Programa

Trainee Volcan
Gestión de Contratistas
Lineamientos Principales
Gestión de Contratistas - Alcance

Objetivo

Establecer los lineamientos y controles para una adecuada

selección, contratación y administración de contratistas,
subcontratistas y proveedores asegurando una oportuna gestión
de riesgos evitando la ocurrencia de incidentes durante la
prestación de los servicios.

Alcance

El presente estándar aplica a todas las operaciones y proyectos

de Volcán Compañía Minera S.A.A. y Subsidiarias, en donde se
realice o se proyecte la contratación de servicios a cargo de
empresas contratistas, subcontratistas o proveedores.
Gestión de Contratistas - Protagonistas

Principales definiciones – (Protagonistas)

Administrador del Contrato - Logística: Es el funcionario

representante de la Gerencia Corporativa de Logística de
Volcan, para la supervisión y control del desarrollo de las
actividades del servicio contratado a nivel administrativo y
comercial, hasta el final de este.
Gestión de Contratistas - Protagonistas

Principales definiciones – (Protagonistas)

Dueño del Contrato: Es el funcionario representante de

Volcan, solicitante y dueño del área donde se ejecutará el
servicio, asegurando la supervisión y control del desarrollo de
las actividades en campo del servicio contratado durante la
ejecución y hasta el final de este.
 Gestión de Contratistas - Protagonistas
Principales definiciones – (Protagonistas)

Empresa Subcontratista: persona natural o jurídica que

presta servicios específicos dentro de los alcances de un
proyecto y tiene la misma obligación de cumplimiento que la
empresa contratista titular. Esta atenderá las instrucciones
directas de la empresa contratista solicitante de su servicio.
La supervisión de la subcontratista se encuentra bajo la
responsabilidad de la contratista titular y de dueño de
contrato.

La sub contratación es un proceso que debe ser notificado

previamente y expresamente autorizado por Volcan. La necesidad
de subcontratación debe ser informada en la reunión de inicio.

La empresa contratista debe presentar la justificación de la

necesidad de subcontratación a gerencia, dueño de contrato y
seguridad de la unidad, así como al área de logística Lima.

Solo con una aprobación formal se procederá al inicio de la

subcontratación.
Gestión de Contratistas - Homologación

La homologación es un proceso ejecutado por empresas

certificadoras externas, a través del cual Volcan asegura que
las empresas contratistas, subcontratistas o proveedores
cuentan con un sistema de gestión de seguridad compatible
con el sistema de seguridad de Volcan.
Solo podrán participar en los procesos de licitación de
servicios las empresas contratistas, subcontratistas y
proveedores que hayan aprobado el proceso de
homologación y tengan su certificado de homologación
vigente para Volcan Compañía Minera S.A.A. y Subsidiarias.
La tiempo de vigencia de la homologación dependerá del
nivel de riesgo del servicio a prestar.

N° Nivel de Riesgo Vigencia de la

Homologación
1 Riesgo Alto Hasta 12 meses

2 Riesgo Medio Hasta 18 meses

3 Riesgo Bajo Hasta 24 meses

 Gestión de Contratistas – Nivel de Riesgo del Servicio

Posteriormente, se evaluará ¿Cuál es la CRL - CURRENT RISK LEVEL

PROBABILIDAD - LIKELIHOOD
probabilidad de ocurrencia de este Bases de la
E - Raro D - Improbable C - Posible B - Probable A – Casi Seguro
clasificación
evento? Se debe considerar el histórico * Podría ocurrir más de
una vez durante toda la

de eventos previos
POTENTIAL MAXIMUM
POR EL PERÍODO DEL
CONSEQUENCE
(PMC)
PERÍODO DE PRUEBA O
Nivel de Riesgo:
* Improbable que ocurra * Podría ocurrir una vez * Puede ocurrir
POR TODA LA VIDA vida
durante toda la vida durante toda la vida aproximadamente una * Puede ocurrir varias
O O
O O vez al año veces al año
* Es tan probable que
PROYECTO
* Muy improbable que * Muy improbable que
ocurra como que no
O O
ocurra ocurra * Es más probable que * Se espera que ocurra
O ocurra
O O ocurra a que no ocurra O
O
* No se conocen * No se conocen O * Ha ocurrido varias
FIJO * Ha ocurrido por lo
NUEVO PROCESO /
PLANTA / R&D
ocurrencias en la
industria mundial más
amplia
ocurrencias en la
industria mundial más
amplia
menos una vez en las
industrias de
* Ha ocurrido por lo
menos una vez dentro de
Glencore
veces dentro de
Glencore

Los servicios serán clasificados según la matriz de Riesgos

minería/comercialización
de mercancías

de Glencore en Riesgo Alto, Medio y Bajo.

Categoría 5 Catastrófico Catastrófico 15 (M) 19 (H) 22 (H) 24 (H) 25 (H)

N° Nivel de Riesgo

CONSECUENCIA - CONSEQUENCE
1 Riesgo Alto Categoría 4 Importante Importante 10 (M) 14 (M) 18 (H) 21 (H) 23 (H)

2 Riesgo Medio

3 Riesgo Bajo Categoría 3 Moderado Moderado 6 (L) 9 (M) 13 (M) 17 (H) 20 (H)

Si un evento pudiese ocurrir durante la Categoría 2 Menor Menor 3 (L) 5 (L) 8 (M) 12 (M) 16 (M)

prestación del servicio, cuál sería la peor

consecuencia ? (Esto sin considerar los
controles) Categoría 1 Insignificante Insignificante 1 (L) 2 (L) 4 (L) 7 (M) 11 (M)
Gestión de Contratistas – Requisitos de Selección
Gestión de Contratistas – Requisitos de Selección
Gestión de Contratistas – Plan Específico de Seguridad

Todos los contratistas y sub contratistas deberán preparar,

implementar, mantener y suministrar a la operación un Plan de
Gestión de HSEC específico para el servicio antes de empezar
a trabajar en la operación.
El Plan Específico de Seguridad contiene:
 Descripción y detalle de las Actividades que componen
el servicio, Peligros, Riesgos y Controles SSOMA para
cada una de estas actividades.
 Planilla IPERC base específica del servicio:
 Gestión de los controles críticos (peligros con potencial
de ocasionar un accidente mortal o catastrófico)
 Principales PETS de la actividad incluyendo los
controles a implementar alineados a los Protocolos de
Peligros Mortales (PPM) para realizar el trabajo de
forma segura.
 Plan de verificación de competencias de los
trabajadores y supervisión involucrada en el servicio.
 Proceso de verificación de requisitos de seguridad
Volcan de los equipos, sustancias químicas y
herramientas involucrados en el servicio
Gestión de Contratistas – Kick Off Meeting (KOM)

Reunión de Inicio del Servicio (kick off meeting)

Se realiza entre la contratista seleccionada, Logística Lima, dueño del contrato, el
representante del área de seguridad y salud ocupacional, gestión humana de la
unidad, asuntos ambientales y otras áreas involucradas en el servicio.
La Reunión de Inicio debe tener un registro físico y los temas mas importantes a tratar son:

- Indicadores de seguridad esperados (preventivos y reactivos).

- Plan Específico de Seguridad del servicio.
- Aviso si requerirá subcontrataciones
- Contactos para coordinación durante el servicio.
- Informe mensual de Incidentes y Accidentes
Cierre de investigaciones
Acciones correctivas y verificaciones de eficacia de las acciones (No hay
ampliación de plazos).
Difusión e implementación de medidas correctivas.
Toda investigación deberá contar con el VB del dueño de contrato, seguridad
de la unidad y corporativo de seguridad.
- Cumplimiento de las herramientas de liderazgo visible en campo ( Foco: ACS,
OPT, Inspecciones y GCOM).
- Respuesta a Emergencias.
- Inspecciones a comedores y campamentos.
Esta misma pauta conforma el reporte mensual al dueño de contrato.
Gestión de Contratistas – Supervisor Técnico Contratista

Expectativa Supervisor del Servicio

El líder debe mostrar su liderazgo visible asegurando un ambiente de

trabajo seguro que cumpla las normas nacionales y los estándares de
Volcan.
Cuando el supervisor de la contratista identifique que hay una condición
que no cumple las normas nacionales y estándares de Volcan. El
supervisor de la contratista debe tomar las medidas correctivas
necesarias para cumplir o dejar de trabajar inmediatamente si existe
riesgo para la seguridad o la salud de las personas .
El dueño del contrato fiscalizará que esto se cumpla.

Modificaciones en los contratos

Cualquier modificación de los contratos deberá ser comunicada
documentada y formalmente comunicada a la Gerencia de Contratos.
Antes de iniciar el nuevo servicio deberá cumplir:
a) Gestión de Cambio
b) Plan Específico de Seguridad para el nuevo servicio, el cual
debe ser formalmente aprobado por el dueño del contrato,
área de seguridad y gerencia de la unidad.
 Gestión de Contratistas – Evaluaciones de Servicio

Evaluaciones del Servicio de las Contratistas

Todas las empresas contratistas son evaluadas al menos una vez

al año y/o al término del servicio.
En la evaluación participa:
Dueño de Contrato
Seguridad Volcan
Gestión Humana Volcan
Mantenimiento Volcan
Otras áreas que el dueño de contrato identifique como
importantes para la evaluación.

El resultado de la evaluación es entregado a la empresa

contratista para acompañar la mejora de su desempeño.

El resultado de la evaluación será tomado como referencia para

futuras contrataciones.
 Gestión de Contratistas – Responsabilidades HSEC

Responsabilidades

c) Profesionales HSEC
 Asesorar a la línea de mando para la implementación del
Estándar de Gestión de Contratistas.
 Participar de las Evaluaciones del desempeño anual en
Seguridad de las empresas contratistas.
 Validar las competencias del responsable de HSEC del
contratista. Caso contrario solicitar su reemplazo.
Gestión de Contratistas – Jefe o Coordinador Gestión de Personal de Contratistas

Responsabilidades

d) Jefe o Coordinador Gestión de Personal de Contratistas

 Asegurar que los currículums de todo el personal y los
supervisores de primera línea de todos los contratistas cumplan
las exigencias de las descripciones de puesto de Volcan.
 Asegurar que todo el personal de empresas contratistas cumpla
con todos los requisitos de ingreso a Volcan y no cuente con
faltas de seguridad en el SSOMAC y Sistema de Personal
Volcan.
 Programa la auditoría de Gestión de Contratistas en la unidad
para asegurar el cumplimiento del presente estándar.
 Asegurar el cumplimiento de los entregables mensuales por
parte de los contratistas a los dueños de contrato.
 Asegurar el cumplimiento de los compromisos de los dueños de
contrato para con cada una de las empresas contratistas de la
unidad.
 Gestión de Contratistas – Dueño de Contrato

Responsabilidades

e) Dueño de Contrato
 Comprender y verificar en campo el cumplimiento de los
requisitos específicos de HSEC descritos en el contrato incluidos
los controles críticos. En caso no se cumpla lo establecido se
detendrá inmediata las operaciones hasta que se implementen
los controles respectivos. (Incluye asegurar las competencias del
personal y verificación de equipos y herramientas)
 Mensualmente deberá verificar la calidad de las herramientas de
gestión de seguridad del contratista (GCOM, Gestión del Cambio,
IPERC Base, IPERC, PETAR, Orden de Trabajo u otros), deberá
emitir formalmente un feedback al contratista.
 Inspeccionar periódicamente los trabajos en ejecución del
contratista, comedores y campamentos en uso por el contratista
a su cargo.
 Realizar OPT, ACS, Auditorías IPERC/ PETAR y verificaciones
de GCOM periódicas en los contratistas a su cargo.
 Verificar que los cambios en instalaciones, equipos y personas
sean adecuadamente identificados y registrados según lo
establecido en este estándar.
Gestión de Contratistas
Plan de Pre Movilización
 Plan de Pre Movilización del Contratista

El “Plan de Pre Movilización del Contratista” (REG-VOL-GLO-04-17) es una pieza clave en el Estándar de Gestión de
Contratistas versión 06 tiene el siguiente fin:

1) Formaliza las coordinaciones previas entre el dueño de contrato y las contratistas postoras y permite la trazabilidad del
proceso de ingreso de la empresa contratista seleccionada.
2) Aplica para todos los servicios que requieran presencia física de personal de la contratistas en cualquiera de nuestras
operaciones.
2) Consta de 11 secciones que permiten un flujo estructurado de las informaciones y requerimientos entre el dueño de
contrato de Volcan y las empresas postoras, de modo que se formalicen los controles críticos durante la prestación de
los servicios.
3) Desde el 20 de Noviembre constituye un documento anexo obligatorio al TDR. Durante el proceso de licitación se
manejará en versión electrónica para facilitar su actualización por parte del dueño de contrato y las contratistas
postoras.
4) Definida la contratista seleccionada, el Plan de Pre Movilización del Contratista, actualizado deberá ser firmado al final
del Kick Off Meeting (KOM) por todas las partes interesadas tanto de Volcan y la contratista para poder dar inicio a la
prestación del servicio.
Plan de Pre Movilización del Contratista – Sección 1

Sección 1:
Debe ser llenada por el dueño de contrato junto con
la emisión del TDR. (sólo los campos en fondo
amarillo)
Contiene los datos generales del servicio, dueño de
contrato y del personal clave de la unidad en donde se
prestará el servicio.
Plan de Pre Movilización del Contratista – Sección 2

Sección 2:
Debe ser llenada por el dueño de contrato junto con
la emisión del TDR. (sólo los campos en fondo
amarillo)
Contiene todas los nombre de las sustancias químicas
presentes en la zona de trabajo en donde la contratista
va a realizar los servicios y, con las que el dueño de
contrato prevé que la contratista tendrá exposición.
Plan de Pre Movilización del Contratista – Sección 3

Sección 3:
Debe ser llenada junto por el dueño de contrato y el
responsable de Higiene con la emisión del TDR.
(sólo los campos en fondo amarillo)
Contiene la identificación de todas las sustancias
químicas altamente nocivas identificadas por la
organización y cuya exposición debe ser prevenida,
controlada y monitoreada.
El área de Higiene debe tener mapeadas cuales de
estas sustancias químicas están presentes en la
unidad, en que áreas y que controles serán requeridos
para los trabajos en estas áreas.
Plan de Pre Movilización del Contratista – Sección 4

Sección 4:
Debe ser llenada junto por el contratista durante el
proceso de licitación.
Contiene el plan detallado, paso a paso, de como se
ejecutará la actividad materia del servicio, que
herramientas propone para su ejecución, cuales son los
peligros / riesgos en cada actividad y define cuales son
los controles que propone para mitigar estos riesgos.
El dueño de contrato durante el proceso de evaluación
deberá verificar que los controles, en caso aplique,
estén alineados según la jerarquía de controles y los
controles críticos ya establecidos por la organización.
Plan de Pre Movilización del Contratista – Sección 5

Sección 5:
Debe ser llenada junto por el contratista durante el
proceso de licitación.
Contiene un listado de actividades, riesgos y los
estándares/procedimientos/guías que como
organización tenemos establecidos para su control.
Deben ser identificados por el contratista durante el
proceso de licitación, debe revisarlos y se indica que se
compromete a su cumplimiento total durante la
prestación del servicio.
Los documentos contenidos en esta sección se
encontrarán disponibles en el DropBox que Logística
comparte con las empresas postoras durante el
proceso de licitación.
El corporativo de Gestión de Contratistas es
responsable de mantener actualizado este reservorio
de información.
Plan de Pre Movilización del Contratista – Sección 6

Sección 6:
Debe ser llenada junto por el dueño de contrato
durante la emisión del TDR.
Contiene un listado de los permisos (PETAR) que
deben ser cumplidos durante la prestación del servicio.
En caso de requerirse permisos o autorizaciones como
la interna de manejo, el Check de Pre Inicio de
plataformas de perforación diamantina deberán ser
informados en otros permisos.
Plan de Pre Movilización del Contratista – Sección 7

Sección 7:
Debe ser llenada junto por el dueño de contrato
previo a la reunión de KOM.
Contiene la frecuencia mínima de ejecución de las
herramientas de liderazgo visible (OPT, ACS o IPS) que
el dueño de contrato exige debe cumplir durante la
prestación del servicio.
Plan de Pre Movilización del Contratista – Sección 8

Sección 8:
Debe ser llenada junto por el dueño de contrato
después de la adjudicación del contrato.
Contiene las capacitaciones que el dueño de contrato
ha identificado como necesarias, que el contratista
debe cumplir antes del inicio de la prestación del
servicio.
Indica:
El dueño de contrato y gestión humana deben
validar la ejecución de las capacitaciones.
La contratista, una vez culminadas las capacitaciones,
deberá asegurar que todos sus trabajadores firmen
una carta de compromiso de cumplimiento de los
lineamientos compartidos en las capacitaciones.
Plan de Pre Movilización del Contratista – Sección 9

Sección 9:
Debe ser llenada por todos los involucrados en la
prestación del servicio por parte de Volcan y la
contratista seleccionada después del KOM.
El trabajo no se podrá iniciar hasta que se completen
todas las firmas de esta sección.

Contiene las firmas de todos los involucrados en el

proceso de ingreso de la contratista, quienes firman
indicando que han revisado la información contenida en
el Plan de Pre Movilización del Contratista.
Plan de Pre Movilización del Contratista – Sección 10

Sección 10:
Debe ser generada por el contratista seleccionado
antes del KOM y los trabajadores deben revisarla
antes del inicio del servicio.

Contiene las informaciones mínimas que debe contener

las evidencias del cumplimiento de cada una de las
secciones del Plan de Pre Movilización del Contratista.

El contratista es responsable de mantener las

informaciones actualizadas y el dueño de contrato debe
verificar la existencia de esta carpeta y su conformidad.
En caso de incumplimiento el dueño del contrato
puede observar la carpeta y demorar el inicio del
inicio del trabajo.
Plan de Pre Movilización del Contratista – Sección 11

Sección 11:
Debe ser llenada por el contratista y dueño de
contrato, previo al inicio y durante la prestación del
servicio.

Contiene todos los cambios que se han identificado

durante el proceso de inicio del servicio y como se hace
trazable.
Plan de Pre Movilización del Contratista – Responsabilidades por Sección

Secciones del Plan de Premovilización del Contratista TDR SELECCIÓN PRE KOM POST KOM PRE INICIO
Sección 1: Información del contrato
Sección 2: MSDS Aplicables
Sección 3: Peligros de sustancias designados
Sección 4: Plan Específico de Seguridad relacionados con la zona
Sección 5: Actividades de trabajo por contrato y controles de peligros
Sección 6: Permisos
Sección 7: OPT / ACS / IPS
Sección 8: Listdo de actividades y capacitaciones requeridas
Sección 9: Acuses de recibo y aprobaciones
Sección 10: Carpeta HSEC de trabajo del contratista
Sección 11: Registro de cambios

Leyenda Responsables
Dueño del Contrato
Contratista
Dueño del Contrato y Contratista
Dueño del Contrato e Higiene
Lideres Volcan y del Contratista
Gestión de Contratistas
Aseguramiento
Aseguramiento – Acompañamiento

Entregable Mensual ( 25 de cada Mes)

PPT con los ítems de desempeño de seguridad (KPI´s e Investigaciones), PPM, Capacitación,
Trabajo Seguro, Gestión Humana, Preocupaciones.
¿A Quién envío? Dueño del Contrato en cada unidad, SSO, GC, GH

Evaluación Periódica de Desempeño (Según Nivel de Riesgo del Servicio) x Site

Evaluaciones: Alto Riesgo Ago / Set : 81; Medio y Bajo Riesgo Oct : 116.
Oportunidades de Mejora: Plan de Acción cargado en SSOMAC
¿A Quien envío? Dueño del Contrato, SSO, GC

Lanzamiento de Trabajo Seguro 2.0 x Socio Estratégico

Lanzamiento CEO / Talleres de los 9 Elementos.
3 Entregables: Lanzamiento, Plan Acompañamiento y Autoevaluación (SSOMAC x Site)
¿A Quién envío? GC Corporativo

Evaluación Periódica de Desempeño:

Alto Riesgo: Alto Riesgo: Nov 21 - Mar 22 Medio: Mar 22 Bajo : Oct 22
Estatus del Autoevaluación
¿A Quien envío? Dueño del Contrato, SSO, GC
Aseguramiento – Evaluaciones Periódicas de Desempeño

Resultados de Evaluaciones a Empresas Contratistas con Servicios de Alto Riesgo 78 Evaluaciones de Contratistas con
Servicios de Alto Riesgo
CALIFICACIÓN CC.HH. Ticlio Cerro Proyectos Alpamarca Andaychagua Chungar SCCA Total

> 90% REQUIERE INTERVENCION MANTENIMIENTO 0 2 0 0 3 0 0 3 8

70% A 89% REQUIERE INTERVENCIÓN DE MEJORA CONTINUA 5 4 2 2 2 3 3 17 38

50% A 69% REQUIERE INTERVENCION CORRECTIVA 1 0 2 1 1 4 8 6 23

< 50% REQUIERE INTERVENCIÓN CORRECTIVA INMEDIATA 0 0 0 2 0 0 4 3 9

Total Evaluadas 6 6 4 5 6 7 15 29 78

Contratistas con Servicios de Alto Riesgo que Requieren

Intervención Correctiva Inmediata.
Calificación
Contratista - Unidad
(Sobre 100%)
Robocon - SCCA -5% 1. Reunión con Gerencias
Robocon - Chungar 5% Contratistas, Dueños de
Apromin - Chungar 23% Contrato y Gerentes de
IESA - Chungar 42% Unidad.
AESA - SCCA 43% 2. Visita a las Operaciones con
Famesa - SCCA 43% los Gerentes Generales y
M&P - Chungar 43% Operaciones de las contratas
APT Zoraida - Proyectos 46% observadas
Explomin Zoraida - Proyectos 48%
 Aseguramiento – Evaluaciones Periódicas de Desempeño

02 OCTUBRE SERVICIOS RIESGO ALTO: TRIMESTRAL (NOV 2021)

Evaluación Periódica FIN DEL
ANUAL SERVICIOS RIESGO MEDIO: SEMESTRAL (MAR 2020) SERVICIO
a Empresas Contratistas
SERVICIOS RIESGO BAJO: ANUAL (OCT 2021)

Servicios de Riesgo Alto : 81 Evaluaciones (10< 50%)

Acompañamientos con Gerencias de Contratistas Observadas

Servicios de Riesgo Medio : 116 Evaluaciones ( 04< 50%) Próximos Pasos:
Calificació 1. Acompañamiento APT en Proyectos se realizará en el reinicio de las operaciones.
Contratista - Unidad Calificación Contratista – Unidad n
MISOL - Cerro 26% APT Carhuacayan - Proy 50% 2. Acompañamientos EECC Riesgo Medio y Bajo (Operaciones y Proyectos).
APT Andaychagua - Proy 27% EMICONSATH – Chungar 51% 3. Curso E learning : Estándar de Gestión de Contratistas.
APT Carhuacayan – Alp. 40% PANASERVICE – Ticlio 52% 4. Curso E learning : Dueño de Contrato.
APT Zoraida – Proy 46% RESEMIN – Chungar 55% 5. Rediseño del proceso de homologación.
B&V - Chungar 50% C. HUAY HUAY - Andaychagua 55%
6. Plan de Pre Movilización del Contratista
Aseguramiento – Evaluaciones Periódicas de Desempeño
Aseguramiento – Auditorías de Cumplimiento del Estándar
 Aseguramiento – Evaluaciones Periódicas de Desempeño

Entrega de Informes Mensuales

-11 +21 -5

Diciembre
12 Socios Estratégicos No Enviaron el Informe
Mensual de Desempeño

Evaluación Trimestral Empresas con

Servicios de Alto Riesgo

Nuevos Items Evaluación

 Evaluación: Matriz Liderazgo Visible: Feedback del Residente y del Dueño de Contrato.
 SafeWork 2..0: Lanzamiento, Plan Visitas y Auto evaluación (Seguimiento)
81 Evaluaciones de Desempeño  Gestión de Contratistas: Seguimiento.
 Autorizaciones: Equipos, Equipamientos y Herramientas de Poder.
 Aseguramiento – Evaluaciones Periódicas de Desempeño

Mejores Progresos:
Robocon, AESA, Apromin, IESA, Famesa, M&P, Ferreyros, Rock Drill y Ecosermy.