TAKLIMAT PELAKSANAAN

SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI (SPSK)
KELUARAN : 05 TAHUN 2015

AHMAD JAFNI BIN MOHAMAD

PENYELIA KANAN
SEKTOR JAMINAN KUALITI
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR

jafni.ppdkl@btpnsel.edu.my
016-976 1441
1
APA ITU SISTEM
PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI
?
SPSK
2
 APA ITU SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI (SPSK) ?
1. SPSK :
-> Satu Sistem Pengurusan Kualiti yang
mengikut tatacara sistem pengurusan
kualiti MS ISO 9001:2008 yang komited
untuk meningkat dan memantapkan
PEMBELAJARAN dan PENGAJARAN
( P dan P ) yang berkualiti bagi memenuhi
keperluan pelanggan.

3
 SIRI ISO
ISO 9000- Istilah / Perbendaharaan kata
ISO 9001 Keperluan Standard
ISO 9004 Garis Panduan Pelaksanaan
ISO 19011 Garis Panduan Audit

MS ISO 9001 : 2008

MS = Malaysia Standard
ISO = International Organization of
Standardization
9001 = Keperluan Standard
2008 = Versi Keluaran 4
 Pendekatan ISO
1. Berdokumen dan Berprosedur
2. DO WHAT YOU SAY
- ( Buat apa yang dikata)
3. SAY WHAT YOU DO
- ( Cakap apa yang dibuat )
4. RECORD WHAT IS DONE
- ( Rekod kerja ikut prosedur )
5. BETULKAN YANG BIASA..BIASAKAN YANG
BETUL
6. Improve base on results
( Penambahbaikan berdasarkan keputusan ) 5
 PUNCA KUASA
ISO DI MALAYSIA
1. Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam
(PKPA) Bil2/1996 makluman

2. Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam

(PKPA) Bil2/2002 mewajibkan agensi kerajaan
melaksanakan MS ISO pada 2003

3. Tahun 2008 Fungsi Sektor Jaminan Kualiti

( Unit Piawaian dan Dokumentasi )
- Melaksanakan sistem pengurusan kualiti
berdasarkan PKPA 6
SISTEM PENGURUSAN KUALITI DIJAMIN
Berdasarkan :
1. SISTEM AUDIT
I. Audit Pihak Pertama (Organisasi sendiri)
Pra Audit Dalam & Audit Dalam

ii. Audit Pihak Kedua

( Penilaian terhadap pembekal )

iii.Audit Pihak Ketiga Audit Pematuhan

( Pensijilan SIRIM )

iv. Penarafan Kendiri Verifikasi * SPSK

7
 KEPERLUAN STANDARD
MS ISO 9001:2008
SEKSYEN 4 - Sistem Pengurusan Kualiti

SEKSYEN 5 - Tanggungjawab Pengurusan

SEKSYEN 6 - Pengurusan Sumber

SEKSYEN 7 - Penghasilan Produk

SEKSYEN 8 - Pengukuran ,Analisis dan

Penambahbaikan
* Seksyen 1, 2, 3 = definasi pengurusan kualiti 8
 TAHUKAH ANDA.
DOKUMEN KUALITI SPSK TELAH
DIKEMASKINI DAN DIMURNIKAN
KELUARANNYA.
TARIKH KUATKUASA : 15 APRIL 2015
NOMBOR KELUARAN : 05
NOMBOR PINDAAN : 00

9
 KENAPA PERLU SPSK
DIKEMASKINI ?
1. Tidak relevan dgn keadaan semasa - SKPM
2. Perlu selaras dengan kehendak stake holder
KPM / JPNSel /PPD
3. Peluang penambahbaikan - borang
4. Sistem pengurusan kualiti lebih efisien dan
up to date
5. Terdapat perubahan istilah dan perubahan
proses . Cth P dan P KSSR
6. Keputusan Mesyuarat Pasukan Petugas
Kualiti JPN Selangor Bil.2/2015 16 Mac 2015
10
 KENAPA SPSK PERLU DIPERLUASKAN
KE SEMUA SEKOLAH ?

1. SERAGAM
2. JNJK/JPN/PPD DATANG KE SEKOLAH
AKAN DAPAT BUKTI/DAPATAN YANG
SAMA
3. GB/GPK1 BERTUKAR KE SEKOLAH
LAIN TIADA MASALAH
4. BANYAK KEBAIKAN DARI
KELEMAHAN
11
 BAGUS SANGAT KE
SPSK NI..JIKA
SEKOLAH
MENGAMALKANNYA ?

12
 KEBAIKAN SPSK
1.Sekolah bukan buat benda / proses yang
baru tetapi adalah MEMANG sedia ada dan
dilakukan setiap hari.Jadi..tiada
pertambahan kerja tetapi Cuma perlu
gunakan borang sebagai dokumentasi

2.Membantu pihak pentadbir menyediakan

dan urus dokumentasi dengan baik. Jika
diminta oleh JPN/PPD/JNJK untuk
pengiktirafancth New Deals/ Kluster / SBT
dll
13
 KEBAIKAN SPSK
3.Membantu pihak pentadbir mengurus kerja
dengan lebih mudah
- Pengurusan panitia, jadual waktu, p dan p,
pencerapan, peperiksaan, mesyuarat,
aduan, pusat sumber & kewangan.. rujuk PK
berkaitan.

4. Membantu guru-guru melaksanakan tugas

dengan lebih cekap berdasarkan prosedur
kerja yang telah ditetapkan.

14
 KEBAIKAN SPSK
5. Pengurusan Kewangan lebih cekapPT Kew tahu
macam mana nak urus dan guru/ketua panitia pun
tahu macam mana nak urus/beli barang.

6. Bantu sekolah urus aduan dengan lebih cekap dan

teratur. Jika timbul isu, semua dokumen berkaitan
aduan, pihak sekolah dah ada dan ianya selari dgn
kehendak PPD/JPN/KPM. Tak payah buat 2 -3 kali
kerja.

7. Semangat kerja berpasukan antara pentadbir

dengan guru-guru dapat dipupuk dan
dibugarkanmasing-masing tahu tugas/
peranansemua ikut peraturan dan guna borang
yang sama. 15
 KEBAIKAN SPSK
9.Pengiktirafan ( Kualiti dijamin )
-> Menarik Pelanggan ( ibubapa/murid )
-> Persaingan Yang Sihat ( guru/gpk )
-> Imej Meningkat & Kualiti Meningkat
-> Risiko/ kesalahan dikurangkan
-> JNJK iktiraf SPSK bantu sekolah Verifikasi
SKPM - dokumentasi bagus jika dibandingkan
dengan sekolah yang bukan SPSK. Sekolah
SPSK pula...selepas diverifikasikan..markah
SKPM tidak lari jauh antara markah sekolah
dengan markah JNJK
16
KEPERLUAN DOKUMENTASI
SPSK
Pelaksanaan SPSK memerlukan
3 peringkat dokumen :
1. Manual Kualiti ( MK )
2. Prosedur Kualiti ( PK )
3. Dokumen Sokongan & Rekod
Kualiti / Borang
( kesemuanya bila dirangkum
menjadi DOKUMEN KUALITI ) 17
 HIERARKI DOKUMEN KUALITI

1. MANUAL KUALITI:
Menerangkan :
i. Dasar dan Objektif P & P
ii. Sistem Pengurusan Kualiti
mengikut Standard yang perlu
dipatuhi ( TERMASUK SEKSYEN )

18
HIERARKI DOKUMEN KUALITI

2. PROSEDUR KUALITI
Menerangkan:
i. Proses kerja bagi
melaksanakan segala aktiviti
pengurusan & operasi SPSK
dalam P & P di Sekolah Rendah
& Sekolah Menengah
19
 HIERARKI DOKUMEN KUALITI

3.DOKUMEN DAN REKOD KUALITI:

i. Dokumen Sokongan Dokumen yang
menjadi rujukan dan panduan serta
perlu dipatuhi spt pekeliling, surat
siaran , garis panduan dsb

ii. Rekod Kualiti Bukti kepatuhan

kepada sistem yang digunakan spt
borang-borang, rekod , fail dsb.
20
 KAWALAN DOKUMEN KUALITI
DOKUMEN KUALITI ( MK + PK + DS/RK ):
i. Satu Folder Utama untuk simpanan
sekolah.
ii. Dokumen Kualiti yang ingin di
perbanyakkan perlu di cap/print
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
di muka depan sahaja.
iii. Jika nak perbanyakkan PK sahaja
memadai cap/print SALINAN DOKUMEN
TIDAK TERKAWAL di muka depan PK.
21
 TINDAKAN PENGURUS KUALITI SEKOLAH
Tubuh Jawatankuasa SPSK peringkat
sekolah
Baca dan fahami Manual Kualiti, Prosedur
Kualiti dan Borang
Edarkan Prosedur Kualiti (PK) kepada
Pasukan Petugas Kualiti
BUAT TAKLIMAT DIPERINGKAT SEKOLAH
 TINDAKAN PASUKAN PETUGAS
KUALITI SEKOLAH
1. Pastikan Carta Organisasi dipamerkan
2. Pastikan Piagam Pelanggan Sekolah
dipamerkan.
3. Pastikan Sistem Pengurusan Sekolah
Kualiti telah diberi taklimat kepada
semua guru dan staf serta murid.
4. Pastikan sekolah mendapat dan
menyebarkan Dokumen Kualiti. Dokumen
Kualiti diterima ada No kawalan yang
betul.
 TINDAKAN PENGURUS KUALITI
SPSK SEKOLAH

5. Pastikan Dokumen Kualiti yang dicetak

dicap
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL.
 TINDAKAN PASUKAN PETUGAS
KUALITI SEKOLAH
1. Membantu Pengurus Kualiti merancang,
mengurus,melaksanakan dan mengamalkan SPSK.
- Mesyuarat SPSK sekolah
- Surat lantikan ( penyelaras PK & Juruaudit )
- Paparan visi, misi, objektif kualiti
- Kawalan Dokumen ( borang-borang yang digunakan )
- Takwim ( taklimat, audit dalam, verifikasi , ldp, spsk ..dll )
- Sistem fail SPSK mengikut arkib.
Surat : fail kertas manila putih terbuka & Borang-
borang : ring file / fail keras
 TINDAKAN PASUKAN PETUGAS
KUALITI SEKOLAH

2. Memastikan semua proses-proses yang

terkandung di dalam MANUAL KUALITI SPSK
dilaksana dan dipatuhi
3. Membantu setiap penyelaras PK melaksanakan
tugasan masing-masing.
4. Melaporkan kepada pengurusan atasan jika
terdapat sebarang masalah berhubung
pelaksanaan SPSK.
5. Dapatkan surat lantikan dari pengurus kualiti
punca kuasa
 TINDAKAN PASUKAN PETUGAS
KUALITI SEKOLAH
6. Dapatkan surat lantikan dari pengurus kualiti
punca kuasa
7. Dapatkan salinan PK yang berkaitan dan borang-
borang yang terlibat.
8. Perbanyakkan borang-borang berkaitan. Cth
pk01 : borang pk01/1 perlu diserahkan kepada
semua ketua panitia.
9. Simpan segala dokumen berkaitan PK yang
terlibat. Borang-borang dlm fail keras. Surat
menyurat dalam fail kertas putih Terbuka.
10. Pastikan semua prosedur berkaitan PK dipatuhi
oleh semua warga sekolah.
 KEJAYAAN SPSK ADALAH
KOMITMEN DARI SEMUA
PIHAK & WARGA SEKOLAH
MANUSIA BANYAK RAGAM
PENGURUSAN KUALITI PERLU
KESABARAN

UNTUK MENDAPATKAN HASIL YANG LUAR BIASA

USAHA KITA JUGA PERLULAH YANG LUARBIASA
JUGA
 Kejayaan menunggu anda,
Jika ada usaha untuk berjaya.

Kegagalan sedia menanti,

Jika banyak alasan dicari

Sekian, Terima Kasih

29