ANALISIS SISTEM

APOTEK SEHAT MEDIKA

Manajemen Farmasi

Muhammad Faisal Firdaus

Profil Perusahaan

■ Apotek Sehat Medika adalah salah satu apotek yang berlokasi di Jalan Pondok Labu
Raya No. 75, RT05/01, Pondok Labu, Cilandak, Kota Jakarta Selatan, DKI Jakarta.
Apotek ini menyediakan berbagai macam jenis obat bebas, obat resep, alat-alat
dokter, dan alat kesehatan lainnya. Apotek ini berdiri sejak pertengahan tahun 2015
lalu.
Dokumen yang Digunakan
■ Deskripsi dokumen dilakukan untuk mengetahui sistem informasi, apakah data-
data yang ada saat ini sudah cukup menghasilkan informasi yang dibutuhkan, jelas,
konsisten dan tidak terdapat duplikasi data serta untuk mengetahui isi informasi
yang terdapat di dalam dokumen tersebut.
■ Bentuk analisis dokumen dapat digambarkan seperti:
– Nama : Menjelaskan nama dokumen tersebut.
– Fungsi : Menjelaskan kegunaan informasi yang akan digunakan.
– Sumber : Asal dokumen.
– Distribusi : Menjelaskan ke proses apa saja dan ke bagian mana saja
informasi tersebut mengalir. Frekuensi : Selang pembuatan atau pemakaian
dokumen.
– Rangkap : Jumlah salinan dokumen. Isi : Seluruh item yang ada pada formulir.
■ Dokumen masukan dan dokumen keluaran yang digunakan oleh Apotek Sehat
Medika adalah sebagai berikut:
■ Dokumen Masukan
No Nama Dokumen
1 Resep
■ Dokumen Keluaran
No Nama Dokumen
1 Surat Pembayaran
2 Laporan Persediaan Obat
3 Laporan Penjualan Obat
■ Simpanan Data
No Nama File
1 File obat psikotropika &
non-psikotropika
2 File transaksi penjualan
obat
Fungsi Sumber
Mencatat daftar obat yang diminta dokter Dokter
Fungsi Sumber
Membuat bukti penjualan Asisten Apoteker
Memberikan informasi stok persediaan obat Asisten Apoteker
Memberikan informasi obat yang telah terjual Asisten Apoteker
Fungsi Sumber
Berisi tentang data stok obat dan data harga Dokter
obat yang berfungsi untuk membuat
keputusan stok persediaan obat.
Berisi tentang data-data Bon atau bukti
penjualan obat yang berfungsi sebagai bukti
laporan penjualan.
Prosedur Sistem
■ Proses Pencarian Obat
– Konsumen datang ke apotek dan menyerahkan resep dari Dokter atau permintaan
obat biasa,
– Lalu Asisten Apoteker akan melakukan pencarian obat berdasarkan data obat yang
diminta dengan melihat stok obat di file obat psikotrapika & non-psikotrapika.
– Hal ini dilakukan untuk memperoleh informasi ketersediaan obat yang diminta
konsumen.
■ Proses Transaksi Penjualan Obat
– Setelah asisten apoteker melakukan proses-proses pencarian obat, asisten
apoteker langsung melakukan perhitungan total pembayaran dengan mengambil
informasi obat dan harga obat dari file obat psikotrapika & non-psikotrapika.
– Setelah perhitungan selesai, maka data total pembayaran akan disimpan di file
transaksi penjualan obat.
– Lalu, asisten apoteker akan menginformasikan total pembayaran kepada
konsumen dan konsumen akan melakukan pembayaran obat sesuai dengan
informasi total pembayaran.
– Asisten apoteker akan melakukan verifikasi pembayaran jika pembayaran
tervalidasi maka asisten apoteker akan memberikan obat & aturan pakai dan struk
pembayaran kepada konsumen.
Prosedur Sistem
■ Proses Pembuatan Laporan
– Apotek Sehat Medika membuat dua laporan yaitu:
– laporan persediaan obat yang dibuat berdasarkan informasi obat yang di ambil
dari file obat psikotrapika & non psikotrapika dan
– laporan penjualan obat yang dibuat berdasarkan informasi transaksi penjualan
obat yang di ambil dari file transaksi penjualan obat
Identifikasi Masalah
■ Dari hasil analisa, ternyata sistem yang sedang berjalan sampai saat ini masih
memiliki kekurangan seperti penyalinan kembali salinan struk pembayaran obat
yang sudah tercetak dari komputer ke dalam buku besar,
■ Maka dapat simpulkan penggunaan komputer di Apotek Sehat Medika belum
digunakan secara optimal, terutama dalam penggunaan media penyimpanan digital
seperti file, file/dokumen menjadi lebih efektif dan efisien sehingga dapat membuat
laporan dan memberi informasi yang cepat dan akurat.
■ Pengembangan sistem informasi memerlukan analisis yang tepat untuk bisa
memetakan terlebih dahulu masalah dan kelemahan pada sistem lama.
■ Ada beberapa metode yang digunakan diantaranya analisis PIECES (Performance,
Information, Economy, Control, Eficiency, dan Service) yaitu dengan melakukan
analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan
pelayanan konsumen.
Identifikasi Masalah
1. Performance (Analisis Kinerja)
– Kinerja Apotek Sehat Medika dalam pengolahan data selama ini sudah
menggunakan sistem yang terkomputerisasi namun sistem tersebut masih
belum berjalan dengan optimal.
– Contohnya seperti data stok obat dan pembuatan laporan masih
menggunakan buku sebagai media penyimpanan akhir.
2. Information (Analisis Informasi
– Kemampuan sistem informasi yang baik, sebuah perusahaan/organisasi akan
mendapatkan informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu.
– Informasi yang didapat dari output, input dan penyimpanan data atau
informasi itu sendiri.
– Output yang dihasilkan sistem selama ini belum bagus dan membutuhkan
waktu yang lama.
– Pemasukan data tidak dapat diproses dengan cepat dan bertumpuk-tumpuk
– Sedangkan untuk penyimpanan data juga belum aman masih dalam bentuk
lembaran-lembaran.
Parameter Hasil Analisis
Akurat Sistem yang berjalan saat ini, masih melakukan proses pencatatan salinan
struk pembayaran ke dalam buku besar, sehingga hal ini rentan
mengakibatkan informasi yang di hasilkan tidak akurat
Relevan Informasi yang di hasilkan sudah cukup relevan.

Tepat Waktu Informasi penjualan yang seharusnya saat struk pembayaran di cetak, sistem
bisa langsung merekam dan menyimpan data pembayaran di dalam media
penyimpanan digital. Akan tetapi tidak demikian, Apotek Sehat Medika dalam
proses pembuatan laporan memerlukan waktu yang lebih lama karena masih
melakukan proses pencatatan salinan struk pembayaran ke dalam buku besar
untuk pembuatan laporan.
Identifikasi Masalah
3. Economics (Analisis Ekonomi)
– Seperti Penggunaan kertas,tinta dan alat tulis lainnya untuk penyimpanan
dokumen tidaklah economics
4. Control (Analisis Kendali)
– Dalam sistem yang berjalan saat ini, pengendalian atau kontrol saat
melakukan pengolahan data untuk membuat laporan penjualan sangatlah
kurang, karena penyalinan struk pembayaran kedalam buku besar memungkin
adanya kesalahan dalam proses pembuatannya dan juga adanya risiko buku
besar hilang,rusak, dan lain-lain.
Identifikasi Masalah
5. Efficiency (Analisis Efisiensi)
– Dari hasil pengamatan pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa
pendayagunaan waktu dan personil masih kurang efisien. Keberadaan
komputer yang ada hanya digunakan untuk pencetakan struk pembayaran
obat tidak digunakan secara optimal khususnya dalam penggunaan media
penyimpanan digital.
6. Service (Analisis Pelayanan)
– Apotek Sehat Medika pelayanan konsumen pada saat penjualan obat sudah
cukup baik, tetapi masih terdapat kekurangan yaitu masih kurang cepat dan
akurat.
– Pelayanan pengecekkan informasi ketersediaan obat, jika obat yang diminta
tidak ditemukan di rak/lemari maka asisten apoteker akan mengecek di buku
besar dan jika obat yang diminta konsumen tidak tersedia maka asisten
apoteker akan mencarikan merk obat yang berbedan tetapi komposisi obat
yang mirip dengan obat yang diminta dengan melihat data obat di buku besar
persediaan obat.
Masalah Pokok
1. Daftar obat tidak terkomputerisasi karena masih menggunakan sistem pencatatan
(manual).
2. Laporan penjualan masih menggunakan sistem pembukuan.
3. Dalam pencatatan data pada buku masih sering terjadi kesalahan.
4. Stok obat masih ditulis secara manual dan belum terkomputerisasi.
5. Masih sering terjadi ketidak seimbangan update antara yang terkomputerisasi
dengan sistem yang manual.
Usulan Pemecahan Masalah
■ Penulis melakukan beberapa perubahan dari prosedur kerja lama dalam
perancangan prosedur kerja yang baru.
■ Prosedur kerja yang penulis rancang pada sistem baru tidak jauh berbeda dengan
sistem lama.
■ Penulis hanya melakukan penyederhanaan dalam prosedur kerja, arsip atau
dokumen diganti dengan media penyimpanan digital seperti file, dan mengganti
beberapa proses yang masih dilakukan secara manual dengan sistem
komputerisasi.
■ Sistem komputerisasi ini diharapkan dapat membuat aliran dokumen menjadi lebih
efektif dan efisien sehingga dapat membuat laporan dan memberi informasi yang
cepat dan akurat.