AUDIT

AUDIT

PLAN

SISTEM
ACTION DO
MANAJEMEN

CHECK
 Audit atau pemeriksaan dalam arti luas
bermakna evaluasi terhadap suatu
organisasi, sistem, proses, atau produk.
Tujuannya adalah untuk melakukan
verifikasi bahwa subjek dari audit telah
diselesaikan atau berjalan sesuai dengan
standar, regulasi, dan praktik yang telah
disetujui dan diterima.
 SUDUT PANDANG BARU MENGENAI AUDIT

TRADISIONAL BARU

- Budaya saling menyalahkan - Peningkatan berkesinambungan

membutuhkan audit yang
- Kami melawan mereka
berkesinambungan
- Saya temukan kesalahan
- Mengevaluasi ketidaksesuaian
Anda!!
adalah umpan balik yang terbaik
- Lupakan mutu, yang penting untuk perencanaan berikutnya
memenuhi target produksi
 JENIS AUDIT
Vendor
SMK3

ISO
9001 ISO
14001

GMP
TPM
 PIHAK YANG TERLIBAT
Auditor
Audit dilaksanakan oleh pihak yang kompeten,
objektif, dan tidak memihak, yang disebut
Auditor
Pihak yang diaudit disebut Auditee
 PERSIAPAN

Obyek yg akan diaudit

Auditor yang akan mengaudit
Jadwal mengaudit
Dokumen audit seperti check list audit,
lembar laporan audit, lembar observasi, dsb
Sosialisasi jadwal
Dokumen
 TUGAS AUDITOR
1. Pembukaan (biasanya dimulai dengan, lalu disampaikan
berapa lama audit akan dilakukan serta apa saja yang
akan diaudit)

2. Tidak mencari-cari kesalahan saat audit

3. Penutupan saat selesai audit (dimulai dengan ucapan

terima kasih pada auditee, beritahukan hasil temuan,
berikan kesempatan auditee untuk klarifikasi, infokan
jangka waktu penyelesaian temuan)
 TEHNIK AUDIT 1. PRINSIP

LAKUKAN PENDEKATAN SISTEMATIS

INTERPRETASI ATAS PEDOMAN UNTUK AUDIT

MENYANGKUT KEMAMPUAN BERKOMUNIKASI (

INTERPERSONAL SKILL )

PENEKANAN TERHADAP MASALAH YANG TELAH TERJADI

DAN / ATAU YANG DAPAT TERJADI
 1. PRINSIP

MEMPERHATIKAN APA YANG SALAH, BUKAN SIAPA

MEMBUTUHKAN PARTISIPASI KEDUA BELAH PIHAK

Anggap bahwa perusahaan lebih mengetahui peralatan,
fasilitas dan proses yang ada di pabrik
 2. BERTANYA

APA
MENGAPA
BILAMANA / KAPAN
BAGAIMANA
DIMANA
SIAPA

TUNJUKKAN KEPADA SAYA

SEBAGAI TINDAK LANJUT
 BERTANYA . . .
. . . LAGI
ANGGAPLAH - untuk lebih memahami situasi
CERITERAKAN KEPADA SAYA BAGAI
MANA . . . . . - untuk mendapatkan penjelasan dari
suatu temuan

JELASKAN TENTANG (PROSES) INI - untuk

mengetahui tindak lanjut apa yang dilakukan dari
suatu (proses)
D I A M (pada saat tertentu) -
sangat bermanfaat
 MENDENGAR . . .
. . . LAGI
SABAR
JAGA TEMPERAMEN ANDA
COBALAH UNTUK TIDAK MENGKRITIK
JANGAN LONTARKAN KRITIK TERHADAP PRIBADI
AJUKAN PERTANYAAN
STOP, CARI DAN DENGAR
 4. MENCATAT

STAF MANAJEMEN YANG DIWAWANCARAI

NAMA, JABATAN DAN / ATAU FUNGSI

NOMOR DOKUMEN
NOMOR PENERBITAN / NOMOR BETS

NOMOR / IDENTITAS RUANG ATAU ALAT

 MENCATAT . . .
. . . LAGI
KONDISI LINGKUNGAN
TEMPERATUR, KELEMBABAN, KEBERSIHAN DAN
KERAPIHAN, CAT MENGELUPAS

TATA-LETAK RUANG
APAKAH BERBEDA DENGAN GAMBAR (YANG
DITUNJUKKAN)

TEMUAN YANG TIDAK MEMENUHI SYARAT

 MENCATAT . . .
. . . LAGI

FLOW CHART / PROCESS CHART

PENGGUNAAN SIMBOL
UNTUK DITINDAK-LANJUTI
UNTUK DILAPORKAN

BERI PENANDAAN KHUSUS BAGIAN / TEMUAN

PENTING
PENGGUNAAN TAPE RECORDER, VIDEO, CAMERA
 5. DAFTAR PERIKSA
CHECK-LIST . . . .

KEUNTUNGAN
MEMBERIKAN REFERENSI YANG BERMANFAAT
TERSEDIA
DOKUMEN YANG KOMPREHENSIF

KELEMAHAN
DIBUAT MENURUT STRUKTUR
TIDAK PRAKTIS UNTUK DIGUNAKAN DALAM
WAWANCARA
 5. DAFTAR PERIKSA
CHECK-LIST

BAGAIMANA MENGGUNAKAN

IKUTI, NAMUN TIDAK HARUS KAKU / BERURUTAN

GUNAKAN PADA TAHAP-TAHAP PERSIAPAN
GUNAKAN SEBAGAI BAHAN YANG AKAN MENGINGATKAN
KEMBALI (REMINDER) UNTUK MELENGKAPI PENCATATAN
 PERSIAPAN MENJELANG
PERTEMUAN AKHIR
Beri tanda khusus temuan-temuan yang tidak
memenuhi syarat ( T M S )
Kelompokkan temuan T M S
Kategorikan temuan T M S
Beri Ranking temuan T M S
Antisipasi adanya pertanyaan dan argumentasi (dari
pihak manajemen)
Siapkan Juru-bicara
Siapkan Juru-tulis
 PERTEMUAN AKHIR
DENGAN MANAJEMEN
I win
YOU lose
Inspektur harus memimpin pertemuan (bukan manajemen)
Presentasi singkat, tanpa diskusi
Penekanan pada proses mengambil sampel
Sampaikan temuan positif dalam presentasi awal
Hadapi secara sopan tanggapan balik (yang menantang) dari
manajemen
PERTEMUAN AKHIR
DENGAN MANAJEMEN

Diskusikan dan tuntaskan masalah yang

muncul
Akui kesalahan (apabila ada) yang dibuat
oleh Tim
Jangan mengalah apabila yakin bahwa anda
benar
 MEMASTIKAN INSPEKSI BERJALAN LANCAR
DAN EFISIEN . . . . .

CUKUP WAKTU UNTUK INSPEKSI

GUNAKAN WAKTU SE-EFISIEN MUNGKIN
IKUTI DAFTAR PERIKSA (CHECK-LIST) INSPEKSI
TIDAK KELUAR DARI POKOK PERSOALAN OLEH PERTANYAAN
ATAU KOMENTAR YANG DIINSPEKSI

UKUR RESPONS DAN DATA DENGAN MEMBANDINGKANNYA

TERHADAP STANDAR YANG OBYEKTIF (bukan standar pribadi)
 INSPEKSI YANG SUKSES DIBANDING
YANG GAGAL
(Sumber : Compliance auditing for pharmaceutical
manufacturers)

SUKSES GAGAL
* DIJADWALKAN SEBELUM WAKTU * TIDAK DIJADWALKAN
PELAKSANAAN

* DISEDIAKAN WAKTU YANG * DILAKUKAN TERGESA-GESA

CUKUP UNTUK PELAKSANAAN
INSPEKSI

* BERSIFAT OBYEKTIF * BERSIFAT SUBYEKTIF

* DILAKSANAKAN DENGAN
MENGACU PADA PERATURAN /
KETENTUAN YANG BERLAKU

* SUDAH DISIAPKAN SEBELUMNYA TIDAK SIAP

(MENGGUNAKAN CHECK-LIST), DAN SEBELUMNYA
BILA MUNGKIN DAPATKAN
INFORMASI AWAL UNTUK DIKAJI
SEBELUM KUNJUNGAN INSPEKSI
 LANJUTAN . . . .

SUKSES GAGAL
LAPORAN KEPADA MANAJEMEN
DALAM BAHASA YANG MUDAH
DIPAHAMI, SEDAPAT MUNGKIN
BERNILAI KUANTITATIF
TEMUAN DILAPORKAN TIDAK
JELAS. CENDERUNG BERMAKNA
GANDA (AMBIGIOUS)

BERIKAN GAMBARAN YANG JELAS, TIDAK MEMBERIKAN GAMBARAN

MENGACU PADA KETENTUAN CPOB YANG TEPAT TENTANG
YANG BERLAKU. PEMBERLAKUAN KETENTUAN CPOB
CATATAN : BERI INFORMASI TERKINI
TERKINI KEPADA MANAJEMEN
BERI KELONGGARAN WAKTU
UNTUK MELAKSANAKAN
TINDAKAN PERBAIKAN
MENJADI PENGALAMAN BERHARGA MENJADI PENGALAMAN BURUK
BAGI SEMUA YANG TERLIBAT BAGI SEMUA YANG TERLIBAT
DALAM INSPEKSI
 INSPEKTUR YANG SUKSES
DIBANDING YANG GAGAL
SUKSES
MEMBERI KETERANGAN YANG
JELAS, FASIH BERBICARA
MEMILIKI PEMIKIRAN MENYIDIK
TIDAK TAKUT MENGAJUKAN
PERTANYAAN
JUJUR
TEGAR TERHADAP OPINI UMUM
MAU MENDENGARKAN
BERHATI-HATI DALAM MENCERNA
INFORMASI YANG DIBERIKAN
GAGAL
MEMBERI KETERANGAN
YANG RAGU-RAGU,
SULIT BEREKSPRESI
MUDAH TERTIPU
SULIT MENGAJUKAN
PERTANYAAN
MUDAH TERPENGARUH
OLEH OPINI UMUM
 INSPEKTUR YANG SUKSES
SUKSES YANG GAGAL
DIBANDING GAGAL
TIDAK MUDAK DIBELOKKAN MUDAH DIBELOKKAN
BERLAKU SOPAN TIDAK SENSITIF
BIJAKSANA TIDAK BIJAKSANA
SANGGUP BERPENGETAHUAN DANGKAL,
MEMPERTAHANKAN SEHINGGA MENJADI KACAU DAN
PENDAPAT DIHADAPAN HILANG KONSENTRASI
OPOSISI YANG KUAT
SANGGUP MENGUBAH OPINI MUDAH MEMPERCAYAI ORANG
NAMUN HANYA SETELAH
MENERIMA BUKTI YANG
MEYAKINKAN
MEMERIKSA HINGGA MEMERIKSA PERMUKAANNYA
TUNTAS SAJA, TIDAK MENTUNTASKAN
MASALAH
 INSPEKSI . . . .
KIAT-KIAT SUKSES - I

MENGULUR WAKTU SAMPEL DIBERIKAN MANAJEMEN

ANCAM AKAN MEMPERPANJANG PILIH DAN AMBIL SAMPEL
WAKTU INSPEKSI SENDIRI

USAHA UNTUK MEMBELOKKAN

ADA KASUS KHUSUS
PERMASALAHAN CATAT DAN AMBIL SIKAP
BERTAHAN PADA PROGRAM MENUNGGU

PROVOKASI DEBAT KUSIR

TETAP TENANG CATAT MASALAH DAN HENTIKAN
DEBAT
INSPEKSI . . . .
KIAT-KIAT SUKSES - II
ADU KEKUATAN ABSENNYA STAF YANG PERLU
BERSIKAP TEGAS, DIWAWANCARAI
PERTAHANKAN FAKTA YANG
ANDA BERIKAN
PANGGIL WAKIL ATAU STAF
LAIN

BERLAKU TIDAK JUJUR (PURA-PURA) LUPA

AMBIL SIKAP ACUH MEMBERIKAN
KEMBALI DAN AMBIL SENDIRI
SAYANG DIRI
TUNJUKKAN RASA SIMPATI . .
. . LANJUTKAN TUGAS