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E IMPUNIDAD”
No tiene Internet. Parece una obviedad, pero hoy en dia todo tiene
internet.
CORTESÍA EN LA RECEPCIÓN
DE LLAMADAS
El teléfono es uno de los inventos mas prácticos y útiles en la
vida moderna especialmente para las conversaciones
institucionales. Es muy importante saber utilizarlo correcta y
apropiadamente. El intercambio de ideas entre dos o mas
personas a través de la línea telefónica, esta regido por unas
sencillas normas de cortesía que todos debemos conocer y poner
en practica para lograr una mejor y mas productiva
A continuación, pasamos a enumerar las reglas de oro que su
comunicación.
empresa debería cumplir en la atención telefónica:
Descuelgue el teléfono en el segundo o
tercer timbre como máximo. La persona
que llama debe sentirse atendida, por lo
que si está ocupado con otra llamada,
discúlpese por un momento para atender
la otra, debe tomar los datos de contacto
e informar que la llamada será devuelta en
breve.
Siempre que se atiende una llamada, es
obligatorio un saludo cordial, así como la
identificación de la organización y la propia
de la persona que atiende. A continuación
hay que añadir una pregunta palanca, que
invite al interlocutor a seguir con la
conversación (como por ejemplo: ¿En qué
puedo ayudarle?).
Utilice una voz armoniosa y cálida, que le
haga mostrarse cercano y cordial. También
debe tener en cuenta que es esencial
vocalizar y hablar pausadamente para que
se entienda lo que dice. Para acompañar, es
obligatorio el uso de expresiones de
cortesía, como “por favor” y “gracias”.
Escuche atentamente lo que su interlocutor
desea expresar. La escucha activa, en la
atención telefónica, es primordial. Deje
espacio para que el otro hable y
simplemente hágale entender que lo está
escuchando (con expresiones como “sí” o
“ya lo entiendo”).
En el caso de que no pueda dar respuesta a la demanda
o necesidad de la persona que llama, derive a la
persona correspondiente, aquella que, en efecto,
podrá serle de ayuda. No olvide recoger y anotar los
datos de la persona que llama.
Cuando derive la llamada, asegúrese de facilitar todos
los datos a la persona correspondiente, así como la
demanda o necesidad, en caso de que la haya
expresado.
Comunique a la persona que llama que lo va a dejar en
espera para poder derivarlo. Es muy importante, en
este punto, tener en cuenta que si la espera se alarga
más de lo aconsejable, se debe comunicar con la
persona para hacerle saber el tiempo de espera
existente.
Si la espera para derivar la llamada se alarga demasiado, se
debe preguntar a la persona si prefiere que le devuelvan la
llamada para no tener que esperarse al teléfono. En el caso de
que la respuesta sea afirmativa, no olvide anotar el teléfono,
además de los datos anteriormente mencionados.
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