TAKLIMAT

PENGURUSAN SISTEM FAIL

UNIT SPBT
 PENGENALAN
 Sistem fail adalah amat penting di
dalam sesebuah organisasi bagi
memastikan kelicinan perjalanan
perkhidmatan organisasi tersebut.

 Sistem fail yang berkesan terhasil

dari perancangan dan pengurusan
yang teliti dan sistematik.
 DEFINISI PEMFAILAN

 suatu proses menyusun, mengatur,

mengasingkan, mengagihkan serta
menyimpan surat dan dokumen di
tempat yang selamat.
 memberi kemudahan semasa
membuat rujukan.
 perlu di kemaskinikan dari semasa
ke semasa mengikut kaedah-kaedah
yang tertentu.
 KEPENTINGAN
PENGURUSAN FAIL
 Surat / dokumen yang diterima dan
diwujudkan hendaklah dimasukkan dalam
satu fail yang didaftarkan menggunakan
fail yang ditetapkan.
 Maklumat yang disimpan dapat dikawal
dan diuruskan dengan cepat/tepat apabila
diperlukan.
 Diurus mengikut piawaian / prosedur
pengurusan rekod yang ditetapkan oleh
Jabatan Arkib Negara.
 KEPERLUAN FAIL

 Bahan rujukan
 Kemudahan rekod kepada tindakan yang
diambil
 Keputusan yang diperolehi
 Sumber penyiasatan
 Bahan bukti
 Bahan penyelidikan
 Mengekalkan ingatan
CONTOH PENULISAN
KOD FAIL ( Kulit Fail )
JBA3025/02/10/001

Kod Sekolah
Kod HEM
Kod SPBT

Kod Perkara
 JBA3025/02/10/001

Enrolmen Murid/Murid Layak dan Tidak Layak

12.04.2009
 CONTOH PENULISAN
NOMBOR BIL. SURAT
JBA3025/02/10/001( 1 )
Kod Sekolah
Kod HEM
Kod SPBT

Kod Perkara
Kod Siri Kes
(Bil. Surat)
FAIL- FAIL SPBT

2 Jenis Fail Utama

 Bilangan Fail Dikurangkan
Daripada 9 Fail kepada 2 Fail

 Fail 01 – Pengurusan Am
 Fail 02 – Rekod Pinjaman Buku Teks
 Fail Pertama
JBA3025/02/10/001
Nama Fail :
Enrolmen Murid/Murid Layak dan Tidak
Layak

Kandungan Fail :
Senarai enrolmen murid mengikut
Tahun / Tingkatan termasuk murid
layak dan tidak layak
 Fail Kedua
JBA3025/02/10/002
Nama Fail :
BTBT190, BTBT170 dan BTBT460

Kandungan Fail
1. Borang BTBT190, BTBT170
2. Penyata BTBT460
3. Dokumen berkaitan permohonan /
pemesanan tambahan
 Fail Ketiga
JBA3025/02/10/003
Nama Fail :
Sijil Akuan Penerimaan / Invois
dan Nota serahan

Kandungan Fail :
1. Salinan Sijil Akuan Penerimaan (SAP)
2. Salinan Invios
3. Salinan Nota Serahan
 Fail Keempat
JBA3025/02/10/004
Nama Fail :
Pekeliling SPBT

Kandungan Fail :
1. Surat Pekeliling Ikhtisas berkaitan SPBT
2. Surat Pekeliling berkaitan SPBT
 Fail Kelima
JBA3025/02/10/005
Nama Fail :
Surat Menyurat dengan BBT / JPN / PPD /
JAIN berkaitan dengan SPBT
Kandungan Fail :
1. Surat-surat edaran daripada
BBT/JPN/PPD/JAIN
2. Salinan surat makluman/tindakan/
jawapan daripada sekolah ke
BBT/JPN/PPD/JAIN
 Fail Keenam
JBA3025/02/10/006

Nama Fail :
Rekod Pinjaman Buku Teks

Kandungan Fail :
Borang SPBT G
 Fail Ketujuh
JBA3025/02/10/007
Nama Fail :
Pelupusan Buku Teks SPBT

Kandungan Fail :
1. Surat menyurat berkaitan pelupusan
2. Salinan Borang Kew.PA-17
3. Salinan Borang Kew.PA-18
4. Salinan Borang Kew.PA-19
 Fail Kelapan
JBA3025/02/10/008
Nama Fail :
Rekod Buku Hilang/Rosal dan Gantian

Kandungan Fail :
Dokumen, penyata dan laporan
kehilangan, musnah dan gantian buku
teks SPBT
 Fail Kesembilan
JBA3025/02/10/009
Nama Fail :
Penyeliaan/Pemantauan dan Aduan

Kandungan Fail :
Dokumen atau surat Laporan, teguran
hasil penyeliaan dan pemantauan
BBT/JPN/PPD/JAIN/Nazir/Audit serta
aduan ibu bapa
 Fail-fail Tambahan
JBA3025/02/10/010

Nama Fail :
Mesyuarat SPBT

Kandungan Fail :
1. Surat panggilan mesyuarat
2. Daftar kehadiran mesyuarat
3. Minit mesyuarat
 Fail-fail Tambahan
JBA3025/02/10/011
Nama Fail :
Kelab SPBT

Kandungan Fail :
1. Surat panggilan mesyuarat
2. Daftar kehadiran mesyuarat
3. Minit mesyuarat
4. Senarai AJK Kelab
5. Senarai Nama Ahli Kelab
6. Takwim Kelab
7. Aktiviti Kelab
PERGERAKAN
FAIL
Pergerakan/pengedaran fail adalah seperti
berikut:

 Semua pergerakan fail diedarkan oleh Pembantu

Tadbir Fail kepada pegawai atau kakitangan yang
menggunakannya.
 Catatan perlulah dibuat di muka hadapan kulit
fail berkenaan.
 Perkara-perkara yang perlu dicatat ialah:
-Nama jawatan
-Tarikh fail diedarkan
 KEGAGALAN
MEMULANGKAN FAIL
 Adalah perlu diawasi, bahawa pegawai
yang membawa fail menyerahkan
kepada pegawai yang sepatutnya dan
meminta menandatangani penerimaan
fail berkenaan.

 Jika fail-fail yang dipinjamkan hilang,

maka kelalaian pegawai berkenaan
patutlah dikenakan tindakan tatatertib
kerana kecuaian.
Kad Rekod Pergerakan Fail
 ISU-ISU
 Tiada buku peredaran / pergerakan fail;
 Sistem tidak tekal;
 Fail berpindah bersama guru;
 Bawa balik ke rumah;
 Tiada pemantauan dokumen secara
berterusan;
 Dokumen tidak dimasukkan ikut tajuk.
 RUMUSAN
Setiap organisasi memerlukan sistem penyimpanan
rekod yang baik.

Sekolah yang berkualiti adalah sekolah yang dapat

menampilkan imej pengurusan yang bermutu tinggi
melalui pendokumentasian maklumat dan rekod.

Sistem Fail adalah salah satu kriteria kualiti yg mesti

bersistem, mudah dirujuk, mudah diperolehi dan
selamat.
Kita mesti berubah…………

“Biasakan yang betul

Betulkan yang biasa”

SEKIAN
TERIMA KASIH