Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales

Departamento Economía y Contaduría Pública

Auditoria Interna

Tema: Comunicación de Resultados

 Comunicación de Resultados

2400 Comunicación de Resultados

Los auditores internos deben comunicar los resultados de los
trabajos.

2410 Criterios para la Comunicación

Las comunicaciones deben incluir los objetivos y alcance del
trabajo así como las conclusiones correspondientes, las
recomendaciones, y los planes de acción.

2410.A1 - La comunicación final de los resultados del trabajo

debe incluir, si corresponde, la opinión general y/o conclusiones
del auditor interno.

2410.A2 Se alienta a los auditores internos a reconocer en las

comunicaciones del trabajo cuando se observa un desempeño
satisfactorio.

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 Comunicación de Resultados

2410.A3 Cuando se envíen resultados de un trabajo a

partes ajenas a la organización, la comunicación debe
incluir las limitaciones a la distribución y uso de los
resultados.

2410.C1 Las comunicaciones sobre el progreso y los

resultados de los trabajos de consultoría variarán en
forma y contenido dependiendo de la naturaleza del
trabajo y las necesidades del cliente.

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 Comunicación de Resultados

2420 Calidad de la Comunicación

Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, claras, concisas,
constructivas, completas y oportunas.

Precisas: libres de errores y distorsiones y son fieles a los

hechos que describen.

Objetivas: son justas, imparciales y sin desvíos y son el

resultado de una evaluación justa y equilibrada de todos los
hechos y circunstancias relevantes.

Claras: son fácilmente comprensibles y lógicas, evitando el

lenguaje técnico innecesario y proporcionando toda la información
significativa y relevante.

Concisas: van a los hechos y evitan elaboraciones innecesarias,

detalles superfluos, redundancia y uso excesivo de palabras.

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 Comunicación de Resultados

2420 Calidad de la Comunicación

Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, claras,
concisas, constructivas, completas y oportunas.

Constructivas: son útiles para el cliente del trabajo y la

organización, y conducen a mejoras que son necesarias.

Completas: no les falta nada que sea esencial para los

receptores principales e incluyen toda la información y
observaciones significativas y relevantes para apoyar a las
recomendaciones y conclusiones.

Oportunas: son realizadas en el tiempo debido y son

pertinentes, dependiendo de la significatividad del tema,
permitiendo a la dirección tomar la acción correctiva apropiada.

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 Comunicación de Resultados

2421 - Errores y Omisiones

Si una comunicación final contiene un error u omisión
significativos, el director ejecutivo de auditoría debe comunicar
la información corregida a todas las partes que recibieron la
comunicación original.

2430 - Uso de “Realizado de conformidad con las Normas

Internacionales para el Ejercicio Profesional de la
Auditoría Interna”
Los auditores internos pueden informar que sus trabajos son
"realizados de conformidad con las Normas Internacionales para
el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna" sólo si los
resultados del programa de aseguramiento y mejora de la
calidad respaldan dicha afirmación.

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 Comunicación de Resultados

2431 Declaración de Incumplimiento con las Normas

Cuando el incumplimiento de la Definición de Auditoría Interna,

el Código de Ética o de las Normas afecta a un trabajo
específico, la comunicación de los resultados de ese trabajo
debe exponer:

• El principio o regla de conducta del Código de Ética o de las

Normas con las cuales no se cumplió totalmente,

•Las razones del incumplimiento, y

•El impacto del incumplimiento sobre ese trabajo y los

resultados comunicados del mismo.

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 Comunicación de Resultados

2440 Difusión de Resultados

El director ejecutivo de auditoría debe difundir los resultados a las
partes apropiadas.

El director ejecutivo de auditoría debe revisar y aprobar la

comunicación final del trabajo antes de su emisión y
decidir a quiénes y cómo será distribuida dicha
comunicación. El Director Ejecutivo de audtitoría retiene la
responsabilidad última, aunque delegue estas tareas.

2440.A1 - El director ejecutivo de auditoría es responsable de

comunicar los resultados finales a las partes que puedan asegurar
que se dé a los resultados la debida consideración.

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 Comunicación de Resultados

2440.A2 A menos de que exista obligación legal,

estatutaria o de regulaciones en contrario, antes de
enviar los resultados a partes ajenas a la organización, el
director ejecutivo de auditoría debe:

• Evaluar el riesgo potencial para la organización.

•Consultar con la alta dirección y/o el consejero legal,

según corresponda.

• Controlar la difusión, restringiendo la utilización de los

resultados.

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 Seguimiento

2500 Seguimiento del Progreso

El director ejecutivo de auditoría debe establecer y mantener un

sistema para vigilar la disposición de los resultados comunicados
a la dirección.

2500.A1 - El director ejecutivo de auditoría debe establecer un

proceso de seguimiento, para vigilar y asegurar que las acciones
de la dirección hayan sido implantadas eficazmente o que la alta
dirección haya aceptado el riesgo de no tomar medidas.

2500.C1 La actividad de auditoría interna debe supervisar la

disposición de los resultados de los trabajos de consultoría, hasta
el grado de alcance acordado con el cliente.

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 Aceptación de Riesgos

2600 Comunicación de Aceptación de los Riesgos.

Cuando el director ejecutivo de auditoría concluya que la

dirección ha aceptado un nivel de riesgo que pueda ser
inaceptable para la organización, debe tratar este asunto
con la dirección. Si el director ejecutivo de auditoria
deternina que el asunto no ha sido resuelto, el
director ejecutivo de auditoría debe comunicar esta
situación al Consejo.

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 Comunicación de Resultados

Preparación de las Comunicaciones del Trabajo

1. No se requiere ningún formato, aunque las Normas y los

Consejos para la Práctica prescriben el contenido mínimo y hacen
sugerencias para inclusiones adicionales.

Las comunicaciones pueden ser de varios tipos:

a. Las comunicaciones formales tienen formatos cuidadosamente

estructurados.

b. Las comunicaciones informales incluyen cartas o

memorandums a la gerencia operativa.

c. Las comunicaciones de avance contienen breves enunciados de

las condiciones que requieren atención inmediata.

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 Comunicación de Resultados

Las comunicaciones pueden ser de varios tipos:

d. Las comunicaciones orales van desde presentaciones

audiovisuales formales hasta comentarios informales.

e. Las comunicaciones globales establecen una conclusión

(opinión) sobre toda la operación revisada.

f. Las comunicaciones de deficiencias comentan

únicamente sobre aquellos asuntos que necesitan acción
correctiva.

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 Comunicación de Resultados

Las comunicaciones pueden ser de varios tipos:

g. Las comunicaciones financieras incluyen estados de

cuenta de posición financiera, resultados de operaciones,
etc.

h. Las comunicaciones operativas analizan la suficiencia y

eficacia de los procesos de administración de riesgo y de
control, en relación a la eficacia y eficiencia de las
operaciones y la extensión en que los resultados son
consistentes con las metas y objetivos establecidos.

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 Comunicación de Resultados

El formato depende de:

a. El tipo de trabajo.

b. Los resultados.

c. Las necesidades de la gerencia.

d. La naturaleza de la organización y si ésta es

centralizada o descentralizada.

e. La aceptación de los gerentes, a los diversos niveles,

de la posición de la actividad de auditoría interna en la
organización.

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 Comunicación de Resultados
El siguiente formato general ha sido propuesto por Lawrence B. Sawyer.

Resumen

1) Este es nuestro informe sobre las actividades del departamento

de recepción. En general, el departamento ha brindado un sistema
de control adecuado para sus funciones de recepción.

Las actividades fueron llevadas a cabo eficaz y eficientemente, con

la siguiente excepción.

2) No se hicieron comparaciones entre los químicos recibidos y los

facturados. Nuestras propias comparaciones mostraron que los
carros tanque no se vaciaron completamente. Como resultado,
encontramos variaciones hasta del 8%. Después de comentar el
asunto con la gerencia operativa, los sistemas fueron mejorados y
las negociaciones con el proveedor resultaron en recuperaciones
de cerca de $40,000.
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 Comunicación de Resultados
El siguiente formato general ha sido propuesto por Lawrence B. Sawyer.

Introducción (prólogo)

1) Hemos completado nuestra auditoría en el departamento de

control de propiedades perteneciente a ingeniería. Nuestra
auditoría 20XX, dio como resultado cuatro observaciones
de deficiencias. Ninguna de las condiciones identificadas
entonces se ha repetido.

2) El departamento es responsable de las herramientas y

equipo que son usados en el ramo de ingeniería.

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 Comunicación de Resultados
El siguiente formato general ha sido propuesto por Lawrence B. Sawyer.

Enunciado del propósito

1) Nuestro trabajo estuvo orientado a determinar si existía un

sistema de control adecuado y eficaz sobre las actividades del
departamento de crédito.

2) Nos interesamos específicamente en las siguientes actividades

del departamento:

a) Realizar investigaciones de crédito y determinar la

responsabilidad financiera de ambos, proveedores y clientes.
b) Establecer términos crediticios para las ventas a clientes
comerciales.
c) Establecer control sobre los pagos a los acreditados.
d) Investigar a nuevos proveedores.

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 Comunicación de Resultados
El siguiente formato general ha sido propuesto por Lawrence B. Sawyer.

Enunciado del alcance

1) Nuestra revisión se limitó a las actividades de recepción

llevadas a cabo en el departamento central de recepción. No
revisamos controles sobre entregas directas, que pasan por alto
la recepción central. Tenemos planificado realizar un examen
separado de las entregas directas.

2) Nuestra investigación preliminar descubrió un sistema de

control excelente sobre las actividades del departamento de
embarque. Todas las instrucciones de puestos estaban
actualizadas. Los supervisores del departamento deben
efectuar exámenes periódicos de transacciones seleccionadas e
informar sus observaciones al gerente, quien vigila que las
condiciones deficientes sean corregidas.

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 Comunicación de Resultados
El siguiente formato general ha sido propuesto por Lawrence B. Sawyer.

Enunciado del alcance

Comentamos las actividades de embarque con representantes

de organizaciones periféricas y encontramos que de manera
uniforme tienen en alta estima las operaciones de embarque.
Como resultado redujimos considerablemente las pruebas de
transacciones que hacemos normalmente, como base para
nuestras opiniones.

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 Comunicación de Resultados

Enunciado de opinión

1) Según los resultados de nuestra revisión, creemos que se ha

establecido un sistema de control adecuado sobre las actividades
del departamento de compras y que las responsabilidades
asignadas al departamento se están efectuando en forma eficaz y
eficiente.

2) En nuestra opinión, las actividades relacionadas con el despido

y recontratación de empleados estuvieron bien controladas y,
excepto por explicaciones inadecuadas sobre arreglos monetarios
de reclamaciones, fueron realizadas en forma eficaz y eficiente.

3) En nuestra opinión, el sistema diseñado para asegurar la

calibración oportuna del equipo de prueba resultó inadecuado,
debido a que no se había previsto identificar todos los equipos
sujetos a calibración.

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 Comunicación de Resultados
Observaciones del Trabajo
1. Las observaciones y recomendaciones surgen en el proceso
de comparar lo que debería ser con lo que es.

• Las políticas y procedimientos organizacionales que delegan

autoridad y asignan responsabilidades,

• los libros de texto de prácticas generalmente aceptadas, y

• la codificación de las mejores prácticas en organizaciones

similares,
Son todos criterios acertados contra los
cuales juzgar las operaciones actuales.
2. Las observaciones favorables deben ser cortas y simples,
por ejemplo: Los programas, niveles y calidad de producción,
estaban al nivel o por encima de los niveles presupuestados en
cada caso .

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 Comunicación de Resultados
3. Las observaciones desfavorables requieren una explicación
adicional para justificar los cambios recomendados. Ejemplo:

Resumen
Debido a la falta de exactitud en los registros de inventario, el
departamento de compras adquirió suministros innecesarios,
que costaron $75.000.

Criterio
Los procedimientos establecidos indican que el exceso de
materiales devuelto por el departamento de producción deberá
ingresarse en los registros del departamento de compras,
para mostrar los niveles de inventario que actualmente están
disponibles para su distribución.

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 Comunicación de Resultados

Condición (hechos)
Nuestras pruebas descubrieron que durante un período de 6
meses los suministros devueltos de producción no habían sido
ingresados en los registros del departamento de compras.

Causa
Encontramos que los empleados responsables del destino de
los suministros devueltos no habían sido instruidos en sus
funciones. Además, los supervisores no habían estado dando
seguimiento al proceso.
Efecto

Como resultado de la falta de exactitud en los registros de

inventario la organización compró suministros innecesarios,
que costaron cerca de $75.000.

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 Comunicación de Resultados

Recomendación
Revisamos las condiciones con el gerente del departamento de
compras, quien estuvo de acuerdo en actualizar los registros de
inventario a la fecha, emitir descripciones de puesto a los
trabajadores explicando la necesidad de registrar los suministros
devueltos, e instruir a los supervisores para dar seguimiento al
proceso en el futuro y emitir informes escritos en sus revisiones
periódicas.

Acciones correctivas tomadas

Antes de que elaboráramos nuestro examen el gerente llevó a
cabo los tres pasos recomendados. Nuestras siguientes
inspecciones aleatorias mostraron que la acción fue eficaz. Por
consiguiente, consideramos esta observación como concluida.

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 Comunicación de Resultados
Otras Comunicaciones del Trabajo

1. Los informes resumidos, que resaltan los resultados de la

auditoría, pueden ser apropiados para niveles de gerencia a
quienes reporte el auditado. Pueden ser emitidos separadamente
o junto con la comunicación final del trabajo.

2. Las comunicaciones orales deben ser utilizadas para

complementar y respaldar las comunicaciones escritas.

a. Las comunicaciones orales tienen los siguientes propósitos

(ventajas):
1) Oportunidad, esto es, brindan retroalimentación inmediata.
a) La oportunidad es importante para las deficiencias que
requieren una acción inmediata del cliente.
b) El auditor interno puede brindar una respuesta instantánea
a las preguntas, posiciones, sugerencias, etc. del cliente del
trabajo.

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 Comunicación de Resultados

2) Mejores relaciones auditor interno-cliente.

a) El auditor interno puede ser mejor conocido por el cliente y

reducir tensiones.

b) Los clientes pueden expresar sus puntos de vista.

c) Las comunicaciones orales pueden reducir la resistencia del

cliente a las recomendaciones.

3) Información adicional brindada al auditor interno.

a) El auditor interno puede evaluar la fuerza de las actitudes y

convicciones del cliente.

b) Los clientes pueden señalar al auditor interno los malos

entendidos y errores.

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 Comunicación de Resultados

b. Aunque las comunicaciones orales permiten flexibilidad, es necesaria

una planificación cuidadosa, que puede incluir los siguientes pasos:

1) Ganar familiaridad con los participantes.

2) Determinar los objetivos.

3) Listar los materiales, temas, etc., relevantes a los objetivos.

4) Clasificar el material en un orden lógico.

5) Preparar ayudas visuales, folletos, etc.

6) Practicar la presentación.

7) Anticipar y prepararse para preguntas y argumentos del cliente.

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 Comunicación de Resultados

Las comunicaciones de avance (provisionales) brindan un

medio rápido de documentar una situación que requiere acción
inmediata.

a. Son preliminares y deben indicar que:

1) Sólo la información actual, esto es, un estudio

incompleto, es la base para tales comunicaciones.

2) La comunicación final del trabajo dará seguimiento a los

temas cubiertos.

b. Las comunicaciones de avance preparadas por el personal

de auditoría interna deben ser revisadas por el director
ejecutivo de auditoría u otro personal de supervisión.

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 Comunicación de Resultados

c. Las comunicaciones de avance acerca de observaciones de

deficiencia deben tener la misma estructura que las de
observaciones en general.

Las deficiencias son descritas en extractos o registros de

observaciones del trabajo y son reportados a la gerencia, en un
resumen ejecutivo de una página.

d. Las comunicaciones de avance también pueden ser usadas

para informar a los auditados y a la alta gerencia del estado de
trabajos largos, susceptibles o especiales en alguna otra forma.

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 Comunicación de Resultados

Revisiones y Distribución

Los auditores internos deben comentar las conclusiones y

recomendaciones con los niveles apropiados de gerencia,
antes de emitir el informe final del trabajo.

Este comentario normalmente ocurre durante el trabajo

o en una reunión posterior (una entrevista de salida o
conferencia de cierre).

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 Comunicación de Resultados

Las revisiones de los borradores de las comunicaciones con los

clientes son una cortesía hacia ellos y una especie de seguro
para el trabajo.

Los clientes pueden haber discutido todas esas cuestiones

durante el trabajo, sin embargo, se debe dar la oportunidad a
los clientes de leer lo que será enviado a sus superiores, como
una cuestión de cortesía.

Aún más, si las observaciones, conclusiones y recomendaciones

tienen un formato final, puede originar que los clientes las
tomen de una forma diferente.

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 Comunicación de Resultados

El auditor interno debe considerar cuidadosamente las

siguientes cuestiones, antes de programar la revisión:

1) La persona o personas con quienes se debe revisar el

borrador.

2) La factibilidad de realizar algunas revisiones en forma

grupal, en vez de separadamente.

3) La duración de las revisiones.

4) El orden de las revisiones.

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 Comunicación de Resultados

5) Si las revisiones pueden ser agilizadas mediante la entrega

anticipada del borrador antes de la reunión final.

6) La necesidad de discusiones cara a cara. Puede ser suficiente

con transmitir copias del borrador a las partes interesadas y
recibir sus comentarios por escrito.

7) El auditor interno debe estar a cargo de la reunión final del

trabajo (también llamada reunión posterior al trabajo).

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 Comunicación de Resultados
El auditor interno debe estar preparado para conflictos y
preguntas.

1) Cuando el auditor interno ha experimentado previamente

dificultades con una persona, el supervisor de esa persona
puede ser invitado a asistir.

2) Para poder responder preguntas con prontitud, el auditor

interno puede desear preparar notas, por ejemplo, referencias al
margen en un borrador de la comunicación final del trabajo y en
los papeles de trabajo pertinentes.

3) El auditor interno debe ser flexible sobre cuestiones que no

afectan la sustancia de los asuntos informados. Sin embargo, el
auditor interno nunca debe negociar la opinión.

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 Comunicación de Resultados

Cuando los clientes están en desacuerdo con los auditores

internos, el desacuerdo debe explicarse en las comunicaciones
del trabajo.

Cuando las revisiones generan cambios importantes, las otras

personas con quienes se revisó el borrador deben tener la
oportunidad de ver o estar informados de los cambios.

El auditor interno debe mantener cuidadosamente registros de

la reunión final del trabajo, de las objeciones y de la forma en
que los conflictos fueron resueltos.

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 Comunicación de Resultados

Cuando se van a enviar para su revisión copias del borrador a las

partes interesadas apropiadas, el auditor interno debe:

1) Pedir la devolución oportuna del borrador con los comentarios

que se consideren apropiados.

2) Fijar una fecha de vencimiento para el regreso del borrador.

3) Ofrecer reunirse con aquellos que deseen hacer aclaraciones

sobre el borrador.

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 Comunicación de Resultados
Las comunicaciones finales del trabajo deben ser distribuidos a
todos aquellos que tengan un interés directo en el trabajo. Cada
comunicación debe contener una hoja listando los destinatarios e
indicando con quién ha sido revisado el borrador. Entre los
destinatarios se incluyen:

a. El ejecutivo a quien reporta la actividad de auditoría interna.

b. La persona o personas a quienes se dirigirán las respuestas.

c. Las personas responsables de la actividad o actividades

revisadas.

d. Las personas requeridas para tomar acción correctiva.

La información que sea privilegiada, restringida o relativa a actos

impropios o ilegales, debe ser informada en una comunicación por
separado y distribuida al Consejo de Administración.
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