El Software de Gestión de mantenimiento integral SysMan Ver 9, es un

software que cuenta con más de década y media de continuo desarrollo y

actualización a las más exigentes normas de calidad y gestión aplicadas
en el sector industrial, comercial, de servicios, entre otros; cuenta con una
Interfaz muy intuitiva y amigable con el usuario, así el suministro de
información y posterior seguimiento de la misma podrá ser hecho de
manera efectiva. El presente manual describe de manera general
las opciones y funcionalidad de las pantallas de SysMan, este le
servirá de apoyo, mas sin embargo toda implementación en una
organización conlleva un flujo de trabajo específico y ajustado a la
empresa, el cual no es descrito en este documento, el consultor que lo
apoye en la implementación del producto lo guiará de manera
personalizada en el uso del programa (puesta en marcha del Software).
Interfaz principal del producto

La columna vertebral de SysMan en cualquiera de sus presentaciones es la estructura

del árbol que representa a los activos de su empresa, (sobre los cuales se desea
realizar la gestión de mantenimiento). Las opciones de manejo del producto están
distribuidas en dos grupos, además cuenta con un visor de Tareas Pendientes, todo
esto lo describimos a continuación.

a) Menú de Opciones (barra superior):

b) Panel izquierdo (Acceso a módulos):
c) Barra de Tareas Pendientes(panel lateral derecho):
Interfaz principal del producto
 Les presentamos algunas sugerencias de los términos por tipo de industria,
puede utilizar estas, o crear sus propios términos, en función de la estructura de
su empresa.

Manufactura

Combinación 1 Combinación 2 Combinación 3 Combinación 4

Área Planta Área Área

Procesos Área Equipo Equipo

Equipo Equipo SubEquipo Sistema

Componente Componente Componente Componente

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Vehículos

Combinación 1 Combinación 2 Combinación 3

Flota Tipo Vehículo Vehículo

Vehículo Unidad Sub – sistema

Sección Sección Componente

Componente Componente Parte

Hoteles – Centros Comerciales – Hospitales

Combinación 1 Combinación 2 Combinación 3 Combinación 4

Edificio Ciudad Ciudad Región

Área Ubicación Agencia/Tienda Tienda

Piso Área Área Área

Componente Componente Equipo Componente

Las combinaciones 3 y 4 son ideales para Organizaciones con Múltiples

Sedes (Tiendas, Agencias Bancarias, Etc.)

Ya con los ejemplos dados anteriormente tendrá una idea de cómo orientar
el enfoque de codificación, tema que trataremos con más amplitud adelante.

NOTA: Sea Práctico en el enfoque, no llegue al detalle en lo que presentara en el

árbol de activos, hay otros modos de obtener información detallada sin necesidad
de complicar el esquema general de distribución de activos.

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 En la imagen a continuación se muestra un ejemplo de la estructura de un
Árbol de Activos:

Orden Alternativo
del Árbol de Activos

Desde el Menú catálogos se registraran las Áreas y desde el Árbol de

activos se irán agregando las demás ramas, se sugiere registrar un Equipo de
cada tipo para que cuando deba crear otro similar pueda copiar la estructura del
ya existente y luego editar las características de este, estrategia similar puede
seguir para el registro de vehículos.
El árbol puede ser ordenado de dos formas: alfabéticamente (esta es la
opción por defecto) o por orden de presentación, la cual es definida por el usuario
en un campo ubicado en la ficha de edición de cada activo, esto aplica a cualquier
nivel del árbol.

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 Orden Alternativo
del Árbol de Activos

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Data Técnica

La data técnica podrá ser registrada dentro de la ficha de cada área,

equipo, componente, etc., para esto colóquese en la rama respectiva y presione el
botón ubicado en el panel izquierdo “Editar Ficha”, así accederá a la ficha
completa donde además de registrar la data técnica podrá incorporar datos de la
garantía, fotos, manuales técnicos (archivos anexos), etc.

NOTA: También se puede acceder al menú de opciones tales como Agregar,

Editar, Borrar, Reubicar y Expandir Rama, haciendo Clic con el botón derecho,
sobre la rama que desee modificar, directamente en el árbol.

Las implementaciones más exitosas del producto ya sean en empresas

pequeñas o en organizaciones con múltiples sedes y ciudades han sido muy
prácticas en el tema de la codificación de sus activos.

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 ORDENES DE TRABAJO GENERALES
(Reparaciones, Mejoras, Apoyo)

Las órdenes de trabajo generales pueden ser Correctivas (Reparaciones),

de Mejora o Apoyo a otros departamentos de la empresa, ya que muchas veces el
departamento de mantenimiento suele colaborar en tareas no directamente
vinculadas con el mantenimiento de equipos (Reubicación equipos, apoyo al Dpto.
de operaciones, Etc.) y es necesario justificar y documentar el tiempo empleado o
las labores efectuadas por la jefatura de mantenimiento.

Dado que SysMan sincronizará con su modo de trabajo es necesario en

primer lugar, que defina cómo se reportarán las averías en el sistema,
¿Involucrará directamente al Solicitante? Este registrará en el Software la avería
que después Ud. convertirá en orden de trabajo, o ¿el reporte de avería se lo
comunicarán por otro medio (Oral, Escrito, Mail, Etc.)? ¿Será usted quién cree
directamente la orden de trabajo?

Es muy importante definir el punto anterior, nuestra sugerencia es que en la

medida de lo posible involucre al solicitante, sea este el Supervisor de producción,
Supervisor de Planta, Operador, Etc. De manera tal que sea quien desde el
sistema le reporte la avería, este proceso es tan sencillo que una persona sin
mayor entrenamiento lo puede hacer; incluso un entrenamiento básico de no más
de 10 minutos suele bastar. De este modo, se garantizará que el trabajo fluya
desde el mismo origen de la falla y hacia el departamento de Mantenimiento.
Como tal se liberará de la tarea de descripción de la falla dado que lo que hará es
convertir la solicitud en una orden de trabajo, imprimirla y asignarla al mecánico o
técnico que gestionará la reparación.

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 SysMan lo faculta a que pueda desde el árbol, en el nivel de componente
(Rueda Roja) crear la Solicitud de OT o la Orden de Trabajo directamente, si es
una Solicitud usted la observará en el planificador de mantenimiento o si tiene
activado el visor de solicitudes, le podrá aparecer un mensaje emergente con el
aviso de la falla.
Para crear la orden, basta con ubicarse en el componente y a través del
panel lateral izquierdo realizar la solicitud.

NOTA: También se pueden crear las órdenes, haciendo doble Clic directamente
en el árbol, sobre el componente. Se desplegará un menú, con las mismas
opciones que aparecen en el panel lateral derecho.

Panel Lateral Doble Clic sobre

Izquierdo el componente

Nivel Componente
(Rueda Roja)

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 Se pueden crear solicitudes OT (Reporte de averías), o directamente las
órdenes de trabajo (OT); desde el planificador de mantenimiento podrá convertir
las solicitudes en órdenes de trabajo.

Recomendaciones Generales

Una vez cree la orden de trabajo y asigne a la persona que gestionará el

trabajo (responsable principal) imprima esta y entréguesela al personal, trate de
que SIEMPRE la orden de trabajo tenga un Responsable, dado que será él quien
deberá retornársela una vez que la ejecute y realice el cierre en el sistema. Ya que
el programa lo provee de reportes para medir la eficiencia de cada trabajador, no
pierda de vista la misión del sistema que es monitorear toda su gestión de
mantenimiento y esto incluye la eficiencia de los miembros de su departamento.

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 PREVENTIVOS (MANTENIMIENTO PROGRAMADO)

De manera resumida le exponemos como SysMan versión 9 trabaja en

relación a los planes periódicos de mantenimiento.

Las Rutinas de Mantenimiento vienen a ser un compendio de actividades

periódicas que ejecutará. Estas rutinas de mantenimiento se programan o vinculan
en el nivel de componentes (Rueda Roja) desde el mismo Árbol de Activos, y
seguidamente se debe establecer la frecuencia con que se van a realizar, ya sea
esta en base a Tiempo, Lectura, Etc. A partir de este momento el programa le
pedirá una fecha de inicio y/o Lectura inicial y a partir de allí creará
automáticamente la próxima orden de trabajo. En el panel derecho de tareas
pendientes, podrá ver en la pestaña de Futuras la actividad programada con un
color determinado; a medida que se acerque la fecha de la actividad este color irá
cambiando como recordatorio de las actividades que se avecinan. Mientras una
OTP (Orden de trabajo programada) no se haya completado, el software no
programará una nueva OTP, ni le permitirá crear órdenes de trabajo de las rutinas
pendientes.

Una vez creadas las órdenes de trabajo preventivas, podrá ubicarlas a

través del Planificador de mantenimiento y gestionarlas desde este módulo
(imprimirlas, asignarlas al personal, edición de los datos, etc.).

Para crear un plan de mantenimiento programado debe en primer lugar

crear las rutinas de mantenimiento que se ejecutarán periódicamente, esto se
hace a través de la pestaña de Catálogos, a continuación le presentamos algunas
consideraciones a la hora de comenzar a crear sus rutinas.

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 1. Asigne un código de fácil reconocimiento, por ejemplo, las primeras tres
letras pueden indicar el tipo de equipo al cual vinculará la rutina y a
continuación un código numérico o un indicativo del tipo de actividad
(Inspección, Cambio Aceite, Etc.)

Ejemplo: una Rutina a ser vinculada a las Bombas, esta será de Inspección y
es la rutina número 1, un posible código a signar será: BMB_Revision_01

Sugerencia: Sea práctico y objetivo en cuanto al plan de mantenimiento a

programar, tome en cuenta sus recursos (Personal, Presupuesto, Capacidad
operativa, etc.) para que programe un plan de trabajo que pueda cumplir.

En la barra de tareas (Tareas Pendientes) ubicada en la sección derecha

de la interfaz principal de SysMan encontrará un resumen de todo lo abierto
organizado o distribuido en días de antigüedad, esta es la mejor manera de
obtener una “Panorámica” de sus tareas. Es normal que tenga órdenes de trabajo
abiertas por causas ajenas a su departamento, tales como Falta de repuestos,
falta de asignación de recursos, en espera de aprobación por departamentos
superiores; etc. estas eventualidades puede registrarlas como Status y asignar a
las órdenes de trabajo; de esta manera podrá realmente observar el desarrollo de
su departamento de Mantenimiento e incluso proponer estrategias para
implementar mejoras en el mismo (Contratar nuevo personal, mejorar los tiempos
de procura de repuestos, etc.).

2. Cuando registre las rutinas que contengan varias actividades, trate de

agruparlas según su frecuencia, por ejemplo todas las actividades que se
efectúan mensualmente ya sean de inspección o calibración, etc., de esta
manera el programa le generará menos papeles (órdenes de trabajo) y así
podrá cumplir de forma más eficiente con su plan programado.

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 3. Si cuenta con actividades semanales o diarias, dado que son tan
periódicas, trate de no registrarlas al sistema o si lo hace cree un nivel 0 en
el área (ver imagen) y ahí programe este preventivo, generalmente los
preventivos que suelen tener una frecuencia tan corta son del tipo:
inspecciones o lubricaciones, tareas tan cotidianas que puede que no
requiera que SysMan se lo recuerde, esto con el fin de evitar la generación
excesiva de órdenes de trabajo, esta clase de actividades, pueden ser
manejada como actividades rutinarias, sin necesidad de programarlas.
En resumen, defina cuantas órdenes de trabajo puede atender
mensualmente y según esto construya su plan de mantenimiento, sea
práctico en la creación de estas rutinas.

4. En el formato de rutina puede establecer qué repuestos estima utilizar, de

esta manera al crearse la orden de trabajo se asignarán estos repuestos a
la OT creada pero en condición de No Utilizados, esto hasta que sean
retirados del almacén, en cuyo caso se cambiará el estatus del repuesto. El
trabajar de esta forma también lo facultará a efectuar proyecciones de uso o
consumo de repuestos, de forma análoga puede hacerlo con la mano de
obra y servicios externos.

El programa le permite crear dos tipos de rutinas: Base y Dependientes, las

cuales serán particularmente útiles para configurar los preventivos por tiempo que
se solapan entre sí; por ejemplo, para programar preventivos a los 5.000Km,
10.000Km y 15.000Km, para evitar que el programa genere dos órdenes de
trabajo diferentes (5.000Km y 10.000Km) se establece una base y las
dependientes.

 Rutina Base: Se va a definir la rutina con el menor tiempo como

la base, ya que estas actividades son las más repetitivas.
 Rutina Dependiente: Las rutinas dependientes deben ser
múltiplos de la rutina base, y estar configuradas en el mismo

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 formato (días, semanas, meses o años). Deben definirse en estas
rutinas las actividades de la base junto con las actividades
adicionales a ejecutarse en este período de tiempo.
Con esta configuración es posible emitir el mínimo de órdenes de trabajo y cumplir
un ciclo de mantenimiento preventivo completo antes de que se reinicie la
secuencia.

NOTA: Si su programa de mantenimiento no contempla equipos con rutinas

cíclicas que se solapen, simplemente se configuran los programas de preventivos
estableciendo cada rutina como Base, de esta forma se generan las órdenes de
trabajo en el tiempo estipulado.

Además puede editar y ajustar los programas de preventivos de acuerdo a las

necesidades de mantenimiento que requieran los equipos, es posible “pausar” una
rutina (base o dependiente) que no se esté llevando a cabo (incluso puede
registrar el motivo de esta pausa) y el programa seguirá funcionando con las
rutinas activas. De esta forma tendrá mayor flexibilidad en su gestión de
mantenimiento.

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Manual del Sistema de Gestión de Labores de Mantenimiento SysMan Ver. 9
 INVENTARIOS DE MATERIALES Y REPUESTOS

SysMan cuenta con un módulo muy completo de inventarios, a estas

opciones puede ingresar directamente desde el botón de Inventario ubicado en el
Acceso a módulos (lateral izquierdo)

Se puede utilizar el módulo de inventario para almacenar ítems

relacionados con el consumo de materiales y repuestos asociados al
mantenimiento, así como traslados entre almacenes (si posee más de uno).En
este apartado solo explicaremos las opciones de salida de materiales/repuestos
pertinentes a órdenes de trabajo.

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 Primero y principal debe establecer cuál es el modo de trabajar actual o
definir el método de trabajo a usar, le exponemos a continuación diversos modos
de trabajo y como SysMan lo acompañará en estas tareas; recuerde que el
software se ajustará al método de trabajo que Ud. Desee manejar en la empresa.

SysMan le permitirá manejar múltiples almacenes, pudiendo efectuar

traslados entre los mismos. Más adelante encontrara información adicional al
tema.

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1. Entrega de Materiales/Repuestos por Almacén, previa autorización del área
de mantenimiento (Generación de autorización o vale de salida)

Una vez impresa la OT, se entregará al Técnico o Mecánico que inspeccionará

el equipo; este anotará en la OT los repuestos que requerirá, entonces en el Dpto.
de Mantenimiento se asignarán estos repuestos a la OT, pero sin marcarlos como
utilizados (este permiso se les puede retirar, garantizando así que solo se retiren
los repuestos autorizados por el personal pertinente). Ya aprobado el retiro de
materiales/repuestos, el mecánico se dirige al Dpto. de Almacén, donde se le
entregarán solo lo que esté aprobado desde el módulo de salida de repuestos).

NOTA: Desde el menú Utilidades – Configuración SysMan – Inventarios puede

colocar la permisología para que el personal de Mantenimiento no pueda entregar
repuestos (Solo Autorizar) y Almacén solo Entregue (no pueda autorizar) de esta
manera creará una capa de seguridad para que SysMan se ajuste a sus políticas
internas.

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2. Entrega de Materiales/Repuestos por Almacén sin requerir autorización de
Mantenimiento.

El Mecánico o Técnico se dirige al Almacén y solicita los

materiales/repuestos que le sean necesarios, el encargado de Almacén asignará y
entregará los repuestos asociados a la orden de trabajo; para esta forma de retiro,
es requerido que se cuente con la OT creada antes de proceder a retirar repuestos
de almacén.

3. El Departamento de Mantenimiento gestiona su propio inventario

Desde la misma orden de trabajo se asignará el material/repuesto y lo

marcará como “Marcar como ya Utilizado” así se descontará del inventario.

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 En muchas ocasiones se desea controlar los repuestos utilizados mas no
se lleva un inventario propio sino que se compra el material/repuesto requerido y
se usa, es factible configurar el módulo de inventarios para que permita los
negativos (Utilidades – Configuración SysMan) de esta manera podrá controlar lo
que ha usado sin necesidad de llevar un inventario (existencias).

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 EVALUACIÓN DE DATOS

SysMan cuenta con múltiples herramientas para la evaluación de los datos,

comenzando por los reportes configurados, aquí encontrará una lista de informes
agrupados según familias, el generar estos es muy sencillo, adicionalmente todos
los reportes puede exportarlos a Excel y aquí aplicar los filtros dinámicos que
desee, de esta manera multiplicará su capacidad de análisis e interpretación de la
data.

Adicionalmente posee dos herramientas o módulos que cuentan con un alto

grado de resumen, de manera tal que podrá de modo muy simple generar
informes gráficos, estas herramientas las describimos a continuación.

Barra Tareas Pendientes

Esta barra le presentará tres grupos de evaluación de datos, en cada grupo

encontrará que se organizan el total de las solicitudes u órdenes de trabajo según
su antigüedad (rangos en días), los tres grupos de datos que va a encontrar son
los siguientes:

 Solicitudes OT (Reportes de Averías).

 OT Generales
 Preventivos

Para mayor organización el panel de tareas pendientes presenta dos

pestañas que agrupan las actividades en PASADAS y FUTURAS; esto con la
intención de verificar de forma rápida aquellas solicitudes que tienen varios días
abiertas, el tiempo de retraso que presentan y las que están pendientes de
ejecución en una fecha determinada.

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 Además puede aplicar los filtros que desee en la barra, para visualizar un
grupo específico de solicitudes; una vez seleccionados los filtros, se da Clic sobre
el botón de actualizar para que realice la selección solicitada. Así mismo puede,
de manera que al ingresar al programa, se seleccionen un grupo específico de
solicitudes, de acuerdo al criterio establecido.

Se pueden visualizar las OT (reportes de avería, OT Generales y

Preventivos de acuerdo a:

 Área
 Equipo
 Línea

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  Grupo (Equipo)

NOTA: Cuando registre un grupo de usuarios puede predeterminar ciertos filtros

para que se apliquen automáticamente, y de esta forma, limitar la información que
ve un usuario determinado. Podrá conseguir mayor información en la sección que
explica el módulo de configuración SysMan.

Funciones Adicionales

Cada Grupo de datos le presentará un gráfico de barras, con hacer doble

clic en cada barra podrá generar un reporte detallado de cuáles son las solicitudes
u órdenes de trabajo que corresponden con la barra, este es un modo muy
eficiente de generar informes según los días de retraso.

Sumario Ordenes de Trabajo

Si se utiliza apropiadamente este módulo, le permitirá generar informes muy

precisos en relación a las solicitudes y órdenes de trabajos abiertas y/o cerradas,
y agruparlas por área, equipo, componente, etc. Incluso puede generar informes
gráficos (formato de árbol) o tipo reportes desde la opción de imprimir.

Encontrará mayor explicación de este módulo en el capítulo 3 “Descripción

General Opciones (Interfaz de Usuario)”.

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 Capítulo 3
Descripción General Opciones
(Interfaz de usuario)

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MENÚ DE OPCIONES (BARRA SUPERIOR)

Menú Archivo

a) Abrir Base de Datos

Abre una base de datos ya existente en el disco.

Por el hecho de que una base de datos le permite manejar la información

de varias plantas y líneas de producción no es necesario que tenga un archivo de
datos por cada una de ellas, la ventaja de tener una sola base de datos es que
eventualmente se podrán generar reportes evaluando todos los datos en conjunto,
beneficio del cual no podría disfrutar si utiliza múltiples bases de datos (archivos)
para almacenar sus información.

Sugerencia: Le recomendamos que solamente utilice diferentes bases de datos

(archivos) cuando esté seguro de que no necesitará evaluar todos sus datos en
conjunto; es decir; serán totalmente independientes, por ejemplo: dos empresas
diferentes con rutinas de mantenimiento, empleados, maquinarias, etc., diferentes.

Presentación Profesional

La presentación profesional cuenta con bases de datos en formato

.accdb (similar a las que utiliza Access 2007), pero cuenta con la extensión
.smn, recomendamos colocar el archivo .smn en una ruta segura e
invocarla desde esta carpeta, asegúrese de contar con respaldos periódicos
de esta carpeta.

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 Presentación Empresarial

Esta presentación puede contar con Bases de datos ya sea bajo

plataforma SQL Server u Oracle, ahora para abrir esta base de datos
deberá invocar un archivo con la extensión .csq (SQL Server) o .cso
(Oracle), en el interior de este archivo se encuentra la cadena que permitirá
conectarse con la base de datos (string de conexión).

En el anexo de este manual encontrará mayores especificaciones técnicas

de cómo gestionar la conexión con bases de datos SQL u Oracle.

b) Cerrar Base de Datos

Cierra la base de datos actualmente abierta.

c) Salir

Menú Catálogos

En el menú catálogos encontrará las opciones de registro de datos que serán

utilizados para la mayoría de los procesos del programa, por ejemplo: Equipos,
Rutinas, Empleados, Fallas, etc.

Todas las pantallas de registro de datos son similares en cuanto a

funcionamiento, asimismo cuentan con campos comunes y campos propios de
cada catálogo.

El funcionamiento de las pantallas de registro de datos (edición y borrado) así

como los campos comunes a todos los catálogos son explicados a continuación.

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 Para crear un nuevo activo en
este catálogo presione Aceptar

En este campo se
agrega el nombre o Presione este botón para
código del área desplegar la lista de los activos
existentes en este catálogo

Si agregó un activo nuevo la pantalla que se desplegará es la mostrada a

continuación:

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 El modo de funcionamiento es el siguiente: si usted ingresa un código no
existente el programa le abrirá una pantalla con los campos en blanco de esta
manera podrá agregar un nuevo registro, ahora si el código ya está registrado
tendrá la oportunidad de modificarlo o eliminarlo completamente

El botón signado con una lupa le permitirá acceder a un examinador en el

cual se le presentará los registros existentes (ya sean equipos, rutinas, fallas, etc.)
aquí lo podrá seleccionar y así editarlo.

En la barra de botones ubicada en la esquina superior izquierda encontrara

las funciones que le permitirán grabar los registros, borrar, imprimir los datos,
avanzar entre registros, Etc.

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1. Campos Comunes

Hay una serie de campos que son comunes a la mayoría de los catálogos
de datos, estos los explicaremos a continuación, le recordamos que los campos
propios de cada catálogo serán explicados con detalle en el respectivo tópico.

 Descripción

Aquí ingresara la descripción del registro, éste campo es requerido

(obligatorio)

 Comentarios

Aquí ingresará los comentarios del registro, no tiene límites en

cuanto a palabras a incluir.

 Campos Personalizados

Es factible crear nuevos campos a todas las tablas, por ejemplo si

usted requiriera de un campo que no haya sido considerado por nosotros
puede agregarlo desde el menú Utilidades-Campos Personalizados, esta
opción la encontrará descrita con mayor detalle en el tópico relacionado a
«opción del menú».

 Orden Presentación: En este campo se puede configurar el orden

específico en que aparecerán los activos en el árbol. Si se
encuentran códigos de ordenamiento similares, se aplicará como
orden alternativo el del código del activo.

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