PENCATATAN PELAPORAN VAKSINASI

COVID-19

Subdit Imunisasi
Direktorat Surveilans dan Karantina Kesehatan
Ditjen P2P – Kementerian Kesehatan

Disampaikan pada Pelatihan Vaksinasi COVID-19 bagi Petugas Kesehatan

 Tujuan Pembelajaran

Tujuan Pembelajaran Umum :

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta dapat mengetahui, memahami serta melakukan
pencatatan dan pelaporan pelaksanaan Vaksinasi COVID-19
Tujuan Pembelajaran Khusus:
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta dapat:
1. Mengetahui dan memahami tujuan pencatatan dan pelaporan pelaksanaan Vaksinasi
COVID-19
2. Mengetahui, memahami, serta melakukan pencatatan dan pelaporan hasil pelayanan
Vaksinasi COVID-19
3. Mengetahui, memahami, serta melakukan pencatatan dan pelaporan logistik Vaksinasi
COVID-19
 Pokok Bahasan

• Tujuan pencatatan pelaporan

• Alur dan mekanisme pencatatan
pelaporan (hasil pelayanan dan
logistik)
• Format pencatatan pelaporan
(hasil pelayanan dan logistik)
 Tujuan dari Pencatatan

• Dokumentasi proses layanan

Vaksinasi
• Dokumentasi hasil kegiatan
(cakupan, penggunaan vaksin
dan logistik)
• Bahan untuk analisa dan
pemberian umpan balik
 Konsep Pencatatan dan Pelaporan
Vaksinasi
Akurat

Hasil
Pemakaian
Layanan Terus
Lengkap Vaksin –
Vaksinasi / Menerus Logistik
Cakupan

Tepat
Waktu
Sistem dan Metode Pencatatan dan Pelaporan

Situasi-
Kondisi Geografis

Manual/Elektronik

Kemampuan Ketersediaan
SDM Fasilitas
Pelaksana
Pencatatan dan Pelaporan
Hasil Pelayanan
 Pencatatan dan Pelaporan Elektronik
Khusus Vaksinasi COVID-19 (Program dan Gotong Royong)
Identitas lengkap sasaran (NIK, nama,
jenkel, tanggal lahir, pekerjaan,
•Terpisah dari pencatatan alamat)
dan pelaporan imunisasi
Status Keanggotaan BPJS/JKN, nomor
rutin register, KITAS, nomor paspor,
•dilakukan secara
Hasil skrining
elektronik melalui aplikasi
Pcare Vaksinasi Nama vaksin
•Online, dilakukan saat
No Batch Vaksin
pelayanan berlangsung
(real-time)
Tanggal pemberian vaksin (Dosis 1-2)
 Alur Pencatatan
SI Satu Data Vaksinasi COVID-19
1. Pencatatan hasil pelayanan vaksinasi menggunakan aplikasi PCare
dilakukan pada saat pelayanan vaksinasi COVID-19 dilakukan
2. Petugas meja 2 mengoperasikan aplikasi PCare, dan memilih / mengklik
pilihan dalam PCare atau mengetikkannya secara manual sesuai variabel
yang tersedia dan kondisi sasaran yang divaksinasi
3. Penginputan data tersebut dilakukan secara daring pada saat pelayanan
berlangsung.
4. Data langsung diproses secara otomatis hingga tingkat pusat. Sistem
dashboard di tingkat pusat akan melakukan rekapitulasi perhitungan hasil
layanan
• Infografik hasil pengolahan data yang diinput tersebut dapat diakses oleh fasilitas pelayanan kesehatan,
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Kementerian Kesehatan dengan
mengakses tautan https://pen-prod.udata.id./ serta dapat diunduh dan dicetak sebagai laporan
kegiatan vaksinasi di fasilitas pelayanan kesehatan.
 Alur dan Proses Pencatatan dan Pelaporan
SI Satu Data Vaksinasi COVID-19

Capaian
Laporan harian per cakupan :
Pencatatan fasyankes  real time  SI rekapitulasi
dilakukan di Satu Data Vaksinasi COVID- cakupan harian
setiap fasyankes 19 fasyankes, Dinkes dan keseluruhan
dan pos Kab/Kota, Provinsi, Pokja,  dashboard,
Kemenkes peta, table,
grafik, dll

1. Data tertuang dalam format standar

2. Rekapitulasi dapat diunduh dan di cetak untuk mendapatkan pengesahan/tanda
tangan dari pejabat yang berwenang (Kepala Puskesmas/Kepala Fasyankes)
Penggunaan Aplikasi Pcare Pada Alur 2 Meja
Hanya petugas Meja 2 yang mengakses Pcare, melaksanakan fungsi
input:
• Pra –Registrasi : pendaftaran sasaran on the spot atau go-show
• Pencatatan dan observasi:
• Registrasi
• Skrining
• Hasil layanan vaksinasi
• Hasil observasi
• Pemberian kartu vaksinasi (disarankan, untuk meminimalisasi
penggunaan printer agar disiapkan kartu vaksinasi manual)
PCARE UNTUK VGR: TIDAK ADA MENU PRA-REGISTRASI UNTUK PENDAFTARAN ON THE
SPOT DAN UBAH/EDIT DATA SAARAN
Pra-Registrasi
 Mekanisme pencatatan registrasi, hasil skrining dan
pelayanan vaksinasi COVID-19 (Meja 2) melalui aplikasi
PCare Vaksinasi

1
Petugas di Meja 2 mengakses 3
aplikasi Pcare Vaksinasi melalui Untuk melakukan penginputan
alamat https://pcare.bpjs- data, ubah jenis user pada kolom
kesehatan.go.id/vaksin/ 2 kanan atas dengan cara pilih jenis
menggunakan browser yang user “Petugas Pencatatan dan
Pilih menu Pencatatan
terdapat pada Observasi”, kemudian klik ubah
Pelaksanaan Vaksin
komputer/laptop/handphone user. Lakukan registrasi, input
yang terkoneksi internet, hasil skrining, jenis vaksin, jam
kemudian log in menggunakan pelayanan, nomor batch dan hasil
username dan password yang observasi.
sudah diberikan

4
Pada saat penginputan hasil observasi,
setelah sasaran menunggu 15 menit, pilih
status “Tanpa Keluhan” bagi sasaran yang
tidak mengalami reaksi/keluhan selama
observasi dan memilih status “Ada Keluhan”
bagi sasaran yang selama observasi
mengalami reaksi/keluhan.
5
Bila ada keluhan, lakukan input
data pada Pcare Vaksinasi dengan
memilih reaksi/keluhan/gejala
sesuai dengan yang dialami oleh
sasaran
 User Pencatatan dan Observasi
(Registrasi-skrining-hasil layanan vaksinasi)
Perubahan Mekanisme Pemilihan Jenis Vaksin
(Untuk Meminimalisasi Kesalahan Input)
INPUT DATA HASIL OBSERVASI 15 MENIT PASCA
VAKSINASI

ADA KELUHAN TANPA KELUHAN

Input reaksi/gejala/keluhan sbb, sesuai kondisi sasaran:

1. Tanda-tanda syok anafilaktik (sesak nafas/berdebar/dada
tidak nyaman/nyeri ulu hati/padangan kabur, mual/muntah,
penurunan kesadaran)
TINDAK
2. Demam LANJUT:
3. Peningkatan tekanan darah (≥140/90)
4. Urtikaria (kemerahan/ruam/gatal tersebar) DAPAT
5. Lethargia (lemas, mengantuk)
6. Kemerahan, gatal di sekitar lokasi suntikan
DITANGANI
7. Bengkak, nyeri, pegal di lokasi suntikan ATAU DIRUJUK
8. Batuk/pilek, sakit kepala, pusing
9. Gangguan kecemasan, syncope
10. Lain-lain: (dapat diisi oleh petugas)

Reaksi/keluhan/gejala (KIPI) yang dialami selama observasi kemudian ditindaklanjuti

dengan pencatatan dan pelaporan KIPI melalui website keamanan vaksin
 PENCATATAN DAN PELAPORAN HASIL PELAYANAN
VAKSINASI COVID-19 DENGAN PCARE VAKSINASI SECARA
MANUAL

• Apabila tidak memungkinkan menginput data hasil layanan secara

daring (online) pada saat pelayanan berlangsung, pencatatan dilakukan
secara manual. Data kemudian diinput ke dalam sistem PCare apabila
sudah tersedia jaringan internet

Input data satu per satu dengan Menu Pencatatan

Pelaksanaan Vaksin Manual pada PCare Vaksinasi
(backdate 120 hari)
 Pelaporan Cepat Berbasis Whatsapp
• Selain pencatatan pelaporan hasil layanan melalui aplikasi PCare Vaksinasi, dilakukan juga
pelaporan cepat vaksinasi COVID-19 berbasis Whatsapp. Pelaporan cepat ini dilakukan oleh
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, dengan mekanisme sebagai berikut:
• Lapor ke no WA: 08115009000. Ketik kata kunci: VH
• Tautan pelaporan: https://wa.me/628115009000?text=vh
• Laporan hanya dari dinas kesehatan kabupaten/ kota dan hanya yang terdaftar yang bisa mengirimkan laporan
• Data yang dilaporkan adalah laporan harian sesuai tanggal (bukan kumulatif).
• Laporan terakhir ditunggu sampai jam 23.59 waktu setempat. Revisi dapat dilakukan sampai batas waktu tersebut
dengan mengulang proses pelaporan seperti laporan awal.
• Variabel yang dilaporkan :
• Kode provinsi - hanya ditanya 1x per nomor
• Nama kab/ kota - hanya ditanya 1x per nomor
• Jumlah sasaran (sesuai kriteria) yang di vaksinasi per hari/tanggal pelaporan (dosis 1 dan 2)

• Data dapat diakses oleh Dinas kesehatan Provinsi dan Kabupaten/ Kota melalui dashboard
online dengan tautan: *https://vc19.dataviz-unicef.id *
• Cara pendaftaran pelapor:
• Melalui WA ke 0811500900 lalu ketik kata kunci: pendaftaran_VH, atau
• Melalui tautan https://wa.me/628115009000?text=pendaftaran_vh
Pencatatan dan Pelaporan
Logistik
 Pencatatan dan Pelaporan Logistik

Pencatatan dan pelaporan logistik

Pencatatan dan
mencakup hal-hal sebagai berikut:
pelaporan vaksin dan
logistik pelaksanaan
• Jumlah, nomor batch dan tanggal kedaluwarsa dari
vaksinasi COVID-19
menggunakan sistem
vaksin dan logistik vaksinasi yang diterima
monitoring logistik • Jumlah, nomor batch dan tanggal kedaluwarsa dari
elektronik yaitu Bio vaksin dan logistik vaksinasi yang dikeluarkan; dan
Tracking dan SMILE
(Sistem Monitoring • Jumlah, nomor batch dan tanggal kedaluwarsa dari
Imunisasi dan Logistik vaksin dan logistik vaksinasi yang digunakan
secara Elektronik) • Jumlah, nomor batch dan tanggal kedaluwarsa dari
vaksin yang rusak atau kedaluwarsa
 Alur pencatatan dan pelaporan vaksin
dan logistik untuk vaksinasi program
• Pendistribusian vaksin tercatat dalam aplikasi distributor vaksin yang sudah
terhubung dengan Sistem Monitoring Imunisasi dan Logistik secara Elektronik
(SMILE). SMILE akan mencatat kesesuaian jumlah, nomor batch dan tanggal
kedaluwarsa vaksin yang diterima dari distributor di setiap tingkatan.
• Petugas dinas kesehatan provinsi melakukan pencatatan jumlah, nomor batch dan
tanggal kadaluarsa vaksin maupun logistik yang diterima, dikeluarkan maupun yang
rusak/kedaluwarsa dengan SMILE melalui telepon genggam.
• Apabila data alokasi vaksin maupun logistik belum tersedia di dalam SMILE, maka
dinas kesehatan provinsi dapat menginput secara mandiri jumlah vaksin yang
dialokasikan untuk pelaksanaan vaksinasi selama periode tertentu melalui SMILE.
• Petugas dinas kesehatan kabupaten/kota dan/atau fasilitas pelayanan kesehatan
melakukan pencatatan jumlah, nomor batch dan tanggal kedaluwarsa vaksin dan
logistik, dikeluarkan maupun yang rusak/kedaluwarsa dengan SMILE melalui telepon
genggam.
• Pencatatan yang dilakukan melalui SMILE akan dilaporkan kembali secara real-time
ke Sistem Informasi Satu Data Vaksinasi COVID-19, sehingga penting bagi petugas
yang bertanggung jawab atas logistik vaksin untuk melakukan update penerimaan,
serta keluar dan masuknya vaksin di fasilitasnya masing-masing, menggunakan
telepon genggam.
 Alur pencatatan dan pelaporan vaksin
dan logistik untuk vaksinasi program
• Apabila vaccine refrigerator sudah dilengkapi dengan alat pemantau suhu
berteknologi Internet of Things yang terhubung dengan SMILE, maka suhu vaccine
refrigerator juga dapat terpantau melalui SMILE secara jarak jauh dan terus
menerus. Selain terpantau, SMILE juga dapat merekam dan menyimpan data suhu
vaccine refrigerator.
• Perlu dilakukan penunjukan petugas yang akan bertanggung jawab terhadap
monitoring vaksin dan logistik menggunakan aplikasi SMILE.
• Selanjutnya, pengguna aplikasi SMILE yang telah ditunjuk mengisi data melalui
tautan http://bit.ly/datapenggunasmilecovid19. Pendaftaran pengguna ini
bertujuan untuk mendaftarkan nama petugas agar dapat mengelola vaksin COVID-
19 dan logistik melalui aplikasi SMILE. Petugas yang terdata akan mempunyai akses
ke dalam aplikasi untuk mengelola vaksin dan logistik secara mudah dan real-time
melalui smartphone android dan IoSnya. Data yang dibutuhkan adalah nama dan no
HP petugas. Identitas tersebut akan dikonfirmasi oleh petugas SMILE COVID-19
melalui SMS, termasuk disampaikan username dan password untuk log-in. Petugas
yang telah mendapatkan konfirmasi dapat segera menginstal aplikasi SMILE,
kemudian log-in ke dalam aplikasi. Cara menginstal dan log-in ke dalam aplikasi
dapat diunduh melalui tautan http://bit.ly/LampiranJuknisVC19.
 Pencatatan dan Pelaporan Logistik Manual

Bila tidak memungkinkan dilakukan pencatatan secara elektronik maka dapat digunakan secara
manual menggunakan format standar yang kemudian dicatat dan dilaporkan secara elektronik
apabila telah mendapatkan jaringan selular (GSM)
 Alur pencatatan dan pelaporan vaksin dan logistik untuk
vaksinasi gotong royong
• Pendistribusian vaksin harus tercatat dalam sistem informasi yang dimiliki oleh PT Bio Farma
(Persero) dan aplikasi SMILE yang mencakup kesesuaian jumlah, nomor batch dan tanggal
kedaluwarsa vaksin yang diterima.
• Fasilitas pelayanan kesehatan melakukan pencatatan jumlah, nomor batch dan tanggal
kedaluwarsa vaksin maupun logistik yang diterima, dikeluarkan maupun yang
rusak/kedaluwarsa dengan aplikasi SMILE.
• Apabila data alokasi vaksin maupun logistik belum tersedia di dalam aplikasi SMILE, maka
fasilitas pelayanan kesehatan dapat menginput secara mandiri jumlah vaksin yang
dialokasikan untuk pelaksanaan vaksinasi selama periode tertentu melalui aplikasi SMILE.
• Fasilitas pelayanan kesehatan yang memperoleh vaksin harus memberikan laporan jumlah
sasaran yang telah mendapatkan vaksinasi kepada dinas kesehatan kabupaten/kota dan
Kementerian Kesehatan serta ditembuskan kepada badan hukum/badan usaha atau
perwakilan negara asing/organisasi/nirlaba internasional yang bersangkutan. Data tersebut
dapat diperoleh dari hasil pencatatan yang dilakukan melalui aplikasi Pcare vaksinasi atau
pencatatan manual.
 Alur pencatatan dan pelaporan vaksin dan logistik untuk
vaksinasi gotong royong
• Pengguna aplikasi SMILE yang telah ditunjuk mengisi data melalui tautan
http://bit.ly/datapenggunasmilecovid19. Pendaftaran pengguna ini bertujuan untuk
mendaftarkan nama petugas agar dapat mengelola vaksin COVID-19 dan logistik
melalui aplikasi SMILE. Petugas yang terdata akan mempunyai akses ke dalam
aplikasi untuk mengelola vaksin dan logistik secara mudah dan real-time melalui
smartphone android dan IoSnya. Data yang dibutuhkan adalah nama dan no HP
petugas. Identitas tersebut akan dikonfirmasi oleh petugas SMILE COVID-19 melalui
SMS, termasuk disampaikan username dan password untuk log-in. Petugas yang
telah mendapatkan konfirmasi dapat segera menginstal aplikasi SMILE, kemudian
log-in ke dalam aplikasi. Cara menginstal dan log-in ke dalam aplikasi dapat diunduh
melalui tautan http://bit.ly/LampiranJuknisVC19
• Bila tidak memungkinkan dilakukan pencatatan secara elektronik maka dapat
digunakan secara manual menggunakan format standar yang kemudian dicatat dan
dilaporkan secara elektronik apabila telah mendapatkan jaringan selular (GSM)
TERIMA KASIH