Soportes

Contables
INTRODUCCION
Todas las operaciones
económicas que realizan
las empresas deben ser
registradas en los libros de
contabilidad, pero a su
vez para que cada uno
de estos registros sean
justificables deben
soportarse con los
documentos pertinentes
para cada una de ellas.
SOPORTES CONTABLES

 Los documentos comerciales sirven

de soportes de la contabilidad.
 Son los documentos que dan
cuenta de las operaciones
comerciales de una empresa.
 Sirven de base para registrar las
operaciones contables de una
empresa.
 Se archivan en orden cronológico,
para su fácil verificación.
 SOPORTES CONTABLES
 Los hechos económicos deben
documentarse mediante soportes,
de origen interno o externo,
debidamente fechados y
autorizados por quienes intervengan
en ellos o los elaboren.
 Los soportes deben adherirse a los
comprobantes de contabilidad
respectivo.
 Se elaboran en original y tantas
copias como las necesidades de la
empresa exijan.
 CONCEPTO
Son los documentos que sirven de
base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por
ello que se debe tener un especial
cuidado en el momento de elaborarlos
 CLASIFICACION

Soportes internos: son los documentos

emitidos en la empresa que pueden entregarse
a terceros o circular en la misma empresa.

Soportes externos: son aquellos emitidos

fuera de la empresa y luego recibidos y
conservados en la empresa.
CONTENIDO DE LOS
SOPORTES CONTABLES

Nombre o razón social de la

empresa que lo emite.
Nombre, numero y fecha del
comprobante.
Descripción del contenido
del documento.
Firmas de los responsables de
elaborar, revisar, aprobar y
contabilizar los
comprobantes.
 RECIBO DE CAJA
 Es un soporte de contabilidad en el cual constan los
ingresos en efectivo recaudados por la empresa.
 El original se entrega al cliente y las copias se
archivan así: una para el archivo consecutivo y otra
para anexar al comprobante diario de contabilidad.
 Generalmente es un soporte de abonos parciales o
totales de clientes- Ventas
RECIBO DE CONSIGNACION
BANCARIA
 Es un comprobante que elaboran los bancos y
entregan a los cuentahabientes para que lo
diligencien al consignar.
 El original queda en el banco y una copia con el sello
del cajero o el timbre de la máquina registradora.
 Por lo general hay dos formatos: uno para consignar
efectivo y cheques locales y otro para cheques de
otras plazas.
 COMPROBANTE DE EGRESO

 Recibe también el nombre de

orden de pago.
 Es un soporte de contabilidad
que respalda el pago de una
determinada cantidad de dinero
por medio de un cheque.
 Por lo general se elabora en
duplicado: el original para
anexar al comprobante diario de
contabilidad y la copia para el
archivo consecutivo.
RECIBO DE CAJA MENOR Y
REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Para cuantías mínimas que no

justifican el giro de un cheque, las
empresas establecen un fondo
denominado “caja menor”, que
por lo general va de $500.000 a
$1.000.000, de acuerdo con las
necesidades de la empresa.
 El recibo de caja menor es un
soporte de los gastos pagados en
efectivo.
 NOTA DEBITO
 Se utiliza para cargar en la cuenta de
sus clientes, un mayor valor por
concepto de omisión o error en la
liquidación de facturas y los intereses
causados por la financiación o por
mora en el pago de sus obligaciones.
 Se prepara en original y dos copias; el
original para el cliente, una copia
para el archivo consecutivo y otra
para anexar al comprobante diario
de contabilidad
 NOTA CREDITO
 Se utiliza cuando la empresa
concede descuentos y rebajas no
liquidadas en la factura, o cuando los
clientes hacen devoluciones totales o
parciales de las mercancías.
 Se prepara en original y dos copias; el
original para el cliente, una copia
para el archivo consecutivo y otra
para anexar al comprobante diario
de contabilidad.
FACTURA DE VENTA
 Contiene la descripción de los
artículos comprados o vendidos, los
fletes e impuestos que se causen y
las condiciones de pago.
 Se elabora en original y dos copias,
el original se entrega al cliente, una
copia para el archivo consecutivo y
otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad.
 REQUISITOS DE LA FACTURA
 Factura de venta- preinmpreso.
 Numeración en orden consecutivo- preimpreso
 Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o
de quien preste el servicio- preimpreso.
 Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de
bienes o servicios.
 Fecha de expedición.
 Descripción especifica de los artículos vendidos o
servicios prestados.
 Valor total de la operación.
 El nombre o razón social y NIT del impresor de la
factura- preimpreso.
 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las
ventas.
DOCUMENTOS EQUIVALENTE
A FACTURAS
 Los tiquetes de maquinas registradoras
 Los boletos de ingresos a espectáculos
 Los tiquetes de transporte
 Los recibos de pago de matriculas y
pensiones – Establecimientos educativos
 Pólizas de seguros, Títulos de capitalización
 Extractos expedidos por sociedades
fiduciarias, fondos de pensiones y cesantías.
 Facturas electrónicas.
 QUIENES NO FACTURAN
 Las Cooperativas de ahorro y crédito, los
fondos de empleados en relación con
las operaciones financieras que realicen.
 Los responsables inscritos en el régimen
simplificado.
 Los distribuidores minoristas de
combustibles derivados del petróleo, en
lo referente a estos productos.
 Quienes presten servicios de baños
públicos en relación con esta actividad.
 Las personas naturales que enajenen
productos agropecuarios.
 Las empresas que prestan el servicio de
transporte publico urbano o
metropolitano de pasajeros.
CUENTA DE COBRO
Requisitos de un documento equivalente según
el artículo 3 del decreto 522 de 2003:
a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del
adquirente de los bienes o servicios
b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural
beneficiaria del pago o abono
c) Número que corresponda a un sistema de
numeración consecutiva
d) Fecha de la operación
e) Concepto
f) Valor de la operación
g) Discriminación del impuesto asumido por el
adquirente en la operación
 COMPROBANTE DE
CONTABILIDAD
 Es un documento que debe elaborarse
previamente al registro de cualquier operación
en el cual se indica el número, la fecha, el
origen, la descripción, y la cuantía de la
operación, así como las cuentas afectadas con
el asiento.
 En este documento se asientan en forma
ordenada y resumida las transacciones que
diariamente se realizan en una empresa.
 Puede hacerse por semanas, décadas,
quincenas y máximo cada mes.
 MEMORANDO
Es una comunicación escrita de
carácter interno de una empresa,
que se utiliza para transmitir
información, orientaciones y
pautas a las dependencias
locales. regionales, nacionales, o
internacionales.
 REMISIÓN
 Su función es permitir al comprador la
confrontación de la mercancía reciba
con la solicitada en el pedido. Este
documento solo es informativo y contiene:

1.Membrete 5.Nombre y dirección

2.Nombre del del comprador
documento: 6.Datos de la
Remisión mercancía
3.Número 7.Observaciones
consecutivo 8.Firmas de quien
4.Datos del despacha,
transportador Transporta y recibe
LETRA DE CAMBIO
 Es una orden incondicional
de pago que da una
persona llamada girador a PAGARE
otra llamada girado, para  Es un titulo valor mediante el
que pague a la orden o al cual una persona se obliga a
portador cierta suma de pagar cierta cantidad de
dinero, en una fecha dinero en una fecha
determinada. determinada.
 Tiene, pues el carácter de  Este documento se utiliza
documento negociable o para respaldar los créditos
título valor. bancarios.
 Garantías de pagos de
compras y ventas.

la letra cumple la función de financiar operaciones comerciales

sencillas de corto plazo, mientras que el pagaré se orienta a
financiar operaciones financieras complejas de largo plazo
 CHEQUE
Es un título valor por medio del cual una persona llamada
girador, que posee una cuenta bancaria, ordena a un
banco llamado girado, que pague una determinada suma
de dinero a la orden de un tercero, llamado beneficiario.

• Librador o Girador: Es la persona que emite el cheque y

ordena su pago al banco

• Librado o Girado: Es el banco o entidad de crédito a la

que se le ordena pagar el cheque con los fondos que el
librador tiene

• Tenedor, Tomador o Beneficiario: Es la persona que posee

el cheque.
 CLASES DE CHEQUE
•Cheque cruzado: Es un cheque al cual se le trazan dos lineas
rectas paralelas y en diagonal en el frente. Al hacer esto el
cheque no se puede cobrar en efectivo y solo se puede
depositar en una cuenta.

•Cheque al portador: Se denomina "cheque al portador" al

cheque que no tiene especificado un beneficiario y puede
ser cobrado por cualquiera que lo tenga en su poder.

•Cheque a la Orden: Es un cheque que solo puede cobrar el

beneficiario al cual fue hecho el cheque. Se puede endosar.

•Cheque certificado: EL banco certifica que el cheque tiene

fondos, reservando los mismos hasta que sea cobrado.
•Cheque de caja: Es un cheque expedido por una institución
de crédito para ser pagado en sus propias sucursales.

•Cheques de viajero: Son los cheques expedidos por una

institución bancaria para ser pagados en alguna de sus
sucursales dentro del país o en el exterior.

•Cheque para acreditar en cuenta: Cuando un cheque tiene

escrita la leyenda "para acreditar en cuenta", el mismo no
podra ser cobrado en efectivo y tendra que ser depositado
en la cuenta.

•Cheque no a la orden: es un cheque que no se puede

endosar y debe cobrarlo para quien fue extendido.

•Cheques de pago diferido: constituyen una orden de pago

librada a una fecha futura.

•Cheque Cancelatorio: constituye un medio de pago

asimilable a la entrega de dinero en efectivo.