UNIVERSIDAD NACIONAL

"SANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO"

“EL CONTROL COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA, CATEGORÍAS DE

CONTROL Y CONTROL DE GESTIÓN”

AUTORES:
GUTIERREZ TOLEDO, Mijael Augusto
PALACIOS LUNA, Karen Rossemary
RAMIREZ DIAZ, Kathya Liliana
RAMIREZ HUAYANEY, Jose Daniel
OBJETIVOS
GENERALES
• Determinar la importancia del control
como función administrativa y el control
operativo en sus diferentes fases.
• Explicar el control de gestión
relacionando sus condicionantes, fines
e instrumentos.
• Analizar el control de recursos y
operaciones con la finalidad de conocer
sus diversos componentes
ESPECÍFICOS
• Definir el control interno.
• Sintetizar los principales conceptos de
la función administrativa.
• Explicar la fase preliminar, fase
concurrente y fase subsiguiente del
control operativo.
• Explicar los instrumentos de control.
• Definir las condicionantes, fines e
instrumentos del control de gestión.
• Conocer el control de recursos
económicos, financieros y humanos.
El control como función
administrativa
■ La administración tiene como funciones
fundamentales el planeamiento, la
organización, la dirección y control. La
coherencia y cohesión entre ellas, logran una
administración eficiente, económica y
efectiva de los recursos que emplea para el
cumplimiento de las metas y objetivos
planeados. En tal sentido, se definen las
funciones de la administración para centrar
el análisis en el control y su vinculación con
los riesgos de negocios (Dextre y Del Pozo,
2012).
1. PLANEAMIENTO: Se refiere a la toma de decisiones anticipadas de las acciones que se
ejecutarán, conforme lo requieran las formas para alcanzar los objetivos. Asimismo, se
debe dar lugar a las actividades que se traducen en operaciones y procesos que
identifican la razón de existir de la entidad o giro del negocio, según sus fines.
2. ORGANIZACIÓN: Se define como el conjunto de personas comprometidas en la
consecución de objetivos comunes mediante la ejecución de acciones debidamente
coordinadas y comunicadas.
3. DIRECCIÓN: Es la función de la administración que establece las políticas a través de las
cuales se deben llevar a cabo las actividades del negocio. En esa medida, define cómo y
para qué se establecen las funciones de la organización, los tipos de sistemas y formas
de procedimientos que deben emplearse. Así, se establecen políticas de precios,
compras, ventas, créditos, personal, entre otras. La dirección tiene como función
primordial guiar, influir, motivar y convencer a los integrantes de la organización para
conseguir los objetivos institucionales.
4. CONTROL: Como la función de la administración que busca asegurar que las actividades
se desenvuelvan tal y como han sido establecidas para cumplir los propósitos de la
entidad en el logro de las metas y objetivos planeados. Puesto que el control asume la
función de aseguramiento de actividades, ambos se encuentran íntimamente ligados en
su operatividad.
 Control Operativo
■ El control a nivel Operativo, es diseñado para valorar los riesgos de que los procesos no logren
los objetivos. Corresponde a las actividades y tareas que se realizan para la operación de la
entidad. En el nivel Operativo se incluye los componentes de Actividades de Control y de
Sistemas de Información y Comunicación (Contraloría General de la República, 2012).

■ Su espacio de tiempo es el corto plazo, ya que su objetivo es inmediatista: evaluar y controlar el

desempeño de las tareas y las operaciones en cada momento.

■ El control operacional es el subsistema de control efectuado en el nivel más bajo de la

organización empresarial; su contenido es específico y está orientara cada tarea u operación y
se dirige al corto plazo y a la acción correctiva inmediata.
 Fase preliminar
• Elaboración de políticas,
procedimientos y reglas
diseñadas para garantizar que
las actividades planeadas sean
ejecutadas en forma adecuada.
• Los manuales de organización:
control preliminar.
• Son una manera de prevenir y
evitar desviaciones de un plan
deseado.
• Una modalidad del control
preliminar son los
presupuestos(operación y
financieros).
Fase Concurrente
• Este tipo de control se realiza
durante la fase de acción de los
planes, para vigilar las
correctas aplicaciones de
directivas y la sincronización
precisa de actividades según se
van realizando.
• Una manera muy eficaz de
establecer un control
concurrente es a través de un
sistema de información
administrativa.
• El objetivo de dicho sistema es
el de proporcionar información
rápida y permanente del
desempeño de las actividades
relevantes; esto es generar
informes diarios o en tiempo
real para conocer la situación
sobre lo que es necesario
tomar decisiones.
Fase Subsiguiente
• En esta fase se hace uso de la
información de los resultados
anteriores, para corregir las
posibles desviaciones futuras.
• Uno de los procedimientos más
utilizados por el control de
retroalimentación son las
auditorías ya sea interna o
externa.
• Las auditorías se denominan
administrativas cuando su
propósito es revisar la eficacia
de la organización en sus
diversas actividades.
• Se denomina auditoría
contable cuando su propósito
es evaluar y controlar el uso y la
aplicación de los recursos
financieros de la empresa u
organización.
Instrumentos de control
■ Los instrumentos de control son aquellos
que se utilizan en el proceso de control y
en ellas se pueden definir estándares de
procedimientos (behavior control) o PRESUPUESTOS
INDICADORES DE
estándares de resultados (output control) GESTIÓN
lo cual permite posteriormente medir y
evaluar el desempeño al compararlo con lo
real.
BALANCE AUDITORÍA
■ Los instrumentos básicos de control son la SCORECARD INTERNA
planificación y los presupuestos y entre
otros podemos encontrar los indicadores
de gestión, Balance Score Card, Auditoría
interna y Manuales de procedimiento.
 • Determina de forma más exacta los objetivos, concretando cuantías y responsables
PRESUPUESTOS

• Los indicadores de gestión son uno de los agentes determinantes para que todo proceso de
producción, se lleve a cabo con eficiencia y eficacia
INDICADORES DE
• . Estos permiten evaluar la gestión o desempeño de una organización frente a sus metas, objetivos y
GESTIÓN responsabilidades con cada una de las áreas que tiene la empresa.

• Permite que las empresas puedan rastrear las causas de los problemas y dar seguimiento a los
resultados financieros, al mismo tiempo que observan los progresos en la formación de aptitudes y la
BALANCE
adquisición de los bienes intangibles que necesitan para un crecimiento futuro.
SCORECARD

• Tiene por objeto verificar los diferentes procedimientos y sistemas de control interno establecidos por
una empresa con el fin de conocer si funcionan como se había previsto al tiempo que ofrecer a la
AUDITORÍA INTERNO gerencia posibles cambios o mejoras en los mismos.
 CATEGORÍAS DEL CONTROL
■ Controles generales o circundantes: El
control circundante no tiene un efecto
directo en los resultados de las
operaciones. A manera de ejemplo, no
inciden en la exactitud de los registros de
contabilidad y los estados financieros.
■ Controles Específicos: Tanto los manuales
como los de procesamiento electrónico de
datos, se relacionan directamente con
corrientes específicas de información. Por
ejemplo, dentro de un sistema de
contabilidad una “corriente de
información” es el flujo de datos desde el
origen de la transacción hasta la
consolidación final en los Estados
Financieros.
Conciencia sobre el control. se refiere al
grado en que la gerencia ha reconocido la
necesidad de controles eficaces
Competencia profesional del personal. A fin
de evaluar si es que existe el nivel de
competencia profesional que sea suficiente
para realizar eficazmente las
responsabilidades de control
Protección de registros y equipos. , Las
medidas establecidas para prevenir la
destrucción de registros y equipos o el
acceso de autorización a ellos, reducen la
probabilidad de que el sistema de control se
malogre o deje de funcionar.
Control de Gestión el entorno

Se trata de un proceso que

permite guiar a la gestión Los objetivos
empresarial a los objetivos que se
ha planteado y a su vez es un Los condicionantes del El tamaño de la
instrumento que permite control de gestión empresa
evaluarla.
La estructura de la
organización

Por último, la
• Informar cultura de la
empresa
Los fines del • Coordinar
control de • Evaluar
gestión • Motivar
Los instrumentos del control de gestión

La
Las herramientas planificación
básicas del
control de gestión
son:
El
presupuesto
Control de recursos y operaciones

es la medición y corrección del

desempeño a fin de garantizar el
cumplimiento de los objetivos de la
empresa y de los planes ideados
para alcanzarlos.

puede entenderse como el estudio y análisis de los

resultados reales de una empresa, enfocados Control de
desde distintas perspectivas y momentos, recursos
comparados con los objetivos, planes y programas financieros
empresariales, tanto a corto como en el mediano y
largo plazo.
 Poner en marcha medidas de prevención

Comunicar y motivar a los empleados

Objetivos y Detectar errores o áreas de mejora

utilidades
Comprobar que todo va en la línea correcta

Actuar sobre las áreas que lo precisan

Control de
recursos
económicos Es un Mecanismo preventivo y correctivo
adoptado por la entidad
 Control de
recursos El Control de Recursos Humanos es la función
humanos administrativa de evaluar la efectividad en la implantación
y ejecución de cada uno de los programas de personal, y
del cumplimiento de los objetivos de esta área.

Evaluación de la actuación
Auditoria de
recursos Evaluación de capacitación y desarrollo
humanos
Evaluación de la motivación

Es la principal Evaluación de reclutamiento y de selección

herramienta del
Evaluación de sueldos y salarios
Control de
Recursos Evaluación sobre higiene y seguridad, servicios y
Humanos prestaciones
DISCUSIÓN

El control tiene una función muy importante

dentro la empresa ya que esta ayuda a verificar la
efectividad de su personal y como los recursos
humanos, financieros y económicos se están
utilizando de acuerdo a las políticas y manuales
que se establecieron dentro de la entidad,
además de brindar la información pertinente al
momento de ser requeridos por la gerencia donde
ve el progreso y las dificultades que está teniendo
dicha área.
 CONCLUSIONES

• Se puede decir que el control tiene como finalidad ayudar a

la entidad a mejorar el manejo de sus recursos, personal y
planificar los futuros riesgos que este podría tener, además
mejora la comunicación de los mandos superiores con los
subordinados.

• Requiere que la empresa tenga un sistema organizativo

basado en áreas o departamentos de responsabilidad muy
bien definidos mediante las funciones y tareas que debe
realizar cada responsable
 RECOMENDACIONES

o Se debe conocer la forma del control existente en la empresa y

el grado de desarrollo en el que se encuentra. Para ello, se
deben analizar los factores internos y externos que más influyen,
los requisitos y los objetivos que debe cumplir el control de
gestión actual. Sin embargo, tampoco se deben olvidar las
limitaciones a las que está sometido todo sistema de control.

o Como responsable del control de la entidad, debes mantenerte

al tanto de todo lo que suceda en su interior y tomar las
decisiones sobre el terreno. Esperar a que pase el tiempo sin
intervenir puede ser contraproducente.