UNIT PENGURUSAN AKADEMIK

PPD TANGKAK

BENGKEL
PENGURUSAN FAIL PANITIA
SEKOLAH RENDAH
Dewan Lestari, PPD Tangkak
22-1-18 / 2.00PM
 OBJEKTIF
Di akhir sesi ini diharap guru akan dapat:

• Memahami sistem Pengurusan Fail Panitia

• Menggunakan pengetahuan ini untuk pengurusan fail
panitia bersistem yang betul dan piawai bagi
penyimpanan rekod dan dokumen

SKOP
Memastikan kategori dan kandungan fail panitia
berdasarkan SPI Bil 4/86 dipatuhi
MUKADIMAH - SISTEM PENGURUSAN FAIL
Sistem Pengurusan Fail (SPF) ialah sebahagian daripada Sistem Pengurusan
Maklumat (SPM). SPF yang bercetak sahaja berkaitan dan tidak termasuk yang
berbentuk elektronik. SPF mempunyai protokolnya tersendiri dan ada beberapa
akta dan peraturan pentadbiran yang mengawalnya.

Antara akta yang mengawalnya ialah

1. Akta Arkib Negara 2003 (AAN 2003),

2. Akta Rahsia Rasmi 1972 (ARR 1972),
3. Peraturan Undang-Undang Bahagian ’A’ (PU.A) 395 – Kelakuan dan Tatatertib,
4. PP Bil. 5 Tahun 2007 - Panduan Pengurusan Pejabat (PPP) dan
5. Akta Arkib Negara 2003 (Peraturan Penetapan Borang Pelupusan) 2008
Ketua Pejabat adalah dipertanggungjawabkan untuk mengawal selia dan
mengurus fail-fail mengikut kehendak AAN2003, ARR1972, PU.A (395)
dan PPP.
 Pengurusan Fail yang tidak mematuhi

Boleh dicaj di bawah mana-mana peruntukan undang-undang

yang telah dinyatakan dan dari segi pentadbiran, boleh dicaj di
bawah prinsip ’KECUAIAN’ dan ’TIDAK BERKESAN’ di bawah PU.A
(395) – Peraturan Peraturan Pegawai Awam
(Kelakuan dan Tatatertib) 1993, para 4 (2.e dan 2j) dan para
19.1(b).

-Fail yang didaftarkan & ada nombor rujukan sahaja

yang berkaitan dalam perkara ini.
 PROSEDUR SISTEM PENGURUSAN FAIL

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 berkuatkuasa

30 April, 2007. Bahagian VII (Pengurusan Fail) di PPP
merangkumi prosedur-prosedur :

1. Kepentingan Pengurusan Fail

2. Pengkelasan Fail
3. Pengkelasan Perkara dan Pengkodan
4. Prosedur Pengurusan
5. Sistem Pengurusan Dokumen Dan Rekod Elektronik
6. Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer
7. Pelupusan Fail
• Arahan Perkhidmatan Bab 4: Fail Memfail

• Sistem Fail Arkib Negara Malaysia

* AKTA ARKIB NEGARA MALAYSIA 2003

• Sistem Fail Jabatan Pelajaran Johor

* SURAT PELAKSANAAN 2010
 DEFINISI SISTEM FAIL

Proses menyimpan segala rekod dan dokumen

untuk rujukan dengan selamat, mudah diperolehi
dengan cepat bila dikehendaki dan proses ini
meliputi Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan
Pelupusan
Prinsip-prinsip Sistem Fail
 KOD 600 - PENGURUSAN KURIKULUM
Nombor Dan Perkara Utama :
600 - 1 hingga 600 - 10
 600 - 1 : Prasekolah
 600 - 2 : Sekolah Rendah
 600 - 3 : Sekolah Menengah
 600 - 4 : Pendidikan Khas
 600 - 5 : Pusat Sumber
 600 - 6 : Peperiksaan
 600 - 7 : Jadual Waktu
 600 - 8 : Pemulihan
 600 - 9 : Laporan
 600 - 10 : Program Khas
KOD DAN KANDUNGAN FAIL PANITIA MATA
PELAJARAN

Contoh : Bahasa Melayu

JEA9003.600-3/3/1
JEA9003 - Kod Sekolah
600 - Kod Kurikulum
3 - Kod Sekolah Menengah [3]
Kod Sekolah Rendah [2]
3 - Kod Bidang
1 - Kod Mata Pelajaran (BM)
PENGKELASAN : SISTEM 7 FAIL PANITIA

1. Fail Induk
- fail putih / kertas
- nyatakan nama panitia,
- didaftarkan dan bernombor rujukan.
Maklumat yang terkandung dalam dokumen
ini tidak boleh diberitahu secara langsung
atau tidak langsung kepada akhbar atau
sesiapa yang tidak dibenarkan.

PENULISAN KOD FAIL Terkini

Cth: JEA9003.600-3/3/1
(BETULKAN / UBAH)
tanda (/) kepada
tanda (.)
KERTAS MINIT
 PENGKELASAN : SISTEM 7 FAIL PANITIA
6 FAIL KULIT KERAS ( FOLDER )
-tidak perlu didaftarkan
-tiada nombor rujukan

•Muka depan fail keras dilabelkan

-Nama Panitia
-Nama Fail
FAIL SUKATAN PELAJARAN
FAIL PROG. KECEMERLANGAN
FAIL PENTAKSIRAN DAN PENILAIAN
FAIL PENYELIAAN
FAIL PEMERIKSAAN BUKU RAMPAIAN
FAIL MAKLUMAT GURU M/PELAJARAN
SENARAI KANDUNGAN FAIL PANITIA MATA PELAJARAN
Sektor Jaminan Kualiti, JPNJ / 1 Januari 2018-Keluaran 05|Pindaan 00

1. Fail Induk - Fail Rasmi / Fail Putih Pejabat

a. Surat menyurat
b. Minit mesyuarat panitia bersama surat iringan

2. Sukatan Pelajaran - Fail Folder / Kulit Keras

a. Sukatan Pelajaran
b. Huraian Sukatan Pelajaran
c. Rancangan Pelajaran Tahunan
d. Senarai buku rujukan guru/murid
e. Plan Akademik Negeri semasa
SENARAI KANDUNGAN FAIL PANITIA MATA PELAJARAN
Sektor Jaminan Kualiti, JPNJ / 1 Januari 2018-Keluaran 05|Pindaan 00

3. Fail Program Kecemerlangan - Fail Folder / Kulit Keras

a. Perancangan program
b. Pelaksanaan dan Perancangan Program

4. Fail Pentaksiran dan Penilaian - Fail Folder / Kulit Keras

a. Analisis keputusan peperiksaan awam dan peringkat sekolah
b. Analisis pencapaian mata pelajaran dalam peperiksaan awam dan sekolah
c. Headcount
d. Postmortem / Audit Akademik
SENARAI KANDUNGAN FAIL PANITIA MATA PELAJARAN
Sektor Jaminan Kualiti, JPNJ / 1 Januari 2018-Keluaran 05|Pindaan 00

5. Fail Penyeliaan- Fail Folder / Kulit Keras

a. Jadual pencerapan
b. Laporan pencerapan P dan P oleh pencerap
c. Tindak ikut pencerapan

6. Fail Pemeriksaan Buku Rampaian - Fail Folder / Kulit Keras

a. Jadual pemeriksaan buku rampaian
b. Laporan pemeriksaan buku rampaian/buku kerja/buku nota

7. Fail Maklumat Guru Mata Pelajaran- Fail Folder / Kulit Keras

a. Maklumat peribadi guru
b. Jadual waktu mengajar guru
c. Carta organisasi panitia
TERKINI
PK01/01 | 01 Januari 2018 -
Keluaran 05 | Pindaan 00
SPSK: 01 Februari 2017 : Keluaran 04 : Pindaan 00
 CONTOH LAPORAN DAPATAN PEMANTAUAN FAIL
• Kesemua panitia di bawah bidang Sains Kemasyarakatan telah menjalankan
mesyuarat Bil 1/2018.

• Bilangan Fail panitia disediakan mematuhi ketetapan Sistem Pengurusan

Sekolah Kualiti (SPSK) iaitu:
7 fail (1 Fail induk & 6 Folder).

• Nombor daftar fail mematuhi Ketetapan Pengurusan Sistem Fail yang

dikeluarkan oleh JPN Johor.

 Dokumen Fail Pendidikan Sejarah:

Laporan Program bagi tahun 2016 tidak dapat dikesan dalam Folder Program
Kecemerlangan.

 Dokumen Fail Pendidikan Seni Visual:

Proses perekodan dokumen dalam fail induk belum kemaskini.
RUJUKAN
Buku : Kepimpinan & pengurusan Kurikulum Di Sekolah-Pusat Perkembangan
kurikulum, kementerian Pendidikan Malaysia. (2001)

Dokumen: PK01 PENGURUSAN PANITIA –SPSK -1 Februari 2017 : Keluaran 04 :

Pindaan 00

Dokumen: Pengkelasan Perkara Dan Pengkodan: Pengurusan Sistem Fail Jabatan

Pelajaran Negeri Johor

Dokumen :Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ke Arah Ms Iso 9001:2008 : Sektor

Jaminan Kualitijabatan Pelajaran Johor

Dokumen : Kod Dan Kandungan Fail Panitia MP : A.Aziz.How@moe.gov.my

Surat Pekeliling Ikhtisas Bil 04 Thn 1986- Panitia Mata Pelajaran : 13 Mac 1986

Slide : Pengurusan Fail: Abd Rahim Bin Abdul Rahman , Ketua Unit Piawaian Sektor
Jaminan Kualiti Jabatan Pelajaran Johor

https://vdocuments.site/sistem-fail-sekolah-58bdb19042740.html
TERIMA KASIH