Caso de Éxito:

Micrograbación de
Documentos con Valor
Legal

Abril del 2014

Quienes somos
LA ENTIDAD
La Oficina de Normalización Previsional (ONP) es un organismo público Técnico
Especializado, adscrito al sector Economía y Finanzas (MEF); con personería jurídica
de Derecho Público Interno con recursos y patrimonio propio, con autonomía
funcional administrativa, técnica económica y financiera, constituyendo un pliego
presupuestal.

FUNCIONES PRINCIPALES
• Administrar el sistema Nacional de Pensiones (DL19990).
• Cálculo, emisión, verificación y entrega de Bonos de reconocimiento (DL 25897).
• Pago de pensiones de otros regímenes (por encargo legal expreso).
• Otros encargos:
• Ley 30003 – Régimen Especial de Seguridad Social Trabajadores y Pensionistas
Pesqueros.
• Ley 29741 – Ley que crea el Fondo Complementario de Jubilación Minera,
Metalúrgica y Siderúrgica.
• Ley N° 29903 - Ley de Reforma del Sistema Privado de Pensiones
• Ley N° 28991 - Ley de libre desafiliación informada
Quienes somos

VISIÓN
Líderes del servicio público en materia previsional

MISIÓN
Brindar seguridad previsional otorgando pensiones mediante
un servicio público eficiente, predecible y transparente

OBJETIVOS
• Ofrecer seguridad
• Brindar respuesta oportuna
• Asegurar institucionalidad
Antecedentes
PROBLEMA
• Tiempo de respuesta excesivo en el otorgamiento de pensiones.
• Alta dependencia de los procesos en el uso de documentos físicos.
• Acreditación de los aportes a través de la verificación en documentos
físicos (archivo de Planillas y ORCINEA).
• Alto nivel de fotocopiado de expedientes para atender los requerimientos
del Poder Judicial.
• Contratación de Fedatarios para sustentar la veracidad de los expedientes
fotocopiados.
• Alta exposición a Deterioro y/o pérdida del acervo documental disponible
(archivo de Planillas, ORCINEA y Expedientes).

SOLUCION PLANTEADA
Proceso a través de una empresa especializada y experimentada
(Outsourcer) que brinde servicios de:
Digitalización de los documentos con valor legal (Microformas) con miras
a implantar un ARCHIVO DIGITAL
Objetivo y Alcance de la Solución
Objetivo
Generar una base de datos de Imágenes indizadas con valor legal de los
documentos más importantes del Archivo de ORCINEA y del Archivo de Planillas;
lo que le permitirá a la ONP determinar en menor tiempo el vínculo laboral de los
futuros pensionistas y contar con un respaldo ante posibles contingencias de
deterioro y/o destrucción de los documentos indicados, los que están sometidos a
permanente consulta.

Alcance
24 meses

1. MICROGRABACIÓN Etapa Pre Operativa

ARCHIVO ORCINEA
(31,942,233 de folios) 3 meses

2. MICROGRABACIÓN Etapa Operativa

ARCHIVO AP
(9,325,268 folios) 21 meses

Etapa de Transferencia
3. EQUIPO DE INSPECCIÓN
1 mes Paralelo a la
DOCUMENTAL Operativa
Ambientes iniciales
5to PISO
SÓTANO
Ambientes Habilitados por Outsourcer
5to PISO
SÓTANO
Equipos de Alta Tecnología
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS INSPECCIÓN DOCUMENTAL

Equipos de alta producción:

Equipo especializado de tecnología
Rotativos Planetarios Inglesa, para el Peritaje de
documentos cuestionables

Velocidad: 200 ppm Velocidad: 2.5 ppm Velocidad: 1.5 ppm

Formato: B/N, Color, Formato: B/N, Color, Formato: B/N, Color,
Escala de Grises Escala de Grises Escala de Grises
Tamaños: A3, A4, A5, Tamaños: A1, A2,A3 Tamaños: A0,A1, A2, A3

Equipos de reproceso:
FOSTER & FREEMAN VSC 6000
Rotativos Flatbed
Imágenes de Alta Calidad
Logramos mas de lo esperado
QUE CONSEGUIMOS….
• Imágenes de alta calidad firmadas digitalmente a colores.
• Producción final de 60 MM de imágenes
• Imágenes cargadas en nuestro Gestor de Contenidos (Filenet P8)
• Acreditación (Verificación) de información de libros de planillas en tiempo real
• Disminución de transacciones en el Archivo Central
• Mayor seguridad en la documentación (eliminación de las adulteraciones o
eliminaciones de documentos)
• Inicio de implementación del ARCHIVO DIGITAL

PERO LO MEJOR ES QUE…

Nos concentramos en el core de nuestro negocio: Proceso de Pensiones

NUESTRO PRÓXIMO PASO…

Implementar el EXPEDIENTE DIGITAL
Archivo Digital (Filenet P8)
Archivo Digital (Filenet)
Efecto Colateral
EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS SOLICITADOS POR EL PODER
JUDICIAL
• Imposibilidad de cumplir con los plazos del PJ para entregar copia fedateada de los
expedientes administrativos.
• Se tenía un alto costo en el fotocopiado y fedatación de cada uno de los folios de
un expediente, aproximadamente 500 hojas
• Adicionalmente se tenía que entregar copia del expediente al Estudio de Abogado
que lleva el caso
• Manipulación de papeles genera muchas inseguridades
• PJ coloca multas y sanciones por incumplimiento de plazos

MICROFORMAS: UNA ALTERNATIVA?

¿Aceptará el Poder Judicial los expedientes administrativos en digital?
Proceso anterior - Manual

Unidad de
Dirección de Producción / Proveedor de
Asuntos
Precalificación Fotocopiado
Procesales

PJ: Envío de Búsqueda y Requerimiento

de Expediente Envío de Expedientes Fotocopiado y Sellado de
Notificación Administrativo Documentos (Fedatación)
demanda
Judicial

Recibe expediente

Plazos superiores a 15 días

Fedatación de Expedientes

Adjuntar carta al expediente

y enviar
ALE
 Proceso Actual - Digital

Unidad de Asuntos Dirección de Producción /

Procesales Precalificación Servicio Micrograbación

Búsqueda y Requerimiento
de Expediente Envío del expediente Recibe expediente
Administrativo
PJ: Envío de
Notificación
Demanda
Judicial No
Digitalizado?
Micrograbación

Sí Generación de Medio
Magnético

Gestor de
contenidos

Consigue Expediente desde el

Gestor de Contenidos

ALE

Plazos Inferiores a 5 días

Logramos mas de lo esperado – otra vez
CONSEGUIMOS….
• Eliminación de fotocopias y defatación de cada folio
• Eliminación de la manipulación de documentos en papel (Eliminación de la
INSEGURIDAD)
• Microformas mas Expedientes Digitales firmados digitalmente por el Fedatario
Informático cargados en nuestro Gestor de Contenidos
• Expedientes Digitales pueden ser consultados por funcionarios de la ONP y
Estudios de Abogados con mucha seguridad.
• Liberamos espacios físicos destinados al fotocopiado y papeles.
• Nos estamos acercando al EXPEDIENTE DIGITAL

PERO LO MEJOR ES QUE…

El Poder Judicial SI ACEPTA EXPEDIENTES DIGITALES!!
Siempre y cuando sean microformas firmadas digitalmente.

NUESTRO PRÓXIMO PASO…

Que el Poder Judicial acceda directamente a nuestro Gestor de
Contenidos
Conclusiones
• Las microformas digitales pueden ser utilizadas como información
dinámica, no solo se quedan en medios magnéticos.
• Si las microformas están firmadas digitalmente puede utilizarse en los
procesos de la Institución.
• La manipulación de documentos digitales es mucho mas segura que la
manipulación de documentos físicos.
• Se genera ahorro en costos y se potencia la eficiencia

LECCIÓN APRENDIDA…
Nuestra mayor preocupación es el core de negocio, temas especializados
deben ser realizadas por empresas experimentadas
GRA

GRACIAS!!