KURSUS PERINGKAT PERTENGAHAN

PENGURUSAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

FAIL KUASA

Oleh :
UNIT PENGURUSAN SUMBER PENDIDIKAN

BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN

NEGERI SELANGOR
 DEFINISI
• Satu aspek penting dalam pengurusan
& pentadbiran
• Rekod penting tentang dasar / polisi
dan keputusan-keputusan yang diambil
mengenai satu-satu prosedur PSS.

FK PSS merupakan satu rekod tentang pernyataan dasar

dan keputusan yang diambil tentang satu-satu prosedur
PSS.
FK harus dirangka oleh Ahli Jawatankuasa PSS secara
kolektif dan perlu diubah suai dari semasa ke semasa
mengikut keperluan PSS.
• Tidak menjejaskan pengurusan PSS
apabila berlaku pertukaran GPM.
• Guru baru dapat terus menyambung kerja
dan tugas.
• Mengelakkan berlakunya percanggahan
idea di kalangan Ahli Jawatankuasa &
Kakitangan PSS.
• Dapat mewujudkan satu penyelarasan dan
kesinambungan dalam pengurusan &
pentadbiran PSS.
• Terdapat 15 bab dalam fail kuasa
(boleh ditambah jika perlu)
• Disimpan dalam ‘ring file’ supaya
keputusan asal dikekalkan walau
pun ada pindaan.
• FK lengkap ada tarikh kuatkuasa
sesuatu prosedur.
• Biasanya penyemakan dibuat 5 tahun
sekali.
 PROSEDUR PENYEDIAAN FK

• Guru Perpustakaan & Media perlu

merangka isi kandungan sebelum
dibentangkan kepada JK Induk PSS.

Fungsi utama JK Induk:

Menentukan dasar / polisi mengenai peraturan,

lantikan AJK Kerja, pemerolehan bahan dll.

• Selepas mendapat persetujuan barulah

FK dikuatkuasa sepenuhnya.
CARTA PROSEDUR PENYEDIAAN FK

Merangka isi kandungan

Setiap Bab disertakan Lampiran A

dan Lampiran B

Diedarkan draf FK kepada JK Induk untuk

disemak (Polisi/Dasar)

Pembentangan FK oleh Penyelaras

kepada J/K Induk untuk persetujuan

Fail Kuasa disahkan dan dikuatkuasa

 KANDUNGAN FK

BAHAGIAN-BAHAGIAN DALAM FK

• Muka surat judul

• Pengenalan kepada FK

• Isi kandungan FK

• Kandungan dan pindaan mengikut bab

 KANDUNGAN FK

SUSUNAN KANDUNGAN FK
• Setiap bab dinamakan mengikut tajuk utama

• Kandungan bab berkenaan

• Borang berkuatkuasa bab (disahkan)

• Borang pindaan di akhir bab - ikut bilangan

 ISI KANDUNGAN BAB DALAM FAIL KUASA

BAB 1 : PENGENALAN KEPADA FAIL KUASA PSS

BAB 2 : MAKLUMAT PSS
BAB 3 : JAWATANKUASA PENTADBIRAN PSS
BAB 4 : PENGAWAS PSS
BAB 5 : PERATURAN PSS
BAB 6 : PENGURUSAN & PENTADBIRAN PSS
BAB 7 : KOLEKSI BAHAN PSS
BAB 8 : KEWANGAN PSS
 ISI KANDUNGAN BAB DALAM FAIL KUASA

BAB 9 : ORGANISASI BAHAN PSS

BAB 10 : AKTIVITI PSS
BAB 11 : STOK & INVENTORI PSS
BAB 12 : SIRKULASI / EDARAN PSS
BAB 13 : PERKHIDMATAN PSS
BAB 14 : AUTOMASI PSS
BAB 15 : PROGRAM BACAAN ( NILAM )
 PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 1 : PENGENALAN KEPADA FAIL KUASA PSS

1.1 Pendahuluan

1.2 Tujuan

1.3 Isi kandungan

1.4 Prosedur pindaan

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK
BAB 2 : MAKLUMAT PSS

2.1 Sejarah penubuhan PSS

2.2 Lokasi PSS (pelan)
2.3 Konsep PSS
2.4 Visi PSS
2.5 Misi PSS
2.6 Piagam PSS
2.7 Matlamat PSS
2.8 Objektif PSS
2.9 Fungsi & peranan PSS
 PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 3 : JAWATANKUASA PENTADBIRAN PSS

3.1 Jawatankuasa Induk PSS

• Struktur organisasi
• Senarai tugas

3.2 Jawatankuasa Kerja PSS

• Struktur organisasi
• Senarai tugas
 PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK
BAB 4 : PENGAWAS PSS

4.1 Badan Pengawas PSS ( struktur organisasi )

4.2 Prosedur pemilihan Pengawas PSS :
• kriteria pemilihan
• pakaian seragam
• kehadiran
• senarai tugas
• senarai semak
• borang kebenaran
• surat pelantikan

4.3 Sistem Merit d’Merit Pengawas PSS

 PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 5 : PERATURAN PSS

5.1 Peraturan am

5.2 Peraturan khusus

5.3 Peraturan penggunaan alat atau ruang / bilik

5.4 Peraturan peminjaman & pemulangan alat / bahan

 PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 6 : PENGURUSAN & PENTADBIRAN PSS

6.1 Pengurusan Sistem Fail PSS

6.2 Rekod-rekod PSS
6.3 Rancangan Tahunan PSS
6.4 Laporan PSS (bulanan & tahunan)
6.5 Manual Prosedur Kerja (MPK) PSS
6.6 Fail Meja (FM) PSS
6.7 Rancangan Pembangunan PSS
6.8 Dokumentasi PSS
 PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 7 : KOLEKSI PSS

7.1 Dasar pemilihan buku & bukan buku

7.2 Prosedur pemilihan koleksi buku & bukan

buku ( jenis, nisbah, bahasa dll. )

7.3 Proses pemilihan dan pemerolehan bahan &

alat

7.4 Pemeliharaan & pemuliharaan koleksi PSS

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 8 : KEWANGAN PSS

8.1 Prosedur kewangan

8.2 Punca kewangan

8.3 Anggaran perbelanjaan

8.4 Laporan kewangan

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 9 : ORGANISASI BAHAN PSS

9.1 Sistem Pengelasan

9.2 Proses Teknik

9.3 Pengkatalogan

9.4 Lokasi Bahan

9.5 Penyusunan Bahan

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK
BAB 10 : AKTIVITI PSS

10.1 Mesyuarat / Taklimat

10.2 Kursus / Bengkel

10.3 Pertandingan

10.4 Program Perkembangan Staf

10.5 Program Orientasi PSS

10.6 Lawatan
PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK
BAB 10 : AKTIVITI PSS

10.7 Gotong Royong

10.8 Pameran

10.9 Minggu PSS

10.10 Promosi PSS

10.11 Program Panitia Mata Pelajaran

10.12 Aktiviti Galak Guna PSS

 PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 11 : STOK DAN INVENTORI PSS

11.1 Daftar Harta Modal (Kew.PA - 2)

11.2 Senarai Aset yang perlukan Penyenggaraan
(Kew.PA - 13)
Daftar Penyenggaraan Harta Modal (Kew.PA
- 14)
11.3 Daftar Inventori (Kew.PA - 3)
11.4 Daftar Bekalan Pejabat (Kew.PS - 4)
11.5 Rekod Perolehan Bahan Buku
11.6 Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku
 PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 11 : STOK DAN INVENTORI PSS

11.7 Rekod Perolehan Akhbar

11.8 Rekod Perolehan Majalah
11.9 Rekod Perolehan Bahan Bercetak (Buku)
11.10 Semakan Stok
11.11 Pelupusan
11.12 Hapus Kira
11.13 Senarai Aset yang perlukan Penyenggaraan
(Kew.PA - 13)
 PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 12 : SIRKULASI / EDARAN BAHAN PSS

12.1 Sistem sirkulasi

12.3 Keahlian

12.4 Pinjaman berkelompok(bulk loan)

PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 13 : PERKHIDMATAN PSS

13.1 Jenis-jenis perkhidmatan:

• peminjaman buku

• peminjaman buku rujukan

• peminjaman berkelompok
• peminjaman bahan bukan buku
• peminjaman peralatan
• peminjaman pihak luar
• reprografi
PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 13 : PERKHIDMATAN PSS

13.1 Jenis-jenis perkhidmatan:

• bank soalan
• rakam salin
• koleksi soalan
• sebaran maklumat
• rekreasi
• khidmat nasihat & bimbingan
• pameran
• promosi & dsb.
PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK
BAB 13 : PERKHIDMATAN PSS

13.2 Waktu perkhidmatan:

• satu masa khas setiap kelas

• waktu rehat
• waktu tengah hari
• waktu petang
• hari Sabtu
• cuti sekolah
• jadual waktu Guru Perpustakaan & Media
PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK

BAB 14 : AUTOMASI PSS

14.1 Sistem yang digunakan

14.2 Sistem keselamatan
14.3 Menu Utama
14.4 ‘Output’
14.5 Prosedur memasukkan data
14.6 ‘Bar code’
14.7 Rangkaian (networking)
14.8 Laporan
 PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK
BAB 15 : PROGRAM BACAAN ( NILAM )

15.1 Konsep Program NILAM:

• latar belakang
• rasional
• asas pertimbangan
• pendekatan
• model Program NILAM
• tahap Program NILAM (Jauhari & Rakan Pembaca)
• sistem ganjaran
 PERINCIAN ISI KANDUNGAN FK
BAB 15 : PROGRAM BACAAN ( NILAM )

15.2 Strategi Pelaksanaan Program NILAM:

• pengenalan
• pelaksanaan
• bahan
• peranan
• pengumpulan data
• contoh-contoh rekod bacaan
 PROSEDUR MEMBUAT PINDAAN DALAM FK

• Kaji semula bahagian-bahagian yang perlu dibuat

pindaan / tambahan.

• Guru Perpustakaan & Media perlu menyediakan draf

pindaan / tambahan berkenaan.

• Draf pindaan / tambahan dibentangkan dalam

Mesyuarat J/Kuasa Induk PSS untuk
mendapatkan kelulusan.
 PROSEDUR MEMBUAT PINDAAN DALAM FK

• Selepas mendapat kelulusan, Guru Perpustakaan &

Media hendaklah memasukkan pindaan /
tambahan tersebut dalam Borang Pindaan dan
mendapatkan tandatangan untuk pengesahan.

• Tarikh kuatkuasa pindaan / tambahan ialah tarikh

mendapat kelulusan.
 Lampiran A

BORANG PENGESAHAN BAB FAIL KUASA PSS

KANDUNGAN DALAM BAB INI TELAH DIBENTANG DAN

DIPERSETUJUI DALAM MESYUARAT JAWATANKUASA INDUK
PUSAT SUMBER SEKOLAH KALI KE - ________ YANG TELAH
DIADAKAN PADA _______________________.

Disediakan oleh; Disahkan oleh;

………………………………… …………………………………
Cop: Cop:
Guru Perpustakaan & Media Pengetua/ Guru Besar

Tarikh : __________________ Tarikh : ___________________

 Lampiran B

Pindaan : Bil. _________ / Tahun : ____________

BORANG PINDAAN DASAR / POLISI FAIL KUASA PSS
BAB : ________________________________________________
Tarikh Tarikh
Bil. Perkara
Dikuatkuasa Dimansuh

KEPUTUSAN TERSEBUT DI ATAS TELAH DIBUAT DALAM

MESYUARAT JAWATANKUASA INDUK PUSAT SUMBER SEKOLAH
KALI KE -_________ YANG TELAH DIADAKAN PADA
________________.

Disediakan oleh; Disahkan oleh;

………………………………… …………………………………
Cop: Cop:
Guru Perpustakaan & Media Pengetua / Guru Besar
Tarikh : __________________ Tarikh : ___________________
SEKIAN
TERIMA KASIH