PENGURUSAN

MESYUARAT
 DEFINISI
Perbincangan formal di antara dua pihak atau
lebih untuk mencapai objektif bersama
melalui proses komunikasi.
 TUJUAN MESYUARAT
Penyampaian dan pertukaran maklumat
Kerjasama projek, penyelarasan dan komunikasi
Penyelesaian konflik/mengatasi krisis
Analisa halacara dan perancangan masa depan
Memperbaiki kerja-kerja semasa
Latihan dan pembangunan
 JENIS MESYUARAT
MESYUARAT BERSIRI
- Berkala dan ada kesinambungan
- Melebehi sekali dalam tempoh tertentu
- Ahli, mengikut jawatan/fungsi
- Agenda, tersusun dan tetap
 JENIS MESYUARAT
MESYUARAT KHAS
- Ad-hoc
- Sekali atau beberapa kali mengikut keperluan
- Ahli, terdiri dari pelbagai kepakaran berkaitan
- Agenda, ringkas tetapi mendalam/terperinci
- Nama, menjelaskan tujuan/fungsi
 KELEMAHAN MESYUARAT
Mesyarat jarang diadakan
Minit lewat dihantar.
Agenda tidak ditetapkan/tidak jelas
Tiada sumbangan semasa mesyuarat
Kurang perancangan/persedian
Sikap tidak komited dan dedicated
Tidak ada follow-up and follow-through
 MESYUARAT BERKUALITI
Mempunyai agenda dan objektif yang jelas
Bermula dan berakhir mengikut ketetapan masa
Kemudahan fizikal yang sesuai dan selesa
Notis panggilan mesyuarat yang mencukupi
Ahli yang hadir mempunyai kepakaran
Perbincangan yang diadakan secara positif
 MESYUARAT BERKUALITI
Peranan Pengerusi yang berkesan
Peranan Setiausaha yang berkesan
Peranan Ahli/Anggota
Minit mesyuarat direkodkan dengan tepat
Tindakan susulan dilaksanakan dengan berkesan
KEBERKESANAN MESYUARAT
Tertakluk kepada peranan yang dimainkan
oleh 3 watak utama;
- Pengerusi
- Setiausaha/Urusetia
- Ahli/Anggota
MERANCANG MESYUARAT

Prinsip 5W+1H
 MERANCANG MESYUARAT
WHY Mengapa perlu diadakan?

WHAT Apakah objektif yang hendak dicapai?

WHEN Bilakah mesyuarat hendak diadakan?

WHERE Dimanakah mesyuarat?

WHO Siapakah yang perlu dijemput?

HOW Bagaimana hendak dikendalikan?

PERSIAPAN
MESYUARAT
 SEBELUM MESYUARAT
SETIAUSAHA/URUSETIA

Menentukan agenda, tarikh, masa,

jemputan (bincang dengan Pengerusi),
dan tempat.
Membuat tempahan bilik.
Menentukan kertas kerja disediakan
(jika berkenaan).
 SEBELUM MESYUARAT
SETIAUSAHA/URUSETIA
Menghantar jemputan.
Memastikan persediaan kemudahan bilik.
Menentukan kehadiran
Adakan perbincangan sebelum mesyuarat.
 SEBELUM MESYUARAT
AGENDA MESYUARAT
i. Perutusan pengerusi
ii. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu
iii. Perkara-perkara berbangkit
iv. Perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan (jika ada)
v. Pembentangkan kertas-kertas kerja (jika ada)
vi. Hal-hal lain
vii. Penutup
 SEBELUM MESYUARAT
TEMPAHAN BILIK MESYUARAT
Nama mesyuarat
Nama Pengerusi
Nama Setiausaha
Tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat
Bilangan ahli/anggota yang akan hadir
Peralatan/kemudahan yang diperlukan
Jenis minuman dan jamuan ringan yang diperlukan
 SEBELUM MESYUARAT
PENYEDIAAN KERTAS KERJA
15 hari (hari kerja?) sebelum mesyuarat, semua
kertas kerja diterima
Salinan kertas kerja yang diperlukan?
Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif
(sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat tidak
termasuk lampiran)
 SEBELUM MESYUARAT
JEMPUTAN MESYUARAT
SEKURANG-KURANG 10 HARI SEBELUM MESYUARAT
NYATAKAN:
Nama mesyuarat
Tarikh dan tempat
Masa mula dan masa dijangka tamat
Agenda
Nama pengerusi
 SEBELUM MESYUARAT
PERSEDIAAN BILIK MESYUARAT
Menentukan bilik berada dalam keadaan bersih, kemas
dan teratur
Tempat duduk mencukupi
Label nama mengikut keperluan
Alat pembesar suara, PC/Projektor/LCD, disediakan
Kertas dan pensil disediakan
 SEBELUM MESYUARAT
PERSEDIAAN BILIK MESYUARAT

Jam dinding yang tepat berfungsi

Gelas dan jug berisi air
Gula-gula
Whiteboard yang bersih beserta pen dan pemadam
Menentukan semula tempahan minuman telah dibuat
 SEBELUM MESYUARAT
PERBINCANGAN PRA MESYUARAT
Mengadakan perbincangan dengan Pengerusi:
Perkara/isu yang akan dibincang
Meneliti maklum balas yang diterima
Mengenal pasti tindakan yang perlu diambil
Adakan beberapa hari sebelum
 SEMASA MESYUARAT
SETIAUSAHA/URUSETIA
Senarai nama kehadiran mesyuarat
Senarai nama tidak hadir dan alasan
Catatkan perkara penting yang dibincangkan dalam
mesyuarat
Keputusan yang dibuat
Tindakan susulan yang perlu diambil
 SEMASA MESYUARAT
PENGERUSI
PADA AWAL MESYUARAT

Datang awal, sebelum waktu mula

Mulakan pada waktunya
Wujudkan suasana yang sesuai/baik
Maklumkan tujuan/objektif dan agenda
 SEMASA MESYUARAT
PENGERUSI
SEMASA PERBINCANGAN
Beri peluang sama rata kepada ahli
Galakkan penyertaan
Kawal perbincangan
Kekalkan suasana harmoni
Beri kesimpulan dari masa ke masa
Agenda dibincang satu persatu
 SEMASA MESYUARAT
PENGERUSI
DI AKHIR PERBINCANGAN
Rumuskan perkara utama yang dibincang
Maklumkan keputusan yang telah diambil
Maklumkan tindakan susulan yang perlu
diambil
Tetapkan tarikh, masa dan tempat
mesyuarat akan datang
 SEMASA MESYUARAT
PERANAN AHLI MESYUARAT
Sebelum mesyuarat - buat persiapan dan tiba awal
Semasa mesyuarat - memberi sumbangan berkesan,
mematuhi peraturan dan tatacara
Selepas mesyuarat - lapor kepada pihak berkenaan
mengenai apa yang dibincang dan diputuskan, ambil
tindakan atas keputusan dan maklumbalas kepada
Urusetia. ( Minit Curai )
 SELEPAS MESYUARAT
SETIAUSAHA/URUSETIA
Penyediaan Minit
Format Minit Mesyuarat
Susunan Nama Ahli-Ahli Mesyuarat
Catatan Perbincangan
Pengesahan Maklum Balas Pelaksanaan Keputusan
Mesyuarat
Bilangan
Rujukan Minit