Tehnik

fasilitasi/bimbingan
 TEHNIK
FASILITASI
Get the add-in
bimbingan
Pokok bahasan

8 Prinsip dasar training dan fasilitasi

Apa yang dimaksud dengan fasilitasi dan fasilitator
Mengapa perlu fasilitasi ?
Kemampuan yang perlu dimiliki oleh fasilitator
Proses fasilitasi
Coaching, Mentoring, Facilitation
Coaching:
What all of these types of coaching share, however, is their focus on a
step-by-step process to help clients achieve their goals, both immediate
and long-term. At its most basic level, coaching is a confidential service in
which one individual provides help, support and guidance to another in a
formal, structured way.
Mentoring:
Mentoring is a one-to-one helping relationship in which one individual
supports the professional development of another. It is very similar to a
coaching relationship and can involve elements of coaching but the
main emphasis is on the mentor using his/her professional expertise and
experience in a given area to support the development of the less
experienced client, or mentee.
Facilitation:
In the context of development, the facilitator is someone who is
appointed to enable others to learn, and facilitation is the process by
which participants in a group setting agree to be actively involved in their
own learning. This is known as action learning.
The eight principles of training and
facilitating (Goad, 1997)
1. Facilitate learning not teaching
2. Focus on performance (tujuan fasilitasi adalah
untuk peningkatan kinerja berdasarkan kajian
kebutuhan dan membantu proses belajar)
3. Focus on learning (kaitan konsep yang
dipelajari dengan pengalaman klien atau
pengalaman fasilitator ttg topik yang dibahas)
4. Be prepared (persiapan diri yang matang
untuk memerankan diri sebagai fasilitator: lesson
plan, presentation, facilitating and technical skills)
The eight principles of training and
facilitating (Goad, 1997)
5. Deliver effectively (gunakan metoda fasilitasi yang
tepat)
6. Get learners involved: peran serta klien adalah mutlak
dalam fasilitasi pembelajaran yang dapat dilakukan
misalnya melalui: dinamika kelompok, learning contract,
ajukan pertanyaan, small group exercise, demonstrasi.
7. Give and Get feedback (mintalah umpan balik): ingat
bahwa fasilitator juga mengalami proses pembelajaran
ketika melakukan fasilitasi: belajar dari yang difasilitasi.
8. Improve continuously (tingkatkan skill sebagai fasilitator:
presentation skills, managerial skills, technical skills,
professional skills, communication skills, etc)
Fasilitasi dan fasilitator
Mengenal apa yang dimaksud dengan
fasilitasi dan fasilitator
Fasilitasi adalah proses membuat orang lain
(dalam kelompok) agar mudah untuk
melakukan sesuatu
Fasilitasi adalah proses pembimbingan
(yang dilakukan dengan sadar/conscious)
terhadap kelompok/organisasi untuk
mencapai keberhasilan dalam
melaksanakan tugas melalui fungsi sebagai
kelompok (Braakman, Lydia: The art of
building training capacities, 2002)
Fasilitasi adalah suatu proses untuk
mendukung terjadinya komunikasi dalam
kelompok melalui tehnik komunikasi yang
akan membantu kelompok untuk
mencapai serangkaian sasaran bersama
(Gerster, Nov 2006).
Facilitator

Fasilitator adalah orang yang mampu

melakukan fasilitasi, membuat orang lain (dalam
kelompok) mudah untuk melakukan sesuatu
dengan menyediakan dukungan atau
membantu untuk memperoleh dukungan yang
dibutuhkan dlm mengerjakan sesuatu
Fasilitator
bukan instruktur dan bukan
dosen/pengajar, (he is not an expert familiar with the
essentials)

Fasilitator
harus mempunyai jiwa
kepemimpinan: good leader is not good
in leading but good in serving (Peter
Drucker, 2005), but (s)he is not the boss
Facilitator roles (Roger, 1996)

Perform leadership but not as a boss

Teacher: transfer of knowledge, skills, ability
tetapi tidak menggurui
Member of the group: bukan outsider
Audience: mendengar dan memberi feed-back
(communication specialist)
Facilitator roles (Gerster, 2006)

Create a favorable working atmosphere

Intiating (group) work
Steering and monitoring group dynamics
Apa tujuan fasilitasi
Fasilitasi terhadap pembelajaran individu/kelompok:
Membantu orang lain/kelompok untuk
meningkatkan Pengetahuan, Sikap, dan
Kemampuan
Membantu orang/kelompok agar mampu
meningkatkan kinerja individu/kelompok
Membantu orang/kelompok untuk belajar
Fasilitasi terhadap sistem organisasi/pelayanan:
Mengidentifikasi permasalahan pada sistem
dan memfasilitasi perbaikan/perubahan
sistem
Membantu organisasi agar berkinerja tinggi
Membantu kelancaran dan keberhasilan
proses pembelajaran dalam organisasi agar
berkinerja lebih baik ?
Mengapa fasilitator dibutuhkan ?
Terhadap individu karyawan:
Mempercepat proses pembelajaran
Meningkatkan efektifitas kinerja
Membantu menyediakan sarana dan prasarana pedukung proses
pembelajaran dan pemahaman terhadap sesuatu
Membantu membangun komitmen dalam kerja tim
Membantu dalam proses pemecahan masalah
Membantu dalam melakukan monitoring dan evaluasi
Memberikan dukungan dalam peningkatan mutu pelayanan dan
kinerja
Menjadi tempat untuk berkonsultasi
Terhadap perubahan sistem dalam organisasi
Membantu mempercepat perubahan dalam organisasi
Membantu mengidentifikasi permasalahan pada sistem dan
memfasilitasi proses perubahan atau disain ulang
Adanya perubahan peraturan, kebijakan pemerintah dalam pembangunan
kesehatan:
Membantu memperkuat Dinas Kesehatan dalam pembangunan
kesehatan baik dalam perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan,
maupun dalam menyediakan pelayanan kesehatan
Basic competency dari
facilitator
(Gerster, 2006)

(Facilitating)methodological
competency
Personal competency
Attitude dan skills yang harus dimiliki oleh fasilitator
yang efektif
(Sumber: Lydia Braakman & Karen Edwards, RECOFTC, 2001)
Dilaksanakan sebelum survei pendahuluan (3-day training program):
Foundation: Basic attitude (1 hari):
Openess
Sensitivity
Empathy
Interest
First floor: Personal communication skills (2 hari):
Observing and listening
Asking and answering questions
Probing
Paraphrasing
Encouraging dialogue
Tehnik advokasi
 Dilaksanakan sebelum koordinisasi awal (3-day training program):
Second floor: group centered skills (3 hari):
Trust and confidence building
Provide and receive feedback
Encourage full participation
Building group dynamics and teamwork
Monitoring group roles and stages
Promoting mutual understanding
Fostering inclusive solutions
Support problem and conflict solving
Dilaksanakan pada saat penyusunan plan of action dan persiapan
implementasi (2-day training program):
Third floor: Action centered skills (2 hari):
Assist in realistic agenda setting
Encourage reflection
Support analysis and adaptive action
Support action planning
Support self monitoring and evaluation
Faktor-faktor organisasi yang berkait
dengan kebutuhan pelatihan/fasilitasi
Perubahan regulasi dan peraturan
Perumusan kebijakan/peraturan
Perubahan organisasi
Penerapan tehnologi, sistem, prosedur yang baru
Kebutuhan untuk peningkatan kinerja
Pemecahan masalah
Membuka pasar baru/bisnis baru
Problem keselamatan kerja
Promosi
Karyawan baru
Strategi fasilitasi
Participatory learning: belajar dengan
keterlibatan penuh peserta, group
dynamics
Practical learning: belajar tentang hal- Pusing
hal yang bersifat praktikal sesuai yang amat
dibutuhkan
jadi
Action learning: belajar melalui proses: fasilitator,
konsep diwujudkan dalam action
(kegiatan) kemudian dievaluasi (refleksi niyee
thd apa yang dipelajari dari apa yang
dilakukan: lesson learnt), hasil evaluasi
(refleksi) digunakan untuk melakukan
perbaikan, dan seterusnya
Use of appropriate technology
Lifelong learning: melalui pengalaman
memfasilitasi dan membaca
Mempersiapkan fasilitasi melalui suatu
pelatihan
Metoda penyampaian: dalam kelas, belajar mandiri, kalakarya/
memfasilitasi proses belajar dalam organisasi, mentoring
Memilih tehnik fasilitasi: presentasi/paparan, diskusi, dialog, konsultasi,
demonstrasi, simulasi, games/permainan, dsb
Memilih media: papan tulis, flipchart, OHP, video, LCD, simulator,
konsultasi jarak jauh, dsb
Memilih metoda evaluasi: verbal, written, performance test/ujian
Memilih fasilitator yang tepat dan narasumber yang diperlukan
Memilih peserta
Menyiapkan alat bantu untuk mendukung proses fasilitasi
Penugasan / exercise:
latihan yang sering adalah icebreaker, climate setting, team
building, leadership, problem solving,
Bentuk exercise: instrumen, case studies, roleplays, games, simulasi,
group discussion, seminar, praktek kerja, demonstrasi, outdoor
program, assessment centers
Learning materials dan informasi pendukung yg dibutuhkan
Tempat dan logistik
Pengorganisasian suatu proses
fasilitasi
Mulai dengan tujuan pembelajaran/fasilitasi:
Susun tujuan sesuai dengan pentahapan logis
Pengelompokan tujuan yang kemudian dikembangkan dalam
beberapa modul
Pengorganisasian session, gambarkan dalam storyboard
Tentukan pembagian waktu untuk tiap modul/session
Kaji ulang dan lakukan penyesuaian
Lakukan micro-training/facilitation session diantara para fasilitator
Get ready and..Laksanakan pelatihan sesuai dengan rencana
Kemampuan memfasilitasi dalam suatu
session
Kemampuan komunikasi dan penampilan
fisik: komunikasi verbal, tertulis, nonverbal:
posture, gesture, movement, facial
expression, tata rambut, make-up,
wardrobe, sepatu
Kemampuan presentasi yang efektif
Kesabaran dan mampu menahan diri
Perlu diperhatikan: yang kita fasilitasi
adalah orang yang lebih memahami
sistem dimana ia bekerja termasuk tata
nilai dan budaya yang berlaku
 Posture: berdiri dengan kaki terbuka selebar
bahu
Gesture: jangan seperti robot, jangan
memasukkan tangan dalam saku, jangan
melipat lengan di depan, jangan menunjuk
dengan satu jari
Movement: jangan seperti patung, tetapi juga
jangan terlalu banyak bergerak
Ekspresi muka: senyum dengan bibir dan mata
 Respons thd situasi pembelajaran
Non-learning respons (reaksi yg menunjukkan tidak adanya proses belajar):
presumpsion (menganggap tdk bermanfaat): I have done this before, I have no need to
learn
non-consideration (mengabaikan): I am too busy or too fearful to respond to a learning
situation (emangnya gua pikirin)
rejection: menolak
Non-reflective respons (tidak menunjukkan adanya proses refleksi):
pre-conscious: tidak menyadari kalau belajar sesuatu
skills: mencontoh suatu perilaku tertentu (imitation), role modeling: mencontoh perilaku
orang yang diidolakan (behavior approach)
memorisation: sebatas belajar dengan menghafalkan
Reflective learning:

contemplation: belajar dari perenungan, tetapi tidak selalu ditunjukkan dalam aksi
experimentation learning: melakukan eksperiment dg hipotesis-eksperimentasi
reflective skills: problem solving
Komunikasi nonverbal dan verbal
untuk menumbuhkan partisipasi
Nonverbal:
Eye contact
Head nodding
Posture
Body movement
Smile
Verbal:
Praise or encourage
Accept or use ideas
Accept feeling
Contoh beberapa
skills yang
dibutuhkan
Merespons pertanyaan
Memahami mengapa orang bertanya:
Untuk memperoleh informasi tambahan atau penjelasan
Memberi impresi kepada orang lain
Mencobai fasilitator
Membantu fasilitator
Memperpanjang waktu
Bagaimana menangani pertanyaan:
Tetapkan aturan main dalam tanya jawab
Ulangi pertanyaan yang diajukan
Eye contact
Pilih kata-kata yang tepat
Tunjukkan respek
Memberikan respons terhadap apa yang ditanyakan
Cover all parts of the room
Dont bluff
Things not to say:
That is a good question vs thas is an interesting question, I am glad you asked that
question
Does that answer your question vs what other question do you have, would you like
me to go into more detail
Contoh: skenario persiapan akreditasi
Pembentukan tim akreditasi dan pokja pokja
Workshop akreditasi standar 2012 (dari KARS)
Bimbingan internal: Kajian awal
Bimbingan dari KARS (4 paket)
Bimbingan internal:
Penyusunan kebijakan
Penyusunan pedoman-pedoman dan panduan
Penyusunan SPO-SPO
Penyusunan program-program dan kerangka acuan
Penyusunan formulir-formulir asesmen pasien dan dokumen-dokumen lain
Bimbingan dari KARS (4 paket)
Bimbingan internal: Implementasi
Bimbingan internal: Kajian internal pra survei simulasi
Survei simulasi (KARS)
Bimbingan internal: Perbaikan pasca survei simulasi
Permohonan survey akreditasi
Pelaksanaan survei akreditasi (KARS)
Contoh: langkah-langkah bimbingan
akreditasi
Workshop akreditasi
Pembentukan tim akreditasi dan pokja pokja
Pelatihan standar dan instrument akreditasi
Kajian awal
Pendampingan 5 8 kali:
Penyusunan kebijakan
Penyusunan pedoman/manual mutu
Penyusunan pedoman pelayanan UKM/UKP
Penyusunan program-program dan kerangka acuan
Penyusunan prosedur mutu
Penyusunan sasaran-sasaran mutu dan rencana perbaikan
Implementasi
Tindakan perbaikan pasca tinjauan manajemen
Kajian pra survey akreditasi
Perbaikan
Permohonan survey akreditasi
 SPM

Pemahaman thd SPM, Fasilitator/

indikator, Konsultan
Menetapan threshold tiap
unit kerja
Penyusunan rencana
pencapaian spm tiap unit
Penyusunan SPM Facilitator/
organisasi (kompilasi) Konsultan
Penyusunan rencana
organisasi untuk
mencapai SPM
Penyusunan draft Konsultan
keputusan kepala daerah Narasumber
ttg spm rs
Advokasi untuk
pengesahan keputusan
kepala daerah
Contoh: Langkah-langkah untuk
pendampingan penyusunan spm
Seminar ttg SPM Konsultan teknis dan narasumber
Pembentukan tim kerja Konsultan teknis dan narasumber
penyusunan spm
Kajian terhadap sistem informasi
dan ketersediaan data serta Konsultan teknis
indikator
Pelatihan penyusunan SPM Konsultan teknis dan narasumber
Penyusunan spm Konsultan teknis
Workshop hasil penyusunan spm Konsultan teknis dan narasumber
Perbaikan Konsultan teknis
Penyusunan draft keputusan Konsultan teknis
kepala daerah
Advokasi ke pemerintah daerah
Narasumber
Pengesahan spm
Contoh: langkah-langkah
pendampingan ISO 9001:2000
Seminar ttg ISO 9001:2000 Konsultan teknis dan narasumber
Penunjukan QMR dan pembentukan steering committee Arahan dari narasumber
Pelatihan ISO 9001:2000
Konsultan teknis dan narasumber
Kajian awal
Konsultan teknis
Pendampingan 5 8 kali:
Penyusunan manual mutu Konsultan teknis
Penyusunan prosedur mutu
Penyusunan sasaran-sasaran mutu dan rencana perbaikan
Pelatihan auditor internal
Konsultan teknis dan narasumber
Pelaksanaan audit
Konsultan teknis
Tindakan perbaikan pasca audit
Konsultan teknis dan narasumber
Rapat tinjauan manajemen
Tindakan perbaikan pasca tinjauan manajemen Narasumber
Audit konsultan Konsultan teknis
Preassessment audit Konsultan teknis
Perbaikan pasca preassessment audit Konsultan teknis
Audit sertifikasi
Konsultan teknis
Konsultan teknis dan narasumber
Terima kasih