INTEGRACIÓN DE LOS ARCHIVOS

 La integración de archivos es una de las más importantes

para cada empresa y más si se quiere manejar
correctamente los productos y el trato con el cliente por eso
se debe de tener un manejo claro y organizado de estos. El
manejo de estos medios es de suma importancia ya que con
estos prácticamente se hace todo.
 Medios en los cuales se contiene información, según los
materiales empleados.
 Además de los archivos en papel existen los Archivos
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y
sonoros.
 El término "conservación", en el ámbito de los archivos y
bibliotecas, hace referencia a todas aquellas medidas
destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con
el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas
durante el mayor tiempo posible.

 Existen dos corrientes diferentes sobre la disciplina de la
Conservación. La anglosajona, que a su vez se divide en otras dos
disciplinas, la denominada Preservación, que determina las medidas
preventivas de permanencia y durabilidad de los documentos, y la
Conservación, que determina las medidas a tomar para la
restauración de los documentos deteriorados. Y la latina, en la que se
contempla una única disciplina llamada Conservación, de la que
forman parte la Preservación y la Restauración. La primera, también
denominada Conservación Preventiva, se ocupa de la prevención del
deterioro de los documentos y la segunda de la reparación y
recuperación funcional de los documentos deteriorados.
 En Luxóptica los principales elementos que integran los archivos son:
local, mobiliario y equipo, documentación y personal.
 De estos elementos, es primordial en los archivos la documentación ya
sea física o electrónicamente, puesto que el local, los muebles y equipo
y el personal están destinados a contener y manejar los citados
documentos de suma importancia.
EL LOCAL:

 El local debe garantizarlos contra el peligro, y de ahí que las

condiciones de construcción para evitar los males anotados. El
cemento armado, los pisos asfálticos, las instalaciones donde
se guarden archivos ocultas, el equipo metálico, la conveniente
calefacción y ventilación para evitar ciertos peligros
 Se guardarían documentos ya sean importantes o no tantos de
la empresa como copias de escrituras del establecimiento o de
los establecimientos, copias de recibos de luz etc.
 También contamos con aparatos de succión; en la construcción
están abolidos los ángulos de los salones, que son curvos. Para
evitar el polvo en las instalaciones y así no llegar a la perdida
de archivos por el polvo
 En cuanto a la iluminación, la natural es una de las que
utilizamos, y en el caso de emplear la artificial, está en
cantidad suficiente, sin reflejos, sin sombras y con buena
difusión de la luz, lo que se logra con una distribución
simétrica de los focos luminosos en número y watts necesarios.
 También contamos con aparatos de succión; en la construcción
están abolidos los ángulos de los salones, que son curvos. Para
evitar el polvo en las instalaciones y así no llegar a la perdida
de archivos por el polvo
 En cuanto a la iluminación, la natural es una de las que
utilizamos, y en el caso de emplear la artificial, está en
cantidad suficiente, sin reflejos, sin sombras y con buena
difusión de la luz, lo que se logra con una distribución
simétrica de los focos luminosos en número y watts necesarios.
 La temperatura y ventilación son las correctas en nuestras
instalaciones y no por simple cuestión de higiene, pues en la
actualidad está demostrado que tienen íntima relación con el
rendimiento y eficiencia de los empleados; además influyen
grandemente en la conservación de los documentos.
 Nuestra decoración está hecha para evitar todo aquello que
favorezca la acumulación de polvo, para emplear materiales
que reúnan las condiciones ideales de color y facilidad de
limpieza

EL MOBILIARIO Y EQUIPO

Los muebles más importantes e imprescindibles para el

guardado de documentos en nuestra empresa
(Luxóptica), son:
 El Archivero
 El tarjetero o caja clasificadora
 Las Cajas archivadoras
 Las Tablillas o Pastas Archivadoras
 Cajas Archivadoras
 El Archivero: Es un mueble, seccional o archivero
moderno, tiene al frente de cada gaveta, en el ángulo
superior izquierdo – en sitio visible – un porta
Marbete destinado a la colocación de la inscripción,
alfabética o numérica, o combinadas, de su contenido
exterior.
 El tarjetero o caja clasificadora para tarjetas de los catálogos es semejante a la
gaveta de los archiveros, pero reducida en su tamaño ya que en el interior tiene
127×76 mm, que son las dimensiones más generalmente usadas en las tarjetas
de las cédulas de catalogación.
 Las Cajas archivadoras: En tamaño carta u oficio, según el caso, tiene en su
lomo los espacios para las anotaciones correspondientes a su colocación y
contenido; en su interior habrán de colocarse los expedientes en número de tal,
de acuerdo con su capacidad y el grueso de los mismos expedientes.
 Las Tablillas o Pastas Archivadoras tienen el mismo objeto que las cajas; están
formadas por tres hojas de cartón o tres tablillas que se articulas mediante
cintas o acordeones para construir un “Atado” de expedientes.
 El empleo de las cajas Archivadoras es indispensable para que los expedientes
tengan una ordenada colocación en los estantes. Si en algunos archivos se
aplican los sistemas propios de expedientes en movimiento, crecimiento y
desarrollo, y se usan los estantes y las cajas o pastas, se presentaran muy
serias dificultades por el continuo cambio de expedientes de caja en caja, o de
atado, y aun de estante o anaquel a anotaciones de las lomeras.
 Personal de los archivos: Técnico en la materia, o sea en la Archivonomia, debe
ser el archivista. Dominio completo de lo referente a la clasificación,
catalogación, formación de expedientes, manejo, conservación y control de los
documentos.

LA DOCUMENTACIÓN:

 Esta la manejaremos de manera ordenada ya sea

alfabéticamente o por fecha, de forma física o digital
para evitar extravíos con la documentación de mayor
importancia y así no afectar con la empresa
 La temperatura y ventilación son las correctas en
nuestras instalaciones y no por simple cuestión de
higiene, pues en la actualidad está demostrado que
tienen íntima relación con el rendimiento y eficiencia
de los empleados; además influyen grandemente en la
conservación de los documentos.
 Nuestra decoración está hecha para evitar todo
aquello que favorezca la acumulación de polvo, para
emplear materiales que reúnan las condiciones
ideales de color y facilidad de limpieza
 La documentación que será guardada en
archiveros o en la nube (digitalmente) son:
 Pólizas

 Factura de producto

 Recibos ya sea de luz o de agua

 Facturas emitidas al cliente

 Contratos

 Seguros

 Notas de crédito

 Facturas para la devolución de producto


 La Integración de Archivos en Luxóptica
 Para la integración de los expedientes de cada
empleado se manejará de una forma en la que
sea fácil o sencillo de hallar ya que se guardaran
de forma física y digital (por si llega a ver un
contratiempo), en orden alfabético así habrá una
mayor fluidez a la hora de manejar los
expedientes

 En el área de dirección general se guardarían los
archivos de manera en la que sea fácil y no tan
tedioso para encontrarlos, se guardara la mayor
parte de archivos y
 documentación digitalmente (en la nube) y unos que
otros archivos se guardarían en archiveros para el usa
fácil de estos y algunos archivos que se manejan son:
 -Expedientes
 -Contratos

 En el área de administración y recursos humanos se
guardaran los expedientes o archivos en orden
alfabético y en archiveros o en su defecto en la nube,
los archivos manejados en eta área son:
 -Prestaciones sociales
 -Servicios
 -Seguros

 En el área de finanzas y contabilidad que es una de las
áreas de las más importantes se guardaran los archivos en
la nube y en archiveros, se ordenaran por fecha, unos de los
archivos que se manejan en esta área para nuestra
empresa son:
 -Las facturas de hacienda y de SAT
 -Factura emitidas y recibidas
 -Pagos o depósitos de producto

 Y en el área de publicidad y mercadotecnia se guardan
todos los archivos en la nube, alguno que otro en los
archiveros. Se ordenan los archivos por fecha para facilitar
el manejo de los archivos. Y algunos de estos que
manejamos en nuestra empresa son:
 -Contratos con empresas
 -Publicidad
FUENTES EN LÍNEA:

 http://www.monografias.com/trabajos59/gestion-
organizacion-archivos/gestion-organizacion-
archivos2.shtml
 http://eprints.rclis.org/13879/1/XIJGI-
Amerigo.pdf
 https://cplelsasoriano.wordpress.com/archivo/la-
integracion-de-los-archivos/
