PENGENDALIAN

APOTEK

UMP, 30 Maret 2019

 POKOK BAHASAN

 PENGENDALIAN SEDIAAN FARMASI

 PENGENDALIAN HARGA
 PENGENDALIAN UANG
 PENGENDALIAN PELAYANAN
PENGENDALIAN SEDIAAN FARMASI
PMK NO 73 TAHUN 2016 TENTANG STANDAR
PELAYANAN KEFARMASIAN DI APOTEK
 PERENCANAAN
 PENGADAAN
 PENERIMAAN
 PENYIMPANAN
 PEMUSNAHAN
 PENGENDALIAN
 PENCATATAN DAN PEMUSNAHAN
 TUJUAN DARI PENGENDALIAN
SEDIAAN FARMASI

MELINDUNGI DARI KERUGIAN

MEMBUAT SISTEM PENGADAAN/MANUFAKTUR
MEMINIMALKAN WAKTU TUNGGU
MENGINGKATKAN EFISIENSI TRANSFORTASI
MENGANTISIPASI FLUKTUASI
PERENCANAAN
TUJUAN
 MENDAPATKAN JENIS DAN JUMLAH OBAT YANG
SESUAI DENGAN KEBUTUHAN, MENGHINDARI
TERJADINYA KEKOSONGAN DAN MENINGKATKAN
PENGGUNAAN OBAT SECARA RASIONAL

METODE :
1. MORBIDITAS (EPIDEMIOLOGI) :
 Jumlah episode tiap pola penyakit
 kebutuhan obat yang mudah diperkirakan
2. KOSUMSI : VEN, EOQ, ABC, JIT
3. GABUNGAN
Data pemakaian rata-rata:a
Sisa stok:b
Lead time:c
saffety stok: c/satuan waktu x a:d
Buffer stok:e
25 hari kerja
a; 5 box, c= 2 hari b= 60 tab
Pengadaan obat: (a+ d)-b
PENYESUAIAN ANGGARAN DAN
PERENCANAAN
VEN-ABC
A; MENGGUNAKAN ANGGARAN KEUANGAN SD
80% DAN ITEMNYA TIDAK LEBIH DARI 20%
B; MENGGUANAKAN ANGGARAN 10-15% DAN
ITEMNYA TIDAK LEBIH DARI 30%
C; MENGGUNAKAN ANGGARAN 5-10% DAN
ITEMNYA TIDAK LEBIH DARI 50%
 A B C
V VA VB VC
E EA EB EC
N NA NB NC
PENGADAAN
Penting untuk keberhasilan usaha, tingkat laba dan
kelancaran usaha

POLA PENGADAAN DIAPOTEK

Pengadaan secara berencana
Pengadaan dalam jumlah terbatas
Pengadaan secara spekulatif
PENERIMAAN
MERUPAKAN KEGIATAN UNTUK MENJAMIN
 Kesesuaian jenis spesifikasi
 Jumlah
 Mutu
 Waktu penyerahan
 Harga
Yang tertera dalam surat pesanan dengan kondisi fisik
yang diterima
SURAT PESANAN
OBAT BEBAS, OBAT KERAS DAN PERSEDIAAN LAIN
PREKURSOR
PMK NO. 3 TH 2015
PBPOM NO 40 TH 2013
OBAT OBAT TERTENTU
PBPOM NO 28 TAHUN 2018 : TRAMADOL,
TRIHEKSIFENIDIL, KLORPROMAZINE, AMITRIPILIN,
HALOPERIDOL, DEKSTROMETHORPHAN
 PSIKOTROPIKA : PMK NO. 3 TH 2017
 NARKOTIKA : PMK NO 7 TH 2018
PENGENDALIAN
PENGENDALIAN DILAKUKAN UNTUK
MEMPERTAHANKAN JENIS DAN JUMLAH
PERSEDIAAN SESUAI KEBUTUHAN PELAYANAN,
MELALUI PENGATURAN SISTEM PEMESANAN ATAU
PENGADAAN, PENYIMPANAN DAN PENGELUARAN.
TUJUAN : UNTUK MENGHINDARI TERJADINYA
KELEBIHAN, KEKURANGAN, KEKOSONGAN,
KERUSAKAN, KADALUARSA, KEHILANGAN SERTA
PENGEMBALIAN PESANAN
DENGAN KARTU STOK : MANUAL ATAU
ELEKTRONIK
ROLE OF THE INVENTORY HANDLING
JANGAN PERNAH KEHABISAN PERSEDIAAN
TERHADAP FAST MOVING ITEMS
AWASI SLOW MOVING INVENTORY AGAR TIDAK
KELEBIHAN PERSEDIAAN

STOK BERLEBIH
1. DEAD STOK
2. ED
3. HPP NAIK
4. PROFIT BERKURANG
5. CASH BERKURANG
INVENTORY
(STOK )MANAGEMENT
HARGA POKOK PENJUALAN (HPP) : Semua biaya
yang muncul dalam rangka menghasilkan suatu produk
hingga produk itu siap dijual
PENYIMPANAN
Obat harus disimpan dalam wadah asli dari pabrik. Dalam hal
pengecualian/darurat dimana isi dipindah ketempat lain : nama obat,
no bacth dan ed
Semua obat/bahan obat disimpan pada kondisi yang sesuai sehingga
terjamin keamanan dan stabilitasnya
• Bahan mudah terbakar
• Narkotika dalam lemari khusus
• Obat-obatan dengan kondisi penyimpanan khusus
Tidak dicampur dengan penyimpanan lain untuk mencegah
kontaminasi
Sistem penyimpanan : bentuk sediaan dan kelas terapi secara
alfabetis
Pengeluaran obat memakai sistem FEFO dan FIFO
Pemusnahan, pencatatan dan pelaporan
Standar pelayanan kefarmasian di
apotek
Prekursor
OOT
Psikotropika
Narkotika
PENGENDALIAN HARGA
Harga merupakan variabel penting dalam bisnis ritel termasuk
apotek
Harga menjadi variabel penting untuk berkompetisi dengan
kompetitor dan apotek tetap mendapatkan keuntungan
HJA = Harga jual apotek
HNA = Harga netto Apotek, harga yang diberikan PBF kepada
apotek (sebelum ditambah ppn)
PPN = pajak pertambahan nilai
INDEKS/MARGIN = besarnya margin keuntungan apotek
EMBALAGE = harga barang yang tidak termasuk obat seperti
kemasan, salinan resep dan lain lain
SERVICE = servis berupa tuslah
HJA= (HNA+PPN) x indeks + E + T

Indeks bervariasi = 10-30%

Diskon pembelian ?

 HET = harga eceran tertinggi

Kemenkes no 069/Menkes/SK/II/2006 tentang
Pencantuman harga eceran tertinggi (HET) pada label
obat
PENENTUAN HARGA JUAL
HPP
PERMINTAAN PASAR (FAST MOVING VS SLOW
MOVING)
HARGA KOMPETITOR
PELAYANAN DAN FASILITAS OUTLET
ATMOSFER TOKO YANG MENYENGKAN DAN
NYAMAN
BARANG BARANG YANG UNIK DAN
EKSKLUSIF
PROFIT= SALES - HPP
PENGENDALIAN UANG
Apa tujuan dalam berbisnis?

Manajemen merupakan suatu proses kegiatan yang

terdiri dari: perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan, pengawasan dengan memadukan ilmu
dan seni untuk mencapai tujuan organisasi
Unsur pendukung : 5 M
man, money, method, material and machine
ASSET

SALES HARGA
JUAL

HPP

PROFIT

CASH
 Yang mana yang dipilih?
Apotek A Apotek B

Omset : 500 jt Omset : 250 jt

Opex : 460 jt Opex : 175 jt
Net profit : .........? Net profit......?

Apotek A : Net profit 40 jt Apotek B Net profit 50 jt

PENGENDALIAN UANG
HPP = HARGA POKOK PENJUALAN
= (PERSEDIAAN AWAL + PEMBELIAN
BERSIH)-
PERSEDIAAN AKHIR
PERSEDIAAN AKHIR = ......?

LAPORAN CASH FLOW

LAPORAN LABA RUGI
LAPORAN NERACA
FUNGSI LAPORAN KEUANGAN
MENYEDIAKAN INFORMASI YANG DIPERCAYA
MENYANGKUT KEUANGAN
MENYEDIAKAN INFORMASI YANG
DIPERCAYA MENGENAI KINERJA SERTA
PERUBAHAN POSISI KEUANGAN SUATU
PERUSAHAAN YANG BERMANFAAT BAGI
PEMAKAI INFORMASI AKUTANSI DALAM
PENGAMBIL KEPUTUSAN
NERACA
BERFUNGSI MENGGAMBARKAN KEKAYAAN
PERUSAHAAN (AKTIVA), KEWAJIBAB
(HUTANG) DAN EKUITAS (MODAL) DIAKHIR
PERUSAHAAN YANG SEBENARNYA
INTI NERACA ADALAH UNTUK MENAKSIR
KESEHATAN KEUANGAN, MERAMALKAN
KEADAAN ARUS KAS DI MASA DEPAN DAN
BERFUNGSI UNTUK MENANALIS LIKUIDITAS
SERTA FLEKSIBELITAS KEUANGAN
PERUSAHAAN
 NERACA
AKTIVA PASIVA
AKTIVA LANCAR HUTANG LANCAR
KAS Rp..................... HUTANG Rp.....................
OBAT
PERSEDIAAN Rp.....................
BARANG
PIUTANG Rp.....................
AKTIVA TETAP MODAL Rp.....................

TOTAL AKTIVA Rp..................... TOTAL PASIVA Rp.....................

contoh sederhana laporan neraca di apotek

INCOME STATEMENT (LABA
RUGI)
LAPORAN KEUANGAN YANG MELAPORKAN
KINERJA KEUANGAN PERUSAHAAN DALAM
PERIODE TERTENTU
LAPORAN LABA RUGI MERINGKAS JUMLAH BIAYA-
BIAYA YANG DIKELUARKAN PERUSAHAAN SELAMA
BEROPERASI SERTA KEUNTUNGAN/KERUGIAN
YANG DIPEROLEH PERUSAHAAN SELAMA
MENJALANKAN USAHA
MEMPERLIHATKAN TREN YANG BISA
DIBANDINGKAN DENGAN PERIODE SEBELUMNYA
TREN POSITIF (LABA) ATAU NEGATIF (RUGI) SELAMA
MENJALANKAN USAHANYA
LAPORAN ARUS KAS (CASH FLOW
STATEMENT)
LAPORAN ARUS KAS ADALAH BAGIAN DARI LAPORAN
KEUANGAN SUATU PERUSAHAAN YANG DIHASILKAN
PADA SUATU PERIODE YANG MENUNJUKKAN ALIRAN
MASUK DAN KELUAR (UANG) KAS PERUSAHAAN
FUNGSI LAPORAN ARUS KAS
 MENILAI KEGIATAN OPERASI PERUSAHAAN PADA PERIODE
SEBELUMNYA UNTUK MERENCANAKAN AKTIVITAS
INVENTASI DAN PENDANAAN DI PERIODE MENDATANG
 SEBAGAI TOLAK UKUR KEMAMPUAN PERUSAHAAN
DALAM MENGHASILKAN KAS
 INFORMASI LAPORAN ARUS KAS DAPAT MENINGKATKAN
DAYA BANDING PELAPORAN KINERJA OPERASI BERBAGAI
PERUSAHAAN
LOSS & PREVENTION
DI PENERIMAAN BARANG
BARANG YANG TIDAK SESUAI PO TETAPI
TETAP DITERIMA
PENYIMPANAN BARANG
 TIDAK FIFO, FEFO
 TIDAK ADA KATEGORI PENYIMPANAN
BARANG
YANG JELAS SEHINGGA SUSAH DICARI
(MENYEBABKAN LOST OMSET DAN RESIKO
BARANG ED)
 KERUSAKAN DALAM PENYIMPANAN
LOSS & PREVENTION
PENJUALAN BARANG
 SALAH JUAL BARANG (SALAH INPUT KOMP)
 PENJUALAN TIDAK KONSISTEN (TIDAK SEMUA
MASUK KE SISTEM KOMP, SEMI MANUAL)
 PELANGGAN TIDAK HATI2 SEHINGGA
MENYEBABKAN KERUSAKAN BARANG
 PENJUALAN MANUAL (LISTRIK MATI)
PENGENDALIAN PELAYANAN
PMK NO 73 TAHUN 2016 TENTANG STANDAR
PELAYANAN KEFARMASIAN DI APOTEK
 ASPEK MANAJERIAL
 ASPEK FARMASI KLINIS : pengkajian resep, dispensing,
PIO, konseling, home pharmacy care, PTO, MESO

TUJUANNYA
1. Meningkatkan mutu pelayanan Kefarmasian
2. Menjamin kepastian hukum bagi tenaga kesehatan
3. Melindungi pasien dan masyarakat dari penggunaan obat
yabg tidak rasional dalam rangka keselamatan pasien
EVALUASI MUTU PELAYANAN
KEFARMASIAN DI APOTEK
AUDIT
Penilaian kinerja dibandingkan dengan standar yang ada
REVIEW
Kajian terhadap pelaksanaan kegiatan tanpa dibandingkan
dengan standar
OBSERVASI
merupakan pengamatan suatu objek berdasarkan monitoring
SURVEY
merupakan pengumpulan data dengan atau tanpa alat bantu
kuisioner
EVALUASI MUTU PELAYANAN
KEFARMASIAN DI APOTEK
Aspek manajerial : Kesesuaian proses terhadap
standar, efektifitas dan efisiensi
Asfek Farmasi Klinis : Zero defect dari medication
error, kesesuaian proses terhadap standar, lama waktu
pelayanan resep,serta output resep
Paracetamol: Bulan 1 (400 tablet), Bulan II (350
tablet), bulan III (420 tablet): rata-rata pemakaian: 390
tablet/bulan
Lead time: 2 hari: (hari kerja 30 hari): 390/30=13
tablet/hari: 26 tablet/hari
Stok obat: 120 tablet
Kebutuan obat: (390 + 26)-120= 296 tablet (3 box)
Penghitungan harga
1 box isi 100 harga 1490000/100= 14900
HJA=HNA+ppn+margin+(embalase+servis)
HJA= (14900+ 1490)+ 3278=19668=19700
10% diskon
1490000-149000=1341000/100=13410