‫مسلك تكوين أطر الدعم اإلداري‬

‫مجزوءة التوثيق واألرشفة‬

‫عرض تحت عنوان ‪:‬‬

‫منهجية إنتاج الوثيقة اإلدارية و تصنيفها‬

‫تحت إشراف‬
‫من إنجاز‬
‫ذ‪.‬سعيد اغزيل‬
‫سمية ماموني علوي‬
‫محمد الدبياني‬
‫محمد ياسين السعداني‬
‫السنة التكوينية ‪2021-2020 :‬‬ ‫‪1‬‬
 ‫هيكلة العرض‬

‫مقدمة‬
‫‪ .I‬المحور األول‪ :‬التراسل اإلداري و قواعده العامة‬
‫‪ .II‬المحور الثاني‪ :‬تصنيف الوثائق اإلدارية‬
‫الوثائق اإلدارية العامة‬ ‫‪.1‬‬
‫الوثائق اإلدارية الخاصة بالتبليغ‬ ‫‪.2‬‬
‫الوثائق اإلدارية الخاصة باإلثبات‬ ‫‪.3‬‬
‫الوثائق اإلدارية الخاصة بالتوجيه و األمر‬ ‫‪.4‬‬

‫خاتمة ‪:‬‬
‫نماذج من الوثائق المتعلقة بالتدبير المالي والمادي للمؤسسات التعليمية‬

‫المراجع‬
‫‪2‬‬
 ‫مقدمة‬
‫الوثيقة هي عبارة عن أوعية المعلومات المكتوبة و هي المستند الرسمي لألعمال التي أنجزت‬
‫في الماضي‪ ،‬و التي تنجز حاليا‪ ،‬و مشروعات المستقبل‪.‬‬
‫من بين المهام الضرورية المنوطة لألطر اإلدارية هي اإلشراف على عمليات خلق الوثائق و‬
‫تكوينها‪ ،‬و طرق تداولها في األعمال الرسمية‪ ،‬و طرق حفظها و صيانتها و حمايتها من‬
‫التلف‪.‬‬
‫إذا كانت وثائق أي جهاز إداري غير منظمة‪ ،‬فهذا يدل على سوء اإلدارة بذلك الجهاز و‬
‫يعكس صورة عن سير األعمال فيه‪.‬‬

‫‪3‬‬
 ‫المحور األول‪ :‬التراسل اإلداري و قواعده العامة‬

‫التراسل اإلداري هو عملية نقل المعلومات من شخص إلى شخص آخر بطريقة تجعل‬
‫المستقبل يفهم المعنى المطابق لما يقصد المصدر للمعلومة‪ ,‬سواء عن طريق مراسالت‬
‫‪.‬مكتوبة أو مراسالت رقمية إلكترونية أو هاتفية‬

‫‪4‬‬
 ‫المحور األول‪ :‬التراسل اإلداري و قواعده العام‪D‬ة‬

‫االسم‬ ‫احترام السلم‬ ‫‪.‬‬

‫االختتام‬ ‫وضوح الخط‬ ‫الحمدلة‬ ‫اإلداري‬
‫والبسملة‬ ‫المعنوي‬

‫المرسل‬ ‫التاريخ‬ ‫الرأس‬

‫التوقي‬ ‫الموضوع‬
‫إليه‬
‫ع‬

‫المرفقا‬ ‫النسخ‬ ‫الصياغة‬ ‫المرج‬

‫تـ‬ ‫ع‬

‫‪5‬‬
 ‫المحور األول‪ :‬تعر‪D‬يف التراسل اإلداري و قواعده العامة‬
‫‪ .1‬احترام السلم اإلداري‪:‬‬
‫ينبغي أن توجه المراسالت دوما إلى المصلحة المكلفة أو المختصة مع شرط مرورها عبر المكاتب والمصالح‬
‫الوسيطة‪ ،‬وعلى اإلداري أن يراسل المصلحة أو القسم المعني‪.‬‬
‫‪ .2‬اإلسم المعنوي‪:‬‬
‫توجه المراسلة من المسؤول المعني بصفته اإلدارية دون ذكر اسمه الشخصي ألن المراسلة ذات طابع إداري‪ ،‬فهي‬
‫تبعث من المصلحة المختصة بغض النظر عن أسماء الموظفين العاملين بها‪.‬‬

‫‪6‬‬
 ‫المحور األول‪ :‬تعر‪D‬يف التر‪D‬اسل اإلداري و قواعده العامة‬
‫‪ .3‬الحمدلة والبسملة‪:‬‬
‫انسجاما مع المبادئ اإلسالمية في التعامل والكتابة ومع األحاديث النبوية الشريفة‪ ،‬فإن البدا‬
‫بـ{بسم هللا الرحمان الرحيم} أو {الحمد هلل وحده} من األخالق اإلسالمية‪ ،‬ويستحسن‬
‫االحتفاظ بهذه الميزة في جميع المراسالت وأن تتوسط أعلى الورقة األولى للمراسلة‪.‬‬

‫‪7‬‬
 ‫المحور األول‪ :‬تعر‪D‬يف التر‪D‬اسل اإلداري و قواعده العامة‬
‫‪ .4‬وضوح الخط‪:‬‬
‫يشترط في خط المراسالت أن يكون مقروء‪.‬‬
‫‪ .5‬الرأس‪:‬‬
‫مهما كـانت الجهة المرسلة‪ ،‬إدارة أو شخصا‪ ،‬يتعـين إثبات الرأس في أعلى الرسالة على اليمين‪ ،‬ويكون‬
‫بإحدى الصورتين ‪:‬‬
‫الجهة المرسلة إدارة‪:‬‬
‫الجهة المـرسلة موظف(ة)‪ :‬في هذه الحالة فإن الرأس يشمل مـعلومات الموظف(ة)‬

‫‪8‬‬
 ‫المحور األول‪ :‬تعريف التراسل اإلداري و قواعده العامة‬

‫‪ .6‬التاريخ‪:‬‬
‫يكتب مكان وتاريخ اإلرسال في أعلى الصفحة األولى على اليسار‪.‬‬
‫‪ .7‬المرسل إليه‪:‬‬
‫تخضع كتابة الجهة المرسل إليها لقاعدة تسلسلية‪ ،‬حيث يتم ذكر جميع المصالح التي ستمر عليها الوثيقة‪.‬‬
‫‪ .8‬الموضوع‪:‬‬
‫ينبغي مراعاة الدقة والتركيز والوضوح‪.‬‬

‫‪9‬‬
 ‫المحور األول‪ :‬تعريف التراسل اإلداري و قواعده العامة‬
‫‪ .9‬المرجع‪:‬‬
‫يقصد به الوثائق التي استند علها المرسل في صياغة الوثيقة‪ ،‬ويكون تحت الموضوع مباشرة‪.‬‬
‫‪ .10‬التحية‪:‬‬
‫تكتب هذه التحية وسط الرسالة تحت المرجع والموضوع‪ ،‬توجه للمرسل إليه تحية بإحدى الصيغتين التاليتين‪:‬‬
‫{سالم تام بوجود موالنا اإلمام المؤيد باهلل}‬
‫{سالم تام بوجود موالنا اإلمام دام له النصر والتأييد}‬

‫‪10‬‬
 ‫المحور األول‪ :‬تعريف التراسل اإلداري و قواعده العامة‬
‫‪ .11‬شخصية الرسالة‪:‬‬
‫تعتبر الرسالة ذات طابع شخصي‪ ،‬فردي ال جماعي‪ ،‬ولو كان الموضوع يهم أكثر من شخص‪ ،‬بحيث يكتب كل شخص رسالة بمفرده‪.‬‬
‫‪ .12‬األوراق‪:‬‬
‫تكتب الرسالة في أوراق بيضاء أو وزارية من حجم (‪27×21‬سم) أو (‪29.7×21‬سم)‪.‬‬
‫‪ .13‬الصياغة‪:‬‬
‫يكتسي أسلوب الوثائق اإلدارية طابعا خاصا‪ ،‬إذ ينبغي أن أن تراعى فيه خصائص عدة أهمها‪ :‬البساطة والوضوح‪ ،‬التركيز‪ ،‬األسلوب‬
‫اإلداري‪.‬‬
‫‪ .14‬النسخ‪:‬‬
‫تكتب الوثائق في أربعة نسخ‪ ،‬توزع كاآلتي‪:‬‬
‫يحتفظ المعني باألمر بنسخة تحمل رقم اإلرسال وتاريخه‪.‬‬
‫يحتفظ الرئيس المباشر بنسخة‪.‬‬
‫توجه النسختان للمصالح المركزية‪.‬‬
‫‪11‬‬
 ‫المحور‪ D‬األول‪ :‬تعريف التر‪D‬اسل اإلداري و قواعده العامة‬
‫‪ .15‬اإلختتام‪:‬‬
‫تختتم الوثائق اإلدارية بكلمة {والسالم} دون استعمال أساليب التحيات المتداولة في المراسالت الشخصية بين الناس‪.‬‬
‫‪ .16‬التوقيع‪:‬‬
‫توقع جميع النسخ من لدن صاحبها بتوقيع مفتوح (وهو كتاية االسم والنسب)‪ ،‬وتوقيع مغلق (وهو اإلمضاء الخاص بكل‬
‫شخص) عندما تكون من موظف لغرض شخصي؛ توقع جميع النسخ من طرف اإلداري بوضع خاتمه الرسمي وإمضائه‪.‬‬
‫‪ .17‬المرفقات‪:‬‬
‫قد يلجأ المرسل إلى إرفاق رسالته بوثائق أو مستندات‪ ،‬عليه أن يشير إلى ذلك في أسفل الرسالة على اليمين تحت كلمة‬
‫{المرفقات} مع ذكر عدد كل منها إذا كان أكثر من واحد‪.‬‬

‫‪12‬‬
 ‫المحور الثاني‪ :‬تصنيف الوثائق اإلدارية‬

‫الوثائق اإلدارية هي الوثائق التي تنتجها اإلدارات المكتوبة منها أو الرقمية كالسجالت و‬
‫الملفات و المراسالت و المذكرات و المطبوعات أو الوثائق التي تحتوي على معطيات أو‬
‫معلومات إدارية و تربوية أو أي شكل‬
‫‪.‬توثيقي رسمي يتسم بالصفة القانونية‬
‫‪ ‬الوثائق اإلدارية العامة‬
‫‪ ‬الوثائق اإلدارية الخاصة بالتبليغ‬
‫‪ ‬الوثائق اإلدارية الخاصة باإلثبات‬
‫‪ ‬الوثائق اإلدارية الخاصة بالتوجيه و األمر‬

‫‪13‬‬
 ‫المحور الثاني‪ :‬تصنيف الوثائق اإلدارية‬

‫الوثائق اإلدارية العامة‬

‫الرسالة اإلدارية‬ ‫•‬

‫الرسالة اإلدارية العامة‬
‫الرسالة اإلدارية الخاصة‬
‫ورقة االرسال‬ ‫•‬
‫القرارات االدارية و المهنية‬ ‫•‬
‫المطبوعات االدارية‬ ‫•‬

‫‪14‬‬
 ‫الرسالة اإلدارية‬

‫‪:‬الرسالة اإلدارية‬
‫يتم التواصل عبر قنوات متعددة من بينها الكلمة المكتوبة التي يصدرها المرسل إلى المرسل إليه‪ ،‬و هذا األسلوب يطلق عليه مصطلح الرسالة اإلدارية‬

‫الرسالة اإلدارية الخاصة‪:‬‬ ‫الرسالة اإلدارية العامة‪:‬‬

‫يشار فيها إلى األسماء الشخصية للمرسل‬
‫إليهم يتعلق األمر برسائل اإلدارة إلى‬
‫شخص بعينه‪ ،‬سواء كان شخصا ذاتيا أو‬
‫شخصاـ اعتباريا‪ ،‬شركة وطنية‪ ،‬أو مؤسسة‬
‫‪.‬عمومية‪ ،‬أو تعاضدية‪ ،‬أو هيأة نقابية‬
‫يتم التوجه بالرسالة إلى إحدى وحدات الهيكل‬
‫اإلداري‪ ،‬فقد يكون المخاطب مديرية أو قسما أو‬
‫مصلحة أو أحد العاملين باإلدارة‪ .‬و بعبارة‬
‫أخرى‪ ،‬فإن هذا الصنف من الرسائل ال يخرج‬
‫عن نطاق الهيكل اإلداري‪.‬‬
‫‪15‬‬
‫تصميم الرسالة اإلدارية العامة‬

‫‪16‬‬
‫تصميم الرسالة اإلدارية الخاصة‬

‫‪17‬‬
 ‫ورقة االرسال‬
‫‪‬الجزء األعلى من الورقة‪ :‬عناصر و بيانات الجهة اإلدارية‬
‫‪‬في وسط الصفحة‪ :‬يشار إلى العنوان بهذه العبارة‪* :‬ورقة اإلرسال* ‪.‬‬
‫‪‬في الجزء األوسط‪ :‬يتم تقسيمه إلى ثالث خانات عمودية‪:‬‬
‫الخانة اليسرى‪ ،‬تخصص لنوع الوثائق المرسلة مع ملخص لموضوعها‪ ،‬كما‬
‫يمكن ترقيمها في حالة تعددها‪.‬‬
‫الخانة الوسطى‪ :‬يعين فيها عدد النسخ من كل وثيقة منقولة أر مرسلة‪ .‬‬
‫الخانة اليمنى‪ ،‬توضع فيها المالحظات و الهدف من المراسلة‪ ،‬من قبيل‪:‬‬
‫"يشرفني أن أوافيكم ب ‪ /...‬أن أوجه إليكم‪ /‬أن أبعث إليكم ب ‪".....‬‬
‫قصد التوقيع‪,‬قصد المصادقة‪,‬قصد االطالع‪,‬قصد االختصاص‪,‬للموافاة بعناصر‬
‫الجواب‪,‬قصد التنفيذ‪,‬لكل غاية مفيدة‪...‬‬
‫‪.‬‬

‫‪18‬‬
‫ورقة االرسال‬

‫‪19‬‬
 ‫ا‪D‬ل‪D‬ق‪D‬ر‪D‬ا‪D‬ر‪D‬ا‪D‬ت‪D‬‬
‫هي وثائق ادارية تحدد الوضعيات االدارية و المالية و المهنية للموظف نذكر‬ ‫ا‪D‬ال‪D‬د‪D‬ا‪D‬ر‪D‬ي‪D‬ة‪ D‬و‪D‬‬
‫‪,...‬منها قرارات الترقية و تغيير االطار‪ ,‬قرارات التعيين و االنتقال‬ ‫ا‪D‬ل‪D‬م‪D‬ه‪D‬ن‪D‬ي‪D‬ة‬

‫ه‪D‬ي‪ D‬و‪D‬ث‪D‬ا‪D‬ئ‪D‬ق‪ D‬ع‪D‬ب‪D‬ا‪D‬ر‪D‬ة‪ D‬ع‪D‬ن‪ D‬و‪D‬ر‪D‬ق‪D‬ة‪ D‬أ‪D‬و‪ D‬أ‪D‬ك‪D‬ث‪D‬ر‪ D‬ت‪D‬س‪D‬ت‪D‬ع‪D‬م‪D‬ل‪ D‬ل‪D‬ج‪D‬م‪D‬ع‪ D‬م‪D‬ع‪D‬ل‪D‬و‪D‬م‪D‬ا‪D‬ت‪ D‬أ‪D‬و‪D‬‬
‫ل‪D‬ت‪D‬ق‪D‬د‪D‬ي‪D‬م‪ D‬خ‪D‬د‪D‬م‪D‬ا‪D‬ت‪ D‬ت‪D‬ش‪D‬م‪D‬ل‪ D‬ب‪D‬ي‪D‬ا‪D‬ن‪D‬ا‪D‬ت‪ D‬ث‪D‬ا‪D‬ب‪D‬ت‪D‬ة‪ D‬ي‪D‬ت‪D‬م‪ D‬ت‪D‬ع‪D‬ب‪D‬ئ‪D‬ت‪D‬ه‪D‬ا‪ D‬ن‪D‬ذ‪D‬ك‪D‬ر‪ D‬م‪D‬ن‪D‬ه‪D‬ا‪ D‬م‪D‬ط‪D‬ب‪D‬و‪D‬ع‪D‬‬ ‫ا‪D‬ل‪D‬م‪D‬ط‪D‬ب‪D‬و‪D‬ع‪D‬ا‪D‬ت‪D‬‬
‫‪ ...‬ط‪D‬ل‪D‬ب‪ D‬ا‪D‬ل‪D‬ر‪D‬خ‪D‬ص‪D‬ة‪ D,D‬م‪D‬ط‪D‬ب‪D‬و‪D‬ع‪ D‬ا‪D‬س‪D‬ت‪D‬ئ‪D‬ن‪D‬ا‪D‬ف‪ D‬ا‪D‬ل‪D‬ع‪D‬م‪D‬ل‬ ‫ا‪D‬ال‪D‬د‪D‬ا‪D‬ر‪D‬ي‪D‬ة‬

‫ه‪D‬ي‪ D‬م‪D‬ن‪ D‬ا‪D‬ل‪D‬و‪D‬س‪D‬ا‪D‬ئ‪D‬ل‪ D‬ا‪D‬ل‪D‬ح‪D‬د‪D‬ي‪D‬ث‪D‬ة‪ D‬ا‪D‬ل‪D‬ت‪D‬ي‪ D‬أ‪D‬ص‪D‬ب‪D‬ح‪D‬ت‪ D‬م‪D‬ت‪D‬د‪D‬ا‪D‬و‪D‬ل‪D‬ة‪ D‬د‪D‬ا‪D‬خ‪D‬ل‪ D‬ا‪D‬ال‪D‬د‪D‬ا‪D‬ر‪D‬ة‪D،D‬‬

‫ت‪D‬و‪D‬ظ‪D‬ف‪ D‬ف‪D‬ي‪D‬ه‪D‬ا‪ D‬ت‪D‬ك‪D‬ن‪D‬و‪D‬ل‪D‬و‪D‬ج‪D‬ي‪D‬ا‪D‬ت‪ D‬ا‪D‬ال‪D‬ع‪D‬ال‪D‬م‪ D‬و‪ D‬ا‪D‬ل‪D‬ت‪D‬و‪D‬ا‪D‬ص‪D‬ل‪ D‬م‪D‬ن‪ D‬خ‪D‬ال‪D‬ل‪ D‬ت‪D‬ق‪D‬ن‪D‬ي‪D‬ا‪D‬ت‪D‬‬ ‫ا‪D‬ل‪D‬و‪D‬ث‪D‬ا‪D‬ئ‪D‬ق‪ D‬و‪D‬‬
‫ا‪D‬ل‪D‬ت‪D‬ر‪D‬ا‪D‬س‪D‬ل‪ D‬ا‪D‬ال‪D‬ل‪D‬ك‪D‬ت‪D‬ر‪D‬و‪D‬ن‪D‬ي‪ D‬و‪ D‬ا‪D‬ع‪D‬ت‪D‬م‪D‬ا‪D‬د‪D‬ه‪D‬ا‪ D‬ل‪D‬ت‪D‬خ‪D‬ز‪D‬ي‪D‬ن‪ D‬و‪ D‬م‪D‬ع‪D‬ا‪D‬ل‪D‬ج‪D‬ة‪ D‬و‪ D‬ت‪D‬د‪D‬ا‪D‬و‪D‬ل‪D‬‬ ‫ا‪D‬ل‪D‬م‪D‬ر‪D‬ا‪D‬س‪D‬ال‪D‬ت‪D‬‬
‫ا‪D‬ل‪D‬م‪D‬ع‪D‬ل‪D‬و‪D‬م‪D‬ا‪D‬ت‪ D‬ا‪D‬ل‪D‬م‪D‬ر‪D‬ت‪D‬ب‪D‬ط‪D‬ة‪ D‬ب‪D‬ك‪D‬ا‪D‬ف‪D‬ة‪ D‬ا‪D‬أل‪D‬ن‪D‬ش‪D‬ط‪D‬ة‪ D‬ا‪D‬ل‪D‬ي‪D‬و‪D‬م‪D‬ي‪D‬ة‪ D‬ل‪D‬إل‪D‬د‪D‬ا‪D‬ر‪D‬ة‪ D‬ا‪D‬ل‪D‬ت‪D‬ر‪D‬ب‪D‬و‪D‬ي‪D‬ة‪,D‬‬ ‫ا‪D‬ال‪D‬ل‪D‬ك‪D‬ت‪D‬ر‪D‬و‪D‬ن‪D‬ي‪D‬ة‬

‫‪20‬‬
 ‫المحور الثاني‪ :‬تصنيف الوثائق اإلدارية‬

‫الوثائق التربوية‬

‫القانون الداخلي‬ ‫•‬

‫سجل العام‬ ‫•‬
‫دفاتر التغذية المدرسية‪،‬‬ ‫•‬
‫التنظيم التربوي‬ ‫•‬
‫الجداول الدراسية‬ ‫•‬
‫استعماالت الزمن‬ ‫•‬

‫‪21‬‬
‫ابقلرةاـمـ‬ ‫ارـالةادـ وـ‬ ‫الـيذمـ وـ‬ ‫تلـاـ‬ ‫سـ مـعـ‬
‫اـالـاذت‬ ‫عـالقةـ‬ ‫قـ نتـظـمـ‬ ‫ئاـوثـ‬ ‫هـيـ‬
‫لـ‬ ‫سـعـامـ‬
‫اـت‬ ‫يـ‬‫خـ‪،‬ـ‬
‫اـلدـال‬ ‫نـ‬
‫ناوـقلـا‬ ‫سـ‬
‫اـألـ‪،‬ـاذت‬ ‫انمهـ‪ :‬لمـفـ‬ ‫نذـكرـ‬ ‫بريتلوـةاـ‪,‬‬ ‫قـ‬
‫ئاـلوثـا‬
‫لوردـاـس‬ ‫تـ‬ ‫جذـ‬
‫اـ‬ ‫طـ‬
‫يقنتل‪،‬ـا‬ ‫صـ رقوةـ‬ ‫صوـ ‪،‬ـ‬‫نلـاـ‬ ‫تراـدفـ‬ ‫نـ‬ ‫زاـلم‪،‬اـ‬ ‫‪،...‬‬ ‫بريتلوةـاـ‬

‫‪22‬‬
 ‫المحور الثاني‪ :‬تصنيف الوثائق اإلدارية‬

‫الوثائق اإلدارية الخاصة بالتبليغ‬

‫المذكرة‬ ‫•‬
‫االعالن‬ ‫•‬
‫البالغ‬ ‫•‬
‫الدعوة و االستدعاء‬ ‫•‬
‫التقرير‬ ‫•‬
‫التقرير الموجز‬ ‫•‬

‫‪23‬‬
 ‫المذكرة‬
‫أداة تواصل كتابية فيما بين الموظفين بمختلف درجاتهم‪ ،‬فيتم توجيهها من أعلى إلى أسفل أو من أسفل إلى أعلى‪ ،‬أو من درجة إلى‬
‫أخرى مساوية لها‪ ،‬و ذلـك داخل نفس الوحدة اإلدارية‬

‫المذكرة العامة‪:‬‬
‫المذكرة التركيبية أو‬
‫يقصد بها المذكرة التي قد‬
‫تتناول مواضيع مختلفة‬
‫التحـليلية‪:‬‬ ‫المذكرة المصلحية‪:‬‬
‫يكون الهدف من هذه المذكرة‬ ‫تعتبر المذكرة المصلحية وسيلة‬
‫تهم النشاط الذي تقوم به‬
‫توفير المقترحات الضرورية و اآلراء‬ ‫اتصال أساسية بالنسبة‬
‫اإلدارة لمتابعـة تنفيذ‬
‫المفيدة للجهات المعنية داخل‬ ‫للمسؤول اإلداري لتبليغ‬
‫المشاريع الموضوعة و‬
‫اإلدارة أو خارجها‪ .‬و لذلك فإن‬ ‫توجيهاته و أوامره إلى‬
‫تقسيمها‪ ،‬و توجيه‬
‫المذكرة التركيبية تأخذ صورة بحث‬ ‫مرؤوسيه‪ ،‬إذ يقع عليه دور هام‬
‫الموظفين و مراقبة آدائهم‪،‬‬
‫فني لموضوع معـين‪ ،‬و تقدم‬ ‫في اإلنجاز و التنظيم‪ ،‬ووضع‬
‫و تنبيههم إلى إصالح ما‬
‫خالصة تركيبية لنتائج هذا البحث‬ ‫أهداف اإلدارة في صيغتها‬
‫قد يعتري عملهم من‬
‫بما يساهم في معـالجة قضايا اإلدارة‬ ‫النهائية موضوع التنفيذ‪.‬‬
‫ضعف حتى يمكن تحقيق‬
‫الفعلية في مختلف ميادينها‬
‫األهداف المنشودة‪.‬‬
‫الوظيفية‪.‬‬
‫‪24‬‬
‫المذكرة‬
‫تصميم المذكرة المصلحية‬
‫• بيان السلطة اإلدارية المختصة‬
‫• مكان و تاريخ إنشاء الوثيقة‪.‬‬
‫• الرقم الترتيبي للمذكرة‪ :‬يوضع مباشرة أسفل السلطة المصدرة‬
‫للوثيقة‬
‫• العـنوان‪ :‬مذكرة مصلحية مع رقم ترتيبها‪.‬‬
‫• تسمية المرسل إليهم‪:‬يشار إليهم في الغالب في أعلى وسط‬
‫الصفحة أو يسارها‪,‬و أحيانا أخرى يمكن اإلشارة إليهم في يمين‬
‫أسفل الصفحة قبالة التوقيع‪.‬‬
‫• الموضوع‬
‫• العـرض‪:‬التعليمات و التدابير الداخلية المتخذة‪,‬و أهدافها‪.‬‬
‫• التوقيع‪.‬‬ ‫‪25‬‬
‫المذكرة‬
‫تصميم المذكرة التركيبية أو التحليلية‬
‫بيان السلطة اإلدارية المختصة‬ ‫•‬
‫الرقم الترتيبي للمذكرة‬ ‫•‬
‫تحديد صفة المرسل إليهم‪.‬‬ ‫•‬
‫الموضوع‪.‬‬ ‫•‬
‫صفة و إسم المرسل أسفل المذكرة‬ ‫•‬
‫تأخذ صورة بحث فني لموضوع معين‬ ‫•‬
‫تقدم خالصة تركيبية لنتائج هذا البحث بما يساهم في معالجة‬ ‫•‬
‫قضايا اإلدارة الفعلية في مختلف مياـدينها الوظيفية‬
‫تعتمد المذكرة التركيبية على منهجية‬ ‫•‬
‫جمع الحقائق و المعطيات اإلحصاـئية أو االقتصاـدية أو االجتماعية‬ ‫•‬
‫و تحليلها و استخالص العـناصر الواجب استخدامها‪ ،‬مادية كانت‬
‫أو بشرية لتحقيق النتائج و األهداف المرغوب فيها‪.‬‬
‫يتضح من التعريف السابق أن المذكرة التركيبية تحتاج إلنجاـزها‬ ‫•‬
‫و تحريرها إلى قدرة عالية على الدراسة و التحليل و التنقيب‪ ،‬و‬
‫هذا يقتضي بالطبع االستعـانة في تحريرها بذوي الخبرة العـلمية و‬
‫الموهبة التحليلية‪.‬‬
‫‪26‬‬
‫المذكرة‬

‫‪27‬‬
‫المذكرة‬

‫‪28‬‬

‫الدعوة‬
‫وسيلة لالتصال من أسفل الى‬
‫أعلى أو من أعلى الى أسفل‪،‬‬
‫بأفراد التنظيم اإلداري أو‬
‫بالعموم بغرض استدعائهم‬
‫لحضور مراسيم احدى‬
‫المناسبات الرسمية‪ ،‬من مثل‬
‫حفالت التدشين أو تكريم‬
‫األشخاص‪ ،‬أو الحفالت التي‬
‫تقام بمناسبة بعض األعياد‬
‫الوطنية أو الدينية‪.‬‬
‫الوثائق اإلدارية الخاصة بالتبليغ‬
‫االستدعاء‬ ‫االعالن‬ ‫البالغ‬
‫يقصد باالستدعاء الوثيقة التي‬ ‫في إطار اتصالها الخارجي‬ ‫البالغ وثيقة تستعـملها اإلدارة‬
‫تستعمل اإلدارة اإلعالن بغرض توجهها الوحدات اإلدارية‬ ‫لالتصال الخارجي بينها وبين‬
‫ابالغ العموم أو فئة معينة منه والموظفون لبعض مصالح‬ ‫العموم‪ ،‬التي من خاللها‬
‫أخبار أنشطتها المقرر اجرائها التنظيم اإلداري أو جهات‬ ‫تستطيع اإلدارة أن تعلن من‬
‫خاـرجية لحضور اجتماعات‬ ‫في زمن محدد‪.‬‬ ‫خاللها للعموم عن قراراتها‬
‫معـينة‪.‬‬ ‫وتوجيهاتها وارشاداتها‪ ،‬ولذلك‬
‫فان البالغ يكتسي أهمية‬
‫بالغة من حيث انه يساعد‬
‫على التعريف بأنشطة اإلدارة‬
‫وخدماتها على نطاق واسع‬
‫بين الناس‪.‬‬
‫‪29‬‬
‫البالغ‬

‫‪30‬‬
‫االعالن‬

‫‪31‬‬
‫االستدعاء‬

‫‪32‬‬
‫الدعوة‬

‫‪33‬‬
 ‫التقرير الموجز او عرض الحال أو البيان‬
‫‪Le compte rendu‬‬

‫‪ .1‬تعريف‬
‫يطلق عرض الحال أو البيان على التقرير الموجز الذي يعرض فيه المحرر وصفا لمجريات النقاش والمداوالت‬
‫التي تدور في االجتماعات اإلدارية‪ ،‬لمساعدة رئيسه على تتبع أنشطة اإلدارة وسير عملها‪ .‬ويتميز بأنه ال يهدف إلى‬
‫تفسير وتأويل الوقائع واستخالص المقترحات وإبداء الرأي‪ ،‬وإنما يهدف إلى إعطاء صورة وصفية لمجريات اجتماع أو‬
‫حدث معين‬

‫‪34‬‬
‫التقرير الموجز او عرض الحال أو البيان‬
‫‪Le compte rendu‬‬

‫‪ .2‬تصميم‬

‫‪35‬‬
 ‫التقرير الموجز او عرض الحال أو البيان‬
‫‪Le compte rendu‬‬
‫‪ .3‬انواع‬

‫يستهدف عرض االجتماع توثيق أشغال االجتماعات واللقاءات في تقارير مكتوبة‪ ،‬وذلك بغية االحتفاظ‬ ‫عرض حال أو بيان االجتماع‬
‫بها في أرشيف اإلدارة والعودة إليها واستثمارها عند الحاجة‬

‫بيان تام‬
‫ويلم فيه المحرر وقائع االجتماع وتفاصيله الجزئية من مداخالت واّراء وأسماء‬
‫المتدخلين الرئيسيين ومقترحات‬
‫بيان تحليلي‬
‫يراعي في صياغته التركيز وتكثيف معطيات االجتماع‪ ،‬ويتوقف ذلك على مدى‬
‫قدرة المحرر على ترتيب الوقائع واألحداث في سياقها الزمني‪ ،‬فضال عن ميزة‬
‫الوضوح والتحديد في عرض اآلراء المختلفة والخالصات المتفق عليها‪ .‬ويتم‬
‫استعمال البيان التحليلي عادة في نقل أشغال المؤتمرات النقابية والسياسية‬
‫‪36‬‬
 ‫التقرير الموجز او عرض الحال أو البيان‬
‫‪Le compte rendu‬‬

‫عرض حال أو بيان الحدث‬

‫البيان التسلسلي يتناول عرض المهمة أو يرصد حدثا معينا في مختلف مراحل تطوره‪.‬‬
‫‪ ‬يكون عرضا متدرجا بحسب كرونولوجية الوقائع‪.‬‬
‫‪ ‬أن يتضمن بعض العناصر مثل العنوان‪ ،‬والموضوع‪ ،‬والمدخل‪ ،‬وعرض األحداث‪.‬‬
‫‪ ‬أن يتضمن بعض التوصيات والتوجيهات الخاصة بكيفية التعامل مع الحدث‬

‫‪37‬‬
‫التقرير الموجز او عرض الحال أو البيان‬
‫‪Le compte rendu‬‬

‫‪38‬‬
 ‫المحور الثاني‪ :‬تصنيف الوثائق اإلدارية‬

‫الوثائق اإلدارية الخاصة باإلثبات‬

‫المحضر‬ ‫•‬
‫الشهادة‬ ‫•‬

‫‪39‬‬
 ‫المحضر‬

‫‪ .1‬تعريف‬
‫‪ ‬المحضر هو وثيقة ادارية لها قوة االثبات تخول لصاحب سلطة او عون مختص ان يدون فيها وقائع و‬
‫احداث او وضعيات او اجتماعات بموضوعية‪ ،‬و تدون تصريحات االشخاص المعنين و الشهود و‬
‫يوقع عليه من طرفهم‪.‬‬

‫‪40‬‬
 ‫المحضر‬
‫‪ .2‬انواع‬

‫محضـر االجتماع هـو الصـك الكتابـي الذي ينجزه الموظـف المكلـف بإثبات وقائـع اجتماع مـا مـن أجل محاضر االجتماعات‬
‫تغطيـة كتابيـة لمـا يجري فـي اللقاءات و االجتماعات ذات الطابـع الرسـمي كاجتماعات المجاـلس‬
‫االداريـة و غيرهـا‪ ,‬و تكمـن أهميتهـا فـي اثبات القرارات المتخذة فـي اجتماع مـا يرجـع اليـه عنـد الحاجة‬
‫و تعلم من لم يحضر االجتماع بالقرارات المتخذة ‪ ,‬كما تسعد على التذكير بالمهام و العالقات‪..‬‬

‫محضر االلتحاق‬
‫الذي يوقعه الموظف عن كل تعيين أو انتقال الى مؤسسة أو مهمة جديدة يزاولها‬

‫محضر الدخول ومحضر‬

‫الخروج‬ ‫الذي يوقعهما الموظف مع بداية و نهاية كل موسم دراسي‬

‫محضر تسليم‬ ‫هو المحضر الذي يتم توقيعه عند نقل المهام بين المسؤولين‬
‫و تسلم المهام‬
‫‪41‬‬
‫المحضر‬

‫‪42‬‬
 ‫الشهادة‬
‫‪Le certificat/L’attestation‬‬
‫‪ .1‬تعريف‬
‫‪ ‬الشهادة هي صك كتابي تصدره سلطة إدارية مختصة إلثبات هوية شخص أو وضعيته القانونية أو‬
‫اإلدارية أو االجتماعية‪.‬‬
‫‪ ‬تسلم الشهادة من قبل السلطة المختصة إلى الراغبين فيها‪ ،‬وذلك على أساس استعمالها من أجل تحقيق‬
‫غرض مشروع‪.‬‬
‫‪ ‬ويتعين على محرر الشهادة أن يتحقق من الوضعية القانونية للطالب قبل أن يحرر الشهادة كما يلي ‪:‬‬
‫‪ ‬إن كانت نتيجة التحقيق سلبية امتنع المحرر أو المسؤول اإلداري عن تسليم الشهادة‪.‬‬
‫‪ ‬التأكد من مشروعية الغرض المطلوب من أجله الشهادة‪.‬‬

‫‪43‬‬
 ‫الشهادة‬
Le certificat/L’attestation

44
 ‫المحور الثاني‪ :‬تصنيف الوثائق اإلدارية‬

‫الوثائق اإلدارية الخاصة بالتوجيه‬

‫• التعليمات‬
‫• المنشور‬

‫‪45‬‬
 ‫التعليمات‬
‫‪Les instructions‬‬

‫‪ .1‬تعريف‬
‫‪ ‬التعليمات هي صيغة من النشاط اإليجابي لدى القائد اإلداري في مجال اإلشراف اإلداري على مرؤوسيه‬
‫لتحقيق األهداف الخاصة باإلدارة‪ .‬و تشمل التعليمات سلطة األمر و النهي التي يمتلكها القائد اإلداري‬
‫األعلى‪.‬‬
‫‪ ‬هي التوجيهات أو األوامر التي تصدر عن سلطة عليا في االدارة بقصد احداث تنظيم أو تقنين أو‬
‫تغييرهما بالتعديل أو اإللغاء‬

‫‪46‬‬
 ‫التعليمات‬
‫‪Les instructions‬‬

‫‪ .2‬مميزات‬
‫أن تصدر عن سلطات عليا من قبيل رئيس الحكومة‪ ,‬الوزراء‪.‬‬ ‫•‬
‫ال يجوز للتعليمات أن تلغي أحكام القوانين أو تعدلها أو تعطلها أو تعفي من تنفيذها‪ ,‬بل يجوز أن تقوم‬ ‫•‬
‫بدور تكميلي للقوانين و اللوائح التنظيمية بأسلوب موضوعي‪.‬‬
‫أن تكون ذات مقصد عام‪.‬‬ ‫•‬
‫أن تكون ذات طابع إلزامي‪.‬‬ ‫•‬
‫تصنف ضمن التدابير اإلدارية الداخلية‪.‬‬ ‫•‬

‫‪47‬‬
 ‫التعليمات‬
Les instructions

48
 ‫المنشور‬
‫‪Le circulaire‬‬

‫‪ .1‬تعريف‬
‫المنشور إجراء إداري تصدره إدارة مختصة للموظفين و األعوان التابعين لها بهدف تأويل أو تفسير‬
‫‪.‬التشريعات و التنظيمات القائمة‪ ,‬أو التذكير بالقواعد الموجودة و طريقة تطبيقها‬

‫يتخذ المنشور في الغالب صورة مدكرة أو رسالة‪ ,‬يوجهها الرئيس أو أي موظف مختص الى المصالح اإلدارية‬
‫‪ .‬المعنية بشأن تنفيد عمل أو تذكير بأحكام قانونية أو تأويل بعضها و تفسيرها‬
‫المنشور ال يأخذ صورة مقرر اداري تنفيذي‬

‫‪49‬‬
 ‫المنشور‬
‫‪Le circulaire‬‬
‫‪ .2‬أنواع‬

‫وثيقة إدارية تكتفي بتقديم توجيهات مصلحية تتعلق بتفسير القوانين و‬

‫التنظيمات الجاري بها العمل و ال تتعدى ذلك إلى إضافة أحكام و قواعد‬ ‫المنشور‬
‫جديدة لم ترد في النصوص القانونية‪ ,‬كما أن نطاق المنشور في هذه الحالة ال‬ ‫‪:‬التأويلي‬
‫يتجاوز التنظيم الداخلي لإلدارة‬
‫يقصد به المنشور الذي يولد أحكاما جديدة لم تكن في القانون األصلي‪ ,‬من‬
‫شأنها التأثير على المراكز القانونية لألغيار‪ .‬و نظرا للطبيعة التنظيمية لهذا‬ ‫‪:‬المنشور التنظيمي‬
‫المنشور و ما يمكن أن ينتج عنه أحيانا من تأثيرات سلبية على أوضاع‬
‫األفراد فإنه يمكن معارضته بدعوى الشطط في استعمال السلطة‬

‫‪50‬‬
 ‫المنشور‬
Le circulaire

51
‫نماذج من الوثائق المتعلقة بالتدبير المالي والمادي للمؤسسات التعليمي‬

‫‪52‬‬
‫سجل الصندوق‬

‫‪53‬‬
54
55
56
57
58
‫شكرا على حسن تتبعكم‬
 ‫المراجع‬
‫‪ ‬ذ أبوبكر العزاوي‪ :‬التواصل االداري النظريات و األسس و المبادئ والتطبيقات‪ ،‬الطبعـة االولى ‪2011،‬‬
‫‪‬ذ مـجبل الزم المـالكي ‪ ،‬علم الوثائق وتجارب في التوثيق و األرشفة‪ ،‬الطبعـة االولي‪2009،‬‬
‫‪‬فهد ابراهيم العسكـر‪ ،‬التوثيق االدري في المملكة العربية السعـودية‪ ،‬الطبعـة الثانية‪1990 ،‬‬
‫‪ ‬أطر اإلدارة التربوية المتدربة المركز الجهوي لمـهن التربية و التكوين طنجة تطوان‪ ،‬أنواع الوثائق و األرشيف‬
‫بالمؤسسات التعليمية‪ ،‬السنة التكوينية ‪201 6/ 2015‬‬
‫‪ ‬رشيد ججيف‪ ،‬المعهد الوطني لتكوين مـستخدمي التربية الوطنية‪ ،‬سند التحرير اإلداري ‪2010 ،‬‬

‫‪60‬‬
 ‫مسلك تكوين أطر الدعم اإلداري‬
‫مجزوءة التوثيق واألرشفة‬
‫عرض تحت عنوان ‪:‬‬

‫منهجية إنتاج الوثيقة اإلدارية و تصنيفها‬

‫تحت إشراف‬
‫من إنجاز‬
‫ذ‪.‬سعيد اغزيل‬
‫سمية ماموني علوي‬
‫محمد الدبياني‬
‫محمد ياسين السعداني‬
‫السنة التكوينية ‪2021-2020 :‬‬ ‫‪61‬‬