HOAÏCH ÑÒNH & TOÅ

CHÖÙC COÂNG VIEÄC

HAØNH CHÍNH VAÊN
PHOØNG

I. HOAÏCH ÑÒNH COÂNG VIEÄC HAØNH

CHÍNH
II. TOÅ CHÖÙC COÂNG VIEÄC HAØNH CHÍNH
III.TOÅ CHÖÙC KHOÂNG GIAN LAØM VIEÄC
 I.HOAÏCH ÑÒNH COÂNG VIEÄC HAØNH
CHÍNH VAÊN PHOØNG
Tầm quan trọng của hoạch định:
“Trong kinh doanh nếu bạn không lập kế hoạch thì có
nghĩa là bạn đang chuẩn bị một kế hoạch để thất bại”
(Crawford H.Greenewalt).
Hoạch định giúp cho:
- Giảm thiểu lãng phí công sức, thời gian, tiền bạc.
- Tránh việc trùng lắp và giẫm chân nhau
- Giúp người thực hiện thấy rõ mục tiêu, hướng đi
Bất kỳ cấp quản trị nào cũng phải làm công tác hoạch
định. Cấp quản trị thấp thì hoạch định mang tính tác vụ,
cấp quản trị cao thì hoạch định mang tính chiến lược.
 I. HOAÏCH ÑÒNH COÂNG VIEÄC
HAØNH CHÍNH VAÊN
PHOØNG
I.1 Khaùi nieäm
•Hoạch định là chức năng của quản trị, bao gồm các
hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và các
phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu
đó. Kết quả của họach định là xây dựng kế hoạch,
chương trình công tác.
•Hoạch định HC-VP bao gồm việc thu thập thông tin ,
xử lý thông tin, sử dụng chúng và triển khai các bước
thực hiện.
 I. HOAÏCH ÑÒNH COÂNG VIEÄC
HAØNH CHÍNH VAÊN
PHOØNG
Hoaïch ñònh coù 3 ñaëc tröng cô baûn
1. Hoaïch ñònh gaén lieàn vôùi döï baùo, do ñoù
phaûi chaáp nhaän moät ñoä sai leäch nhaát
ñònh.
2. Hoaïch ñònh luoân höôùng tôùi töông lai treân
cô sôû ñaùnh giaù quaù khöù vaø hieän taïi.
3. Tuøy theo ñoä daøi cuûa muïc tieâu maø
chuùng ta coù hoaïch ñònh daøi haïn hay
hoaïch ñònh ngaén haïn.
 I. HOAÏCH ÑÒNH COÂNG VIEÄC
HAØNH CHÍNH VAÊN
PHOØNG
Hoaïch ñònh coâng vieäc haønh chính : laø
quaù trình xaùc ñònh muïc tieâu nhieäm vuï vaø
xaây döïng keá hoaïch haønh chính nhaèm baûo
ñaûm cho heä thoáng haønh chính doanh nghieäp
thöïc hieän ñuùng chöùc naêng vaø nhieäm vuï
cuûa mình.
 I. HOAÏCH ÑÒNH COÂNG VIEÄC
HAØNH CHÍNH VAÊN PHOØNG
Nhöõng ñaëc ñieåm cuûa keá hoaïch haønh
chính :
1. Thöôøng rôi vaøo taàm ngaén haïn (tuaàn,
thaùng, quý)
2. Chi tieát vaø cuï theå
(con ngöôøi, ñia ñieåm,
thôøi gian, coâng vieäc ..)
- Xuaát phaùt töø nhaø quaûn trò caáp trung.
 I. HOAÏCH ÑÒNH COÂNG VIEÄC
HAØNH CHÍNH VAÊN PHOØNG
Hoaïch ñònh haønh chính coù nhöõng taùc
duïng
1. Giaûm toái ña söï truøng laép coâng vieäc
2. Chuû ñoäng ñoái phoù vôùi nhöõng tình
huoáng
3. Laø cô sôû cho söï phoái hôïp
4. Tieát kieäm chi phí vaø thôøi gian
 I.HOAÏCH ÑÒNH COÂNG VIEÄC
HAØNH CHÍNH VAÊN PHOØNG
Các công cụ hoạch định:
• Các công cụ hoạch định HC-VP bao gồm các
dự án lớn, nhỏ khác nhau.
• Một số công cụ để lên kế hoạch và lịch công tác
hàng ngày là:
- Lịch thời gian biểu công tác (lịch làm việc);
- Sổ tay, sổ nhật ký;
- Lịch để bàn , treo tường.
- Máy vi tính
 I. HOAÏCH ÑÒNH COÂNG VIEÄC
HAØNH CHÍNH VAÊN PHOØNG
I.2 Qui trình Hoaïch ñònh haønh chính
Böôùc 1 : Taäp hôïp nhu caàu vaø muïc
tieâu
Laø quaù trình nhaän nhu caàu hoã trôï
töø caùc ñôn vò chöùc naêng trong doanh
nghieäp vaø xaùc ñònh nhöõng muïc tieâu
nghieäp vuï haønh chính phaûi laøm.
I. HOAÏCH ÑÒNH COÂNG VIEÄC
HAØNH CHÍNH VAÊN
PHOØNG
Böôùc 2 : Xây döïng baûng muïc tieâu
Xaùc ñònh thöù töï öu tieân cuûa nhöõng
muïc tieâu vaø nhieäm vuï, laäp danh saùch
nhöõng coâng vieäc caàn giaûi quyeát cho keá
hoaïch tôùi.
I. HOAÏCH ÑÒNH COÂNG VIEÄC
HAØNH CHÍNH VAÊN
PHOØNG
Böôùc 3 : caân ñoái khaû naêng vaø nhieäm vuï
1. Ñaùnh giaù khaû naêng ñaùp öùng, leân phöông
aùn giaûi quyeát.
2. Caân nhaéc vôùi aùp löïc töø
moâi tröôøng ñeå choïn giaûi phaùp toái öu
1. Phaûn hoài thoâng tin vôùi caùc boä phaän ñeå
thoáng nhaát bieän phaùp haønh ñoäng, hay
thoûa thuaän caùch giaûi quyeát.
 I. HOAÏCH ÑÒNH COÂNG VIEÄC
HAØNH CHÍNH VAÊN
PHOØNG
Böôùc 4 : Xaây döïng keá hoaïch chính thöùc
 Vaên baûn hoaù nhöõng keá hoaïch
 Baûo ñaûm tính chính thöùc cuûa keá hoaïch
 Baûo ñaûm tính phuø hôïp, ñaùp öùng theo
nhu caàu cuûa doanh nghieäp
 Keá hoaïch haønh chính
phaûi ngaén goïn, chính
xaùc, roõ raøng
 I. HOAÏCH ÑÒNH COÂNG VIEÄC
HAØNH CHÍNH VAÊN
PHOØNG
Böôùc 5 : Chuyeån giao & thöïc thi keá hoaïch
1. Chuyeån giao phaûi ñuùng thôøi ñieåm vaø
ñuùng ñoái töôïng coù traùch nhieäm cuûa
caùc ñôn vò, thoâng tin cho caùc ñoái töôïng
lieân quan
2. Tieán haønh söï phoái hôïp giöõa caùc ñôn vò
coù lieân quan
3. Luoân giöõ thoâng tin phaûn hoài ñeå ghi
nhaän vaø ñieàu chænh keá hoaïch kòp thôøi
 nhu caàu töø Muïc tieâu
caùc boä phaän nghieäp vuï HC

Phaûn Xaây döïng muïc

hoài tieâu – nhieäm vuï

Naêng löïc Caân ñoái khaû AÙp löïc

ñaùp öùng naêng ñaùp öùng moâi tröôøng

Xaây döïng keá

Phaûn

hoaïch chính thöùc

hoài

Phoå bieán thöïc

hieän keá hoaïch
 I. HOAÏCH ÑÒNH COÂNG VIEÄC
HAØNH CHÍNH VAÊN
PHOØNG
I.3 Coâng cuï söû duïng trong hoaïch ñònh HC

Ñoái vôùi keá hoaïch tuaàn

thöôøng söû duïng
“Lòch coâng taùc tuaàn” hay “Sô ñoà Gantt”
caûi tieán.

Ñoái vôùi keá hoaïch thaùng

hay quí thöôøng söû duïng baûng
“Keá hoaïch moâ taû”
 II. TOÅ CHÖÙC COÂNG
VIEÄC HAØNH CHÍNH
2.1 Caùc phöông thöùc toå chöùc coâng vieäc HC
a/ Toå chöùc coâng vieäc haønh chính taäp
trung theo ñòa baøn : toaøn boä coâng vieäc
haønh chính seõ ñöôïc taäp trung taïi moät
ñòa ñieåm nhaát ñònh vaø do moät boä phaän
chuyeân moân ñaûm nhaän (phoøng haønh
chính)
Ñöôïc söû duïng cho caùc doanh nghieäp
lôùn, ñoøi hoûi tính chuyeân moân hoaù cao
17
Nguyên tắc làm việc
theo chế độ Thủ
trưởng

Nguyên tắc làm việc

kết hợp
18
 II. TOÅ CHÖÙC COÂNG
VIEÄC HAØNH CHÍNH
b/ Toå chöùc coâng vieäc haønh chính phaân
taùn theo chöùc naêng hoaït ñoäng : coâng
vieäc haønh chính seõ phaân taùn cho caùc
chöùc naêng töï thöïc hieän theo möùc ñoä
phaùt sinh coâng vieäc haønh chính .
Söû duïng cho nhöõng doanh nghieäp hoaït
ñoäng phaân taùn hay baát lôïi veà ñòa baøn
hoaït ñoäng. Nhöõng doanh nghieäp toå
chöùc “phi cô caáu”
 II. TOÅ CHÖÙC COÂNG
VIEÄC HAØNH CHÍNH
c/ Toå chöùc coâng vieäc haønh chính keát hôïp :
Laø söï keát hôïp giöõa toå chöùc HC taäp trung
vaø phaân taùn theo nguyeân taéc nhöõng vaán
ñeà mang tính nguyeân taéc thuû tuïc seõ ñöôïc
taäp trung, vaø phaân quyeàn cho caùc boä
phaän töï giaûi quyeát nhöõng coâng vieäc
phaùt sinh theo quyeàn haïn.
Xuaát hieän 2 vaán ñeà : phaân quyeàn vaø
traùch nhieäm giöõa taäp trung vaø phaân taùn
 II. TOÅ CHÖÙC COÂNG VIEÄC HAØNH
CHÍNH
2.2 Nguyeân taéc toå chöùc coâng vieäc haønh chính
• a. Nguyên tắc về mục tiêu:
1. Mỗi nhóm có một mục tiêu xác định mối tương quan
trong phạm vi cơ cấu tổ chức
2. Mục tiêu của mỗi nhóm phải được mô tả rõ ràng
3. Mục tiêu của hành chính là phục vụ một cách tiết kiệm
và có hiệu quả.HCVP là một chức năng tạo sự thuận lợi
cho các bộ phận khác
4. Mục tiêu của nhóm phục vụ
phải ở dưới mục tiêu của các
nhóm hoạt đô ̣ng chính
 II. TOÅ CHÖÙC COÂNG VIEÄC HAØNH
CHÍNH
• b. Nguyên tắc về chức năng:
5. Một tổ chức hoàn thiện là một tổ chức đơn giản
6.Chức năng và nhiệm vụ phải được xác định trước khi
các cá nhân được bổ nhiệm vào chức vụ đó
7. các đơn vị tổ chức phải được quân
bình dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng
8. Khi các chức năng nhiệm vụ đã được
phân công, các chức năng mới khác có thể phát sinh.
9. Các thiếu hụt mất mát nhân viên trong bất cứ trường
hợp nào không được ảnh hưởng đến sự ổn định của tổ
chức đó
 II. TOÅ CHÖÙC COÂNG VIEÄC HAØNH
CHÍNH
• c. Nguyên tắc liên quan đến cá nhân
10. Nên để cho nhân viên tham gia thảo luận các vấn đề về
quản trị có ảnh hưởng đến công việc của họ
11. Cần phải chú ý xem xét những nhân viên cá biệt, những
khác biệt cá nhân giữa các nhân viên với nhau trong tổ
chức
12. Các khuyến khích sẽ thúc đẩy nổ lực của các cá nhân
nhiều nhất
13. Nhân viên cần phải có khả năng xác định vai trò của
mình đối với các mục tiêu và thủ tục
14. Nhân viên sẽ làm việc tốt hơn khi họ ý thức được tại
sao phải thực hiện công việc đó, tại sao phải tuân theo
một số chính sách nào đó...
 II. TOÅ CHÖÙC COÂNG VIEÄC HAØNH
CHÍNH

• d. Nguyên tắc về trách nhiệm:

15. Trách nhiệm phải được quy
định rõ ràng trước khi phân
công công việc
16. Khi phân công công việc, phải chú
ý đế việc chuyên môn hóa.
17. Các chức năng có liên quan hoặc tương tự cần được
ghép chung lại với nhau thành một nhóm
18. Trách nhiệm phải được phân công cụ thể, rõ ràng
II. TOÅ CHÖÙC COÂNG VIEÄC HAØNH
CHÍNH
e.Nguyên tắc về báo cáo
19. Mỗi công nhân chỉ báo cáo cho một cấp trên
duy nhất (Nguyên tắc thống nhất chỉ huy)
20. Hình thức, khoảng cách và phạm vi báo cáo
phải được quy định rõ ràng
21. Báo cáo chỉ gồm những
dữ kiện chính yếu
22. Hình thức những báo cáo cùng loại nên càng
thống nhất càng tốt
 II. TOÅ CHÖÙC COÂNG VIEÄC HAØNH
CHÍNH
• f. Nguyên tắc về quyền hạn:
23. Quyền hạn phải được phân chia
và chỉ định một cách phù hợp
24. Quyền hạn phải được giao cụ thể
25. Quyền hạn phải bằng trách nhiệm
• g. Nguyên tắc về ủy quyền:
26. Quyền hạn và trách nhiệm có thể được ủy thác cho
người khác, nhựng người ủy thác vẫn phải báo cáo kết
quả cho cấp trên
27. Sự ủy thác quyền hạn và trách nhiệm có hiệu quả giúp
ta dễ dàng sử dụng nguyên tắc biệt lệ
 II. TOÅ CHÖÙC COÂNG VIEÄC HAØNH
CHÍNH
• h. Nguyên tắc về tầm hạn kiểm soát:
28. Số nhân viên trực thuộc có thể báo cáo trực tiếp cho
một cấp trên phải được hạn chế lại.
29. Cơ cấu tổ chức phải được duyệt xét lại theo định kỳ
• i. Nguyên tắc điều hành tổ chức:
30. Sơ đồ tổ chức là kim chỉ nam hướng dẫn
31. Sơ đồ tổ chức chỉ trình bày hình thức tổ chức, tổ chức
thật sự là kết quả của phần đóng góp của nhiều cá nhân
32. Tổ chức phải linh hoạt, uyển chuyển
33. Hiểu rõ yếu tố con người là cần thiết
cho việc tổ chức và quản trị có hiệu quả.
 II. TOÅ CHÖÙC COÂNG
VIEÄC HAØNH CHÍNH
• Nghiệp vụ tổ chức 1 ngày làm việc:
• a. Lên lịch làm việc:
• - Lịch làm việc của lãnh đạo
• - Lịch làm việc của văn phòng
• - Lịch làm việc của cá nhân
 III. TOÅ CHÖÙC KHOÂNG
GIAN LAØM VIEÄC
3.1 Thieát keá vaên phoøng
Coù 2 loaïi vaên phoøng : vaên phoøng
ñoùng vaø vaên phoøng môû.
Moãi loaïi vaên phoøng coù coâng duïng
söû duïng khaùc nhau
 III. TOÅ CHÖÙC KHOÂNG
GIAN LAØM VIEÄC

a/ Vaên phoøng ñoùng

(coå ñieån) : laø hình
thöùc vaên phoøng maø
caùc boä phaän laøm
vieäc ñöôïc boá trí
trong nhöõng phoøng
rieâng bieät vaø kheùp
kín.
 III. TOÅ CHÖÙC KHOÂNG GIAN LAØM
VIEÄC
b/ Vaên phoøng môû : laø hình thöùc vaên phoøng maø
caùc boä phaän laøm vieäc ñöôïc ñaët trong
khoâng gian chung vaø xeáp theo
qui trình coâng vieäc.
 Vaên phoøng môû
coù 2 loaïi : coù vaùch ngaên
(coá ñònh hay löu ñoäng)
vaø khoâng coù vaùch ngaên
 Laø xu höôùng söû duïng
hieän nay
 III. TOÅ CHÖÙC KHOÂNG
GIAN LAØM VIEÄC
3.2 Ñieàu kieän vaät lyù
Ñieàu kieän vaät lyù coù aûnh höôûng tröïc
tieáp ñeán taâm sinh lyù vaø söùc khoeû cuûa
con ngöôøi vaø aûnh höôûng tröïc tieáp ñeán
naêng suaát lao ñoäng trong vaên phoøng.
Ñieàu kieän vaät lyù : aùnh saùng,
nhieät ñoä, khoâng khí, tieáng oàn,
maøu saéc ...
 III. TOÅ CHÖÙC KHOÂNG GIAN LAØM
VIEÄC
• d. Các yếu tố gây ảnh hưởng đến khả năng làm việc :
- Ánh sáng đầy đủ, thích hợp làm giảm mệt mỏi, giảm sai
sót và nâng cao hiệu năng. Ánh sáng nơi làm việc phải
đạt độ đồng đều. nên tận dụng tối đa ánh sáng thiên nhiên
• - Màu sắc có tác dụng tâm lý đến người làm việc trong
văn phòng và khách đến. Màu sắc phản chiếu ánh sáng
rất đa dạng. Nói chung các văn phòng hãy dùng màu
trắng trên trần nhà, màu mát trên bức tường trước mặt
nhân viên vì nó làm dịu mắt. Các phòng tiếp tân nên
dùng màu vui vẻ, trung hoà tránh đơn điệu; phòng tầng
hầm hoặc kho nên dùng màu sáng và phản chiếu ánh
sáng cao.
 III. TOÅ CHÖÙC KHOÂNG GIAN LAØM
VIEÄC
Màu sắc Đô ̣ phản xạ
Màu Trắng 85%

Màu trắng ngà 77%

Màu kem 66%

Màu xám bạc 50%

Màu xanh da trời 50%

Màu xanh lá cây 40%

 III. TOÅ CHÖÙC KHOÂNG
GIAN LAØM VIEÄC
• Tiếng ồn là một nhân tố môi trường có nhiều
ảnh hưởng đến hiệu năng của văn phòng . cần
sử dụng vách ngăn cách âm một số trang thiết
bị để giảm tiếng ồn, tránh dùng nhiều vật dụng
bằng kim loại, gỗ cứng. Bảo đảm an toàn khi
dùng các thiết bị điện , thực hiện phòng cháy
chữa cháy theo đúng quy định.
 III. TOÅ CHÖÙC KHOÂNG
GIAN LAØM VIEÄC
3.3 Toái öu hoaù thao taùc
1. Saép xeáp trang thieát bò laøm vieäc ôû
nôi laøm vieäc.
2. Thieát keá baøn gheá phuø hôïp
vôùi theå traïng nhaân vieân
1. Taïo khoâng gian laøm vieäc hieäu quaû
2. Thieát keá luoàng coâng vieäc hôïp lyù
THE END