PENGENDALIAN

MESYUARAT
 JENIS MESYUARAT

MESYUARAT AGUNG MESYUARAT JAWATANKUASA

TAHUNAN
- Notis 14 KHAS
hari
- Notis 48 jam INDUK
- laporan KERJA/
- diadakan 5 hari dari - Notis 7 hari PELAKSANA
tahunan
tarikh permintaan - Lantikan ahli melalui
- rancang - Notis 7 hari
- Permintaan AJK @ mesyuarat agung
aktiviti tahun - Laporan
berikutnya 1/3 ahli - Tentukan hala tuju
kemajuan kerja
- Bubar AJK ada, dan matlamat
- pilih JK mengikut bidang
lantik baharu keseluruhan
baharu tugas masing-
- Ubah - Tetapkan peraturan/ masing
- luluskan
usul perlembagaan atas garis panduan
- Korum : 2/3 ahli
keperluan mendesak - Uruskan belanjawan
- Korum : 2/3
- Masalah kewangan dan sumber kewangan
kritikal - Kawal selia kemajuan
- Korum : 2/3 ahli pelaksanaan
Korum :2/3 ahli
PENGURUSAN MESYUARAT
Surat Jemputan
Mesyuarat Pengesahan
-Agenda, Masa dan Kehadiran dan
Tempat
MESYUARAT
Persediaan
- Terima Kertas Kerja Peralatan
Pembentangan
- (7 hari)
(1 hari)

Pengedaran
Minit Mesyuarat Kelulusan Minit
dan Borang Mesyuarat
Maklumbalas (3 hari)
(7 hari)
STRUKTUR MINIT MESYUARAT
Nama Mesyuarat ii) Pengesahan Minit Mesyuarat
- Keputusan mesyuarat lepas : disahkan tanpa
Bil ....Tahun....
Tarikh pindaan atau dengan pindaan (nyatakan
Masa pindaan)
Tempat
iii) Perkara Berbangkit
- Perkara yang dibangkitkan dalam mesyuarat
Hadir
- Turutan dimulai dengan Pengerusi lepas
- Jika perlu tindakan, nyatakan
Mesyuarat, seterusnya ikut
Kekananan
iv) Perbincangan
- Perkara baru yang dibincang semasa
Hadir Bersama/ Turut Hadir
- Bukan ahli mesyuarat, dijemput mesyuarat.
- Susunan ikut agenda
hadir

Urusetia/ Setiausaha v) Hal-hal lain

- Yang mengurus mesyuarat - Perkara yang tiada dalam agenda

i) Perutusan Pengerusi vi) Penutup

- Masa mesyuarat ditangguhkan

PADAT, TEPAT, JELAS
- Rekod keputusan mesyuarat
- Catat makluman atau tindakan (bold, kanan)
MINIT MESYUARAT
PENOMBORAN
- Sistem perpuluhan
TIDAK PERLU
- nama dan tandatangan setiausaha di akhir
minit
- Kenyataan disemak/disahkan, nama dan
tandatangan pengerusi
SISTEM PENGESANAN
- Urusetia perlu kesan perlaksanaan keputusan
mesyuarat
- Cth : Borang khas

Pekeliling Pentadbiran Perkhidmatan Awam

Bilangan 2 Tahun 1991