Email Backup Procedure

Prepared by I.T Department

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 Step 1:
Open Microsoft Outlook on your Computer.
Then select “File” Tab in the Toolbar.

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 Step 2: Click Add Account

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 Step 3:

Fill-up the following fields

given by the I.T Personnel.

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 How to check exact name of the user.
(type in the Groupware ID in Microsoft Teams, P000XXX)

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 Step 4:
Click [Next] after
providing the proper details.

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Wait for the Outlook to finish checking the information for the account provided.

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 Once the provided information on the fields are correct. You will see
Step 5:
Three (3) Check signs indicating the process is successful.
Click [Finish] to Continue.

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 Click [OK] to proceed.

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Step 6: Close the Microsoft Outlook by clicking the close button on the upper right side of
the screen.

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Step 7: Restart Microsoft Outlook by re-opening the application (same step done in Step
1)
And wait for the Configuration to finish.

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You will see the email address
of other employee will be
added below your personal
email.

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 Step 8:

Under the [Send/Receive]

tab, click [Update Folder]
to obtain all email for the
newly added account.

Wait until this window

disappears.

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 Step 9:
After the [Update Folder] is
finished, click [File] tab then
click [Open & Export].

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 Step 10:
Click [Import/Export]

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 Step 11:
Select [Export to a file]
then Click [Next]

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Step 12:
Select [Outlook Data File (.pst)]
then click [Next]

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Step 13:

Select the newly added email address.

It should be not your personal email,
then click [Next].

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Step 14:
Click [Browse] to change the backup location.

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Step 15:
Change your location to \\172.28.211.2\IT_EmailBackup\

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 Filename format: NAME_P000XXX_DATE.pst
Example: RelucioGirlee_P000026_20200713.pst

Then click [OK] button.

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 Step 16:
Do not change anything in the Options
and click [Finish] button.

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 Step 17:
Type
daeduck!1
on both fields.

Then click [OK] button.

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 Step 18:
Also type
daeduck!1
on this field.

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Step 19:

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Step 20:
Once the export window disappears, check the backup file in \\172.28.211.2\IT_EmailBackup\<DEPTFOLDER>

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 Step 21:
Right click the email address of other employee, then select [Remove “otheremail @ daeduck.com”]

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 Step 22:
Click [Yes] to confirm.

Take note that this will not remove the email backup file that you saved and created recently.

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Once the email account of other employee is not listed anymore, the
backup process is now finished.

Note: If you have multiple accounts assigned for backup, please

proceed back to Step 1.

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Importing Data of Backup File
Procedure

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Navigate your location/path to: \\172.28.211.2\IT_EmailBackup\

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 Thank you!

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