5S

The practical Tool

To Improve
 Conventional understanding of 5S

Japanese English
SEIRI CLEARING UP
1S 1S छांटना

SEITON
2S DISCIPLINE ORGANISING
5S
SHITSUKE
5S 5S 5S अनुशासन 2S  सुव्यवस्था

STANDARDISATION
SEIKETSU SEISO 4S मानकीकरण CLEANING
4S 3S 3S चमकाना
 1S Short ( छांटना ) :
सबसे पहले हमें वस्तुओं  की   सूची बना लेते है जिसमे जो वस्तुए जरुरी है उनकी एक लीस्ट बना लेते है , और
जो जरुरी नहीं है उन्हें अलग कर देते है , यह 5s  का पहला स्टेप है 
जैसा की नाम से ही पता चलता है कि छांटना का मतलब होता हैं अलग अलग करना। इसमे हम अपने काम की
वस्तुओं को अपने पास रखते हैं और फालतू की वस्तुओं को हटा देते हैं। जितनी मात्रा मे वस्तुओं की जरुरत है
उतना ही मगवाये। अपने Workplace पर चारों तरफ ध्यान दे कि कही कोई फालतू वस्तु तो नही पडी है।
क्योंकि फालतू की वस्तुओं से काम की वस्तुओं को ढूंढने में ज्यादा समय लग जाता हैं। अपनेे 1S का
Implement करने के लिए हम इन फालतू की वस्तुओं को हटा देगे। इन्हें हटाने से पहले हम इसकी एक सूूूची
बनाएगे और ये Confirm करेंगे कि जो वस्त्तुए हम हटा रहे वो हमारे किसी काम की नही है। वस्तुऐ जिस
प्रकार से उपयोग मे लाई जानी हो या जिस क्रम मे वस्तुओं को यूज किया जाता हैं उन्हें उस क्रम मे रखे।
 Do you need this?
Seiri - Clearing Up
Select & Eliminate unnecessary items
Frequent use / Rare use items
Close Location / Distant Location
Identification of items
Reduce Stock Save Time Save Money
 वस्तुओं की सूची कै से बनाये 
1 . अपने काम  के अनुसार  से उपयोग में  आने वाली  वस्तुये की सूची बहुत ही आसानी से बन सकती है 
2 . जो वस्तुए उपयोग में नहीं आने वाली है उनको अलग स्थान पर कही दूर रखे 
3 . जिन वस्तुओ की जरुरत बार बार पड़ती है उनको सबसे पास रखे ताकि ढू ढने में समय न जाये 
4 . अब जो वस्तुए उपयोग के अनुसार निकली है उन्हें जरुरत के अनुसार लगाए जो वस्तुए सबसे ज्यादा use
में आती है उन्हें सबसे पास और जो काम use में आती है उन्हें उससे दूर स्थान दे 

लाभ
1. कार्यक्षेत्र अच्छा दिखता है 
          2. वस्तुओं को खोजने में टाइम नहीं लगता है 
          3. जो वस्तु चेक करने में समय नहीं लगता 
 Factory Office House
Scrap Machines Used / Broken Pens Broken Toys
Rejected Material Useless Papers / Files Old Clothes
Expired Goods Old Diaries Broken suitcase
Broken tools, Pallets, Broken furniture Old Shoes
Bins, Trolleys Etc.,
Excess Parts Old Notices/Leaflets Old letters / Magazines
Swarf / Burr
 AIM
 REMOVE CLUTTER
 SAVE SPACE
 REDUCE STOCK LEVELS
 CREATE A PLEASANT WORKPLACE
 REDUCE MENTAL STRESS DUE TO
CLUTTER
 CONVERT UNWANTED THINGS TO CASH
 The unwanted clutters up the place & the wanted
is Hard to find.
 More time spent for searching things
 More space required.
 We can’t bring in new things in the same space.
 Causes Mis-Identification & Rejected Parts
moved to work station
Before - Components lying After - Components put
on floor (mix up) on stands.
Before :- Electrical cables of 150 T Hydraulic After :- Electrical cables clamped and routed neatly.
press in haphazard manner.
 Place for everything &
Everything in its place
Seiton - Organising
 Organising takes over where clearing up stops.
 Think Ergonomics for organising
 Minimise the time and effort in fetching things.
 Match the flow of Production
 No wasted space.
 No wasted time.
 Factory Office House
Layout Disorganised Unlabelled file Shabby reception Hall
cabinets
Cables, Pipes in Cluttered Drawers/ Shoe / Chappal Stand
Disarray Shelves / Tables / not in order
Book cases etc.,
Tools, Bits heaped in
racks
Storage location Papers not filed Kitchen things in
system unclear disarray
Things lying on floor Records & Dresses not arranged in
documents not almirah
arranged properly
Unidentified trolley /
Fixture stand
 Things are not available when needed. More time
spent for locating misplaced things.
 Defective & good items / Similar looking items
get mixed up.
 Items are lost
 Prone to accidents
 Loss of production
 Excess inventory
 Pressure for more space.
 ORGANISING
2S  सुव्यवस्था

जैसा की नाम से पता चलता है उपयोग में आने वाली वस्तुओ का एक क्रम निर्धारित करे , उस वास्तु स्थान को
उसका नाम दे , और उस बस्तु को उपयोग होने के बाद उसी जगह रखे जहा उसका स्थान बनाया गया है , 
सुव्यवस्था का मतलब है। सभी चीजों की एक निर्धारित जगह हो और सभी चीजे अपनी जगहों पर हो। वस्तुओं को
उपयोग करने के बाद उसी स्थान पर रख दिया जाता हैं। ताकि अगर दूसरे किसी व्यक्ति को उस वस्तु की जरूरत
हो तो वह आसानी से उस व्यक्ति को मिल सके । इससे कार्य करने आसानी होगी। वस्तुओं को उनके साइज के
हिसाब से रखे। जिन वस्तुओं की जो जगह बनाई गई हैं वो वस्तुए उसी स्थान पर होनी चाहिये। जिससे जब उन
वस्तुओं की जब जरूरत पड़े तो उन्हें आसानी से उपयोग मे लाया जा सके । अगर आप अपने कार्यस्थल पर इस
तीसरे एस (Set in Order) को लागू करते हैं तो सबसे पहले तो जगह (Space) की बचत होती हैं और
दूसरा इससें आपको चीजों को ढूंढने में समय खराब नहीं होता और आप का Searching Time कम हो
जाता हैं
 उपयोग के अनुसार कै से लगाए
1 . उपयोग में आने वाली वस्तुओं का नामकरण करे 
2 . वास्तु के नाम के अनुसार उसकी एक निश्चित जगह दे और उसका नाम दे 
3 . वस्तु को उपयोग के वाद उसको उसी जगह पर रखे जहा उसका स्थान बनाया गया है 
4. कलर कोड का use  करे 
5. वस्तुओं की सूची लगाए 
6.  उस कार्यस्थल पर काम करने वाले सभी कर्मचारियों को इस एस का पालन करना चाहिए।

लाभ : 1. वस्तु की पहचान करने में समय नहीं लगता 

      2. वस्तु को खोजने में टाइम नहीं लगता 
      3. कोई भी व्यक्ति आसानी से वस्तुए प्राप्त कर सकता है बेसक वो नया ही क्यों न हो 
          4.  कोनसी वस्तु कहा है वहुत आसानी से जान सकते है 
Before: No Location for After : Location identified
material handling equipment
Before - Files stored in a After - Files stored in an
haphazard manner. orderly manner.
 Spic and Span
Seiso - Cleaning
Checking
Eliminating the causes of defects
Maintaining optimum conditions
Attention to details to achieve the best conditions
Increased work efficiency
Avoiding mistakes
Ensuring safety
 Dust / Dirt will affect the machine performance.
 Cleaning reveals hidden problems which may get
overlooked otherwise.
 Dust & Dirt affects performance & Aesthetic
quality
 Unpleasant workplace
 3S. Shine ( चमकाना )
कार्यक्षेत्र और वस्तुओं की साफ सफाई नियमित करे , उन्हें चमका के रहे 
इस मे अपने आसपास की उन वस्तुओं की साफ-सफाई करते जिन्हें हमारे द्वारा उपयोग किया जाता हैं।  हम
अपने कार्यस्थल , मशीनों , उपकरणों , Floor को हमेशा साफ सुथरा रखना चाहिए। मशीनों मे या पाइप
लाइनों मे किसी भी प्रकार का कोई लिके ज नहीं होना चाहिए। अगर कहीं कोई लिके ज है तो उसे तुरन्त ठीक
करवाया जाना चाहिए। इस एस के कु छ नियम है। कभी भी चलती मशीन मे सफाई नही करना चाहिए। क्योंकि हो
सकता हैं कि आप जिस कपड़ें से सफाई कर रहे हैं वह कपड़ा मशीन की मोटर , बेल्ट या स्पैनडल मे फस
सकता हैं। जिससे Accident हो सकता है। इसलिए मशीन को साफ करने से पहले मशीनों को बंद कर दे। हो
सके तो Power Of कर दे। सफाई करने का एक समय तय होना चाहिए। ज्यादातर कम्पनियों या
Organisation मे सफाई का टाइम टेबल बनाया जाता हैं जिसमे दिन में 10 मिनट या हफ्ते में 15 मिनट
सफाई के लिए रखा जाता हैं। इस समय मे सभी कर्मचारी अपने मशीनों , उपकरणों और कार्यस्थल की साफ
सफाई करते हैं।
 कै से चमकाए :

1. साफ सफाई के दिशानिर्देश बनाये 

2. साफ सफाई के निर्देशों का पालन करे 
3. इसका समय  निर्धारित करे 
4.  इस कार्य को कौन करने वाला है उसकी लिस्ट बनाये और लगाए 
5.  वस्तुओं का इंपेक्शन करे ख़राब होने पर बदल दे 
6. हमे Cleaning With Meaning वाली Policy को फोलो करे 

लाभ : 1.  वस्तुए साफ रहती है 

          2. वस्तुये लम्बे समय तक चलती है 
          3. वस्तुओं को समय के अनुसार  ख़राब होने से पहले चेंज सकते है  
 Seiketsu - Standardisation

Create standards

Increase work efficiency

Theme :
Operation
standards &
work
instructions
 4. Standardize ( मानकीकरण )
ऊपर बताये गए तीनो स्टेपो को फॉलो करने की चेक लिस्ट बनाये , तीनो स्टेपो को कै से , कौन, कितनी देर
करना है इसका समय सूची में अंकित करे , ऐसा  करने पर यह एक स्टैण्डर्ड बन जायेगा , और जो सब के लिए
फॉलो करना अनिवार्य होगा , इसमे हम अपने द्वारा बनाए गए Standardize को Maintain करते हैं। जैसे
मान लो कि कम्पनी में पानी की पाईप का कलर कोड Blue है तो जब नई पानी की पाईप लगाईं जाये या पूरानी
पाईप को बदला जाये तो उनका कलर भी Blue होना चाहिए। इसमे हम ऊपर के तीनों S का Standard
बना कर रखते हैं। किसी एक व्यक्ति को इसकी जिम्मेदारी दे देते हैं कि ऊपर के तीनों S का पालन सही से हो
रहा है कि नही। वह इसे एक Board के जारिये दिखा सकता है कि उन S के सामने वह ✓ चैक का Mark
लगा सकता है। अच्छी Housekeeping की आदत को बनाए रखें।  कम्पनी के Standardize की समय
समय पर जांच होती रहनी चाहिए। 
 मानकीकरण कै से करे :
1. 5s  के अंतर्गत जो भी कार्य डाले सब का दिशानिर्देश बनाये 
2.  कार्य को करने में  होने वाली वस्तुओं की चेक लिस्ट बयाये और daily चेक करे 
3.  Responsibility तय करे 
4. कार्य को करने में लगने वाले समय का आकलन करे 
5.  हम जो भी कार्य कर रहे हैउसका वर्क इंस्ट्रक्शन वहा पर लगा होना  चाहिए 
6.  वर्क इंस्ट्रक्शन के अनुसार ही कार्य करना चाहिए  

लाभ : 1. कोई नया पर्सन भी उस कार्य  को आसानी से कर सकता है 

   
    2. तीनो STEP  को आसानी से पूरा किया जा सकता है 
          3 कार्य को समझने में आसानी मिलती है 
 Shitsuke - Training & Discipline
Training & Discipline

Successful 5S
5. Sustainable ( अनुशासन )
सबसे जरुरी और महत्वपूर्ण स्टेप अनुशासन है , अनुशासन बनाये रखना उतना ही जरुरी है जितना कार्य करना  
हर कम्पनी की अपनी एक अनुशासन प्रणाली होती हैं।कम्पनी में हर हालत में अनुशासन बनाए रखें। प्रत्येक कार्य
को करते समय निर्धारित नियमों का पालन करना चाहिए। इस S मे हमे कम्पनी के प्रत्येक कार्य को निर्धारित
समय और कार्य प्रणाली के अनुसार ही करना चाहिए। सुरक्षा नियमों का पालन करना , कम्पनी Terms &
Condition का पालन करना, कम्पनी के Standardize को बनाए रखना आदि। कई कम्पनी और
Organisation मे इसके बारे मे Training दी जाती हैं कि कम्पनी में अनुशासन कै से बना कर रखें। इसके
लिए  Plant को अलग अलग Zone मे बांटा जाता हैं और इसका Continue Audit किया जाता हैं।
बनाये गए आदेश का पालन करे 
अनुशासन कै से बनाये रखे :

1. रोज Monitoring करें।

2. सभी कर्मचारियों को इसके बारे मे Training दे। 
3. कर्मचारियों को MOTIVATE करे कि वह कम्पनी में अनुशासन बनाए रखें।।
4. समय समय पर हर लेवल पर Audit करना चाहिए। 
5. सभी कर्मचारियों के बीच Communication System अच्छा होना चाहिए। 
6. Red Tag प्रणाली का इस्तेमाल करना चाहिए।
7. Team work बना कर काम क
 AFTER

BEFORE
2S - Set limits & Systemize
Example: Pre fixed location
Before

After
 4S - Search time elimination
Example: Tool cupboards in shop floor