AUDITORIA DE

DESEMPEO
ETAPA DE EJECUCION
 EN ESTA ETAPA SE
REALIZAN LAS
SIGUENTES ACTIVIDADES

Organizar el manejo de la evidencias.

Recoger los datos.
Registrar y procesar los datos.
Analizar la informacin.
Elaborar la matriz de resultados.
Comunicar los resultados y evaluar los
comentarios de los gestores.
Elaborar el documento que contiene los
resultados de la auditoria.
 ORGANIZAR EL MANEJO DE LAS
EVIDENCIAS
La comisin auditora organiza el
manejo de las evidencias, que
sustentan los resultados de la
auditoria, mediante la construccin
de un inventario de fuentes de
informacin y de un libro o
diccionario de cdigos.
Se realizan actividades de
recojo, registro,
procesamiento y anlisis
de datos.
Estas actividades
permiten la elaboracin
de la carpeta de servicio
y el plan de auditoria
 las evidencias estn
INVENTARIO DE FUENTES relacionadas a distintos tipos de
DE INFORMACION
datos, los cuales se clasifican en
cuantitativos, cualitativos y
documentales.
El inventario de fuentes de informacin
es un compendio ordenado del origen
de datos usados en la auditoria de
desempeo, los cuales ofrecen las
evidencias que sustentan los resultados
de la auditoria.
 Todos ellos se elaboran teniendo en
cuenta el libro de cdigos, de modo
que permitan recoger los datos que
satisfacen las necesidades de
informacin de la auditoria.
Recoger los datos. Datos cuantitativos: revisin de
base de datos existente y
la comisin auditora debe elaborar los instrumentos cuestionario para encuesta maestral
o censal.
correspondientes para cada herramienta, definida en el plan de
auditoria. Datos cualitativos: entrevista, panel
de expertos, taller participativo,
grupo focal, observacin no
participante o usuario oculto.
Datos documentales: revisin de
normas y documentos de gestin,
expedientes o literatura
especializada.
 Tcnicas para recoger datos cuantitativos

Revisin de base de datos

existente
En segundo lugar, si la base de datos
tiene calidad razonable, se elabora la
gua de revisin sobre la base de las
En primer lugar, se identifican todas las
categoras del libro de cdigos, para
bases de datos producidas por el gestor y
fuentes oficiales externas (principalmente
verificar que variables permiten
de INEI) que tengan informacin relevante responder las preguntas de auditoria.
de acuerdo al libro de cdigos de la
auditoria.
 Tcnicas para recoger datos cuantitativos

CUESTIONARIO
.
El cuestionario es el instrumento utilizado en las encuestas.
En primer lugar, se define el medio de su aplicacin; es
decir, si el informante participa en una entrevista o si
completa el cuestionario por s mismo

Si se realiza una entrevista telefnica o por correo, se

recomienda usar un cuestionario breve (mx. 15 preguntas),
con preguntas cerradas y sencillas.
Si se prefiere el uso de cuestionarios virtuales va pgina web, el
diseo del cuestionario es ms cuidadoso porque al informe no
le resulta sencillo efectuar preguntas de clarificacin.
 Tcnicas para recoger datos cualitativos

ENTREVISTA

el auditor presenta los objetivos de la entrevista a su

interlocutor. La entrevista no debe durar ms de una hora
Se pueden aplicar:
Entrevistas estructuradas
No estructurados
Semiestructuradas
Su aplicacin requiere que el auditor est atento al
desarrollo de la entrevista para poder plantear
repreguntas relevantes.
el auditor registra lo ms resaltante en la nota de entrevista.
 Tcnicas para recoger datos cualitativos

Panel de expertos Taller participativo

Durante el panel de expertos, se
elabora una relatora, la cual puede
ser complementada con la
informacin registrada en audio.
Despus del panel, se elabora un
reporte de panel de expertos
se elabora una relatora, la cual
puede ser complementada con el
informacin registrada en audio (de
la plenaria) o material elaborado
por los grupos (dinmica). Despus
del taller, se elabora un reporte de
taller participativo.
 Tcnicas para recoger datos cualitativos
Grupo focal
El grupo focal tiene una duracin ideal
de una hora, que puede extenderse
entre hora media o dos horas si se
contempla con una pausa.
Al inicio de la discusin, el auditor-
moderador presenta los objetivos y
dinmica del grupo focal a los
participantes.
Observacin no participante
Durante la observacin, el auditor-
observador presenta atencin a las
interacciones de las personas y escucha
activamente los dilogos entre ellos.
Inmediatamente despus de salir del espacio
observado, el auditor anota las dinmicas
observadas, de acuerdo a la gua, en una
ficha de observacin.
 En resumen presenta los instrumentos
para el recojo de datos cualitativos y los
documentos elaborados por la comisin
auditora al aplicar las tcnicas respectivas.
Usuario oculto
Durante la actividad, el auditor acta
como usuario en una actividad o
subproceso del servicio y permanece
atento las caractersticas y las
dinmicas existentes.
 TCNICAS PARA RECOGER DATOS DOCUMENTALES
Es seleccionar solo aquellos documentos que permitan responder las preguntas de auditora

tipos de documentos:
se identifica claramente la jerarqua de normas
Revisin de normas y aplicables a la materia a examinar
documentos de gestin:
se elabora la gua de revisin, sobre la base del libro de
cdigos

se identifican todos los tipos de expedientes

Revisin de expedientes: para cada tipo de expediente, se establece la

poblacin de expedientes bajo estudio

se elabora una gua de revisin para cada tipo de

expedientes sobre la base del libro de cdigos

comprenden trabajos acadmicos, informes tcnicos,

Revisin de literatura especializada: investigaciones, etc. Se presentan en formato
impreso o electrnico.
se elabora una "base de sistematizacin", la cual permite identificar, ordenar y clasificar los datos en
categoras tiles para la auditora.
es un registro ordenado de datos cuantitativos, cualitativos y
documentales

Para datos cuantitativos: extractos del reporte cuantitativo.

Para datos cualitativos: extractos de los audios de entrevista
Para datos documentales: extractos de las normas y documentos de gestin

En la base de sistematizacin de ejecucin, para cada pregunta de auditora, los bloques de

informacin se registran de la siguiente manera:

descripcin efectos

criterio causas

sustento
 la auditora de desempeo requiere la elaboracin de "documentos
de trabajo", diferentes segn el tipo de datos:

Documento de trabajo cuantitativo Documento de trabajo documental

Documento de trabajo cualitativo

a. Documento de trabajo cuantitativo Este documento se elabora, principalmente, para responder

una pregunta de auditora con un mtodo cuantitativo puro.

El documento debe demostrar que se ha efectuado una

b. Documento de trabajo cualitativo
triangulacin "dentro del mtodo"

este documento resume informacin de documentos de

c. Documento de trabajo documental
gestin, informes de supervisin o evaluaciones externas
 ANALIZAR LA INFORMACIN

Situacin encontrada: Hechos y circunstancias de mayor relevancia que describen cmo funciona
el subproceso (referido a la produccin o entrega de un bien o servicio) o proceso de soporte
relevante ("lo que es").
Criterio: Estndar que define el desempeo esperado en el subproceso (referido a la produccin
o entrega de un bien o servicio) o proceso de soporte relevante ("lo que debera ser", "lo que se
espera").
Brecha: Respuesta directa a la pregunta de auditora, la cual resulta de comparar la situacin
encontrada con el criterio; es decir, de contrastar la hiptesis implcita en la pregunta.
Causas: Explicaciones de la brecha identificada, cuyo abordaje permitira solucionarla en gran

medida.
Efectos: Consecuencias o efectos posibles de mantenerse la brecha identificada.
1) Interpretacin de la situacin encontrada
El anlisis de la situacin encontrada depende del diseo metodolgico de cada pregunta de auditora.
Algunas preguntas se pueden responder con mtodos cuantitativos, con mtodos cualitativos o con
mtodos mixtos, existiendo varios Diseos mixtos. Adems, con fines prcticos, se separa el
procesamiento de los Datos en tres documentos de trabajo.

Por tanto, el trabajo de anlisis consiste en vincular esos documentos de trabajo para que la comisin
auditora construya su interpretacin de la situacin encontrada.
Dependiendo del diseo metodolgico, se distinguen entre otros, los siguientes casos para desarrollar el
anlisis de la situacin encontrada:
 Caso 1: Cuando se usa un mtodo cuantitativo puro o un mtodo cualitativo puro
El documento de trabajo cuantitativo o cualitativo (segn el caso) prevalece sobre los otros documentos, los
cuales brindan informacin complementaria para fortalecer el anlisis. Por ejemplo, se puede tener un
diseo de estudio de caso que use datos cuantitativos pero el anlisis sea principalmente cualitativo. El
documento de trabajo documental permite la triangulacin de datos.

Caso 2: Cuando se usa un mtodo mixto secuencial

En el mtodo mixto secuencial (cualquiera de sus cuatro versiones), se tienen dos fases diferenciadas de
recojo y procesamiento de los datos, una cuantitativa y otra cualitativa. Cada diseo define su propia
secuencia (cul fase va primero) y el nfasis (qu tipo de datos numricos/no numricos tienen prioridad).
Entonces, cada documento de trabajo contiene el desarrollo de un mtodo puro, cuantitativo o cualitativo,
como en el caso anterior. El diseo determina qu documento de trabajo se finaliza primero (el cuantitativo
o el cualitativo) y cul prevalece sobre los dems.
 Caso 3: Cuando se usa un mtodo mixto concurrente de triangulacin
Este mtodo mixto contempla dos trabajos diferenciados (cuantitativo y cualitativo) de recojo y
procesamiento de datos en paralelo; es decir, una sola fase de recojo de datos. El documento de trabajo
cuantitativo y el cualitativo se elaboran al mismo tiempo y cada uno desarrolla un mtodo cuantitativo o
cualitativo puro. Ambos son importantes, ninguno prevalece sobre el otro.
Entonces, se debe construir una interpretacin conjunta a partir de ambos documentos que, a su vez,
permita una triangulacin "entre mtodos" a fin de fortalecer la validez externa de los resultados.

2) Las causas de la brecha: Inferencia causal

El anlisis de las causas de la brecha (entre la situacin encontrada y el desempeo esperado)
implica construir la inferencia causal, la cual explica cmo un factor causal (causa supuesta)
produce una brecha. Esto requiere realizar las siguientes actividades:
3) Los efectos de la brecha

El anlisis de los efectos de la brecha implica identificar

(i) los efectos directos, los cuales han ocurrido y fueron identificados al describir la situacin encontrada; o
(ii) los efectos potenciales que probablemente se concretarn en el futuro, si la brecha se mantiene.
Los efectos directos son consecuencias de la brecha; demuestran su relevancia y la necesidad de realizar
mejoras en la gestin. Generalmente se expresan en relacin a la cobertura de la intervencin pblica (p. ej.
dficit de cobertura) y los recursos utilizados (p. ej. desperdicio de recursos financieros o tiempo).
Los efectos potenciales se describen como consecuencias lgicas de la brecha.
 ELABORAR LA MATRIZ DE RESULTADOS
La matriz de resultados contiene el resumen de los resultados con sus elementos
(situacin encontrada, criterio, brecha, causas y efectos), las fuentes de datos, los
mtodos de anlisis empleados y las recomendaciones de la comisin auditora. Se
presenta una matriz para cada pregunta de auditora.

Las recomendaciones se orientan a superar las causas de la brecha identificada. La comisin auditora
limita el nmero de recomendaciones, priorizando las que sean factibles y agreguen valor; toma en cuenta
las acciones de mejora que los gestores ya estn implementando.

Las recomendaciones son lo suficientemente claras para que puedan derivar en acciones concretas de
mejora, sin comprometer la independencia de la comisin auditora frente al gestor. Adems, se dirigen a
aquellos que tienen capacidad de implementar las mejoras necesarias y cuyas acciones han sido
examinadas en la auditora de desempeo.
 COMUNICAR LOS RESULTADOS Y EVALUAR LOS COMENTARIOS DE LOS GESTORES

La comisin auditora convoca a reunin a los gestores para presentar los resultados de la auditora
(contenidos en la matriz de resultados) y obtener sus comentarios sobre esos resultados y las
recomendaciones propuestas.
De forma paralela, la comisin remite a los gestores el documento que contiene los resultados,

Para que ellos puedan enviar sus comentarios de manera formal, en un plazo mximo de siete

(07) das hbiles contados a partir de la fecha de su recepcin. De corresponder, dicho plazo se

ampla en tres (03) das hbiles por el trmino de la distancia.

ELABORAR EL DOCUMENTO QUE CONTIENE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORA

Culminada la evaluacin de los comentarios, la comisin revisa el documento

presentado a los gestores, a fin de incluir los resultados definitivos de la auditora.
Este documento servir de base para el informe de auditora.