Strategic Planning For Local Government

Strategic Planning for
Local Government
Second Edition
Gerald L. Gordon, Ph.D.

President and CEO
Fairfax County (Virginia) Economic
Development Authority
‫ماهو التخطيط االستراتيجي‬What Is Strategic Planning?
• A response to events‫هو ا@ستجابة ا@@لىا@@الحدا@ث‬
• A response to community concerns@‫ا@@الستجابة ا@@لى مشاكل ا@@لمجتمع‬
• A response to change — present and future
• ‫استجابة الى تغيير – الحاضر والمستقبل‬
• An exercise in coalescing the community. ‫ت@@مرينف@@@يت@@وحيد‬
@‫ا@@لمجتمع‬
Strategic Planning for Local Government, 2nd ed. — Step-by-Step Guide ©ICMA 2005
Lessons Learned — 2004
• Tie the strategic plan directly to business plans, operational
plans, and budgeting
.‫ خطط التشغيل والموازنة‬، ‫اربط التخطيط االستراتيجي مباشرة مع خطط العمل‬
• Tie strategic goals and objectives directly to employees’
performance reviews and compensation
‫اربط االهداف والغايات االستراتيجية مباشرة مع اداء الموظفين‬
• Ensure that citizens, the press, and local stakeholders are aware
of the strategic planning
‫ اصحاب النفوذ المحليين على علم بالتخطيط االستراتيجي‬، ‫ االعالم‬، ‫تأكد من ان المواطنين‬
• Ensure that the plan has clear support from senior elected and
appointed community officials
.‫تاكد بأن للخطة دعم واضح من قبل المسؤولين المنتخبين‬ •
• Include existing and ongoing community objectives as well as
new goals and objectives
‫ضمن االهداف والغايات المعمول بها الى جانب اهدافك وغاياتك الجديدة‬ •
• Develop contingency plans in case parts of the plan are not
realized or unexpected events occur.
.‫طور خطط بديلة في حال طرء تغيير غير متوقع في االحداث‬ •
Step-by-Step Guide‫خ@طوا@تل@@تطبيقا@@لتخطيط ا@@السترا@تيجي‬
1. Announce and promote the process
‫اعلن وروج عن عملية التخطيط‬
1. Convene initial strategic planning meeting
‫نظم اجتماع لوضع الخطة االستراتيجية‬
1. Lay groundwork for committee work
‫هيئ ارضية عمل للجنة العمل‬
1. Set agenda for early meetings
‫ضع اجندة مسبقة لالجتماعات‬
1. Carry out the planning process

‫ابداء بعملية تنفيذ الخطة‬
1. Finalize the planning document

‫اكمل وئاثق المطلوبة للتخطيط‬
1. Translate the plan into action.
‫ الخطة الى فعل‬/ ‫حول التخطيط‬
Announce and promote the process (1)
‫ا@علنوروج عنعملية ا@@لتخطيط‬
Initial announcement and promotion
‫االعالن والترويج األولي‬
 Senior elected official declares support
‫اعالن دعم المسؤول الرسمي المنتخب‬
 Involve key elected and appointed officials
‫إشراك المسؤولين المنتخبين‬
 Inform local government management and staff
‫اعالم ادارات واعضاء الحكومات المحلية‬
 Inform the press
‫اعالم الصحافة‬
1. Announce and promote the process (2)
Identify active participants
‫تحديد االعضاء الفاعلين‬

 Choose an in-house manager
‫اختيار مدير‬
 Identify stakeholder groups
‫تحديد مجموعات اصحاب النفوذ‬

 Include each major stakeholder area ‫ت حديد منطفة ص احبا لنفوذ ا لرئيسية‬
 Select people from each group ‫اختيار اشخاص منك لمجموعة‬
 Identify participants on planning committee ‫ت@@حديد ا@عضاء ل@@جنة ا@@لتخيط‬
 Choose a chair of planning committee ‫اختيار رئيسل لجنة‬

 Announce the participants ‫ت حديد ا العضاء‬
 Identify a facilitator ‫ا@حتيار ا@@لميسر‬
Rally community support; engage stakeholders
‫ واشراك اصحاب النفوذ‬، ‫حشد دعم المجتمع‬
 Use community forums to build support
.‫استخدام منتديات مجتمعية لجلب الدعم‬
 Arrange for champions of the process to rally
community support
.‫تهيئة الترتيبا@ت للمسؤولين عن عملية الحشد‬

Prepare committee members for strategic planning
‫تهيئة اعضاء اللجنة للتخطيط االستراتيجي‬

 Determine time frame and deadline ‫ت@@حديد ا@طار زمنيووق@تا @النته@اء‬
 Decide on review and approval processes ‫ا@تخاذ ق@@رار ب@@شأنعلىعملياتا@@لمرا@جع@ة وا@@لموا@ف@قة‬.
 Determine subcommittee use; assign committee chairs ‫ت@@حديد ل@@جانف@@@رعية وتعيينا @الدوار‬
@‫وا@@لمه@ام‬.
 Decide whether meetings will be open to public ‫ت@@حديد ف@@@يما اذا س@@وفت@@كونا@@الجتماعاتمعلنة‬
 Determine whether to issue interim reports ‫ت@@حديف@@@يما اذا س@@وفي@@تم@ ا@صدار ت@@قارير‬
 Provide background materials and data to encourage early thinking‫ت@@وف@ير ب@@يانات‬
‫ل@@تحفيز ا@@لتفكير ا@@لمسيق‬
Convene initial planning meeting (1) .2
‫تنظيم اجتماع لوضع الخطة االستراتيجية‬
Agenda for meeting ‫ج@دول ا@@ألجتماع‬

 Senior elected official declares support
.‫اعالن دعم المسوؤل الرسمي المنتخب‬

 Describe purpose, process, and expectations
.‫ والتوقعات‬، ‫ اآللية‬،‫وصف الهدف‬

 Review committee structure and assignments
‫هيكلية لجنة المراجعة وتحديد االدوار‬

 Break into subcommittees to review process
.‫التقسم الى لجان فرعية لمراجعة اآللية‬

 Gain explicit commitments ‫ا@@لحصول ا@@لىت@@عه@دا@توا@ضحة‬
 Review background material ‫مرا@جع@ة ا@@لمواد‬
2. Convene initial planning meeting (2)
Provide formal documents
 Charters
‫ العقود‬/ ‫االمتيازات‬
 Previous strategic plans
‫الخطط االستراتيجية السابقة‬
 Strategic plans of other nearby local governments
‫الخطط االستراتيجية للحكومات المحلية القريبة‬
 Forecasts and plans from other relevant organizations
.‫التنبؤات والخطط من المنظمات االخرى ذات العالقة‬
 Land use plans; other relevant plans
. ‫الخطط المطبقة او خطط خطط اخرى ذات عالقة‬
3. Lay groundwork for committee work (1)
Provide necessary data
‫توفير بيانات ضرورية‬
 Demographic trends and forecasts
‫االتجاهات الديموغرافية والتنبؤات‬
 Social factors ‫ا@@لع@وا@مل ا@@الجتماعية‬
 Economic factors ‫ا@@لع@وا@مل ا @الق@تصادية‬
 Financial indicators ‫ا@@لمؤشرا@تا@@لما@@لية‬
Provide other relevant information
‫توفير معلومات اخرى ذات عالقة‬
 News articles ‫موا@ضيع@ ا@خبارية‬
 Biographies of committee members ‫ب@@ياناتا@عضاء ا@@للجنة‬
 Survey results ‫ن@@تائج ا@@لمسح‬
Visit by senior official to each committee member to
discuss process, roles, responsibilities, structure,
and time frames
، ‫ االدوار‬، ‫زيارة من قبل المسؤول الرسمي لكل عضو لجنة للتناقش حول اآللية‬
. ‫ الهيكلية و الجدول الزمني‬، ‫المسؤوليات‬
4. Set agenda for early meetings (1)
Review handouts ‫ا@@لمرا@جع@ة ا@@الخيرة‬
 Discover need for additional information‫ا@كتشافا@@لحاجة ا@@لى‬
‫معلوماتا@ضاف@ية‬
 Define issues and concerns‫ت@@حديد ا@@لمشاكل وا@@لمخاوف‬
4. Set agenda for early meetings (2)
Review and revise existing community or local
government vision statements
‫مراجعة وتنقيح رؤى المجتمع والحكومات المحلية الموجودة حاليا‬
5. Carry out the planning process (1)
Conduct environmental scanning exercise
‫تقديم مسح بيئي‬
 Assess impact of each cell in environmental scan
‫تقييم تأثير كل مجموعة من خالل المسح البيئي‬
 Complete overall analysis of scan
‫اكمال تحليل شامل للمسح‬
Use environmental scan to complete SWOT analysis
SWOT ‫إستخدم المسح البيئي الكمال تحليل سووت‬
Extract ideas for potential goals from SWOT analysis
and environmental scan
‫ ومن المسح البيئي‬SOWT ‫استخلص االفكار لالهداف االساسية من تحليل سووت‬
Draft goal statements
 Develop measurable objectives for each goal
‫تحديد غايات قابلة للتحقيق لكل هدف‬
 Develop tactics for each objective
‫تحديد تكتيكات لكل غاية‬
Evaluate resources to accomplish goals, objectives, and
tactics
.‫ الغايات والتكتيكات‬، ‫تقييم موارد الكمال االهداف‬
Make decisions and set priorities
‫صنع القرارات ووضع االولوليات‬
 Decide which items can be accomplished and which
must be delayed or left undone
.‫تحديد اي من المواد يمكن ان تستكمل وايها يجب ان يؤجل‬
 Decide which existing programs must be reduced
‫تحديد اي البرامج الموجود يجب تقليصها‬

Develop implementation plans for the tactics
‫طور خطط تنفيذ للتكتيكات‬
 Make tactical assignments of implementation plans
.‫عمل مهام تكتيكية لتنفيذ الخطة‬
 Set schedules for completions‫عمل ج@دول ا@عما@@ل‬
Contingency situations
 Identify potential contingency situations‫ت@@حديد ا@مكانية ح@دوث‬
‫ح@ا@@التطارئة‬.
 Develop plans to address contingency situations
‫ت@@طوير خ@طط ل@@تجاوز ا@@لحا@@التا@@لطارئة‬
6. Finalize the planning document (1)
Draft stage
 Prepare initial draft of strategic plan‫ت@@حضير مسودة اولية ل@@لخطة ا@@لسترا@تيجية‬.
 Seek input from stakeholders ‫ا@@لبحثعلىمدخالتمنق@@بل ا@صحابا@@لنفوذ‬
 Amend drafts‫ت@@ع@ديل ا@@لمسودا@ت‬
 Discuss and approve final form at committee level‫ا@@لمناق@شة وا@@لموا@ف@قة على‬
‫ص@@يغ@ة ن @ه@ائية ف@@@يا@@للجنة‬
 Develop an executive summary ‫ا@@لخروج ب@@خالصة‬
6. Finalize the planning document (2)
Final version
 Submit plan to elected officials for approval‫ت@@قديم@ خ@طة‬
‫ل@@العضاء ا@@لمنتخبينل@@لمصادقة عليه@ا‬.
 Adopt plan or amend plan ‫ت@@تبنىا@@لخطة او ت@@ع@دل عليه@ا‬
 Adopt amended plan (if necessary) ‫ت@@تبنىا@@لخطة ا@@لمع@دلة‬
7. Translate the plan into action (1)
Implementation
 Announce and publicize plan ‫ا@@العالنوا@@لترويج ل@@لخطة‬
 Disseminate executive summary to stakeholders ‫ك@تابة‬
‫خ@الصة ا@@لىا@صحابا@@لنفوذ او ا@@لمصا@@لح‬
 Implement the plan ‫ت@@نفيذ ا@@لخطة‬
 Report periodically to elected officials and
stakeholders ‫ك@تابة ا@@لتقارير ا@@لدورية ا@@لىا@@لمسؤلينوا@حابا@@لنفوذ‬
 Adjust plan if needed ‫ت@@ع@ديل ا@@لخطة ف@@@يح@ا@@لة ا@@لضرورة‬
7. Translate the plan into action (2)
Assessment
 Develop assessment tools to collect data for each
tactic‫عمل ت@@قييماتوجمع@ ا@@لبيانات‬
 Collect data and measure performance‫ج@مع@ ا@@لبياناتوق@ياس‬
‫ا @النجاز‬.
 Use assessment data as basis of periodic reports on
the plan ‫ا@ستخدا@م@ ا@@لبياناتك@تقرير ا@ساسيف@@@يا@@لخطة‬.
 Establish schedule for next planning cycle‫عمل ج@دول ا@عما@@ل‬
‫ل@@لخطة ا@@لقادمة‬.
Additional Internet resources
Local governments with strategic plans on the Web

 Addison, Illinois
 Columbus and Franklin County, Ohio
 Frankenmuth, Michigan
 Gratiot County, Michigan
 Kingsport, Tennessee
 Lewiston, Idaho
 Medford, Oregon
 Santa Clarita, California
 Waukesha County, Wisconsin
 Wilcox, Arizona
 Worcester, Massachusetts
Strategic Planning for
Local Government
Second Edition
Gerald L. Gordon, Ph.D.

President and CEO
Fairfax County (Virginia) Economic
Development Authority
Phone: 703/790-0600
Fax: 703/893-1269

Strategic Planning For Local Government

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Strategic Planning For Local Government

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Strategic Planning for

Gerald L. Gordon, Ph.D.

• A response to events‫هو ا@ستجابة ا@@لىا@@الحدا@ث‬

• A response to community concerns@‫ا@@الستجابة ا@@لى مشاكل ا@@لمجتمع‬

• A response to change — present and future

• ‫استجابة الى تغيير – الحاضر والمستقبل‬

• An exercise in coalescing the community. ‫ت@@مرينف@@@يت@@وحيد‬

1. Announce and promote the process

‫اعلن وروج عن عملية التخطيط‬

1. Convene initial strategic planning meeting

‫نظم اجتماع لوضع الخطة االستراتيجية‬

1. Lay groundwork for committee work

‫هيئ ارضية عمل للجنة العمل‬

1. Set agenda for early meetings

‫ضع اجندة مسبقة لالجتماعات‬

1. Carry out the planning process

1. Finalize the planning document

1. Translate the plan into action.

‫ الخطة الى فعل‬/ ‫حول التخطيط‬

Initial announcement and promotion

‫االعالن والترويج األولي‬

 Senior elected official declares support

‫اعالن دعم المسؤول الرسمي المنتخب‬

 Involve key elected and appointed officials

‫إشراك المسؤولين المنتخبين‬

 Inform local government management and staff

‫اعالم ادارات واعضاء الحكومات المحلية‬

 Inform the press

Identify active participants

‫تحديد االعضاء الفاعلين‬

‫تحديد مجموعات اصحاب النفوذ‬

 Identify participants on planning committee ‫ت@@حديد ا@عضاء ل@@جنة ا@@لتخيط‬

 Choose a chair of planning committee ‫اختيار رئيسل لجنة‬

 Identify a facilitator ‫ا@حتيار ا@@لميسر‬

Rally community support; engage stakeholders

‫ واشراك اصحاب النفوذ‬، ‫حشد دعم المجتمع‬

 Use community forums to build support

.‫استخدام منتديات مجتمعية لجلب الدعم‬

 Arrange for champions of the process to rally

.‫تهيئة الترتيبا@ت للمسؤولين عن عملية الحشد‬

Prepare committee members for strategic planning

‫تهيئة اعضاء اللجنة للتخطيط االستراتيجي‬

Agenda for meeting ‫ج@دول ا@@ألجتماع‬

.‫اعالن دعم المسوؤل الرسمي المنتخب‬

.‫ والتوقعات‬، ‫ اآللية‬،‫وصف الهدف‬

‫هيكلية لجنة المراجعة وتحديد االدوار‬

.‫التقسم الى لجان فرعية لمراجعة اآللية‬

 Previous strategic plans

‫الخطط االستراتيجية السابقة‬

 Strategic plans of other nearby local governments

‫الخطط االستراتيجية للحكومات المحلية القريبة‬

 Forecasts and plans from other relevant organizations

.‫التنبؤات والخطط من المنظمات االخرى ذات العالقة‬

 Land use plans; other relevant plans

. ‫الخطط المطبقة او خطط خطط اخرى ذات عالقة‬

Provide necessary data

‫توفير بيانات ضرورية‬

 Demographic trends and forecasts

‫االتجاهات الديموغرافية والتنبؤات‬

 Social factors ‫ا@@لع@وا@مل ا@@الجتماعية‬

 Economic factors ‫ا@@لع@وا@مل ا @الق@تصادية‬

 Financial indicators ‫ا@@لمؤشرا@تا@@لما@@لية‬

Provide other relevant information