Α’ Ειδική Φάση Σπουδών ∙ Μεγαθεματικό Πεδίο: Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση και ΤΠΕ

Άδειες κυκλοφορίας Ι.Χ. οχημάτων

Αποτύπωση, Μοντελοποίηση και Βελτιστοποίηση της διοικητικής διαδικασίας έκδοσης τους

Συντάκτες:
Αθανασιάδης Αθανάσιος, Γκολφινόπουλος
Σπύρος, Κουτσοσπύρος Χρήστος, Κοψιδάς
Οδυσσέας, Λάμπρου Ιωάννης

Εισηγήτρια:
κα Αυγέρη Ελευθερία

ΑΘΗΝΑ, ΦΕΒΡΟΥΑΡΙΟΣ 2018

 Κάποιες βασικές πληροφορίες…
• Η διαδικασία αυτή υλοποιείται μέσω του Τμήματος Αδειών Κυκλοφορίας της
Διεύθυνσης Μεταφορών και Επικοινωνιών κάθε Περιφέρειας.

• «Πεδίο» της έρευνας μας υπήρξε το αντίστοιχο Τμήμα της Περιφερειακής

Ενότητας Πειραιά, συνιστώσας ενότητας της Περιφέρειας Αττικής

• Το Τμήμα αυτό παρουσιάζει την «ιδιαιτερότητα» εξυπηρέτησης νησιωτικών

περιοχών.

2
 Λόγοι επιλογής της διαδικασίας
• Η κυρίαρχη τάση δημιουργίας ενός
«επιτελικού» κράτους θέτει ως προτεραιότητα
την μεταφορά αρμοδιοτήτων από την κεντρική
διοίκηση σε αποκεντρωμένες δομές.

• Είναι όμως οι δομές αυτές ικανές να

παρέχουν ταχείς, αποτελεσματικές και
χαμηλού κόστους υπηρεσίες προς του
πολίτες;
• Επιλέξαμε μια διαδικασία που απευθύνεται
στο ευρύ κοινό και διεκπεραιώνεται από
αποκεντρωμένες διοικητικές δομές
προκειμένου να διερευνήσουμε αυτό.

3
 Η διαδικασία και ο πολίτης
• Οι ενδιαφερόμενοι πολίτες μπορούν
να λάβουν πληροφορίες αναφορικά
με την διαδικασία έκδοσης
κυκλοφορίας από εξειδικευμένο
ιστότοπο «Οδηγός του Πολίτη» που
έχει δημιουργήσει η Περιφέρεια
Αττικής (
https://www.pattikis.gr/citizen/).
• Για την υποβολή του αιτήματος
απαιτούνται 5 έγγραφα (1
συμπληρωμένη αίτηση και 4
δικαιολογητικά).
• Η υποβολή μπορεί να γίνει είτε σε
Κ.Ε.Π. είτε στα κατά τόπους Τμήματα
Αδειών Κυκλοφορίας. 4
 Η υφιστάμενη διαδικασία (As-Is)
• Η υφιστάμενη διαδικασία. είναι ασύμβατη με τις εξελίξεις που έχουν σημειωθεί
στις τεχνολογίες πληροφοριών και επικοινωνίας.

• Έγγραφα διακινούνται σε φυσική μορφή τόσο μεταξύ Κ.Ε.Π. και Τμημάτων όσο
και εντός των Τμημάτων, με αποτέλεσμα την ύπαρξη χρονικών υστερήσεων.

• Ο χρόνος διεκπεραίωσης της διαδικασίας, ιδιαίτερα σε περιόδους αιχμής, είναι

σημαντικά μεγαλύτερος του προβλεπόμενου.

• Τα Τμήματα Αδειών Κυκλοφορίας στερούνται το προσωπικό και τα μέσα εκείνα

που θα τους επιτρέψουν την αποτελεσματική διαχείριση των αιτημάτων των
πολιτών.

5
 Η υφιστάμενη διαδικασία (2)
• Τα αιτήματα που κατατίθενται στα Κ.Ε.Π.
προωθούνται στο αρμόδιο Τμήμα μέσω της
υπηρεσίας επιστολικού ταχυδρομείου των ΕΛ.ΤΑ.
• Η μεθοδολογία αυτή οδηγεί στην επιμήκυνση
του χρόνου διεκπεραίωσης, ειδικά για τις
νησιωτικές και απομακρυσμένες περιοχές.
• Η διεκπεραίωση των αιτημάτων στα Τμήματα
παραμένει ίδια, ανεξάρτητα του τρόπου
υποβολής του αιτήματος.

6
 Η υφιστάμενη διαδικασία (3)
• H διεκπεραίωση του αιτήματος ακολουθεί
τις εξής φάσεις:
Υποδοχή
Έλεγχος
Καταχώρηση – Έκδοση
Υπογραφή
Αρχειοθέτηση
• Η φάση του Ελέγχου δέχεται το
μεγαλύτερο διοικητικό «βάρος», καθώς
υλοποιείται με παραχωρημένες μεθόδους.

7
 Η βελτιστοποιημένη διαδικασία (To
be)
• Οι βελτιστοποιήσεις που προτείνουμε κινούνται προς την «κατεύθυνση»
ψηφιοποίησης της διαδικασίας.

• Θέτουμε τους ακόλουθους «προγραμματικούς» στόχους:

 μείωση του χρόνου διεκπεραίωσης των αιτημάτων,
 εξοικονόμηση πόρων και μείωση του κόστους διεκπεραίωσης, και
 μείωση της απασχόλησης πόρων.

• Δεν καθορίστηκαν συγκεκριμένες τιμές-δείκτες επίτευξης ή μη των στόχων,

καθώς στην διαδικασία αξιολόγησης υπεισέρχονται εξωτερικοί παράγοντες
τους οποίους η Διοίκηση καλείται να σταθμίσει σε σχέση με τα οφέλη της
προτεινόμενης διαδικασίας.
8
 Η βελτιστοποιημένη διαδικασία (2)
• Στο πλαίσιο της προσπάθειας βελτιστοποίησης της διαδικασίας
προτάθηκαν οι παρακάτω αλλαγές:
Υιοθέτηση του ηλεκτρονικού παραβόλου ως μεθόδου πληρωμής των τελών
αδείας.
Αντικατάσταση του επιστολικού ταχυδρομείου με εξειδικευμένο web service
για προώθηση των αιτημάτων που υποβάλλονται σε Κ.Ε.Π..
Διασύνδεση Τμημάτων Αδειών Κυκλοφορίας και Α.Α.Δ.Ε. για την επίτευξη
αυτοματοποιημένου ελέγχου εγκυρότητας των παραστατικών που
υποβάλλονται.
Ψηφιοποίηση του συνόλου των σχετικών εγγράφων και εναπόθεση τους σε
ενδοϋπηρεσιακή βάση δεδομένων για μελλοντική τους χρήση.
• Οι βελτιστοποιήσεις αυτές επιτρέπουν την ανακατανομή πόρων εντός του
Τμήματος ενισχύοντας την επίδραση της πρότασης μας. 9
 Προσομοίωση των διαδικασιών
• Με την χρήση του λογισμικού Bizagi Modeler αφού αποτυπώσαμε τις δύο
διαδικασίες και πραγματοποιήσαμε τις αντίστοιχες αναθέσεις, «τρέξαμε» τις
προσομοιώσεις τους.
• Τα πλέον ενδεικτικά τους αποτελέσματα ήταν:
Εργασιακό κόστος διαδικασίας (€) Μέσος χρόνος υλοποίησης διαδικασίας (m)Απασχόληση Δ.Υ. Καταχώρησης (%)
Υφιστάμενη Βελτιστοποιημένη Υφιστάμενη Βελτιστοποιημένη Υφιστάμενη Βελτιστοποιημένη
5000 2000.00 16.00%
4500 4318.07 1800.00 1721.85 13.77%
14.00%
4000 1600.00
12.00%
3500 1400.00
3000 1200.00 10.00%
2,452.97
2500 1000.00 8.00%
2000 800.00 6.00% 5.65%
1500 600.00
4.00%
1000 400.00
500 200.00 2.00%
77.17
0 0.00 0.00% 10
 Συμπεράσματα
• Η εφαρμογή της βελτιστοποιημένης διαδικασίας εξασφαλίζει την επίτευξη των
«προγραμματικών» στόχων που θέσαμε:
Η διάρκεια της διοικητικής διαδικασίας έκδοσης αδειών κυκλοφορίας Ι.Χ.
οχημάτων μειώνεται κατακόρυφα.
Η εφαρμογή της βελτιστοποιημένης διαδικασίας οδήγησε σε μείωση του
εργασιακού κόστους κατά 43% , ενώ μειώθηκαν και τα σταθερά/διοικητικά
κόστη της διαδικασίας.
Η εφαρμογή της βελτιστοποιημένης διαδικασίας οδηγεί σε μείωση της
έντασης της απασχόλησης των Διοικητικών Υπαλλήλων.
• Η εφαρμογή της βελτιστοποιημένης διαδικασίας οδηγεί σε σημαντική
εξοικονόμηση πόρων, κόστους και χρόνου, ενώ παράλληλα δημιουργούνται και
οι προϋποθέσεις για την εμφάνιση θετικών εξωτερικοτήτων για το σύνολο της
υπηρεσίας. 11
Σας ευχαριστούμε για
την προσοχή σας!