GESTION DE TRAMITE

DOCUMENTARIO Y ARCHIVO

I.T.C.E.
Instituto Técnico de Capacitación Especializada
 INDICE
LOS RETOS DE LA EMPRESA ACTUAL FRENTE AL
NUEVO ENTORNO GLOBAL
PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIEN
TAS DEL NUEVO ENTORNO GLOBAL
ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
SUBSISTEMA DE CONTROL DOCUMENTARIO
ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACION
DOCUMENTARIA
COMUNICADO
 LOS RETOS DE LA EMPRESA ACTUAL
FRENTE AL
NUEVO ENTORNO GLOBAL

 Economía basada en
creación y distribución
de la Información

 Alta tecnología /Alta

cualificación

 Economía Global

 Horizonte Largo Plazo

 LOS RETOS DE LA EMPRESA ACTUAL
FRENTE AL
NUEVO ENTORNO GLOBAL

 Carácter Innovador

 Más autodependencia

 Redes informales

 Sociedad de opciones
múltiples
 LOS RETOS DE LA EMPRESA ACTUAL
FRENTE AL
NUEVO ENTORNO GLOBAL

 Paradigmas pasan a
visión de futuro y
constante acción

 Estructuras , esquemas
y medios abierto y
dinámicos
 LOS RETOS DE LA EMPRESA ACTUAL FRENTE
AL
NUEVO ENTORNO GLOBAL

 Economía basada en creación y

distribución de la Información
 Alta tecnología /Alta
cualificación
 Economía Global
 Horizonte Largo Plazo
 Carácter Innovador
 Más autodependencia
 Redes informales
 Sociedad de opciones múltiples
 Paradigmas pasan a visión de
futuro y constante acción
 Estructuras , esquemas y
medios abierto y dinámicos
 PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIEN
TAS DEL NUEVO ENTORNO GLOBAL

 Visión de Futuro

 Megatendencias

 Servicio al Cliente

 Competitividad

 Posicionamiento
PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIEN
TAS DEL NUEVO ENTORNO GLOBAL
 Visión de Futuro
 Megatendencias
 Servicio al Cliente
 Competitividad
 Posicionamiento
 Productividad
 Desarrollo corporativo
 Creatividad
 Innovación
 Merchandising
 Marketing
 GLobalización
 Internacionalización
 Tecnología
 PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIEN
TAS DEL NUEVO ENTORNO GLOBAL

 Productividad

 Desarrollo corporativo

 Creatividad

 Innovación

 Merchandising
 PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIEN
TAS DEL NUEVO ENTORNO GLOBAL
 Marketing

 Globalización

 Internacionalización

 Tecnología

 Planeamiento Estratégico
PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIENTAS
DEL NUEVO ENTORNO GLOBAL

 Paradigmas

 Calidad Total

 Benchmarking

 Empowerment

 Reingeniería
PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIENTAS
DEL NUEVO ENTORNO GLOBAL

 Organizaciones
inteligentes

 Organizaciones
horizontales

 Producción
personalizada

 Liderazgo
PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIENTAS
DEL NUEVO ENTORNO GLOBAL

 Enfoque de los
Sistemas

 Feed-Back

 Outsourcing

 Hacia la Excelencia
PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIENTAS
DEL NUEVO ENTORNO GLOBAL
 Planeamiento Estratégico
 Paradigmas
 Calidad Total
 Benchmarking
 Empowerment
 Reingeniería
 Organizaciones inteligentes
 Organizaciones horizontales
 Producción personalizada
 Liderazgo
 Feed-Back
 Outsourcing
 Hacia la Excelencia
 ADMINISTRACION
DOCUMENTARIA

 Importancia de la
Información para la
toma de decisiones
 Información y
Conocimiento
 Los retos de la
Empresa Actual frente
al Nuevo Entorno
Global
 La Calidad del Servicio
 ADMINISTRACION
DOCUMENTARIA

 El Sistema de
Administración
Documentaria
 Sub-Sistema de Control
Documentario
 Sub-sistema de
Biblioteca
 Técnicas de
Simplificación de
Formularios.
 ADMINISTRACION
DOCUMENTARIA

 De la Información al
Conocimiento :
1. Atención
2. Memoria
3. Pensamiento
4. Selección
5. Abstracción
6. Interpretación
7. Integración
 SUB-SISTEMA DE CONTROL
DOCUMENTARIO

 El servicio de recepción
 Èl diseño de la
numeración del
documento
 Importancia de la
foliación
 El servicio de
Información
 Proceso de control y
seguimiento , reportes
 SUB SISTEMA DE CONTROL
DOCUMENTARIO

FUNCION BASICA:
Registrar, clasificar y controlar la documentación que ingresa y sale de la
institución y de aquella que se genera en esta, asegurando su control y
seguimiento dentro de los plzas establecidos, ofreciendo información
completa y oportuna a los usuarios de estos servicios.
ORGANIZACIÓN DEL SUB-SISTEMA DE CONTROL DOCUMENTARIO
* Jefe del Control Documentario
* Equipo de Información, calificación y recepción de documentos.
* Equipo de codificación, numeración y registro.
* Equipo de control y seguimiento de la documentación
 ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE
ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
JEFATURA DE LA OFICINA
* Secretaria
AREA DE CONTROL DOCUMENTARIO
* Információn, recepción y calificación.
* Codificación, numeración y registro.
* Control y seguimiento
AREA DE ARCHIVO CENTRAL
* Registradores
* Información y atención al público.
AREA DE BIBLIOTECA-CENRO DE DOCUMENTACIÓN
* Catalogación de Libros y Publicaciones
* Atención a los usuarios
 ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE
ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
FUNCION BASICA:
Planear, organizar, dirigir y controlar el movimiento de documentos que
ingresan y salen de la institución y de aquellos que se generan dentro de
esta, empleando los medios que aseguren su registro, custodia y su
proceso oportuno dentro de los plazos establecidos por los dispositivos
legales vigentes.
PROCEDIMIENTOS PARA CREAR LA OFICINA:
1. Análisis de la Misión de la Organización, objetivos, y metas asignadas a la
Oficina de Administración Documentaria, en la Ley de Creación y el
Reglamento de Organización y Funciones.
2. Revisión y desarrollo de las funciones, tareas y responsabilidades
asignadas a la Oficina.
3. Agrupación de las funciones, tareas y responsabilidades similares y
creación de áreas ó equipos funcionales.
4. Uso de criterios para la asignación de funciones a las áreas ó equipos
funcionales (Departamentalización).
 ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE
ADMINISTRACION DOCUMENTARIA

PROCEDIMIENTOS PARA CREAR LA OFICINA:

5. Estudio de la ubicación física de las Oficinas
6. Definir las relaciones internas y externas, y las líneas de coordinación, de
dependencia, y de autoridad, y perfil de puestos.
7. Asignación del pesonal en función a las cargas de trabajao de cada áea.
8. Redacción de los manuales administrativos.
9. Capacitación del personal.
* Funciones * Responsabilidades
* Procedimientos * Uso de Formatos
* Manejo del Sistema * Trato con el público, etc.
 ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE
ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
Como organizar el Servicio de Recepcion
1. Sólo debe recepcionarse las solicitudes de servicios que han completado
todos los requisitos mínimos para dar inicio a su trámite.
2. Foliar la documentación recepcionada de acuerdo a los criterios siguientes:
* Sólo originales, cuando existan copias.
* Cuando existan varias copias y no originales, sólo foliar una de las
copias.
* Se folean fotocopias sólo cuando no existan originales ó copias
del documento.
* Hojas, no páginas
* Cuando existan volúmenes empastados, cosidos o engrapados,
estos serán considerados como un solo folio.
 ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE
ADMINISTRACION DOCUMENTARIA

* Cuando el documento presentado está foliado, deberá añadirse

la documentación adicional al final de este utilizando los mismos
criterios señalados anteriormente.
* La foliación consiste en colocar un número correlativo en la
parte superior derecha del documento.

3. Debe verificarse que el nombre o razón social, esten claramente

escritos para evitar problemas en la búsqueda posterior.
4. La solicitud ó documento a presentarse, debe expresar claramente que
está solicitando ó informando el usuario. (Sumilla).
 ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE
ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
Como diseñar la Numeracion del Expediente
1. Tener en cuenta el volumen de documentación que ingresa cada año
para determinar la cantidad de dígitos a usar.
2. Reservar uno ó dos dígitos para identificar las áreas que
atenderán la solicitud de servicio, ó para clasificar los documentos por
asuntos.
3. Añadir dos (2) dígitos al número del doucumento, para identificar el año
en que ingresó dicho documento.
Por ejemplo:
- Existen 15 unidades orgánicas. Adminstración es el código: 10
- Ingresan 65,000 documentos al año
- Se está controlando la documentación del año 1998
EJEMPLO: 10-59120-98
 ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE
ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
Registro de la documentacion que ingresa al Sistema
1. Habiendo verificado que la documetación presentada cumpla con los
requisitos mínimos para iniciar su trámite, que los nombres o razón social
esten claros, se haya foliado de acuerdoa los criterios establecidos, se
procederá a su registro en el sistema.
2. Es importante que la fecha de ingreso sea correlativa, al igual que la
numeración que se asigna, por razones de control
3. Para registrar el nombre o razón social debe considerarse los criterios
siguientes:
* PERSONAS NATURALES
APELLIDOS PATERNO, MATERNO (DE CASADA), y luego los
nombres. Por ejemplo: Juana ECHECOPAR DE COSIO
Registrar : Casa de Encendido S.A (La)
 ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE
ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
* PERSONAS JURIDICAS
Suprimir los artículos de la Razón Social, por ejemplo: La Casa del
Encendido S.A.
Registrar: Casa del Encendido S.A. (lA

4. Los documentos deben ser presentados en original y copia, y debe sellarse

la copia como cargo de su recepción al sistema. Debe emitirse una
constancia de su ingreso al sistema que tenga la información siguiente:
* Nombre o Razón Social
* Número de ingreso al sistema
* Fecha de recepción (ingreso al sistema)
* Sumillar del contenido del documento.
 ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE
ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
Como organizar el Servicio de Informacion al Usuario
1. Elaborar un inventario de los procedimientos que se generan en la
institución.
2. Identificar aquellos procedimientos que originan ser vicios al público
interno y externo. .
3. Elaborar una Guía o Cartilla con los requisitos mínimos para dar inicio a
los trámites de los servicios, en coordinación con las áreaas
especializadas. Debe publicarse y entregarse a los usuarios cuand se
trata de servicios de alta frecuencia.
4. Estudiar la ubicación adecuada del área de información y orientación.
Debe estar en el primer piso, y ser el primer contacto con el público.
5. Seleccionar al personal adecuado para esta función, previo
entrenamiento sobre los procesos y servicios que brinda la institución
 ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE
ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
Proceso de Control y Seguimiento
Este proceso del Sub-Sistema de Control Documentario, es el más
importante, debido a que permitirá que la información registrada en el sistema
sea manual o automatizado, se mantenga actualizada.
El éxito de este proceso depende basicamente de dos aspectos
fundamentales en la implementación de los sistemas:
- El apoyo decidido de la Alta Dirección de la Institución, para que las
normas y procedimientos sean cumplidos en todos los niveles de
organización, sin excepción; con el fin de asegurar que el movimiento de la
documentación (expedientes) sea registrada o informada al sistema de
inmediato.
- La implantación de un procesos de capacitación intensivo y bien dirigido al
pesonal de todos los niveles de la organización, acompañado de un
Programa de Difusión que señale las ventajas que ofrece un sistema
de información actualizado.
 ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE
ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
Por otro lado es importante que los REPORTES que debe emitir el Sistema
sean procesados y distribuidos en los plazos y frecuencias establecidas:
- Reporte semanal: “Documentos detenidos por más de 10 días distribuido a
todas las áreas de la institución
-Reporte mensual: “Balance de documentos ingresados y procesados”, a ser
distribuidos a todas las áreas de la institución.

Como resultado del procesamiento de estos reportes en las áreas de la

institución, se mantendrá informado y actualizada la información del sub-
sistema de control documentario.
 COMUNICADO

A NUESTROS USUARIOS LOS INVITAMOS A

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ELECTRONICOS CUALQUIER
COMENTARIO O CONSULTA SOBRE LA
MATERIA
itcelima@hotmail.com
itce@latinmail.com