Kỹ thuật truyền thông

Kinh doanh quốc tế

 Nội dung
I. Tiếp nhận – Lắng nghe
II. Gửi – Truyền đạt
III. Phương tiện truyền thông
I. Nhận – Lắng nghe
1. Tại sao chúng ta phải luyện tập kỹ năng?
2. Làm thế nào để lắng nghe hiệu quả?
3. Vượt qua rào cản để lắng nghe hiệu quả?
I. Nhận – Lắng nghe
• Thống kê:
1. 60% lỗi của nhân viên có nguyên nhân
chính là kỹ năng nghe kém. (Cooper,
1997)
2. 80% CEO cho rằng nghe là kỹ năng quan
trọng nhất trong môi trường làm việc.
3. 28% CEO cho rằng đây là kỹ năng quan
nhất trong doanh nghiệp. (salopek, 1999).
4. Lắng nghe đóng vai trò quan trọng trong
sự thành công trong hoạt động truyền
thông.
I. Nhận – Lắng nghe
Khách
hàng
1. Thu thập thông tin

Đồng Lắng Nhân

nghiệp viên
nghe

Cấp trên,
lãnh đạo
I. Nhận – Lắng nghe
• Lắng nghe cấp trên, người quản lý?
- Thông tin về người quản lý:
“deal directly with the boss” because it
establish a working relationship and you
avoid the “ go between who may not have
your passion and knowledge” ( Kinnick &
Parton, 2005).
- Sử dụng kiến thức chuyên môn để trao
đổi, làm việc với người quản lý.
- Cẩn trọng khi đưa ra ý kiến - Phong cách
hợp tác và phản biện
I. Nhận – Lắng nghe

Q/A: Do doanh số bán hàng không tốt, người quản lý nêu ý kiến: Chúng
ta sẽ tăng doanh số bán hàng nếu thay đổi cách thức quảng cáo với các
đối tác mới? Tuy nhiên, vấn đề thực chất xuất phát từ phương thức đóng
gói, bạn sẽ trao đổi ý kiến như thế nào??

- Không chỉ trích và hạ thấp vai trò của cấp trên, người quản lý.

- Ngừời quản lý cũng là đồng nghiệp: listen creates community.

I. Nhận – Lắng nghe
Nếu bạn là một thành viên trong Công ty đa quốc gia, môi trường toàn
cầu:
• Tôn trọng giá trị văn hóa
• Luôn lắng nghe và cố gắng đặt mình vào vị trí của người nói để hiểu và chia
sẻ.
• Diễn đạt rõ ràng và đầy đӫ thông điệp truyền tải.
• Tập trung lắng nghe
• Lắng nghe để thấu hiểu, thu thập thông tin không phải để tranh luận hay áp
đặt đối tác
?? Lựa chọn ngôn ngữ: should, have to, must/I and we
I. Nhận – Lắng nghe
• Rèn luyện kỹ năng lắng nghe Ghi nhớ
Thấu hiểu các giai đoạn trong quá trình lắng nghe
Phản hồi
“We hear what we listen for"
Thẩm định/lọc
thông tin

Diễn giải

Đón nhận tín

hiệu nghe
I. Nhận – Lắng nghe
• Đón nhận tín hiệu nghe: Người nghe tìm
kiếm thông tin có ý nghĩa đối với họ
• Diễn giải: Người nghe tiếp nhận và cảm
nhận qua lăng kính bản thân
• Thẩm định/Lọc thông tin: Đánh giá về
tính chân thực, giá trị của thông tin
• Phúc đáp: Hành vi phản ứng lại thông
điệp
• Ghi nhớ: Lưu giữ phần giá trị cốt lõi của
thông điệp
 I. Nhận – Lắng nghe
2. Kỹ năng lắng nghe hiệu quả
- Lắng nghe thấu đáo và đa chiều
- Nắm bắt được ý kiến, quan điểm, thông điệp
chính
- Tổng hợp, phân tích và xử lý thông tin
- Đặt trong mối quan hệ với ngữ cảnh và tình
hình thực tiễn
- Không nên giả định hay áp đặt lập trường
chủ quan
Ý nghĩa của lắng nghe trong hoạt động
kinh doanh quốc tế??
I. Nhận – Lắng nghe

Bạn có phải mội người nghe tốt?

- Cho rằng chủ đề không hấp dẫn, không có
giá trị.
- Thường đánh giá thấp năng lực truyền tải
của người nói.
- Ngắt lời hoặt làm gián đoạn người nói.
- Chỉ đánh giá qua bề ngoài, hình thức biểu
hiện.
- Lưu ý quá nhiều thông tin khi lắng nghe.
I. Nhận – Lắng nghe
- Không tập trung lắng nghe, không tương tác với người nói.
- Né tránh những chủ đề phức tạp, chuyên môn sâu hay lĩnh vực hàn
lâm.
- Biểu thị cảm xúc, trạng thái cá nhân
- Phân bổ thời gian lắng nghe không phù hợp (Tốc độ nghe 400-800
từ/phút, tốc độ nói 100-175 từ/phút, khoảng trống sẽ làm gì?)
 I. Nhận – Lắng nghe
Vượt qua rào cản để lắng nghe hiệu quả.
- Bối cảnh, môi trường
- Cá nhân
- Giới tính
- Ngôn ngữ, văn hoá giao tiếp
Bạn nghĩ gì về câu chuyện này?
A woman called the help at her company upset.
- “It’s just not here”, she complained. ”I have spent over an hour looking and it is not
here! Can you help me”.
- What Is not here? – Asked the technician, thinking this might be a problem worth his
time.
- The program say To press any key and there is simply no Any Key on my keyboard! –
said the woman.
II. Gửi – Truyền đạt
Tổng quan
- Loại hình: Báo cáo, công bố
- Đặc điểm
• Tin cậy, trung thực, trung lập và khách quan
• Không sai lệch thông tin
• Rõ nghĩa và thấu hiểu
• Tiêu chí, bằng chứng khách quan
• Tôn trọng người nghe
• Công cụ minh hoạ
II. Gửi – Truyền đạt
Kết cấu cơ bản
• Thu hút sự chú ý của người nghe
• Mục đích, nội dung chính
Mở đầu • Kết nối với người nghe

• Ý chính 1: Luận điểm, luận cứ và luận chứng

• Ý chính 2
Nội dung • Ý chính 3

• Tóm tắt lại nội dung

• Mở ra hướng phát triển mới
Kết luận • Trao đổi với người nghe
II. Gửi – Truyền đạt
Cách thức ”GỬI”
- Định nghĩa, khái niệm
- Mô tả
- Giải thích
- Minh hoạ, biến tấu
Phân tích người nghe để
lựa chọn cách thức truyền
đạt hiệu quả?
II. Gửi – Truyền đạt
- Phân tích người nghe
- Xác định nội dung, vấn đề chính
- Tóm tắt nội dung súc tích, ngắn gọn
- Xây dựng kết cấu bài trình bày
- Thiết kế kết luận và mở đầu
- Thực hành ghi chú và công cụ minh hoạ
Bài tập nhóm: Trình bày trước lớp về chủ đề: Điểm số trong kết quả
học tập và nghiên cứu của sinh viên ĐHNT
NGÔN NGỮ
1. Ngôn ngữ có lời
2. Ngôn ngữ không lời

“Những gì diễn ra bên trong

Sẽ được biểu hiện ra bên ngoài”
Earl Nightingale
III. Phương tiện truyền thông
1. Mạng truyền thông
2. Thư điện tử
3. Tin nhắn
4. Hội thảo trực tuyến: Teleconferencing and Videoconferencing
III. Phương tiện truyền thông
1. Mạng truyền thông
- Truyền thông hướng tới mục tiêu phát triển cộng đồng và trách nhiệm
xã hội
- Hoạt động KDQT phát triển không ngừng vượt qua mọi giới hạn
- Phương thức truyền thống kết hợp tiên tiến, hiện đại
- Hỗ trợ hoạt động kinh doanh của DN
- Ý nghĩa: tin cậy, chi phí, tốc độ, chất lượng, hàm lượng thông tin
chuyển tải
III. Phương tiện truyền thông
1. Mạng truyền thông
1.1. Mạng truyền thông
a. Một số thuật ngữ
- Network
- Computer network
- Interconnection
b. Intranet
c. Internet
III. Phương tiện truyền thông
1. Mạng truyền thông
1.2. Lợi thế
- Truyền nhận thông tin trên phạm vi rộng
- Lưu trữ dữ liệu và thông tin
- Thông tin đa chiều
- Phục vụ nhu cầu khám phá thế giới và giá trị bản thân con người
- Hỗ trợ dịch vụ kinh doanh
- Đổi mới và sáng tạo, R&D
III. Phương tiện truyền thông
2. Thư điện tử
Electronic Mail or email is a system of electronic correspondence by
which users send and receive message over network of computers and
telecommunication links. Email is an electronic post office.
III. Phương tiện truyền thông
2. Thư điện tử
- Phúc đáp
- Tiêu đề rõ ràng
- Tập trung vào người đọc/người nhận
- Hoàn chỉnh, chính xác và không tối nghĩa
- Font chữ thông thường, tránh chữ hoa, viết in
- Không đính kèm nhiều file
- Ký tên
- Kiểm tra trước khi gửi
- Sử dụng các phần mềm kiểm trả chính tả và ý nghĩa
III. Phương tiện truyền thông
2. Thư điện tử
Justin Bariso, Why Your Email Sign-Off Is More Important Than You
Think.
You're trying to build (or maintain) a relationship with the people you
email. Just as you would normally not end a spoken conversation
without saying goodbye, you shouldn't do it with email (barring a few
exceptions). Granted, the sign-off is just a small part of your message.
What's most important is having something to say that is interesting,
sincere, and not focused solely on.
III. Phương tiện truyền thông
(German) Mit freundlichen Gruessen: "With friendly greetings."
Here's one for fun. I currently live in Germany, and this is the sign-off of choice for
most Germans. The funny thing is, even when someone sends you a message that's
meant to be totally intimidating, or trying to rock you for being an idiot, they still
end it with this. So you end up getting e-mails like this one:
Dear Mr. Schmidt,
We are writing to inform you that your recent actions regarding (--) are deemed
unacceptable. If you do not act immediately to rectify this situation, we will be
forced to take legal action. You have seven days to comply with our request.
With friendly greetings.
(The company that hates you)
III. Phương tiện truyền thông
- Emails that ended in Thanks in advance had a 65.7 percent response rate.
- Of emails that ended in Thanks, 63 percent got responses.
- The third most effective closing was Thank you with a 57.9 percent response rate.
Across the board, Boomerang found that sign-offs that included some sort of
expression of gratitude had a 36 percent relative increase in average response rate.
The worst way to end your emails:
It's also worth exploring a couple of the lowest-performing sign-offs on the list. It
turns out that ending your email in Regards or Best could be dooming your response
potential. In the 350,000 email threads they examined, Boomerang found Best was
the worst performer of them all.
Of course, the subject line, tone, length, and content of your emails matters too. You
can't write a longwinded, confusing, and unkind email, then simply end with
"Thanks!" and expect a reply.
IV. Truyền thông đại chúng: Mass
Communication
1. Khái niệm
- Là phương thức truyền thông và thông điệp được tạo ra bởi một cá
nhân, một doanh nghiệp thông qua phương tiện truyền dẫn trung
gian đến số đông người nhận và/hoặc thị trường.
- Là phương thức truyền thông nhằm tiếp cận và tác động đến số đông
trong xã hội
IV. Truyền thông đại chúng: Mass
Communication
2. Phân loại
- Sản phẩm in (print media)
- Thông qua công cụ điện tử
(electronic media)
- Kỹ thuật tương tác (interface
media)
Phát thanh
Truyền thình
Báo và tạp chí
Bảng quảng cáo
Internet
IV. Truyền thông đại chúng: Mass
Communication
3. Đặc điểm
- Truyền thông từ một hướng/chiều đi
- Truyền tải khối lượng lớn thông tin tới số đông trong xã hội, truyền tải
ở phạm vi lớn nhất
- Ứng dụng công nghệ cao và hiện đại
- Tác động tới hành vi, tư tưởng và phong cách của cá nhân, nhóm
người trong xã hội và cộng đồng.
IV. Truyền thông đại chúng: Mass
Communication
4. Chức năng
- Thông tin
- Giáo dục
- Giải trí

Q/A
- Quảng cáo hàng hoá, dich vụ thuộc chức năng nào của truyền thông?
Tại sao?
- Lợi ích và hạn chế của truyền thông đa phương tiện?
One picture worth thousand words
Photos engage the eye, captions engage the mind

Near Tijuana vào Mỹ bất hợp pháp bằng cách trèo qua hàng rào dây thép.
DN là một thành viên trong cộng đồng Mass
Media
Which: Cách thức nào truyền tải thông điệp tốt nhất?
Whom: Đối trượng chính là ai?
When: Thời điểm công bố?
Where: Địa điểm triển khai/công bố cũng như mục tiêu định vị của
doanh nghiệp
How: Kế hoạch thực hiện và Chương trình hành động.
Ma trận từ ý tưởng đến hành động