsicos : zapatos, camisetas, envases ollas maletas, productos
alimenticios, folletos revistas, planos, fotografas, peridicos. etc.

Ejemplo escrita, visual, auditiva Documentos, USB, disco duro, micro cd, CD's,
royos de microfilmacin, cassetes, diskette etc.
TIPOS DE PRUEBAS
BODEGAS DE ALMACENAMIENTO O
FONDOS ACUMULADOS
PLANILLAS DE RECEPCIN
RESTAURACIN DE LOS SOBRES DE
ALMACENAMIENTO DE PRUEBAS
RESTAURACION

Toda prueba como CD's, micro

cd, USB etc. Se creara un sobre
nuevo para su almacenamiento,
dependiendo del dao que este
presente.
 VERIFICACION
Es el proceso donde validamos la informacin a travs de una planilla vs
fsico, en la cual se corroboran la cantidad y estado en el que llega la
pruebas documentales; se deja constancia de lo recibido por medio de una
firma y fecha.
PLANILLAS DE PRUEBAS DE PROPIEDAD
INDUSTRIAL Y PRESTAMOS
INTERCALE Y BUSQUEDAD DE PRUEBAS
 FUID
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
 QU ES EL FORMATO NICO DE
INVENTARIO DOCUMENTAL FUID?

Segn el Archivo General de la Nacin (AGN), el inventario documental

constituye un instrumento archivstico de recuperacin de informacin
que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo
documental. AGN (2014).
 P A S O A P A S O

seleccin de cajas para alistamiento organizacin

actualizar el fuid documental documental
foliacin
documental

devolucin de cajas ya actualizacin e ingreso de entrega de cajas para el

actualizadas informacin ingreso al sistema
 FORMATOS
UTILIZADOS PARA LA
Telefona
ACTUALIZACION DEL
FUID
Proteccin al consumidor Propiedad industrial
ELEMENTOS UTILIZADOS PARA EL PROCESO
CONCLUSIONES
Descripcin de los datos mas importantes del expediente
Permite recuperar informacin del expediente
Devuelve informacin del QUE? CUANDO? QUIEN?
Permitir controlar localizacin del expediente

RECOMENDACIONES
Es importante que para cada proceso realizado utilicemos los
implementos de proteccin personal
PROCESO DE LISTAS
 Listas?

Proceso de solicitudes de expedientes que requieren los usuarios internos y

externos.

Se atienden solicitudes de:

proteccin al consumidor
propiedad industrial
rotonda
Solicitudes al correo: prestamodeexpedientes@sic.gov.co
 Paso a paso
PRIMER PASO
Consultas de expedientes: Son expedientes que solicitan en el da, y realiza de la
siguiente manera.
SEGUNDO PASO:
Despus de tener la solicitud de los expedientes se revisa la trazabilidad de cada uno
de los mismos por el ITEM de historial de movimiento en el cual podemos observar las
entradas y salidas que ha tenido dentro y fuera de la entidad.
TERCER PASO
Despus de revisar el historial de cada expediente se realiza el AFUERA, de la cual
se deja como prueba de que se extrae el expediente.
CUARTO PASO:
Se realiza el descargue en el sistema de trmites por el ITEM de envi de
prstamo donde se especifica las pruebas que contiene el expediente.
QUINTO PASO
Se realiza la planilla de envi al funcionario quien solicita el expediente, con la
cantidad y pruebas que contiene del mismo.
SEXTO PASO:
Se llevan planillas de envi diarios por mes los cuales son firmados por las
personas encargadas quienes realizan la entrega en sede centro los seores:
OSCAR ENRIQUE VILLAMIL
ALEJANDRO ESCOBAR
ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LA BODEGA

primer piso:
-delegatura de jurisdiccional
2013 al 2017

-delegatura de servicio de
telecomunicaciones
2011 al 2017

-delegatura de propiedad industrial

negaciones

-pruebas
segundo piso:
-delegatura de propiedad
industrial 2011 al 2016
signos distintivos SD
nuevas creaciones NC

-delegatura de proteccin
al consumidor
1995 al 2017

-delegatura de reglamentos
tcnicos
2011 al 2017

-delegatura de habeas data

2012 al 2017

- delegatura de jurisdiccional
1998 al 2012
TERCER PISO:

Delegatura de propiedad industrial

1992 al 2010