ELECTRONIC ARCHIVING

By
Mahmoud Abdel Maksoud
Electronic Archive Manager

1
‫األرشيف االلكتروني‬
‫( حفظ واسترجاع الوثائق اليكترونيا )‬

‫‪2‬‬
 ‫مقدمة‬
‫حرص اإلنسان منذ فجر التاريخ علي تسجيل خبراته ومعارفه ‪ ،‬ورغم الصعوبات الشديدة‬
‫التي كانت تواجهه في سبيل ذلك إال أن األمر المجد حقا هو اإلصرار الغريزي لإلنسان‬
‫علي تسجيل هذه الخبرات والمعارف بالصور والرموز على األوعية المتاحة لديه آنذاك‬
‫فقد تسلق المعابد وانكب علي األلواح الطينية يسجل وينقش عليها التجارب البشرية‬
‫األولي التي كانت لألجيال التالية طرق النجاح ومصباح المعرفة الذي‪ B‬أنار أمامها دياجير‬
‫الظلمة وهى تتحسس طريقها المحفوف بالمخاطر واألهوال الذي بدأته منذ اآلف السنين‬
‫ليصل بها إلي ما وصلنا إليه اآلن من تقدم مذهل في جميع المجاالت ‪.‬‬

‫• وهذا البرنامج يعالج موضوعا من أكثر الموضوعات ارتباطا بتطبيقات التكنولوجيا‬

‫الحديثة في مجال المعلومات ‪ ،‬حيث يتناول تطبيقات التقنيات المتقدمة في تكنولوجيا‬
‫المعلومات في نظم وأساليب حفظ الوثائق والمستندات واسترجاعها ‪.‬‬

‫‪3‬‬
‫وهذا البرنامج ذو أهمية للعاملين في مجال المعلومات بشكل عام والعاملين في‬
‫مجال حفظ وتسجيل وتحليل واسترجاع الوثائق بشكل خاص ‪ ،‬حيث يزودهم‬
‫باألساليب الفعالة واألدوات المناسبة لممارسة أعمالهم بأكبر قدر من الفاعلية‬
‫والكفاءة ‪.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫أهداف البرنامج‬

‫يهدف هذا البرنامج إلى تحقيق العديد من األهداف منها ‪:‬‬

‫‪ ‬‬
‫• تعريف المتدربين بالمهارات األساسية المتعلقة بنظم التس‪B‬جيل والتوثيق‬
‫واالس‪B‬ترجاع للوثائق والمس‪B‬تندات ‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫• تعريف المتدربين باألساليب الحديثة في مجال حفظ واسترجاع الوثائق ‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫• تدريب العاملين على كيفية اختيار أسلوب الحفظ المناس‪B‬ب لكل نوعية وثائق ‪.‬‬
‫• تدريب العاملين على كيفية اختيار األجهزة المناس‪B‬بة لعملية الحفظ واالسترجاع‬

‫‪5‬‬
 ‫التعريفات‬

‫• األرشيف‪B‬‬
‫كلمة أرشيف تطلق عادة علي أى مكان تحفظ فيه الوثائق والمستندات بجميع أشكالها وتكون خاصة بكافة‬
‫إدارات المؤسسة‬
‫‪ ‬‬
‫• الوثيقة‬
‫هي الوسط الذي يحتوى على معلومات معينة ‪.‬‬
‫• التوثيق‬
‫هي عملية تسجيل الوثائق والحفاظ عليها ‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫• المستند‬
‫كل وسائط الحفظ التي يمكن الرجوع إليها ( االستناد إليها )‬
‫• الملف‪B‬‬
‫‪ .‬وعاء لحفظ مجموعة من الوثائق والمستندات ذات نوعية واحدة أو موضوع واحد‬

‫‪6‬‬
 ‫• الملفات المركزية‬
‫هي الملفات إلي تنشئ لوحدات تنظيمية متعددة وتحفظ في مكان واحد ‪.‬‬

‫• الملفات الالمركزية‬
‫مجموعة من الملفات تحفظ وتحدث إلي جوار مستخدميها ويكون كل مستخدم مسئول مباشرة عن ملفاته ‪.‬‬

‫• الحفظ المزدوج‬
‫تعني وجود نسخ من الملفات والوثائق في األماكن المتعددة والتي يبدو الحاجة إليها ‪.‬‬

‫• التصنيف‬
‫تصنيف كل‬ ‫هي عملية تقسيم الوثائق إلي نوعيات متجانسة كالوثائق الفنية والوثائق اإلدارية والوثائق المالية ‪ ،‬ثم‬
‫نوعية إلى نوعيات فرعية فمثال الوثائق الفنية تصنف إلي وثائق كهربائية ووثائق هندسة‬
‫مدنية ووثائق هندسة ميكانيكية ‪..‬وهكذا‬
‫• التكشيف‬
‫ترتيب المعلومات الواردة فى الوثائق بشكل يسهل معه الرجوع للوثيقة وذلك بعمل عدة مداخل لكل وثيقة ‪ .‬فمثال ‪ :‬كشاف‬
‫األسماء ‪ -‬كشاف الموضوعات ‪ -‬كشاف تاريخي‬

‫‪7‬‬
 ‫أنواع وأشكال الوثائق والمستندات‬
‫يتم تقسيم الوثائق والمستندات بعدة طرق مختلفة منها ‪:‬‬

‫‪-1‬طبقا لجهة صدورها‬

‫• وثائق صادرة من جهات غير رسمية ‪ ( .‬الخطابات الصادرة من أشخاص أو من شركات خاصة )‪.‬‬
‫•وثائق صادرة من جهات رسمية ‪:‬‬
‫( شهادات الميالد والوفاة – البطاقات الشخصية‬
‫والعائلية – الشهادات الدراسية الصادرة من‬
‫المعاهد الحكومية )‬
‫‪-2‬طبقا لدرجة السرية‬

‫•وثائق عادية ( غير سرية )‬

‫•وثائق سرية‬

‫•وثائق سرية جدا‬

‫•وثائق سرية للغاية‬

‫‪8‬‬
 ‫‪ -3‬طبقا لمدة الحفظ‬
‫•وثائق محددة مدة الحفظ‬
‫•وثائق مستديمة الحفظ‬
‫• وثائق ال تحفظ‬
‫‪ -4‬طبقا لنوعيتها‬
‫‪ -‬وثائق عامة‬
‫‪-‬وثائق قانونية‬
‫‪ -5‬طبقا لتداولها‬
‫•وثائق نشطة‬
‫•وثائق متوسطة النشاط‬
‫•وثائق غير نشطه‬

‫‪9‬‬
 ‫‪-6‬تقسم الوثائق والمستندات طبقا طبيعتها‬
‫)‬ ‫•وثائق إدارية ( مراسالت – القرارات – اللوائح – محاضر االجتماعات – الملفات‬

‫( الرسومات الهندسية – المواصفات – الكتالوجات – التقارير الفنية )‬ ‫•وثائق فنية‬

‫( تقارير – سجالت – لوائح مالية – إحصائيات – فواتير – شيكات – قرارات وزارية )‬ ‫•وثائق مالية‬

‫•وثائق قانونية ( ملفات القضايا – التقارير – العقود – الشهادات )‬

‫•وثائق مخازن ( أذون صرف– طلبات شراء– وثائق الجرد )‬

‫‪10‬‬
 ‫نظم الحفظ المتطورة‬

‫أوال ‪ :‬الحفظ الميكروفيلمي‬

‫الميكروفيلم ( المصغرات الفيلمية )‬

‫تعنى فيلم صغير أو فيلم في منتهى الصغر وهي أفالم تم التصوير عليها بنسبة تصغير‬

‫كبيرة جدا ‪ ،‬ولذا استخدمت كوسيلة لحفظ أعداد كبيرة من الوثائق على مساحات صغيرة‬

‫من األفالم ‪ ،‬ويمكن قراءة تلك الوثائق أو طباعتها باستخدام أجهزة خاصة لذلك ‪.‬‬

‫‪11‬‬
 ‫مميزات الميكروفيلم‬
‫• إمكانية حفظ عدد كبير من الوثائق على كل شكل من أشكال الميكروفيلم ‪.‬‬
‫•صغر الحيز الالزم لحفظ األفالم ‪.‬‬
‫• عدم تعرض الوثائق للتلف ( عدم الكشط – التزوير ) ‪.‬‬
‫•عدم تغير مكان حفظ الوثيقة ‪.‬‬
‫•سهولة الحصول على الوثيقة في وقت قصير ‪.‬‬
‫•سهولة تجميع الوثائق الخاصة بموضوع معين ‪.‬‬

‫‪12‬‬
 ‫أشكال ا‪B‬لميكروفيلم‬
‫األشكال الملفوفة‪ ‬‬
‫وهى األكثر شيوعا واستخداما وهى بعرض ‪ 16‬مم بطول ‪ 30‬متر ‪4000 /‬‬
‫صورة أو ‪ 35‬مم بطول ‪ 30‬متر ‪ 1000 /‬صورة ‪  .‬وتستخدم األفالم الملفوفة‬
‫بأحدي الصور التالية ‪:‬‬
‫• أفالم البكرات‬
‫• الخراطيش‬
‫• الكاسيت‬
‫وتتميز الكاسيت والخراطيش بحماية الفيلم من األتربة والعوامل الجوية وسهولة‬
‫التداول واالستخدام ‪.‬‬

‫‪13‬‬
 ‫األشكال المسطحة‬

‫• يحتوي كل شكل من األشكال المسطحة للمصغرات الفيلمية على صورة مصغرة أو أكثر‬
‫مسجلة على شريحة مسطحه ‪ .‬ومن أكثر األشكال المسطحة استخداما ‪:‬‬

‫‪ -1‬الحافظة الميكروفيلمية ( الجاكت )‬

‫• تتكون من قطعتين من البولستر الشفاف ملتحمتين من الجوانب بخطوط متوازية تفصل‬

‫بينهم مسافات محددة مكونه بذلك عدة قنوات لكل منها فتحة جانبية تستخدم إلدخال فيلم‬
‫تتناسب أبعادة مع أبعاد القناة‬
‫• ويستخدم الجاكت في مجال التسجيل الميكروفيلمي للوثائق التي تتطلب اإلضافة والتعديل‬
‫باستمرار مثل سجالت العمالء – ملفات الموظفين – سجالت المستشفيات‪.‬الخ‬

‫‪14‬‬
 ‫• مميزات الحافظة الميكروفيلمية ( الجاكت )‬
‫• حماية السجالت الميكروفيلمية من الخدش والتلف‬
‫• سهولة إضافة البيانات والوثائق الجديدة في مواضعها المناسبة ‪.‬‬
‫• سهولة تعديل البيانات استبدال التسجيل المطلوب تعديله ‪.‬‬
‫‪ -2‬البطاقة ذات النافذة‬
‫بطاقة من الورق المقوى مستطيلة بها فتحة جانبية مستطيلة تتوسط عرض البطاقة وهىمخصصة‬
‫لتثبيت صورة مصغرة واحدة مسجلة علي فيلم ‪ 35‬مم ‪ ،‬وتخصص المساحة العلوية بطول البطاقة‬
‫لكتابة بيانات تعريف الوثيقة المسجلة بخط واضح يمكن قراءته بالعين المجردة‪.‬‬
‫وتستخدم البطاقة ذات الفتحة في تسجيل اللوحات الهندسية والوثائق ذات المقاسات الكبيرة ‪.‬‬
‫وتتميز لبطاقة ذات الفتحة باالتي ‪:‬‬
‫تصلح لتسجيل الوثائق الكبيرة الحجم مثل الرسومات الهندسية‬ ‫•‬
‫تسجيل الوثائق ذات النوعية الواحدة مثل براءات االختراع‬ ‫•‬
‫سهولة التعديل‬ ‫•‬
‫سهولة عملية الفرز والترتيب‬ ‫•‬

‫‪15‬‬
 ‫‪ -2‬الميكروفيش‬

‫عبارة عن شريحة فيلمية مستطيلة الشكل تسجل عليها مجموعة من الوثائق مرتبة علي هيئة‬
‫صفوف وأعمدة ‪ .‬وفى اعلي المساحة المخصصة للتسجيالت توجد مساحة مخصصة لكتابة‬
‫العنوان ويمكن قراءته بالعين المجردة ‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫مميزات الميكروفيش‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -‬وسيلة سريعة واقتصادية لتسجيل الوثائق متعددة الصفحات‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -‬يمكن تسجيل أكثر من ‪ 300‬وثيقة على كل ميكروفيش ‪.‬‬

‫‪16‬‬
17
 ‫ثانيا ‪ :‬الحفظ االليكتروني‬
‫( األرشيف االليكتروني )‬

‫• تعريف نظام األرشيف االلكتروني‬

‫األسلوب الحديث الذي يستخدم في خزن كميات كبيرة جدا من الوثائق‬
‫الورقية علي وسيط ذات حجم صغير وسهولة استرجاع الوثيقة من عليه أو من‬
‫خالل برنامج خاص لذلك ‪.‬‬

‫‪18‬‬
‫مزايا نظام األرشيف االلكتروني‬

‫• سرعة االسترجاع للوثائق ‪.‬‬

‫• القضاء على مشكلة المساحات التخزينية الكبيرة للوثائق ‪.‬‬

‫• االطالع على الوثيقة ألكثر من مستفيد في آن واحد ‪.‬‬

‫• تحديد مستوى السرية لكل وثيقة علي حدة ‪.‬‬
‫• إمكانية طباعة الوثيقة ‪.‬‬

‫‪19‬‬
 ‫مكونات األرشيف االلكتروني‬

‫‪ ‬‬
‫• جهاز ماسح ضوئي للمستندات‬

‫• جهاز ماسح ضوئي للرسومات الهندسية‬

‫• عدد من أجهزة الحاسب اآللي‬

‫• جهاز خادم للشبكة ( ‪) Server‬‬

‫• برنامج تسجيل البيانات وصور الوثائق والمستندات‬

‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬

‫‪20‬‬
 ‫العمليات األساسية باألرشيف االلكتروني‬

‫• المسح الضوئي للوثائق والمستندات‬

‫• إدخال البيانات األساسية للوثائق والمستندات ببرنامج األرشيف‬

‫• ربط بيانات كل وثيقة‪ B‬بصورة الوثيقة‬

‫• البحث واالسترجاع للوثائق المسجلة‬

‫• استخراج التقارير المختلفة‬

‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬

‫‪21‬‬
 ‫مراحل تنظيم وحفظ واسترجاع الوثائق‬
‫هناك إجراءات تنظيمية يجب إتباعها لحفظ واسترجاع الوثائق والمستندات‬
‫وهذه اإلجراءات تتم في عدة مراحل هي ‪:‬‬

‫المرحلة األولي ‪ :‬مرحلة الدراسة االستطالعية‬

‫في هذه المرحلة يتم دراسة‬
‫‪ -‬مجتمع الوثائق‬
‫‪ -‬مجتمع المستفيدين‬
‫‪-‬أساليب الحفظ واالسترجاع الحالية‬
‫‪-‬مشاكل الحفظ واالسترجاع الحالية‬
‫‪ -‬تحديد االحتياجات من نظم الحفظ واالسترجاع الحديثة سواء التسجيل الميكروفيلم أو‬
‫االلكتروني‬

‫‪22‬‬
 ‫در‪B‬اسة مجتمع الوثائق‬

‫‪ – A4 – A3 – A2 - :‬اكبر من ‪A2‬‬ ‫•أبعاد الوثائق‬

‫‪ :‬عربي – انجليزي – فرنسي ‪.... -‬‬ ‫•لغة الوثائق‬
‫‪ :‬ممتازة – جيدة – رديئة‬ ‫•حالة الوثائق‬
‫‪ :‬ابيض – شفاف – ملون‬ ‫•نوع الورق‬
‫•أماكن حفظ الوثائق ‪ :‬داخل المنشأة – خرج المنشأة‬
‫‪ :‬عدد السنوات – إجمالي المتراكم تقريبا – صور وثائق أو أصول‬ ‫• الكم المتراكم‬
‫‪ :‬يومية – شهرية – سنوية‬ ‫• معدالت الزيادة‬

‫‪23‬‬
 ‫دراسة مجتمع المستفيدين‬

‫•أماكن تواجد المستفيدين ‪ :‬داخل المنشأة – خارج المنشأة‬

‫‪ :‬اإلدارة العليا – المهندسون – موظفي اإلدارة –‬ ‫•من هم المستفيدين‬

‫عمالء المنشأة‬

‫‪24‬‬
 ‫در‪B‬اسة أساليب الحفظ واالسترجاع الحالية‬

‫‪ :‬بالرقم – التاريخ – الموضوع – العنوان ‪... -‬‬ ‫أسلوب الحفظ‬

‫‪ ‬‬
‫أسلوب االسترجاع ‪ :‬بالرقم – بالتاريخ – بالموضوع – بالعنوان – بأكثر من من‬
‫مدخلين‬
‫‪  ‬معدالت االسترجاع ‪ :‬يوميا – شهريا – سنويا ‪.... -‬‬
‫‪  ‬‬
‫وحدة االسترجاع ‪ :‬بواسطة الملف بالكامل – بواسطة وثيقة داخل الملف –‬
‫بواسطة معلومة داخل الملف‬
‫‪ ‬‬

‫‪25‬‬
‫در‪B‬اسة مشاكل الحفظ واالسترجاع الحالية‬
‫•مشاكل الحفظ ‪:‬‬
‫‪ -‬المساحة التي تشغلها الوثائق المحفوظة‬
‫‪ -‬تقادم الوثائق‬
‫‪-‬عدم وجود سرية كافية‬

‫•مشاكل االسترجاع ‪:‬‬

‫‪ -‬بطء الحصول على الوثيقة‬
‫‪ -‬صعوبة التعرف على مكان حفظ الوثيقة‬
‫‪ -‬البحث في أكثر من ملف للحصول على الوثيقة‬
‫– تعرض الوثيقة للتلف لكثرة االسترجاع‬
‫– عدم عودة الوثيقة لمكان حفظها األصلي ‪.‬‬

‫‪26‬‬
 ‫تحديد االحتياجات‬
‫نتيجة للدراسة السابقة يتم تحديد االحتياجات الفعلية من نظم الحفظ واالسترجاع الحديثة سواء‬
‫كانت تسجيل ميكروفيلمي أو تسجيل اليكتروني أو االستمرار فى نظام الحفظ الحالى‪.‬‬
‫‪ ‬‬

‫‪27‬‬
 ‫المرحلة الثانية ‪ :‬مرحلة تصميم نظام الحفظ‬
‫ويتم في هذه المرحلة ‪:‬‬
‫‪ -‬وضع تصور عام للنظام والتنظيمات الفنية واإلدارية‬
‫‪-‬أساليب المعالجة الفنية للوثائق سواء كانت ميكروفيلمية او اليكترونية‬
‫‪ -‬المدة الزمنية لتنفيذ المشروع‬
‫‪ -‬التكلفة الكلية‬

‫المرحلة الثالثة ‪ :‬مرحلة اعتماد النظام‬

‫ويتم في هذه المرحلة مراجعة النظام المقترح وعمل التعديالت الالزمة واعتماد‬
‫النظام ‪.‬‬

‫‪28‬‬
‫المرحلة الرابعة ‪ :‬مرحلة تشغيل النظام‬
‫ويتم في هذه المرحلة‬
‫‪ ‬‬
‫اإلعداد والتجهيز للوثائق‬
‫‪ ‬‬
‫تصنيف الوثائق‬
‫‪ ‬‬
‫استيفاء بطاقات التصنيف‬
‫‪ ‬‬
‫تجهيز الفهارس‬

‫المراجعة‬
‫‪ ‬‬
‫تحميل بيانات الوثائق علي الحاسب اآللي‬
‫‪ ‬‬
‫المسح الضوئي وما يتبعه من عمليات‬
‫‪29‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫المرحلة الخامسة ‪ :‬مرحلة التدريب والصيانة‬
‫ويتم في هذه المرحلة تدريب العاملين علي تشغيل النظام بمراحله المختلفة‬
‫‪ -‬اإلعداد والتجهيز‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -‬التصنيف‬

‫‪ -‬الفهرسة‬

‫‪ -‬المسح الضوئي‬

‫‪ -‬إصالح الخلل الذي يظهر بالنظام نتيجة التشغيل والعمل علي التطوير المستمر ‪.‬‬

‫‪30‬‬
 ‫مراحل تسجيل الوثائق اليكترونيا‬
‫‪ -1‬أمانة المادة ‪:‬‬

‫يتم تعريف نوعية الوثائق الجاري استالمها ثم تتبع الخطوات التالية ‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫استالم الملفات‬
‫‪ ‬عمل كشوف حصر للوثائق والمستندات بكل ملف‬
‫‪ ‬حصر النواقص‬
‫‪ ‬استبعاد المكررات‬
‫‪ ‬استكمال النواقص‬
‫‪ ‬تجهيز المادة التكميلية‬
‫‪ ‬‬

‫‪31‬‬
 ‫‪-2‬ترميم الوثائق‬
‫‪ ‬‬
‫تتعرض الوثائق لكثير من العوامل التي تسبب لها تلف ومن هذه العوامل ‪:‬‬
‫‪ ‬سؤ التخزين‬
‫‪ ‬سؤ االستعمال‬
‫‪ ‬كثرة التداول‬
‫‪ ‬التعرض لدرجات حرارة غير مناسبة‬
‫‪ ‬التعرض لضوء متلف للوثيقة‬
‫التعرض للحشرات‬
‫‪ ‬طول مدة التخزين‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬ونتيجة لبعض العوامل السابقة تصبح الوثيقة غير جاهزة لحفظها باستخدام أساليب الحفظ‬
‫الحديثة ويجب القيام ببعض العمليات إلعادة الوثيقة إلى الحالة األقرب لها وهى جديدة وهذا‬
‫ما نسميه عملية الترميم‬

‫‪32‬‬
 ‫أدوات الترميم ‪:‬‬
‫مقص‬
‫‪ ‬لصق‬
‫‪ ‬مكواة‬
‫‪ ‬مشرط‬
‫‪ ‬فرشة من الشعر‬
‫‪ ‬إجراءات الترميم ‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫استالم الوثائق المطلوب ترميمها مع كشوف الحصر لتلك الوثائق‬
‫‪ ‬فك الدبابيس‬
‫‪ ‬تنظيف األوراق من الكتابة الغير مؤثرة على محتوي الوثيقة‬
‫‪ ‬تنظيف البقع الموجودة علي الوثيقة‬
‫‪ ‬فرد الوثيقة بالمكواة وخاصة األطراف مع مراعاة أن تكون درجة الحرارة مناسبة‬
‫‪ ‬لصق األجزاء الممزقة من الوثيقة باستخدام لصق له نفس لون الوثيقة او لصق شفاف‬
‫‪ ‬في بعض األحيان يمكن عمل مونتاج للوثيقة ويتم تصويرها على ماكينة التصوير العادية‬

‫‪33‬‬
 ‫درجة جودة الوثيقة‬
‫جيدة‬ ‫متوسطة‬ ‫رديئة‬

‫األوراق بحالة جيدة‬ ‫‪-‬‬ ‫أوراق قديمة‬ ‫‪-‬‬ ‫ألوان الورق داكنة‬ ‫‪-‬‬
‫األوراق ناصعة البياض‬ ‫‪-‬‬ ‫أوراق ملونة‬ ‫‪-‬‬ ‫يوجد بقع صعب إزالتها‬ ‫‪-‬‬
‫خالية من البقع‬ ‫‪-‬‬ ‫صور‬ ‫‪-‬‬ ‫وجود ثقوب مؤثرة‬ ‫‪-‬‬
‫غير ممزقة‬ ‫‪-‬‬ ‫يلزمها عملية ترميم‬ ‫‪-‬‬ ‫صورة غير واضحة‬ ‫‪-‬‬
‫أصل‬ ‫‪-‬‬
‫ثقوب التجليد بعيدة عن محتوي‬ ‫‪-‬‬
‫الوثيقة‬
‫يوجد كتابة على الوثيقة ليس لها‬ ‫‪-‬‬
‫عالقة بالموضوع‬

‫‪34‬‬
 ‫ت‪BB‬صنيفا‪BB‬لوثائق‪3 -‬‬
‫معني التصنيف‬
‫تجميع الوثائق ذات الخصائص المتشابهة مع بعضها البعض‬
‫الغرض من التصنيف‬
‫ترتيب الوثائق والمستندات بأسلوب يسهل استرجاعها من داخل الملفات‬
‫المحفوظة بها‬
‫خصائص‪ B‬التصنيف الجيد‬
‫البساطة – االستمرارية – القدرة على التطوير – الشمول – نابع من البيئة –‬
‫اقتصادي‬

‫‪35‬‬
 ‫طرق التصنيف‬
‫التصنيف الموضوعي‬

‫• تجميع الوثائق ذات الموضوعات المتشابهة في موضوعاتها مع بعضها البعض‬

‫مثال ذلك ‪  :‬‬
‫• ( الوثائق المالية – الوثائق الفنية – الوثائق اإلدارية ‪ -‬وثائق المخازن )‬

‫• ( شئون الموظفين – التعيينات – الترقيات – األجازات ‪)...-‬‬

‫• ( األجازات المرضية – األجازات بدون مرتب – األجازات المرضية ‪)... -‬‬

‫‪36‬‬
‫التصنيف الزمني‬
‫ترتيب نوعية معينة من الوثائق ترتيب تاريخي مثل ذلك‬ ‫•‬
‫( الصحف – القرارات – الفواتير ‪)... -‬‬ ‫•‬
‫قرارات عام ‪2000‬‬ ‫•‬
‫قرارات يناير‬ ‫•‬
‫قرارات فبراير‬ ‫•‬
‫قرارات مارس‬ ‫•‬
‫قرارات ابريل‬ ‫•‬
‫قرارات ‪...‬‬ ‫•‬

‫‪37‬‬
 ‫التصنيف الجغرافي‬
‫تجميع الوثائق والمستندات حسب موقعها الجغرافي‬ ‫•‬
‫‪ ‬‬
‫الشركات ذات الفروع المتعددة يتم تجميع وثائق كل فرع علي حدة‬ ‫•‬

‫وزارة الخارجية يتم تجميع وثائق كل سفارة علي حدة‬ ‫•‬

‫الجهاز المركزي للمحاسبات يتم تجميع وثائق كل مؤسسة علي حدة‬ ‫•‬

‫‪38‬‬
 ‫‪ :‬التصنيف االسمي‬
‫• يتم تصنيف الوثائق حسب اسم الشخص ومثال ذلك ‪:‬‬

‫• ملفات األفراد‬

‫• الملفات الطبية‬

‫• ملفات الطلبة‬

‫• ملفات القضايا‬

‫‪39‬‬
 ‫‪ ‬‬

‫• بطاقة التصنيف‬

‫• هي بطاقة تحتوي علي البيانات األساسية للوثيقة أو بمعنى آخر هي البطاقة الشخصية للوثيقة ‪.‬‬
‫• ويتم تصميم بطاقة التصنيف حسب نوعية الوثائق‬
‫• ويذكر فيها ‪:‬‬
‫• عنوان الوثيقة‬
‫• رقم الوثيقة‬
‫• تاريخ الوثيقة‬
‫• رقم المراجعة ‪Rev‬‬
‫• نشاط الوثيقة‬
‫• عدد صفحات الوثيقة‬

‫‪40‬‬
 ‫نظم ترقيم الوثائق‬

‫• والمقصود بالترقيم هو إعطاء كل وثيقة أو كل ملف أو كل موضوع رقم أو كود معين‬

‫لتميزه عن باقي الوثائق الستخدامها في عملية الحفظ واالسترجاع ‪.‬‬
‫• وهذه العملية تلي عملية التصنيف‬
‫خصائص نظم الترقيم الجيدة‬
‫‪ ‬البساطة‬ ‫•‬
‫قابلية الفرز‬ ‫•‬
‫قابلية التوسع‬ ‫•‬
‫ذو معني‬ ‫•‬
‫اإليجاز‬ ‫•‬
‫قابلية المعالجة‬ ‫•‬
‫عدم التكرار‬ ‫•‬

‫‪41‬‬
 ‫طرق الترقيم ‪:‬‬

‫• أوال الطريقة المباشرة ‪:‬‬

‫• ويتم في هذه الطريقة إعطاء رقم مس‪B‬لسل لكل ملف أو‬

‫• كل وثيقة مثال ‪:‬‬
‫• ‪............-1-2-3-4-5‬‬
‫• ثانيا الطر‪B‬يقة المر‪B‬كبة ‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫الطريقة الرقمية المزدوجة‬
‫‪1/3 - 1/2‬‬ ‫• ‪- 1/1‬‬
‫‪2/3 - 2/2‬‬ ‫• ‪- 2/1‬‬
‫‪3/3 - 3/2‬‬ ‫• ‪- 3/1‬‬
‫‪ ‬‬

‫‪42‬‬
 ‫طريقة الهجائية المزدوجة‬
‫‪ -‬ب‪ /‬ت‬ ‫ب‪/‬أ ‪ -‬ب ‪ /‬ب‬ ‫•‬
‫ب‪/‬أ‪/‬أ ‪ -‬ب‪/‬أ‪/‬ب ‪ -‬ب‪/‬أ‪/‬ت ‪.....‬‬ ‫•‬
‫‪ ‬ب‪/‬ب‪/‬أ ‪ -‬ب‪/‬ب‪/‬ب ‪ -‬ب‪/‬ب‪/‬ت ‪....‬‬ ‫•‬
‫ب‪/‬ت‪/‬أ ‪ -‬ب‪/‬ت‪/‬ب ‪ -‬ب‪/‬ت‪/‬ت‪....‬‬ ‫•‬
‫الطريقة الرقمية الهجائية‬
‫• في هذه الطرية يتم المزج بين الهجائية والطريقة الرقمية مثال ذلك ‪:‬‬
‫‪ -‬أ‪ -4/‬أ‪5/‬‬ ‫أ‪ - 1/‬أ‪ - 2/‬أ‪3/‬‬ ‫•‬
‫أ ‪ - 1 / 1 /‬أ ‪ - 2 / 1/‬أ ‪ - 3 / 1 /‬أ ‪4 / 1 /‬‬ ‫•‬

‫‪43‬‬
 ‫الطريقة العشرية‬

‫• وفى هذه الطريقة يتم تقسيم الوثائق الى مجموعات رئيسية وترقم من صفر حت‪B‬ى ‪999‬‬
‫• مثال ذلك ‪ :‬‬
‫‪ 110‬التعيينات‬ ‫•‬
‫‪ 120‬األجازات‬ ‫•‬
‫‪ 121‬أجازة اعتيادية‬ ‫•‬
‫‪ 122‬أجازة مرضية‬ ‫•‬
‫‪ 123‬أجازة عارضة‬ ‫•‬
‫‪ 200‬الشئون الهندسية‬ ‫•‬
‫‪ 210‬الهندسة الكهربائية‬ ‫•‬
‫‪ 220‬هندسة القياس والتحكم‪ ‬‬ ‫•‬
‫‪ 230‬الهندسة المدنية‬ ‫•‬
‫‪ 231‬الخرسانة‬ ‫•‬
‫• ‪ 232‬التربة‪ ‬‬
‫‪ 233‬الطرق‬ ‫•‬

‫‪44‬‬
 ‫معايير اختيار برنامج األرشيف االلكتروني‬

‫أن يتوافق مع قواعد البيانات المطبقة بالمؤسس‪B‬ة‬ ‫•‬

‫إمكانية إرفاق البيانات الخاصة بالوثيقة مع صورة الوثيقة‬ ‫•‬
‫إمكانية عمل مس‪B‬ح ضوئي للوثيقة في نفس وقت إدخال البيانات‬ ‫•‬
‫إمكانية تعديل البيانات وصور الوثائق‬ ‫•‬
‫إمكانية تحديد صالحيات محددة لكل مس‪B‬تخدم او كل مجموعة من المس‪B‬تخدمين‬ ‫•‬
‫إمكانية تتبع العمليات التي تمت على الوثيقة‬ ‫•‬
‫أن يلبى احتياجات جميع اإلدارات س‪B‬واء إدارية أو فنية أو مالية‬ ‫•‬
‫س‪B‬هولة البحث وبأكثر من طريقة‬ ‫•‬
‫‪ ‬‬

‫‪45‬‬
‫تنوع أشكال التقارير وإمكانية استخر‪B‬ج تقارير جديدة‬ ‫•‬
‫إمكانية نسخ البيانات‬ ‫•‬
‫إمكانية التعامل مع البريد االلكتر‪B‬وني‬ ‫•‬
‫إمكانية تصغير وتكبير صور المستندات‬ ‫•‬
‫إمكانية طباعة الصور فقط أو الصور مع البيانات‬ ‫•‬
‫سهولة تعامل المستخدمين مع البرنامج‬ ‫•‬
‫‪ ‬‬

‫‪46‬‬
 ‫معايير اختيار الماسح الضوئي‬
‫‪ ‬‬
‫أن يكون ذو درجة وضوح عالية ‪Resolution‬‬ ‫•‬
‫أن يكون ذو سرعة عالية‬ ‫•‬
‫إمكانية المسح الضوئي على الوجهين‬ ‫•‬
‫إمكانية تصحيح الظالل وإزالة النقط السوداء‬ ‫•‬
‫القدرة على العمل الشاق والتحمل‬ ‫•‬
‫إمكانية عمل مسح ضوئي لنوعيات مختلفة من الوثائق‬ ‫•‬
‫( من حيث حجم الوثيقة ونوعية الورق )‬ ‫•‬
‫‪47‬‬