PERAN DAN FUNGSI

ADMINISTRASI RUMAH
SAKIT
Hendry Wibowo, S.Kep., M.Kes
NIDN. 1002068701
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) saat ini merupakan
kewajiban bagi masing-masing rumah sakit setelah ditetapkannya UU
No 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. Pada Bab XI Tentang
Pencatatan dan Pelaporan, khususnya Pasal 52 (1) disebutkan
bahwa “Setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan
pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit
dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit”. Sehingga
kebutuhan terhadap SIMRS adalah hal yang wajib, dikarenakan
beberapa hal antara lain dukungan penyediaan informasi yang cepat
dan akurat, sebagai faktor penunjang kinerja pelayanan rumah sakit,
serta transparansi dalam bidang Keterbukaan Informasi Publik (KIP)
seperti yang diatur dalam UU No 14 Tahun 2008.
Administrasi dan Manajemen
Manajemen dan administrasi sering disamakan, namun yang jelas memang tidak
dapat dipisahkan. Perlu dibedakan pengertian Administrasi dalam arti sempit (Tata
usaha, pekerjaan Perkantoran - office work) dan Administrasi dalam arti luas
(manajemen keseluruhan: Asas manajemen, proses manajemen, fungsi manajemen
dan kelembagaan. Untuk itu ada dua pendapat yang ditemukan, yakni (Ismaniar,
2013):
a. Administrasi berbeda dengan manajemen Pendapat pertama membedakan
administrasi dengan manajemen. Untuk itu ada dua pendapat pula yang
ditemukan, yakni
1) Administrasi lebih rendah dari manajemen
2) Administrasi lebih tinggi dari manajemen
b. Administrasi sama dengan manajemen Pendapat kedua tidak membedakan
administrasi dengan manajemen, menurut pendapat terakhir ini, kedua istilah
tersebut sering dipakai secara bergantian untuk macam kegiatan yang sama.
administrasi adalah proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai
suatu tujuan yang telah ditetapkan. Kerja dapat terselenggara dengan
baik, sesuai dengan tujuan yang dikehendaki bila ada pekerja dan
sumber daya lain yang mendukungnya. Berbagai sumber daya yang
digunakan untuk melaksanakan program kerja untuk mencapai tujuan,
menjadi kebutuhan penting dari proses manajemen. Dengan demikian,
intisari dari pada manajemen ialah suatu proses kegiatan dari
beberapa aktor atau sumber daya manusia dengan bekerjasama
untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.
• Administrasi rumah sakit merupakan kegiatan perencanaan,
pengawasan, pengorganisasian, pengarahan, koordinasi serta
penilaian dalam penyelenggaraan kegiatan rumah sakit untuk tujuan
kesehatan.
• Tugas administrasi rumah sakit berbeda dengan manajemen. Samuel
Levey menyebut administrasi lebih rendah dari manajemen,
sementara Herman Finer justru sebaliknya.
Manfaat utama adanya administrasi rumah sakit adalah untuk
penyelenggaraan kegiatan pelayanan kesehatan rumah sakit terhadap
masyarakat agar dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya, sebab
administrasi meliputi pengaturan dan perencanaan.
Dalam bidang kesehatan, administrasi memiliki pengertian serangkaian
kegiatan yang terdiri dari perencanaan (planning), pengorganisasian
(orginizing), pengarahan (directing), pengawasan (controlling),
pengkoordinasian (coordinating), serta penilaian (evaluating), sehingga
tuntutan dan kebutuhan yang berkaitan dengan kesehatan dapat dipenuhi
melalui penyediaan serta penyelenggaraan berbagai upaya kesehatan yang
ditujukan kepada perorangan, kelompok, ataupun masyarakat (Ismaniar, 2013).
Sehingga, administrasi juga dapat diartikan sebagai kegiatan yang terdiri dari
proses perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, hingga penggerakan
yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan
sebelumnya.
Fungsi perencanaan (Planning)
Perencanaan merupakan tindakan awal dalam aktivitas manajerial pada
setiap organisasi. Perencanaan merupakan salah satu fungsi
manajemen, sehingga dengan demikian perencanaan adalah
merupakan salah satu syarat mutlak untuk dapat melaksanakan
manajemen yang baik. Dan untuk membuat suatu perencanaan yang
baik kita harus memikirkan secara matang jauh-jauh sebelumnya
tindakan-tindakan yang akan dilakukan kemudian (Wijaya & Rifa'i,
2016).
Fungsi pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen yang kedua dan merupakan
langkah strategis untuk mewujudkan suatu rencana organisasi. Pengorganisasian
merupakan usaha penciptaan hubungan tugas yang jelas antara personalia,
sehingga dengan demikian setiap orang dapat bekerja bersama-sama dalam kondisi
yang baik untuk mencapai tujuantujuan organisasi.
Pengorganisasian yang dilaksanakan para manajer secara efektif, akan dapat:
(1) menjelaskan siapa yang akan melakukan apa
(2) menjelaskan siapa memimpin siapa
(3) menjelaskan saluran-saluran komunikasi
(4) Memusatkan sumber-sumber data terhadap sasaran-sasaran
(Wijaya & Rifa'i, 2016).
Fungsi pengarahan (directing)
Sebagai langkah selanjutnya aktivitas manajerial ialah Melalui kegiatan
pengarahan setiap orang dalam organisasi diajak atau dibujuk untuk
memberikan kontribusinya melalui kerjasama dalam mencapai tujuan
organisasi. Pengarahan meliputi pemberian petunjuk/memberi
gambaran tentang kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan sehingga para
manajer harus memotivasi staf dan personil organisasi agar secara
sukarela mau melakukan kegiatan sebagai manifestasi rencana yang
dibuat
Fungsi Pengawasan (controlling)
Pengawasan (controlling) merupakan proses pengamatan atau pemantauan terhadap
pelaksanaan kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang
sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya

Fungsi Koordinasi (coordinating)

Koordinasi adalah salah satu fungsi manajemen. Dalam organisasi keberadaan
pengorganisasian sangat penting bagi terintegrasinya seluruh kegiatan organisasi
untuk mencapai tujuan. Koordinasi di sini dipahami sebagai usaha penyesuaian
bagian-bagian yang berbeda-beda agar kegiatan daripada bagian-bagian itu selesai
pada waktunya dan dapat memberikan sumbangan usahanya secara maksimal untuk
mencapai tujuan secara keseluruhan. Segala aktivitas dari masingmasing unit harus
sinkron satu sama lain, sebab semua level manajemen memerlukan adanya koordinasi
dalam tindakan untuk mencapai tujuan organisasi
Fungsi penilaian (evaluating),
Dalam tahapannya penilaian merupakan kegiatan akhir dari seluruh
kegiatan, sehingga kedepannya seluruh fungsi diatas masih
dipertahankan ataupun dicarikan solusi terbaik guna keberlangsungan
administrasi rumah sakit tersebut.
Tugas dan Kewajiban Administrasi
Rumah Sakit
Kegiatan seorang staf administrasi rumah sakit biasanya mencakup
beberapa unsur penting di rumah sakit. Cukup kompleks dan sangat
berpengaruh terhadap penilaian pelayanan yang dirasakan masyarakat.
Tugas dan tanggung jawabnya pun tidak sederhana. Bukan hanya
menyangkut kondisi internal di dalam rumah sakit tetapi juga terkait
pelayanan terhadap masyarakat. Administrasi yang ribet akan membuat
masyarakat kecewa.
Tugas Administrasi Rumah Sakit
1. Segala yang terkait pengaturan dan pencatatan administrasi
keuangan rumah sakit secara umum. Ini akan jadi penilaian
bagaimana kondisi rumah sakit secara umum apakah dalam kondisi
yang baik atau tidak.
2. Mengatur administrasi seputar kepegawaian di rumah sakit.
Pencatatan segala bentuk administrasi terkait kegiatan para pegawai
yang ada di rumah sakit. Belanja pegawai dan hal-hal lain terkait
peningkatan sumber daya manusia di internal rumah sakit juga
membutuhkan pencatatan administrasi yang baik dan lengkap.
Evaluasi keuangan rumah sakit juga bisa dilihat dari sini.
3. Mencatat administrasi penerimaan pasien rumah sakit. Pencatatan
pasien dibedakan atas beberapa hal, yakni pasien rawat inap, pasien
rawat jalan dan pasien pelayanan gawat darurat. Ketiganya
membutuhkan pengarsipan administrasi yang berbeda.
4. Pencatatan seputar fasilitas kesehatan yang tersedia di rumah sakit.
Penambahan, perbaikan berbagai jenis fasilitas dan perlengkapan,
obat dan sebagainya menjadi catatan bagian administrasi rumah
sakit.
5. Pencatatan administrasi umum (tata usaha dan pengarsipan), dan
lain-lain.
Kewajiban Administrasi Rumah Sakit

1. Menyelenggarakan proses pelayanan administrasi kepada pasien

dengan sebaik-baiknya sehingga pasien merasa puas dan nyaman
dengan pelayanan yang ada.
2. Melakukan pencatatan keuangan terkait pasien, pegawai dan rumah
sakit secara transparan dan terstruktur sehingga memudahkan
proses penilaian, koordinasi dan pengaturan.
3. Penyelenggaraan administrasi rumah sakit secara umum,
terkoordinasi, teratur dan transparan. Administrasi juga mencakup
tata usaha dan pengarsipan umum lainnya.