Veli Lošinj 6.5.2010.

Projekti u školstvu
Ima aktivnosti koje se u školama nazivaju projektima
a koje zapravo nisu projekti!
Postoje aktivnosti koje se ne doživljavaju projektima a
mogu se organizirati i voditi kao projekti.
Potrebno je prije svakog projekta dobro promisliti o
tome koji nastavnik/zaposlenik škole odgovara
pojedinoj ulozi u projektu.
Potrebno je znanje o upravljanju
projektima!
Velik je broj nastavnika i ravnatelja koji su do
sada u školama uložili trud i vrijeme u niz
projekata.
Postoje znanja koja im mogu pomoći da buduće
projekte rade i vode lakše i uspješnije.
Znanje se ne stječe samo na tečajevima nego i
praksom, kroz niz uspješnih i neuspješnih
projekata. I na greškama se uči.
Znanje i iskustvo u organizaciji projekta potrebni
su i za iznalaženje resursa potrebnih za njegovu
uspješnu realizaciju, primjerice, kod prijava na
natječaje za potporu projektima.
Upravljanje projektima je jedna od vještina koje
ravnatelji (i ostali zainteresirani zaposlenici u
školama) trebaju steći, ne da bi nužno sami upravljali
mnoštvom projekata, već da bi mogli djelovati
savjetodavno i korektivno na zbivanja u školi i sustavu
u kojima se njihov angažman očekuje.
Potreban dio stručnog usavršavanja svih.
Fleksibilnost i dosljednost su potrebni.
Osnovni pojmovi u upravljanju
projektima
O čemu govorimo ...
 Po čemu se projekti razlikuju od ostalih poslovnih
aktivnosti
 Definicija projekta – što projekt jest, što nije
 Osnovni pojmovi upravljanja projektima: projekt,
sudionici u projektu, voditelj projekta, projektni tim,
sponzor projekta, ulagači, naručitelj, korisnici,
resursi, vrijeme i kvaliteta
 Što je proizvod projekta, odnosno projektna
isporučevina
 „Trokut prilagodbe“
Što je PROJEKT?

Projekt = aktivnost s unaprijed utvrđenim:

jasnim i ostvarivim ciljem
konačnim trajanjem
raspoloživim resursima (ljudi, vrijeme, financijska
sredstva)
željenom razinom kakvoće konačnog proizvoda
Razlika projekata i ostalih
aktivnosti
Rutinski poslovi koji se ponavljaju i odvijaju po
unaprijed zadanom predlošku NISU projekti.
Primjeri rutinskih poslova: pisanje mjesečnog
izvješća, rješavanje predmeta upravnog postupka,
računovodstveni obračun, plaćanje računa
Primjeri projekata: organizacija dana škole,
organizacija državnog natjecanja, organizacija
maturalnog izleta, upisi ...
Što su PROGRAMI?
Program = skup povezanih projekata

usklađeno upravljanje pojedinim projektima

koristi veće od zbroja koristi odvojenih projekata
Što je CILJ projekta?

Cilj projekta je NEŠTO

čega prije realizacije projekta NIJE BILO,
čega bez projekta NE BI bilo,
vrijedno ulaganja u projekt.
Dobro postavljeni ciljevi su:
Jasno određeni (opisani)
Mjerljivi
Dostižni
Ostvarivi
Vremenski uokvireni
Što su to RESURSI projekta?
Sve što koristimo u projektu da bismo ostvarili
željeni cilj ...
Ljudi
Sredstva (materijalna, nematerijalna, novčana, ...)
Vrijeme
Projekt se ne može uspješno završiti ako resursi
nisu osigurani ili raspoloživi kad su potrebni!
Sudionici projekta
Naručitelj(i) projekta
Sponzor(i) projekta
Ulagač(i) u projekt
Voditelj(i) projekta/projekata/programa
PROJEKTNI TIM - članovi tima
Osobe zadužene za realizaciju pojedinih
aktivnosti u okviru projekta.
Naručitelji projekta
• Ustanove ili pojedinci koji imaju potrebu za
proizvodom/uslugom koja se projektom ostvaruje
• Određuju cilj projekta.
Fizička ili pravna osoba (pojedinci ili ustanove)
koja:
 postavlja zahtjeve za provedbom projekta
 odobrava rezultate projekta
 pokriva troškove projekta
 koristi se rezultatima projekta
razlikujemo “internog” i “eksternog” naručitelja:
 interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta
Voditelj projekta
zadužen za komunikaciju sa sponzorima i
ulagačima te
odgovoran za koordinaciju projektnih aktivnosti
kako bi se projekt uspješno završio, odnosno –
kako bi se ciljevi projekta ostvarili u željenom
vremenu i u okviru unaprijed utvrđenog proračuna
projekta.
Za vođenje projekta potrebno je imati:
Komunikacijske vještine
Stručnost u predmetnom području projekta
Znanje o poslovnim procesima i tehnologiji
Sponzor projekta
osoba koja svojim autoritetom i mogućnostima
osiguranja potrebnih resursa podupire projekt i
pomaže voditelju projekta u uspješnoj provedbi
projekta
“najvažniji saveznik voditelja projekta”
razlikujemo “internog” i “eksternog” sponzora:
interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta
eksterni radi u drugoj ustanovi za koju se projekt izvodi
Ulagači
svi oni koji u projekt ulažu potrebne resurse:
ljude, sredstva, novac …
osobe (pojedinci ili ustanove)
kojima je u interesu uspješna realizacija projekta
koji aktivno sudjeluju u provedbi projekta
koji ulažu resurse s kojima raspolažu u projekt s ciljem
njegove uspješne provedbe
ulagače (i njihove uloge i interese u projektu) je
potrebno identificirati tijekom pripreme projekta
Nadzor projekta
uspostavlja se zbog:
praćenja provedbe projekta
davanja suglasnosti na rezultate pojedinih faza projekta
izdavanja konačne potvrde kako su rezultati projekta
(isporučevine) u skladu sa početnim zahtjevom
naručitelja
nije odvojen nego integralan dio aktivnosti na projektu
i traje tijekom čitavog projekta
Vremenski okvir projekta

Projekt mora imati unaprijed određen (zadan)

početak i kraj!
Vremenski kraj projekta određen je željama naručitelja
projekta.
Poštivanje vremenskih rokova pri realizaciji projekta
jedna je od ključnih mjera njegove uspješnosti.
Nakon što je utvrđen može se mijenjati samo uz
suglasnost naručitelja i svih ulagača u projekt!
Mjerila uspješnosti projekta
rok
KAKVOĆA / KVALITETA
troškovi
kakvoća

Upravljanje projektima podrazumijeva

umješno balansiranje resursima (kako bi
se željeni cilj ostvario u zadanom
Trokut
vremenu i bez prekoračenja dozvoljenih prilagodbe
troškova) i prilagođavanje promjenama
u stvarnom okruženju.

TROŠKOVI VRIJEME
“Trgovanje” mjerilima
uspješnosti
Želite li skratiti vrijeme realizacije projekta a
zadržati nepromijenjenu kakvoću proizvoda (cilja
projekta), troškovi rastu.
Želite li skratiti vrijeme realizacije projekta a ne
uvećavati ukupne troškove projekta, kvaliteta
konačnog proizvoda (cilja projekta) bit će niža od
unaprijed dogovorene.
Želite li sniziti troškove, a ostvariti cilj projekta u
nepromijenjenom vremenu, kvaliteta konačnog
proizvoda (cilja projekta) bit će niža od unaprijed
dogovorene.
Podsjetimo se ...
 Projekti su vremenski ograničene aktivnosti s
jasno postavljenim ciljem i utvrđenim
raspoloživim resursima
 Aktivnosti koje se ponavljaju NISU projekti.
 Sudionici u projektu mogu biti: ulagači,
naručitelj, voditelj projekta, projektni tim,
sponzor projekta, korisnici.
 Upravljati projektom znači raspolagati resursima
projekta tako da se zadani ciljevi ostvare u
zadanom vremenu sa željenom razinom
kakvoće.
 Mijenjanje uvjeta u kojima se projekt odvija
povlači za sobom redefiniranje raspoloživih
resursa (“Trokut cjenjkanja”)
Sada nekoliko riječi o tome ...

kako dobro opisati ciljeve projekta ...

što su preduvjeti za uspjeh projekta ...
Ciljevi projekta trebaju biti …

S SPECIFIC SPECIFIČNI

M MEASURABLE MJERLJIVI

A AGREED UPON
ACHIVEABLE & DOSTIŽNI I
USUGLAŠENI

R REALISTIC REALISTIČNI

T TIME-ORIENTED VREMENSKI
ODREĐENI
Školski primjer: JFK i Mjesec

Govor pred Kongresom SAD, 25. 5. 1961

“Cilj ove nacije je da do kraja ovog desetljeća spusti
čovjeka na Mjesec i sigurno ga vrati na Zemlju”
Koje od “SMART” karakteristika dobro definiranog cilja
možemo prepoznati?
 Propali Problematični Uspješni

2000 23% 49% 28%

1998 28% 46% 26%

1995 40% 33% 27%

1994 31% 53% 16%

Graf prikazuje ishode oko 30,000 projekata u velikim, malim i srednjim

tvrtaka u SAD-u prema The Standish Group od 1994.

Izvor: The Standish Group International, Extreme Chaos, The Standish Group
International, Inc., 2000
Zašto projekti ne uspijevaju?

Nejasni ili neusklađeni ciljevi

Komunikacijski problemi unutar tima ili između
ulagača
Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se
uopće ne završe)
Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora
Loša procjena rizika
Upravljanje projektima povećava vjerojatnost
uspješnog završetka projekta – zato je to skup
znanja i vještina koja je potrebno steći!
Jason Hiner, TechRepublic1
5 glavnih razloga za neuspjeh projekata:
Neuspjeh promjene kulture poslovanja
Nedostatak posvećenosti projektu
Neuspjesi s prošlih projekata
Neodgovarajuće planiranje
Alati koriste, ali nisu rješenje po sebi

http://blogs.techrepublic.com.com/hiner/?p=894
John McCormick, Baseline
NISU PROJEKTI TI
KOJI NE
USPIJEVAJU,
NEGO LJUDI!
http://www.baselinemag.com/c/a/Projects-Management/Projects-Dont-Fail-People-Do/
David Garrett: (8) razloga zbog
kojih projekti ne uspijevaju

Opseg, opseg, opseg

Taštine
Loša komunikacija
Nedostatni proračuni
Zaboravljeni korisnici
Sponzor koji nestaje
Manjak planiranja
Dobra stara “viša sila”

http://www.certmag.com/print.php?in=1394
“12 zlatnih pravila”
za uspješnije projekte, 1. dio
1. ostvariti konsenzus ulagača oko ciljeva projekta
(prije početka rada na projektu)
2. izabrati najbolji mogući tim
3. održavanje jednostavne i razumljive projektne
dokumentacije
4. realistična procjena potrebnih resursa
5. realističan vremenski plan aktivnosti na projektu
“12 zlatnih pravila”
za uspješnije projekte, 2. dio
6. ne izlaziti izvan opsega projekta
7. voditi računa o ljudima
8. stalna podrška sponzora
9. spremnost na promjene i inovacije
10. dobra međusobna komunikacija
11. stalno praćenje i procjenjivanje opasnosti (rizika)
12. potencijal za - vođenje
Podsjetimo se ...
što je cilj projekta utvrđuje se na samom početku
projekta. Dobro opisan cilj je specifičan, mjerljiv,
dogovoren, realističan i vremenski uokviren
za neuspjeh projekta uvijek postoje konkretni uzroci
Za uspjeh projekta ključna je otvorena komunikacija
između ulagača u projekt
Upravljanje projektima može:
olakšati ono što radimo.
unaprijediti način rada.
ubrzati postizanje ciljeva/rezultata.
sniziti troškove rada.
potaknuti promjenu.

Izazovno, inovativno, kreativno, stresno ...

 Završetak implementacije
Projektni
proizvod se Osmišljanje
uvodi u
uporabu
Potvrda o Prihvaćena Vizija
otklonjenim / Opseg projekta
neispravnostima
MSF
Provjera (kontrola)
i utvrđivanje Planiranje
eventualnih
pogrješaka

Dovršetak Prihvaćeni
proizvoda Realizacija projektni
planovi
Faze projekta
POKRETANJE (iniciranje, osmišljanje)
Planiranje
Provedba (realizacija)
Nadzor (kontrola)
Zatvaranje (zaključivanje) projekta –
uvođenje projektnog rješenja u uporabu
Osnovna projektna dokumentacija
Temeljni projektni dokument – izjava o viziji i
opsegu projekta
Plan projekta
Izjava o ostvarenju opsega projekta
Odobrenje za uvođenje rješenja u uporabu
Dokument o završetku uvođenja rješenja u uporabu
(završetku implementacije)
Zašto se projekti pokreću?
 Projekti se pokreću kako bi se pronašlo rješenje
za određeni problem ili potrebu naručitelja projekta.
 Rješenje obuhvaća sve potrebno za zadovoljenje
potrebe – rezultate projekta, upute za korištenje
rezultata i usluge podrške pri njihovom korištenju.
 Za pronalaženje rješenja ne mora biti dovoljan
samo jedan projekt, nego ih može biti potrebno i
više.
Ishodišta (polazišta) projekata
 Planirani projekti potječu iz planiranog
skupa/portfelja projekata usklađenog s prioritetima
organizacije ili sustava
 Neplanirani projekti nastaju kao odgovor na
neočekivane promjene, probleme ili prilike

TIM MORA ZNATI RAZLOG POKRETANJA

PROJEKTA
Od čega se sastoji
POKRETANJE projekta?
Utvrđivanje “ulagača” (sudionika projekta)
Odabir i priprema osnovnog projektnog tima
Izrada vizije
Utvrđivanje rješenja
Određivanje opsega rješenja
Utvrđivanje osnova za kasnije promjene
Osnovni projektni tim
Skup članova tima koji zajedno s voditeljem
projekta radi na projektu od početka do kraja.
Ostali članovi projektnog tima uključuju se u
projektne aktivnosti povremeno i ovisno o
potrebama.
Svaki član tima ima, sukladno svojim vještinama,
znanju i iskustvu određenu unaprijed zadanu
ulogu u timu.
Kompetencije i stručnosti tima

Tražene kompetencije i stručnosti tima ovise o:

vrsti projekta
specifičnim područjima djelatnosti u kojoj se projekt
odvija
Različite definicije
 kompetencija – znanje, vještine i razina izvedbe potrebni za
učinkovit rad unutar zadanog područja projekta
 stručnost – mjera sposobnosti provođenja zadataka povezanih s
određenom kompetencijom
Module 5
Organiziranje osnovnog tima
Što je potrebno?
odrediti komplet vještina nužnih za projekt

dodijeliti uloge članovima tima

članovima tima objasniti uloge i odnose

procijeniti spremnost tima

Definicija: SPREMNOST TIMA
kolektivna pripremljenost tima, mjerena stručnostima,
za uspješno dovršenje projekta
Izrada vizije
Cilj izrade vizije: zajednički pogled na ciljeve,
ograničenja i rješenja (ishode) projekta
Fokus projektnog tima
jasno utvrditi problem, potrebu ili priliku
prikupiti početne zahtjeve naručitelja
utvrditi pristup rješavanju problema
odrediti potrebne vještine (kompetencije) tima
definirati ciljeve, pretpostavke i ograničenja
postaviti osnovu za kasnije promjene i revizije
Stvaranje zajedničke vizije
2 pristupa stvaranju zajedničke vizije:
 Viziju graditi na sastancima osnovnog tima ili
 Prihvatiti viziju koju su timu kao dio projektnog zadatka dali
sponzori
Važnost zajedničke vizije
 tim dobiva zajednički smjer djelovanja
 pojednostavljuje se i osigurava dosljednost u donošenju
odluka
 veća motiviranost
Što je vizija? Neomeđen pogled na rješenje
Vizija, opseg i ciljevi
Vizija je pogled na ono što tim želi postići,
neomeđen projektnim ograničenjima
Opseg je onaj dio vizije projekta koji se na projektu
može ostvariti u okviru zadanjih ograničenja.
To je ukupnost konkretnih rezultata, proizvoda i
usluga ostvarenih (pruženih) projektom
Ciljevi – utvrđena (željena) postignuća na kraju
projekta ostvarena kroz konkretne aktivnosti na
projektu
Kriteriji uspjeha faze pokretanja
Postignut je dogovor nositelja interesa i tima o:
 motivaciji za projekt
 viziji rješenja
 opsegu rješenja
 konceptu rješenja
 timu i strukturi projekta
Dokumentirani su ciljevi i ograničenja
Obavljena je početna procjena rizika
Utvrđeni su postupci praćenja i upravljanja promjenom
Sponzori i/ili ključni nositelji interesa dali su formalno
odobrenje
Faze projekta
Pokretanje (iniciranje, osmišljanje)
PLANIRANJE
Provedba (realizacija)
Nadzor (kontrola)
Zatvaranje (zaključivanje) projekta –
uvođenje projektnog rješenja u uporabu
Preduvjeti za planiranje
Završena faza pokretanja, postignut dogovor tima i ulagača:
 O motivaciji za projekt
 O viziji rješenja
 O opsegu rješenja
 O konceptu rješenja
 O timu i strukturi projekta
Dokumentirani su ciljevi i ograničenja
Obavljena je početna procjena rizika
Utvrđeni su postupci praćenja i upravljanja promjenom
Sponzori i/ili ključni nositelji interesa dali su formalno
odobrenje
Što planiramo?
Odgovore na ključna pitanja!
Koje je sve zadatke potrebno napraviti?
Kako ćemo ostvariti pojedine zadatke?
Koliko nam je vremena potrebno?
Kako provjeravamo jesmo li spremni za
realizaciju i jesmo li na dobrom putu (k cilju)
Fokus projektnog tima
prikupiti što više informacija u što kraćem vremenu
znati kada imamo dovoljno informacija za nastavak
aktivnosti
Planiranje i uspješnost projekta
Planiranje smanjuje rizike jer omogućava
rano otkrivanje pogrešaka
kontrolu troškova
poboljšanje kvalitete
Planiranje zahtijeva trud
potrebna je proaktivnost u planiranju
planiranje je proces
Procjenjivanje
Koristite metodu procjenjivanja odozdo prema gore
da biste odredili trajanje zadataka
Neka vam u procjenjivanju pomognu iskustva s
prethodnih i “pilot” projekata
Diskretno dodijelite dodatno vrijeme (”za zaštitu
vlastitih živaca”) kao “poseban” zadatak
Pogreške
voditelja projekata
Pogreške u komunikaciji:
Ne komuniciraju dovoljno niti redovito
 sa članovima projektnog tima te
 sa ulagačima u projekt

Ne razrješuju sukobe u projektnom timu u začetku i

interno, nego tek kada eskaliraju
Pogreške u planiranju:
Krive (preoptimistične) procjene vremena
Loša ili nikakva procjena rizika
Loša procjena potrebnih troškova
(inicijalno traženo daleko ispod stvarnih troškova na
kraju projekta)
Česte pogreške sponzora
Uključivanje u rješavanje sukoba unutar

projektnog tima
(Savjet: “Ne arbitrirajte! Završit ćete optuženi za
favoriziranje ovog ili onog člana projektnog tima i
za razbijanje tima kao cjeline”)
Česte pogreške sponzora
Davanje preporuka voditelju kod odabira članova

projektnog tima
(Savjet: “Izbjegavati! Može rezultirati
paralelizmom komunikacije voditelja i članova
projektnog tima sa sponzorom!”)
Česte pogreške sponzora
Izostanak očekivane potpore voditelju projekta

(“Ne pretpostavljajte da se to podrazumijeva. Ako

voditelj projekta to treba ili očekuje, dajte mu/joj
potrebne punomoći javno i pred svima!”)
Gdje griješe članovi projektnog tima
Olako prihvaćaju i preuzimaju obveze bez
prethodnog promišljanja o tome mogu li ih zaista i
izvršiti u zadanom (predviđenom) roku
Ne smatraju potrebnim izvijestiti voditelja i ostale
članove projektnog tima o kašnjenju sa
realizacijom vlastitih zadataka
Školske i druge obveze su redoviti izgovor i
opravdanje kod kašnjenja s realizacijom – ovo
govori o niskom prioritetu projektnih aktivnosti na
ljestvici poslova i zadataka
Dodatni uočeni problemi, 1.
Međusobno nepovjerenje i sukobi članova
projektnog tima – sukobi taština i “osobnih
agendi”
Nadmetanje u projektnom timu, umjesto suradnje
Drugačije mišljenje doživljava se kao kritika
Kritika se doživljava apriorno negativno
Neslaganje se doživljava kao neprijateljstvo
Dodatni uočeni problemi, 2.
Ne vidi se zajednička odgovornost za uspjeh

projekta

Umjesto rješenja poteškoća traži se krivca/krivce

(rezultat je naravno - konflikt)

Zajednička odgovornost za uspjeh povlači i pravo

svih da prime (podijele) priznanje za taj uspjeh

Savjeti o ulasku u projekte
Život je naš najdragocjeniji resurs
Ulažite ga promišljeno u sve, pa tako i u projekte
Ulazite u projekte ako je to opravdano i svrhovito:
Osobni i stručni izazov

Predstavlja korist za učenike, školu, zajednicu

Prilika za učenje i stjecanje novih znanja i vještina

Ciljeve projekta prepoznajete kao “svoje”

Postoje temeljni preduvjeti potrebni za uspješnost

projekta (konsenzus o ciljevima, rokovima, resursima i
kakvoći konačnog rezultata projekta)
Savjeti o pokretanju projekta, 1
Vodite računa da ciljevi budu na samom početku

projekta jasno definirani, mjerljivi, ostvarivi i

realistični, vremenski uokvireni te da su svi sudionici
na projektu već na samom početku projekta suglasni
oko ciljeva koji se projektom žele postići.
Savjeti o pokretanju projekta, 2
 Na početku – “Glave na hrpu!” 

 Neka službeni početak projekta bude organiziran kao prvi

sastanak svih sudionika (u živo, čak i ako su članovi

projektnog tima iz različitih škola i dijelova Hrvatske).

 Kasnija komunikacija je moguća i “on line”.

Savjeti o planiranju projekta, 1
Posvetite dovoljno vremena osmišljanju i planiranju

prije nego što pristupite samoj realizaciji projekta!

Vrijeme uloženo u planiranje vraća se kroz uštedu

vremena u samoj realizaciji i kasnijem ispravljanju

pogrešaka
Savjeti o planiranju projekta, 2

U planiranju vremena za realizaciju projekta vodite

računa o zbivanjima tijekom školske godine tijekom

kojih je otežana realizacija projekta zbog pojačanog
angažmana članova tima na ispunjavanju svojih
nastavnih obveza (zaključivanje ocjena, upisi,
natjecanja …)
Savjeti o planiranju projekta, 3
Ako nije dio projektnog učenja,
projekt je izvannastavna aktivnost.
Zbog svakodnevnih poslova u školi i cikličke
naravi nastavne godine (promjenjivog
opterećenja tijekom nastave) nastavnici ne mogu
raditi na projektu stalnim opterećenjem
/intenzitetom.
Savjeti o planiranju projekta, 4
Kada napravite vremenski plan, dodajte na kraju

“rezervno vrijeme”

Kako će realizacija nekih aktivnosti na projektu sigurno

kasniti, “rezervnim vremenom” štitite svoj tim i projekt

od kašnjenja projekta u cjelini!
Savjeti o planiranju projekta, 5
Kada napravite svoj projektni proračun, povećajte prije

razgovora s naručiteljem iznos za 10%-20%

Kako ste zbog manjka iskustva vjerojatno ispustili neki

od stvarnih troškova, ovim povećanjem omogućavate

njihovo pokrivanje
Savjeti o formiranju tima, 1.

Prvo definirajte potrebne uloge u timu i kompetencije

potrebne za svaku ulogu, a tek tada razmišljajte o

tome tko bi od kolega odgovarao pojedinoj ulozi.
Savjeti o formiranju tima, 2.

Za članove tima birajte zainteresirane i motivirane

kolege. Ne namećite i ne postavljajte ljude u uloge u

kojima se sami ne vide ili ne osjećaju ugodno.
Savjeti vezani uz timski rad, 1

Pokušajte izbjeći krute hijerarhijske strukture

projektnih timova

(jedan šef odlučuje o svemu, ostali slušaju i rade)

Savjeti vezani uz timski rad, 2
Uspjeh (ili neuspjeh) zajednička je zasluga i

odgovornost svih članova tima.

U konačnici ne postoji “djelomični” uspjeh pojedinog

člana, već samo ukupni uspjeh ili neuspjeh čitavog

projektnog tima!
Savjeti vezani uz timski rad, 3

Zajednička odgovornost ne znači da uloge ne trebaju

biti jasno podijeljene (i odijeljene).

Svatko treba znati što radi, zašto i do kada to treba

napraviti da bi se ostvario uspjeh u cjelini.

Savjeti kod procjene rizika
Uvijek se može dogoditi da netko od kolega zbog
nepredviđenih događanja (bolovanje, npr) ne može više
sudjelovati na projektu.

Pokušajte za svaku ulogu pronaći / osigurati barem još

jednog (“zamjenskog”) kandidata ili člana tima.
O projektnoj dokumentaciji

Izdvojite potrebno vrijeme i održavajte ju urednom i točnom

Početno ulaganje vremena u ovaj posao vraća se kroz:

 Olakšanu komunikaciju s ulagačima

 Korištenje dokumentacije na sljedećim projektima

Kako se nositi s dodatnim
zahtjevima
Naučite reći NE!

Ne izbjegavajte pregovore s naručiteljem!

Ako naručitelj tijekom projekta počne mijenjati uvjete

pod kojima se on odvija to se neizbježno odražava na

njegov uspjeh i traži promjene u početnim planovima
Kako se nositi s dodatnim
zahtjevima
Ako naručitelj nije spreman uz svoje zahtjeve za

promjenom opsega ili rokova osigurati i dodatne

resurse (ili produljenje vremena ili suglasnost s nižom
kvalitetom konačnog proizvoda), projekt ne može
završiti uspješno!
Na što ne zaboraviti kod
zaključivanja/zatvaranja projekta?
Ako je odgovornost za uspjeh i neuspjeh zajednička,

onda i uspjeh pripada svima.

Ako je projekt bio uspješan, nemojte zaboraviti

pohvaliti i istaknuti sve koji su sudjelovali na njemu.

Na što ne zaboraviti kod
zaključivanja/zatvaranja projekta?
Održite zaključni sastanak na kojem ćete projekt
proglasiti formalno zaključenim!
Održite ga mjesec dana nakon što su radovi na
projektu završili. Do tada će se strasti i eventualni
konflikti unutar tima stišati.
Formalno zatvaranje projekta potrebno je i zbog
članova projektnog tima i zbog vanjskih ulagača u
projekt te korisnika
Što ako se projekt prekine prije
završetka?
Ne skrivajte istinu od članova projektnog tima.

Objasnite im što se dogodilo i što je još potrebno

napraviti do formalnog zatvaranja, a što se od

planiranog neće realizirati.

Izbjegnite raspravu o krivnji i krivcima.

Što ako se projekt prekine prije
završetka?
Pripremite i predajte sponzoru i naručitelju

dokumentaciju o stanju realizacije u trenutku prekida

(potrebno i korisno za mogući novi projekt a ujedno je i
potvrda o učinjenom)

Procijenite gdje i kako bi se već ostvareno na projektu

ipak moglo iskoristiti.

Jedan drugačiji i zanimljiv pogled na
uspješnost projekata
Definicija projektnog neuspjeha,

(Definition of Project Failure,

Kris Johnson):
uspjeh projekta i uspješnost
njegovih rezultata nisu isto