Auditorías de la

Calidad

07 DICIEMBRE 2007
Etapas de la Auditoria

Realizado por :
•Delgado, Mónica
•Urbina, Piero
 Agenda
Inicio de la Auditoria

Revisión de la Documentación

Preparación de las Actividades

Técnicas de Entrevista
 Inicio de la Auditoria
Designación del Líder del Equipo Auditor

Definición de los Objetivos, el Alcance y los Criterios

Determinación de la Viabilidad de la Auditoria

Selección del Equipo Auditor

Establecimiento del Contacto Inicial con el Auditado

Inicio de la Auditoria
Designación del Líder del Equipo Auditor
 Inicio de la Auditoria
Definición de los Objetivos, el Alcance y los Criterios

Una auditoria debe estar basada en OBJETIVOS, ALCANCE Y CRITERIOS

definidos. Los objetivos definen que es lo que se va lograr con la auditoria y
pueden incluir:

 Determinar la conformidad del sistema de gestión del auditado con los

requisitos especificados.

 Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el

cumplimiento con los requisitos legales y reglamentarios.

 Evaluar la eficacia del sistema de gestión en el logro de los objetivos

especificados.

 Identificar las áreas potenciales de mejora del sistema de gestión.

 Inicio de la Auditoria
Definición de los Objetivos, el Alcance y los Criterios

Ubicación

Alcance
Unid.
Organización

Actividades

Procesos
Periodo
Tiempo
 Inicio de la Auditoria
Definición de los Objetivos, el Alcance y los Criterios

Políticas
Políticas Reglamentos
Reglamentos

Procedimientos Requisitos
Requisitos SGC
SGC

Criterios
Requisitos
Normas
Normas Contractuales

Códigos
Códigos de
de
Leyes
Leyes Conducta
Conducta
 Inicio de la Auditoria
Determinación de la Viabilidad de la Auditoria

Se debe determinar teniendo en cuenta factores como:

 La información suficiente y apropiada para planificar la auditoria.

 La cooperación adecuada del auditado y

 El tiempo y los recursos necesarios

 Inicio de la Auditoria
Selección del equipo auditor

Al decidir el tamaño y composición del equipo de auditoria, debe considerarse lo

siguiente:
 Objetivos, alcance, criterios y la duración estimada de la auditoria
 Si la auditoria es una auditoria combinada o conjunta
 Competencia global del equipo auditor necesaria para lograr los objetivo
 Los requisitos legales, reglamentarios, contractuales y de acreditación
 Necesidad de mantener la independencia del equipo auditor de las
actividades a ser auditadas y evitar conflictos de intereses.
 Capacidad de los miembros del equipo auditor con respecto a las
actividades a auditar y evitar conflictos de intereses.
 El idioma de la auditoria y la comprensión de las características sociales y
culturales particulares del auditado
 Inicio de la Auditoria
Selección del equipo auditor

El proceso de asegurar la competencia global del equipo auditor debería incluir

los siguientes pasos:

 La identificación de los conocimientos y habilidades necesarias para

alcanzar los objetivos de la auditoria, y

 La selección de los miembros del equipo auditor de tal manera que todo
el conocimiento y las habilidades necesarios estén presentes en el
equipo auditor.
 Inicio de la Auditoria
Contacto Inicial con el Auditado

El propósito del contacto inicial es :

 Establecer los canales de comunicación con el representante del
auditado.

 Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoria.

 Proporcionar información sobre las fechas y la duración propuesta y la

composición del equipo.

 Solicitar acceso a los documentos pertinentes, incluyendo registros.

 Determinar las reglas se seguridad aplicables al lugar.

 Acordar la asistencia de observadores y la necesidad de guías para el

equipo auditor.
 Revisión de la
Documentación
 La documentación y registros pertinentes debe ser sujeto de revisión
inicial para determinar la buena disposición de los auditados para la
auditoria.

 Una visita preliminar en el sitio puede ser necesaria para conseguir una
apreciación global de la información disponible.

 Si la documentación del sistema de gestión del auditado es encontrada

inadecuada, no deben invertirse recursos adicionales en la auditoria
hasta que la situación sea resuelta.
 Preparación de las
Actividades
Preparación del Plan de Auditoria

Asignación de las Tareas al Equipo Auditor

Preparación de los Documentos de Trabajo

 Preparación de las
Actividades
Preparación del Plan de Auditoria
El líder del equipo es el responsable de su preparación y puede incluir:
 Objetivos, alcance, criterios de la auditoria y documentos de referencia.
 Fechas y lugares donde se llevarán a cabo las actividades.
 La hora y la duración estimadas de las actividades de la auditoria en el sitio,
incluyendo las reuniones con la dirección y reuniones del equipo de auditoria.
 Las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo
 La asignación de los recursos necesarios a las áreas críticas de la auditoria.
 Identificación del representante del auditado en la auditoria
 El idioma de trabajo y del informe.
 Los temas del informe de auditoria
 Preparativos logísticos
 Asuntos relacionados con la confidencialidad
 Cualquier acción de seguimiento de la auditoria
 Preparación de las
Actividades
Preparación del Plan de Auditoria
El PLAN DE AUDITORÍA debe:

 Ser revisado y aceptado por el cliente y presentado a los auditados antes de

la auditoria.
 Ser suficientemente flexible para permitir cualquier cambio que pudiera surgir
durante el desarrollo de la auditoria.

 Cualquier revisión del plan debe ser acordada entre las partes involucradas
antes de continuar la auditoria.
 Cualquier objeción por parte del auditado debe resolverse entre el líder del
equipo, los auditados y el cliente antes de continuar la auditoria.
 Preparación de las
Actividades
Asignación de las Tareas al Equipo Auditor

El líder del equipo es el responsable en consulta con el equipo de auditoria de

asignar las responsabilidades a cada miembro del equipo para auditar procesos
específicos del sistema de gestión, funciones, sitios, áreas o actividades.

 Las asignaciones deben estar de acuerdo con las necesidades de

independencia del auditor, competencia y uso eficiente de recursos.
 Pueden hacerse cambios en las asignaciones de trabajo para asegurar el
logro de los objetivos.
 Preparación de las
Actividades
Preparación de los Documentos de Trabajo

Usados por el equipo de la auditoria con el propósito de referenciar y/o registrar

las actividades de la auditoria pueden incluir:

 Las listas de verificación y planes de muestreo de auditoria, y

 Formularios para registrar información, tal como evidencia de apoyo,
hallazgos de auditorias y registros de reuniones.
 Técnicas de Entrevistas

El Auditor debería considerar lo siguiente:

 Mantenerse con personas de niveles y funciones adecuadas que

desempeñen actividades o tareas dentro del alcance de la auditoría
 Realizarse durante horas normales de trabajo
 Tranquilizar a la persona entrevistada, antes y durante la entrevista
 Explicarse la razón de la entrevista
 Se puede comenzar pidiendo la descripción de cada cargo
 Evitarse preguntas que predispongan las respuestas
 Resultados resumidos y revisados con la persona entrevistada
 Agradecer la participación y cooperación
 Técnicas de Entrevistas

Listas de Verificación

 La necesidad de las Listas de Verificación

 El uso para auditoría - Promueve la planificación de la auditoría

- Asegura un enfoque consistente de auditoría

 Ventajas de las Listas de Verificación - Actúa como plan de muestreo y

controlador de tiempo

- Sirve como ayuda a la memoria

- Sirve como ayuda a la memoria

- Enfoque de verificación estrecho en

alcance para identificar las áreas
 Desventajas de las Listas de Verificación específicas con problemas
- Puede comunicar claramente
lo que el auditor esta buscando
- Sirve como ayuda a la memoria
- Pueden hacer lenta la Auditoria por
duplicación y/o repeticiones
 Técnicas de Entrevistas

Ejemplo de Lista de Verificación

ORGANIZACIÓN AUDITADA: AUDITORIA Nº::

PROCESO AUDITADO: FECHA::
PERSONA AUDITADA: PAGINA DE

ELEMENTO DE LA NORMA / SECCION DEL MANUAL/DOCUMENTO: AUDITOR

4.2.3 XXXXXXXX XXXXXXX
CONFORME REQUISITO DE LA NORMA/ Pregunta Asociada OBSERVACION
SI NO NA
 Técnicas de Entrevistas

Ejemplo de Notas de Auditoria

Notas De Auditor NC

Auditor: Fecha: Empresa :

 Conclusiones

 Enfocarse más a los procesos, y menos en los procedimientos

 Enfocarse más en los resultados, y menos en los registros

 Recordar los 8 Principios de Gestión de la Calidad

 Se debe usar el enfoque de “Planear – Hacer – Verificar –

Ajustar” para evaluar la eficacia de los procesos de la
organización.
GRACIAS POR SU
ATENCIÓN!
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