‫طراحي ساختار سازماني‪:‬‬

‫مفاهيم‪ ،‬ابزارها و مدلها‬

‫دكتر حسن دانايي فرد‬

‫استاديار دانشگاه تربيت مدرس‬
‫‪HDanayee@IMPSC.com‬‬
 ‫ساختار سازمان به عنوان نوعي ابزار‬
‫مديريتي براي اجراي استراتژيها و تحقق‬
‫اهداف‬
 ‫چرا ساختار سازمان ابزار متداول ميان‬
‫مديران است؟‬
‫تغيير آن نسبتا ً ساده است (تغيير رفتار‪ ،‬اصالح فرهنگ يا اجراي استراتژي‬ ‫‪)1‬‬
‫جديد دشوارتر است)‪ .‬اما جذابيت آن به تاثير شديد آن بر سازمان برمي گردد‪.‬‬
‫تغيير ساختار را مي توان به عنوان يكي از دغدغه هاي جديد مديريت دانست‪.‬‬ ‫‪)2‬‬
‫با تغيير ساختار‪ ،‬مدير جديد مي تواند آثار شخصي خود را در سازمان برجاي‬ ‫‪)3‬‬
‫گذارد‪.‬‬
‫با تغيير ساختار‪ ،‬مي توان آهنگ يا سبك عملياتي سازمان را شكل جديد داد‪.‬‬ ‫‪)4‬‬
‫با تغيير ساختار‪ ،‬مي توان تغييرات جديد در سازمان را ابالغ كرد‪.‬‬ ‫‪)5‬‬
 ‫به طور كلي‪:‬‬

‫طراحي ساختار بخشي از شغل مدير است‪.‬‬ ‫‪)1‬‬

‫طراحي ساختار بر شكل دهي‪ ،‬پيكره بندي و ريخت ساختار‬ ‫‪)2‬‬
‫رسمي سازمان متمركز است‬
‫براي اثربخش بودن ساختار بايد بين جنبه هاي تئوريك با‬ ‫‪)3‬‬
‫جنبه عملي نوعي توازن برقرار شود‪.‬‬
‫مديران بايد به طور مستمر بين دو نگاه به ساختار‪:‬‬ ‫‪)4‬‬
‫‪ )1‬نگاه استراتژيك ‪ )2‬نگاه اجتماعي و فرهنگي توازن‬
‫برقرار كنند‪.‬‬
 ‫طراح بايد دو سئوال را مدنظر قرار دهد‪.‬‬

‫‪ .1‬چگونه ساختار سازمان را به اجراي استراتژيهاي مختلف‬

‫قادر مي سازد و مديري ت سازمان را در انجام كار مورد‬
‫نياز تسهيل خواهد كرد؟‬
‫‪ .2‬چگونه ساختار سازمان بر افراد درون سازمان و الگوهاي‬
‫غيررسمي رفتار تاثير مي گذارد‪.‬‬
 ‫در چه زمانهايي ساختار را بايد تغيير داد؟‬

‫تغيير جهت استراتژيك‪ :‬وقتي استراتژيها تغيير مي كند ساختار را بايد با آنها‬ ‫‪.1‬‬
‫همساز كرد‪.‬‬
‫تعريف مجدد وظايف‪ :‬وقتي تعريف وظايف تغيير مي كند‪ ،‬ساختار بايد تغيير كند‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫تغيير سياسي ‪ /‬فرهنگي‪ :‬تغيير در سازمان غيررسمي از طريق چيدمان رسمي‬ ‫‪.3‬‬
‫سازماني تغيير در ساختار را مي طلبد‪.‬‬
‫رشد سازماني‪ :‬تغيير در اندازه و قلمرو سازمان‪ ،‬تغيير در ساختار را مي طلبد‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫تغيير در افراد‪ :‬تغيير در افراد سازماني تغيير در ساختار را ايجاب مي كند‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫واكنش نسبت به مسائل درون سازماني‪ :‬مسائل عملكردي ناشي از عدم تناسب‬ ‫‪.6‬‬
‫محيطي‪ ،‬تغيير در ساختار را مي طلبد‬
 ‫دو نگاه به طرح سازمان‬
‫استراتژي ‪ /‬عملكرد وظيفه‬ ‫افراد‪ /‬فرهنگي‪ /‬اجتماعي‬
‫• چگونـه افراد فعلـي درون طرح جديد • طرح سـازمان اجراي استراتژي را‬
‫پشتيباني مي كند‬ ‫قرار خواهند گرفت ؟‬
‫•طرح سـازمان جريان كار را تسهيل‬ ‫• چگونـه طرح جديد بر قدرت ميان‬
‫مي كند‬ ‫تاثيـــ خواهند‬
‫ر‬ ‫ف‬
‫گروههاي مختلـــ‬
‫ازمان كنترل مديريتي‬ ‫•طرح ســـ‬ ‫گذاشت؟‬
‫اثربخشـرا ميسر مي سازد‬ ‫• چگونـه طرح باـ ارزشها و باورهاي‬
‫•طرح سـازمان مشاغـل قابل انجام و‬ ‫كاركنان مناسـب خواهد شد؟‬
‫سنجش پذيررا خلق مي كند‬ ‫• چگونــه طرح بر آهنــگ و سبك‬
‫عملياتي سـازمان تاثير مي گذارد؟‬
 ‫انواع طرح سازماني‬
‫تركيب واحدهاي سازماني‬ ‫‪)1‬‬
‫روابط گزارش دهي‬ ‫‪)2‬‬
‫ديگـر پيوندهاي ساختاري ميان‬ ‫‪)3‬‬
‫واحدها‬
‫يستم هاي اطالعاتي‪،‬‬ ‫ســــ‬ ‫‪)4‬‬
‫‪ -1‬طرح استراتژيك سازمان‬ ‫سنجش و كنترل سازمان‬
‫رويـه ها و شيوه هاي كالن‬ ‫‪)5‬‬
‫سازمان‬
‫فنون كاري سازمان‬ ‫‪)6‬‬
 ‫‪ )7‬منابـع كاري واحدهاي فرعي‬
‫(ابزار‪ ،‬مواد)‬
‫‪ )8‬سيستم هاي پاداش واحدهاي‬
‫‪ -2‬طرح عملياتي سازمان‬ ‫كاري‬
‫‪ )9‬محيـط فيزيكي كار در واحدهاي‬
‫فرعي‬
‫‪ )10‬طراحي مشاغل‬
 ‫تفاوت در طرح استراتژيك و طرح عملياتي‬
‫طرح استراتژيك‬ ‫طرح عملياتي‬
‫معماري بنيادي ‪ /‬شكل ‪ -1‬نوع تصميم‬ ‫فرايندهاي عملياتي و‬
‫كلي سازمان‬ ‫مديريتي‪ ،‬جريانهاي كاري‪،‬‬
‫مشاغل و سنجه ها‬
‫سطح عالي و مياني ‪ -2‬سطوح درگير‬ ‫همه سطوح‬
‫‪ -3‬جهت طراحي‬ ‫باال – پايين‬ ‫پايين – باال‬
‫‪ -4‬عامـل تعيين‬ ‫استراتژي‬ ‫دغدغه هاي عملياتي‬
‫كننده‬ ‫(هزينه‪ ،‬كيفيت ‪ /‬زمان)‬
 ‫مدل شناخت پويايي هاي سازمان‬

‫سازمان‬
‫بستر‬ ‫غير رسمي‬ ‫برون داد‬

‫• محيط‬ ‫• سازماني‬
‫استراتژي • منابع‬ ‫چيدمان هاي‬ ‫• گروهي‬
‫وظايف‬
‫• سابقه سازمان‬ ‫رسمي سازمان‬ ‫• فردي‬

‫فرد‬
 ‫مدل پردازش اطالعات براي طرح سازمان‬

‫‪ )1‬وظاي ف متفاوت الزامات پردازش اطالعات ي متفاوتي را‬

‫ايجاب مي كنند‪.‬‬
‫‪ )2‬طرحهاي س ازماني متفاوت انواع متفاوت ي از ظرفيت‬
‫پردازش اطالعات را فراهم مي كنند‬
‫‪ )3‬زمان ي ك ه ظرفي ت هاي پردازش اطالعات ي س اختار با‬
‫الزامات پردازش اطالعات ي وظاي ف س ازگار و متناسب‬
‫باشد‪ ،‬اثربخشي سازمان در باالترين حد خواهد بود‪.‬‬
‫عدم پيش بيني پذيري وظيفه‬

‫الزامات پردازش‪-‬‬
‫عدم اطميناـن‬
‫اثرات محيطي بر وظيفه‬ ‫اطالعات براي‬
‫وظيفه‬ ‫انجام وظيفه‬

‫وابستگي متقابل عناصر وظيفه‬

 ‫گروهبندي وظايف‬

‫پيوند ساختاري‬ ‫ظرفيت پردازش اطالعات در ساختار‬

‫فرايندهاي مديريتي ‪ /‬عملياتي‬

‫عدم پيش بيني پذيري وظيفه‬

‫عدم اطمينان‬ ‫الزامات پردازش‪-‬‬

‫اثرات محيطي بر وظيفه‬
‫وظيفه‬ ‫اطالعات براي انجام وظيفه‬

‫وابستگي متقابل عناصر وظيفه‬

‫تناسب‬
‫گروهبندي وظايف‬

‫ظرفيت پردازش‬ ‫پيوندهاي ساختاري‬

‫اطالعات در ساختار‬

‫فرايندهاي مديريتي‬
‫و عملياتي‬
‫توالي كلي طرح سازمان‬
‫تحليل اوليه‬

‫طرح استراتژيك سازماني‬

‫طرح عملياتي سازماني‬

‫اجرا‬
 ‫منطق فرايند طرح استراتژيك سازمان‬
‫درك مساله‬ ‫تحليل‬
‫ساختاري‬ ‫اوليه‬

‫معيارهاي طرح سازمان‬

‫گروهبندي استراتژيك‬
‫تعـدادي از گروهبنديها‬
‫پيوندهاي ساختاري‬ ‫فرايند طرح‬
‫استراتژيك سازمان‬
‫تعيين دو يا سه گروهبندي‬
‫تحليل اثر‬
‫انتخاب يك طرح‪ ،‬همراه‬
‫با توصيه هاي الزم‬
‫گزينه‬ ‫آثار بر‬ ‫آثار بر‬
‫طرح‬ ‫طرح‬ ‫اجرا‬
‫عملياتي‬
 ‫تحليل اوليه‬

‫بررسي و فهم جهت گيري استراتژيك سازمان و استراتژيهاي كالن‬ ‫‪)1‬‬

‫و عملياتي سازمان‬
‫فهم ماهيت كار سازمان‪ :‬جريانهاي اصلي كار يا عناصر اصلي كار‪،‬‬ ‫‪)2‬‬
‫مسير حركت آنها‪ ،‬الزامات اصلي يا محدوديتها بر جريان كار ناشي‬
‫از استراتژي‪ ،‬محيط و فناوري‬
‫آسيب شناسي وضع موجود وظيفه اي‪ :‬مدلهاي شناخت وضع موجود‬ ‫‪)3‬‬
‫آسيب شناسي فرايندي‪ :‬اعمال چرخه بابا‬ ‫‪)4‬‬
 ‫آسيب شناسي فرايندها‬

‫‪ )1‬فرايندهايي كه وجود ندارد بايد وجود داشته باشد‪.‬‬

‫‪ )2‬فرايندهايي كه وجود دارد نبايد وجود داشته باشد‪.‬‬
‫‪ )3‬فرايندهايي كه وجود دارد ولي ناقص هستند‪.‬‬
 PDCA ‫چرخه‬

A P
(Action) (Plan)

C D
(Check) (Do)
‫مأخذ تدوين معيارهاي طرح سازمان‬

‫استراتژي‬ ‫‪)1‬‬
‫وظايف‬ ‫‪)2‬‬
‫آسيب شناسي وضع موجود‬ ‫‪)3‬‬
‫ساير اطالعات‬ ‫‪)4‬‬
 ‫مراحل تصميم گيري در مورد طرح سازمان‬

‫گام‬ ‫هدف‬
‫معيارهاـي طرح‬ ‫تدوين‬ ‫• تدويـن مجموعـه اي از گزاره هايـي كـه بتوان بـه عنوان معيار ارزيابي ‪)1‬‬
‫سازمان‬ ‫طرحهاي ساختاري مختلف استفاده كرد‪.‬‬
‫تدوين انواع گروهبنديهاي‬ ‫‪)2‬‬ ‫•تدوين تعدادي از گروهبنديهاي وظايف براساس معيارهاي طراحي‬
‫استراتژيك‬ ‫• ارزيابـي انواع گروهبنديهـا براسـاس معيارهاي طرح از طريـق تبيين‬
‫ارزياـبي گروهبنديهاي‬ ‫‪)3‬‬ ‫اصالح و پااليش طرحها‬
‫استراتژيك‬ ‫•براي هـر گروهبندي‪ ،‬نيازهاي پردازش اطالعاتـي براساس معيارهاي‬
‫ارزياـبي الزامات هماهنگي‬ ‫‪)4‬‬ ‫طراحي مشخص شود‪.‬‬
‫شكـل دهـي سازوكارهاي‬ ‫•براي هـر گروهبندي مجموعـه اي از سـازوكارهايي پيوندي ساختاري ‪)5‬‬
‫ساختاري‬ ‫تدويـن شود كـه نسـبت بـه الزامات هماهنگـي حسـاسيت داشتـه باشد و‬
‫نشان دهد كدام طرح در اين زمينه توانايي بيشتري دارد‪.‬‬
 ‫مراحل تصميم گيري در مورد طرح سازمان‬

‫گام‬ ‫هدف‬
‫ارزيابــي سازوكارهاي‬ ‫• ارزيابـي هـر گروهبندي براسـاس معيارهاي طرح يـا روشـن سازي ‪)6‬‬
‫پيوندي ساختاري‬ ‫اصالح و پاـاليش گروهبنديهاـ‪ .‬تركيب گروهبنديها در صورت نياز‬
‫انجام تحليل اثر‬ ‫•ارزيابي هر گروهبندي براساس اثر پيش بيني شده آن بر عناصر ‪)7‬‬
‫سازمان يا تناسب آن با ديگر عناصر ساـزمان‬
‫پااليش و تبيين طرحها‬ ‫• براسـاس تحليـل اثـر‪ ،‬تـبيين طرحهـا منجـر بـه انتخاب طرح بحث ‪)8‬‬
‫و پااليش ساير طرحها مي شود‬
‫شناســايي مسائل‬ ‫• براسـاس تحليـل اثـر‪ ،‬مسـائل فراروي طرح عملياتـي شناسايي ‪)9‬‬
‫فراروي طرح عملياتي‬ ‫مي شود‬
‫ايي مسائل‬
‫• براسـاس تحليـل اثـر‪ ،‬شناسـايي مـي شود مسـائل كليدي موثر در ‪ )10‬شناســـ‬
‫فراروي اجرا‬ ‫اجرا جهت لحاظ كردن در اجراي طرح‬