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Gestión por Procesos

A-0

1
Más general
2
3

A0

Más detallado
1
2
3

A2

1 1
2 2
3 3

A22 A23
Objetivo de la Sesión
• Entender los beneficios empresariales que se obtiene con
la Gestión por procesos

• Diferencias entre la Gestión por procesos y la Gestión


tradicional

• Business Process Management (BPM)


Gestión por Procesos
Tabla de Contenido

• Gestión Tradicional

• Gestión por Procesos

• Definición de BPM

• Sistemas para la Gestión de Procesos


Evolución de las organizaciones

“La capacidad de aprender con mayor


rapidez que los competidores quizá sea la
única ventaja competitiva sostenible”
Arie de Geus (Shell)

Maestría
Personal

Pensamiento Modelos
Sistémico Mentales

APRENDIZAJE
ORGANIZACIONAL

Aprendizaje Visión
en Equipo Compartida
Evolución de las organizaciones

Organización
Inteligente
(Peter Senge)

Organización
basada en Desempeño
(Peter Drucker)

Organización
Burocrática
(Max Weber)

1900 1950 2000


GESTIÓN TRADICIONAL
GESTIÓN TRADICIONAL

• Las organizaciones no están hechas para servir a los clientes, sino


para preservar el orden interno.
• Tenemos sobre nuestra organización una representación funcional.
– Visualizamos un organigrama que representa a las principales
funciones, servicios o departamentos.
– Establecemos responsabilidades, objetivos, planes, etc, para
cada una de dichas funciones, servicios o departamentos.
GESTIÓN TRADICIONAL

• Esta visualización de la organización y su gestión plantea


deficiencias y problemas:
– No aparecen los clientes hacia los que está enfocada la
organización.
– No aparecen los productos y servicios que se producen y
prestan.
– No aparecen las actividades o procesos de funcionamiento
que sirven para obtener los productos / servicios ni los de
apoyo.
GESTIÓN TRADICIONAL

• Consecuencias de esta visualización:


– La existencia de objetivos funcionales contrapuestos.
– El establecimiento de “Reinos de Taifas”
– Disfunciones y deficiencias por falta de coordinación y
colaboración.
– Falta de delegación y falta de agilidad en las tomas de
decisión.
– Burocratización de la resolución de problemas.
Gestión por Procesos

Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo.

Albert Einstein
Gartner opina

GRAN CANTIDAD DE INFORMACIÓN


• Cerca del 75% de la información relevante que reciben los empleados
provienen de otras personas.
ISLAS DE INFORMACIÓN
• Más del 80% de la información de la empresa reside en las PC’s en
carpetas personales de los propios empleados.
PEDIDA DEL CONOCIMIENTO
• Las personas son la clave del conocimiento de la empresa, y el riesgo
de la perdida del mismo reside en el abandono de la empresa por parte
del empleado
Qué es un Proceso

Definición

• Se Entiende éstos como una secuencia de actividades (Flujo de


Trabajo) orientadas a generar un valor añadido sobre una
ENTRADA para conseguir un resultado, y una SALIDA que a su
vez satisfaga los requerimientos del Cliente.
• Un Flujo de trabajo está formado por un elemento / Objeto (p.e
un formulario, documento, etc) y unas reglas que determinan su
comportamiento.
CARACTERÍSTICA DE UN PROCESOS
Cadena de suministro de procesos

Requisitos Requisitos

Entradas Salidas
relacionadas con relacionadas con el
el producto producto

Procesos del Procesos de la Procesos del


proveedor organización cliente

Características y Características y
estado del producto estado del producto

Retroalimentación Retroalimentación
Gestión por Procesos
¿Qué es Gestión por Procesos?

• Es un enfoque gerencial distinto y complementario


a la Gerencia Funcional
• Es una disciplina: Articula un conjunto de
conocimientos de la Teoría de la Organización,
Filosofía de la Calidad, Teoría de los Sistemas,
etc..
• Es una metodología
• Es una Herramienta
PLANTEAMIENTO DE GESTION POR PROCESOS

El planteamiento de Gestión por Procesos, incluye : El cliente, el


producto y el flujo de trabajo; además:

• Nos ayuda a percibir como las tareas se hacen por


medio de Procesos que rompen las barreras
funcionales.

• Muestra las relaciones internas entre cliente –


suministrador por medio de las cuales se producen
los productos y servicios.
LOS “ESPACIOS EN BLANCO” DE LA ORGANIZACION

Eliminar las discontinuidades existentes en los organigramas,


es decir, los espacios en blanco

ORGANIZACIONES
ORGANIZACIONES POR PROCESOS
TRADICIONALES

PROCESOS
DIFERENCIAS ENTRE LA GESTIÓN FUNCIONAL Y
LA GESTION POR PROCESOS

GESTION POR FUNCIONES GESTION POR PROCESOS


• Departamentos especializados • Procesos valor añadido
• Departamento forma organizativa • Forma natural organizar el trabajo
• Jefes funcionales • Responsables de los procesos
• Jerarquía - control • Autonomía - Autocontrol
• Burocracia - formalismo • Flexibilidad - cambio - innovación
• Toma de decisiones centralizada • Es parte del trabajo de todos
• Información jerárquica • Información compartida
• Jerarquía para coordinar • Coordina el equipo
• Cumplimiento desempeño • Compromiso con resultados
• Eficiencia: Productividad • Eficacia: competitividad
• Cómo hacer mejor las tareas • Qué tareas hacer y para qué
• Mejoras de alcance limitado. • Alcance amplia - transfuncional
DIFERENCIAS ENTRE LA GESTIÓN TRADICIONAL DE LOS PROCESOS Y
LA GESTION POR PROCESOS (ESTRATEGICA)

Gestión tradicional de los Gestión por Procesos


Procesos (estratégica)
• Está centrada en los Procesos • Se centra en los Procesos que son
operativos o administrativos críticos para el éxito del negocio,
dependientes de una unidad con independencia de los
funcional. departamentos funcionales.
• Responsabilidades compartidas. • La responsabilidad es única (no es
Prevalece la organización vertical. compartida) conviviendo la
• Se evalúa la eficacia de los organización vertical con la
Procesos. horizontal.
• Se mejoran ocasionalmente los • Los procesos se mantienen bajo
Procesos pero en forma gradual y control, mejora permanente, gradual
reactiva. y radical de carácter proactivo.
• Aprendizaje esporádico del propio • Benchmarking sistemático dentro y
sector fuera del sector.
Gestión por Procesos
Cambio de enfoque

Centrado en la Organización Centrado en el Proceso

• Los empleados son el • El proceso es el


problema problema

• Siempre se puede • Siempre se puede


encontrar un mejor mejorar el proceso
empleado
Gestión por Procesos
La Modificación de Paradigma

DE HACIA
• Organización departamental • Organización por proceso
• Profesionales especializados • Profesionales polivalentes
• Control de calidad • Calidad en la fuente
• Visión puntual • Visión sistémica
• Preocupación por el control • Preocupación por la planificación
• Mantenimiento de los procedimientos • Mejoría continua (proactividad)
• Comunicación diluida • Transparencia de informaciones
• Responsabilidad difusa por la • Responsabilidad clara por la
información información
• Paternalismo • Profesionalismo
• Falta de visibilidad • Visibilidad de los controles
• Busca de información en fuentes • Captura de la información en la fuente
diversas
• Relación Jefe - Subordinado • Relación Cliente - Proveedor
• Confrontación (gana - pierde) • Alianza (gana - gana)
Gestión de Procesos de Negocios
Business Process Management
(BPM)

• Business Process Management (BPM) es un conjunto de


métodos, herramientas y tecnologías utilizados para diseñar,
representar, analizar y controlar procesos de negocio
operacionales. BPM es un enfoque centrado en los procesos
para mejorar el rendimiento que combina las tecnologías de la
información con metodologías de proceso y gobierno.
• BPM es una colaboración entre personas de negocio y
tecnólogos para fomentar procesos de negocio efectivos, ágiles
y transparentes.
• Como su nombre sugiere, BPM se enfoca en la administración
de los procesos críticos (core).
Gestión de Procesos de Negocios
Business Process Management
(BPM)
Importancia de la Gestión de los Procesos

La Optimización de los procesos garantiza:

– Aumento de la productividad
– Aumento de la Satisfacción de los empleados y los clientes
– Mayor rentabilidad
Alcance del BPM
PROVEEDORES

CLIENTES

SISTEMAS

PERSONAS

FUNCIONES

NEGOCIOS

SOCIOS

EL BPM GESTIONA DE FORMA UNIFICADA, LOS PROCESOS,


LAS PERSONAS Y LA INFORMACION PARA TODAS LAS
ACTIVIDADES DE LA EMPRESA
Problemática de los Procesos Manuales

• Formularios en Papel
• Gestión física. (Presentación, aprobación, firma,
almacenado, etc).
• Dependencia del medio físico.
• Gestión Lenta.
• Saturación y abuso de correo electrónico.
• Información dispersa y desestructurada.
• Difícil explotación de la información
• Tiempo mal invertido
Enfoques de Gestión de Procesos
• Total Quality Management
• Business Process Reengineering
• Six Sigma
• Process (Oriented/Centric/Based)
Management
• Business Process Management Systems
(BPMS)
BUSINESS PROCESS
MANAGEMENT SYSTEMS
BPMS
Basic Process Management System

MODELIZACIÓN
directamente performance
indicators

EJECUCIÓN

captura

MONITOREA
BPMS
"Los BPMS permiten a las empresas modelizar,
implementar y gestionar los procesos de negocio,
que abarcan múltiples aplicaciones empresariales,
departamentos, y "partners", detrás de los
cortafuegos y sobre Internet. Los BPMS son una
nueva categoría de software y abren una nueva era
en la infraestructura de las TI.”

Business Process Management: The Tirad Wave por Howard Smith y Peter Fingar, 2002
BPMS
Los BPMS pueden ser vistos de dos formas: (1)
• Como una nueva plataforma sobre la cual serán construidas la próxima
generación de aplicaciones.
BPMS
Los BPMS pueden ser vistos de dos formas: (2)
• Como una nueva capacidad profundamente incrustada en las categorías
existentes de sistemas.

Procesos de
Negocios

Definición de
Tareas
Implementación de
tareas
Servicios al
Negocio

Integración de
Servicios

Recursos
Operacionales
BPMS
Los BPMS deben de reunir 3
requerimientos obligatorios :

– Flexibilidad extrema,

– Fiabilidad y

– Seguridad.
BPMS
Para poder ser aceptados como un componente de misión
crítica de la infraestructura deben poseer capacidades de:

– Escalabilidad,
– Alto rendimiento,
– Tolerancias a fallos y
– Calidad de servicio.
Gartner Opnia….
Conclusiones

• La Gestión por procesos es una disciplina que articula un


conjunto de conocimientos de la Teoría de la
Organización, Filosofía de la Calidad, Teoría de los
Sistemas, etc..
• BPM gestiona de forma unificada, los procesos, las
personas y la información para todas las actividades de la
empresa.
• Los BPMS permiten a las empresas modelizar,
implementar y gestionar los procesos de negocio.

Marcos Rivas Peña