Tablas, filtros y formatos

condicionales.
 Tablas

• Una tabla en Excel es un conjunto de datos

organizados en filas o registros, en la que la
primera fila contiene las cabeceras de las
columnas (los nombres de los campos), y las
demás filas contienen los datos almacenados.
 Las tablas son muy útiles para:

• Almacenar información..
• Ordenar la los registros.
• Filtrar el contenido de la tabla por algún
criterio.
• Filtrar utilizando texto.
• Aplicar formatos a todos los datos.
 Filtrar datos de una tabla
• Excel nos ofrece dos formas de filtrar datos.
• El Autofiltro
– Que es simplemente elegir de la pestaña de algún campo de la tabla,
y marcar o desmarcar los campos que quiero que muestre.
• El filtro Avanzado.
– Hacemos clic en la pestañita del filtrado y podemos elegir filtro de
texto.
» Es igual.
» No es igual.
» Comienza por.
» Termina con.
» Contiene.
» No contiene.
 Filtros Avanzados con condiciones
• El comando Filtro avanzado permite filtrar un
rango en contexto, como el comando
Autofiltro, pero no muestra listas
desplegables para las columnas. En lugar de
ello, tiene que escribir los criterios (criterios:
condiciones que se especifican para limitar los
registros que se incluyen en el conjunto de
resultados de una consulta o un filtro.)
Nombre Edad Supongamos que tenemos la
Ana 50 siguiente lista.
María 28 Para crear con filtro avanzado,
utilizando una serie de condiciones.
Esperanza 36
Magaly 58 Lo primero que debemos hacer es
copiar los encabezados de la lista
Nathalia 96 arriba de ella, dejando algunos
karen 23 espacios libres.
Y proceder a escribir los criterios
Karol 45 por los cuales queremos filtrar.
Jessica 78
Nombre Edad Nombre Edad
Priscilla 14 ?a > 20
M* > 20
Angelo 25
Juancito 65 Nombre Edad
>40
Marco 8 <20
Gerardo 23
 FORMATO CONDICIONAL
• El formato condicional es un uso oculto de la función
SI , se trata de crear formato que dependen de
ciertas condiciones .
• Combinar diferentes valores y formatos,  basados en
una combinación lógica,  puede hacer super
interesante a  su hoja de cálculo ! Y hacer que sea 
también informativa!  
• Con el formato condicional puedes hacer que tus
datos numéricos ofrezcan información gráfica
adicional.
 DONDE ENCONTRAR EL FORMATO
CONDICIONAL.

• Desde la pestaña inicio.

• Botón “Formato Condicional”.
• Del “Grupo Estilo” tienes disponible usa serie
de posibilidades para ofrecer una visualización
gráfica de los valores numéricos en las propias
celdas.
Como verá la siguiente imagen un rango de celdas ofrece la
misma información que antes pero gracias a esta opción del
Formato Condicional es mucho más sencillo identificar la
información numérica global
• En la siguiente imagen seleccionamos la opción "Escalas de
color" y dentro de ella el rango de colores que quiere utilizar.
Otra forma de formato condicional es el “Conjunto de Iconos”
Autocalcular celdas de datos
 Insertar
subtotales
• Puede hacer que Excel calcule subtotales o
totales de parte de los datos contenidos en
hojas de cálculo.
• Seleccionar todas las celdas que contienen
datos y abrir el cuadro de diálogo
Subtotales (menú Datos,
comando Subtotales).
En el cuadro de diálogo Subtotales
puede elegir la columna en la que
desea basar los subtotales (como
por ejemplo para cada uno de los
valores distintos de la columna
Semana), el cálculo de resumen
que desea realizar y la columna o
columnas que contienen los
valores que deben resumirse. Por
ejemplo (como se muestra en la
imagen anterior), podría calcular
los subtotales de la cantidad de
unidades vendidas en cada
categoría. Una vez definidos los
subtotales, aparecen en la hoja de
cálculo.
Creación de
esquemas
 ¿Qué es un esquema?

• Un esquema podríamos definirlo

como un resumen preciso que
refleja los conceptos más
importantes o de mayor
trascendencia del documento
esquematizado.
Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener
en cuenta algunos aspectos.
• Debemos asegurarnos de que los datos sean
apropiados para crear un esquema.
• Los datos apropiados para crear un esquema
deben tener una jerarquía o disponer de una
estructura por niveles.
• En una hoja solo podemos incluir un esquema,
para tener más de un esquema sobre los
mismos datos, debemos copiar los datos a otra
hoja.
Creación automática de esquemas
• Las filas sumario deben estar por encima o por
debajo de los datos, nunca entremezclados.
• Las columnas sumario deben estar a la derecha
o a la izquierda de los datos, nunca
entremezclados.
• Si la disposición de los datos no se corresponde
con estas características nos veremos obligados
a definir el esquema manualmente.
Producto Enero Febrero Marzo I trimestre
arroz 25 89 98 212
mantenca 25 84 74 183
frijoles 24 78 25 127
Dippo 74 251 197 522
Desinfectante 12 41 256 309
rendidor 458 456 478 1392
jabon azul 78 784 14 876
Constenla SA 548 1281 748 2577
atun azul 145 149 456 750
atun vegetales 45 85 78 208
Atun blanco 44 745 45 834
Sardimar 234 979 579 1792
coopeagri 856 2511 1524 4891
• Como puede observar las celdas resaltadas en
negrita corresponden a los subtotales.
• En este ejemplo podemos hacer un esquema
tanto de filas como de columnas y las filas.
• Por tanto, como ya tenemos los datos vamos a
realizar el esquema.
• Para ello nos situamos sobre una celda
cualquiera y seleccionamos la opción
Autoesquema del menú Agrupar que se
encuentra en la pestaña Datos.
•Has el esquema y
observa como
queda.
• En la sección de esquema se pueden encontrar tres tipos de
controles:

• Botones Ocultar detalles    Cuando las filas de un grupo están

visibles, aparece un botón para ocultar detalles junto a dicho
grupo.
• Botones Mostrar detalles    Cuando se oculta un grupo de filas,
el botón que aparece junto al grupo cambia y se transforma en
un botón para mostrar detalles . Al hacer clic en un botón
Mostrar detalles se restauran las filas de ese grupo y aparecen
en la hoja de cálculo.
• Botones Nivel    Cada uno de los botones de nivel numerados
representa un nivel de organización dentro de una hoja de
cálculo; al hacer clic en un botón de nivel se ocultan todos los
niveles de detalle situados debajo del botón en el que se hace
clic.
 Creación manual de esquemas
• Para crear un esquema manualmente debemos crear
grupos de filas o de columnas dependiendo del tipo de
esquema que queramos hacer.
• Para crear un grupo debemos seleccionar las filas
(seleccionando los números de las filas) o columnas
(seleccionando las letras de las columnas) de las cuales
vayamos a crear un grupo, pero no debemos incluir las
filas o columnas que contengan fórmulas de sumario.
• Una vez seleccionadas las filas o columnas vamos al menú
Agrupar de la pestaña Datos y seleccionamos Agrupar.
 Borrar un esquema.

• Para borrar un esquema debemos acceder a la

opción Desagrupar y seleccionar la opción
Borrar esquema.
• Antes de eliminar un esquema, debemos estar
seguros de que es lo que realmente deseamos,
pues una vez dada la orden, Excel no nos
ofrece la posibilidad de deshacer. Así pues si no
estamos seguros de querer eliminar el
esquema es mejor ocultarlo.
 Ocultar un esquema.

• Al ocultarlo lo que hacemos es ocultar las

marcas que nos ayudan a expandir/contraer
un esquema, pero el esquema sigue estando
activo, para ocultar un esquema basta con
presionar las teclas Ctrl+8 y automáticamente
desaparecen las marcas del esquema, para
volverlas a mostrar volvemos a pulsar la
combinación de teclas Ctrl+8.
• Gracias por su atención
Consolidación de datos
• Consolidar datos consiste en combinar los valores
de varios rangos de datos en uno solo.
• Por ejemplo, si tienes una hoja de cálculo de cifras
de gastos para cada una de sus oficinas regionales,
puedes utilizar una consolidación para reunir estas
cifras en una hoja de cálculo de gastos para toda la
organización; o si tienes las ventas de cada uno de
los vendedores puedes agruparlas en una sola hoja
para calcular el total de ventas de toda la compañía.
• Para utilizar la herramienta de consolidación
de Excel, los rangos a consolidar deben tener
una estructura muy similar, o sea, los mismos
rótulos de filas y columnas o estar en el mismo
orden. 
Configura los datos que va a consolidar.
• Asegúrate de que cada rango de datos está en formato de lista: cada
columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene datos similares y no
tiene filas o columnas en blanco.
• Coloca cada rango en una hoja de cálculo diferente. Ej: una hoja de
cálculo diferente para cada vendedor.
• No pongas ningún dato en la hoja de cálculo donde vayas a colocar la
consolidación.
• Si realizas la consolidación por posición, asegúrate de que cada rango
tiene el mismo diseño.
• Si realizas la consolidación por categoría, asegúrate de que los rótulos de
las columnas o filas que deseas combinar tienen idéntica ortografía y
coincidencia de mayúsculas y minúsculas.
• Si deseas, puedes asignar un nombre a cada rango.
• En el menú Datos, haz clic en Consolidar. 
Aparece el siguiente cuadro:
• En el cuadro Función, haz clic en la función de resumen que deseas que utilice
Microsoft Excel para consolidar los datos. Ej: sumar, contar o promediar.
• 6.  Haz clic en el cuadro Referencia, elige la etiqueta de hoja del primer rango
que vas a consolidar, escribe el nombre que asignaste al rango o selecciona el
rango y, a continuación, haz clic en Agregar. Repite este paso para cada rango.
• 7.  Si deseas actualizar la tabla de consolidación automáticamente cada vez que
cambien los datos en cualquiera de los rangos de origen y no estás seguro de si
más tarde desearás incluir rangos diferentes o adicionales en la consolidación,
activa la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.
• 8.  Activa las casillas de verificación bajo Usar rótulos en que indican dónde
están localizados los rótulos en los rangos de origen: en la fila superior, la
columna izquierda o ambas. Los rótulos que no coincidan con los de las otras
áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.
En el ejemplo, el cuadro quedará más o
menos así