Alcance

GESTIÓN DEL
ALCANCE
Seminario de Profundización
en Gestión de Proyectos
JAIME BENAVIDES PMP® - CARTAGENA 2020
JAIME BENAVIDES - PMP 1

ACORDEMOS ALGUNAS REGLAS
 Máxima atención
 Participación activa
 Toda pregunta es bienvenida, pedir la palabra
 Compartir experiencias

Tener presente el concepto de PROCESO

Ejemplos de plantillas para ejercicios
https://www.projectmanagementdocs.com/
Gestión del Alcance
Esta área de conocimiento incluye los procesos necesarios para garantizar que el
proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo requerido para
completar el proyecto con éxito.
6 Procesos
MONITOREO Y
INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN CIERRE
CONTROL
5.1 Planificar la gestión . 5.5 Validar el Alcance
del Alcance
5.2 Recopilar 5.6 Controlar el
Requisitos Alcance
5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT /
WBS
Fuente: PMI. PMBOK

Alcance del Proyecto
¡Necesito
un hacer
un avión!

Corrupción del Alcance
Corrupción del Alcance:

Expansión incontrolada del alcance del
producto o del proyecto sin ajustes de Recursos
tiempo, costos y recursos.
Costo Esfuerzo
Todo proyecto debería contar con
algún tipo de proceso de Control de
Cambios Tiempo Especs
¡Fuera de Control!
5.1 Planificar la Gestión del Alcance
Crear un plan de gestión que documente

como se va a:
- Definir, Planificación
- Validar y
 Planificar la gestión del
- Controlar el alcance del proyecto. Alcance
 Recopilar Requisitos
Beneficio  Definir el Alcance
Proporciona guía y dirección sobre como se  Crear la EDT / WBS
gestionará el alcance del proyecto
Es un componente para el plan para la
dirección del proyecto.

Entradas Técnicas y Herramientas Salidas
1. Acta de Constitución del Proyecto 1. Juicio de Expertos 1. Plan para la gestión del alcance
2. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Análisis de Datos 2. Plan para la gestión de los requisitos
Plan para la gestión de la calidad Análisis de alternativas
Descripción del ciclo de vida del proyecto
Enfoque de desarrollo 3. Reuniones
3. Factores Ambientales de la empresa
4. Activos de los Procesos de la

Organización.
Fuente: PMI. PMBOK

Plan de Gestión del Alcance

Incluye las directrices para abordar los procesos y actividades para:
• Crear el enunciado detallado del alcance del proyecto
• Crear la EDT/WBS a partir del enunciado
• Aprobar y mantener la EDT/WBS
• Obtener la aceptación formal de los entregables del proyecto
• Controlar cómo se procesarán las solicitudes de cambio relativas al enunciado del
alcance del proyecto.

Plan de Gestión de Requisitos

Plan que describe como analizar, documentar y gestionar los requisitos. Incluye:
• Como serán planificadas , monitoreadas y reportadas las actividades asociadas a
los requisitos y qué se informará sobre estas.
• Actividades de gestión de la configuración.
• Proceso para priorizar requisitos.
• Métricas del producto a usar.
• Estructura de trazabilidad.

Matriz de Prioridades
Identificar qué criterios están limitados, cuáles deben resaltarse y cuáles aceptarse.
“Limitar” se refiere a que el parámetro

queda fijo. En este ejemplo, al alcance es Tiempo Alcance Costo
inmodificable. x
Limitar
“Subrayar” se refiere a aprovechar x
Subrayar
oportunidades. En este ejemplo
x
oportunidades para acortar el cronograma. Aceptar
“Aceptar” corresponde al parámetro que

se puede superar. En este ejemplo, el
presupuesto.

5.2 Recopilar Requisitos
Trabajar en conjunto con los interesados para:

- Determinar,
- Documentar y Planificación
- Gestionar las necesidades y los requisitos.
Foco Alcance
 Recopilar Requisitos
Requisitos necesarios para cumplir con los  Definir el Alcance
objetivos del proyecto.  Crear la EDT / WBS
Beneficio
Proporciona la base para definir el alcance del
producto y el alcance del proyecto.

1. Acta de Constitución del Proyecto 1. Juicio de Expertos 1. Documentación de requisitos
2. Recopilación de datos
2. Plan para la Dirección del Proyecto Tormenta de Ideas 2. Matriz de Trazabilidad de Requisitos
Plan para la gestión del alcance Entrevistas
Plan para la gestión de los requisitos Grupos Focales
Plan de involucramiento de los Cuestionarios y encuestas
interesados Estudios comparativos
3. Análisis de datos
3. Documentos del proyecto Análisis de documentos
Registro de Supuestos 4. Toma de decisiones
Registro de Lecciones Aprendidas Votación
Registro de Interesados Análisis de decisiones con múltiples criterios
4. Documentos de negocio 5. Representación de datos
Caso de Negocio Diagrama de afinidad
Mapeo mental
5. Acuerdos 6. Habilidades Interpersonales y de Equipo
Técnicas de grupo nominal
6. Factores Ambientales de la empresa Observación/conversación
7. Activos de los Procesos de la Facilitación
7. Diagrama de contexto
Organización. 8.Prototipos
Fuente: PMI. PMBOK

https://www.reddit.com/r/meme/comments/awg61t/clients_requirement/

Documentación de Requisitos
Requisitos Del De los interesados De las soluciones

negocio • Impacto sobre otras • Funcionales del
áreas de la organización producto: acciones,
• Objetivos del negocio y
o fuera de ella procesos, datos,
del proyecto para su
• En relación con la interacciones, etc.
trazabilidad
comunicación y • No funcionales:
• Reglas del negocio para
presentación de confiabilidad, seguridad,
la organización
informes desempeño, nivel de
ejecutora
servicio, etc.
• Principios rectores de la
organización

Documentación de Requisitos
Del Proyecto De Transición De Calidad

• Fechas de los hitos. • Capacidades • Pruebas.
• Obligaciones temporales. • Certificaciones
contractuales. • Conversión de datos. • Validaciones
• Restricciones, etc. • Normas o estándares

Priorización de Requisitos
Nivel de
Definición
Prioridad
Estos requerimientos son misionales, por lo tanto, son críticos. Son requeridos para el
Alto éxito del proyecto/producto o para la aprobación de continuación a la siguiente fase.
Estos requisitos soportan la operación del proyecto/producto, pero pueden ser
Medio completados durante el siguiente lanzamiento del producto.
Estos requisitos son mejoras de calidad o de funcionalidad y no son deseables asi el
Bajo tiempo y los recursos lo permitan.

Matriz de Trazabilidad de Requisitos

Matriz que vincula los requisitos del producto desde su origen hasta los entregables
que lo satisfacen.
Facilita la comunicación de requisitos y la gestión de cambios relacionados con el
alcance.
Una matriz de trazabilidad puede incluir:

• Necesidades, oportunidades, metas y objetivos del negocio
• Objetivos del proyecto
• Alcance del proyecto / Entregables de la EDT / WBS
• Diseño del producto
• Desarrollo del producto
• Estrategias y Escenario Prueba


Desarrollar una descripción detallada de el:

- Proyecto y
- Producto. Planificación
Beneficio Alcance
Describe los limites del producto, servicio o  Recopilar Requisitos
 Definir el Alcance
resultado mediante la especificación de cuales  Crear la EDT / WBS
de los requisitos recopilados serán incluidos y
cuales excluidos del alcance del proyecto.

Alcance del Proyecto

Es el trabajo del proyecto que debe ser
realizado para entregar el producto. Alcance del
El avance es medido contra el plan. Proyecto
Alcance del Producto

Alcance del
Requisitos que están relacionados con el
producto del proyecto. Producto
El avance está medido contra los
requisitos.

1. Acta de Constitución del Proyecto 1. Juicio de Expertos 1. Enunciado del Alcance del Proyecto
2. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Análisis de Datos 2. Actualizaciones a los documentos del
Plan para la gestión del alcance Análisis de alternativas proyecto
3. Documentos del proyecto 3. Toma de decisiones Registro de Supuestos
Documentación de requisitos
Registro de Supuestos Análisis de decisiones con múltiples Matriz de Trazabilidad de Requisitos
Documentación de requisitos criterios
Registro de Riesgos Registro de Interesados
4. Habilidades Interpersonales y de
4. Factores Ambientales de la empresa Equipo
5. Activos de los Procesos de la Facilitación
Organización. 5. Análisis del producto
Fuente: PMI. PMBOK

Enunciado del Alcance del proyecto

Descripción del alcance, de los entregables principales, de los supuestos y de las
restricciones del proyecto
Incluye
• Descripción del alcance del producto
• Entregables
• Criterios de aceptación
• Exclusiones del proyecto
• Restricciones
• Supuestos
Difiere del Acta de Inicio del Proyecto en el nivel de detalle.

Descripción del Alcance (ejemplo):

“El alcance del Proyecto PMD es planificar, diseñar, construir e implementar una
herramienta de base de datos de acceso en la que se gestionarán todos los
programas de Acme Consulting. Se concederán varios accesos y permisos al
personal adecuado para actualizar, administrar y ver programas. Cada programa
incorporará un panel virtual con métricas clave con el fin de proporcionar una
metodología coherente sobre la que medir el estado y el estado del programa…”
Fuente: Project Management Docs

Requisitos de alto nivel (ejemplo):

“La herramienta PMD ha sido aprobada para satisfacer una necesidad empresarial
de Acme Consulting. Se han identificado los siguientes requisitos de alto nivel para
el Proyecto PMD:
• Plataforma de base de datos con acceso concedido a todos los empleados
• Accesible desde la oficina o de forma remota
• Herramienta de plantilla de programa para garantizar que todos los paneles del
programa sean consistentes
• Capacidad para mantener la herramienta internamente sin soporte contractual”


Entregables (ejemplo):
“Hay varios resultados que se producirán como resultado de la finalización exitosa
del Proyecto PMD. El Jefe de proyecto es responsable de garantizar la finalización
de estos resultados.
1. Entregable 1 – Una herramienta de base de datos de gestión de programas
probada y operativa libre de errores y que cumpla con las especificaciones
descritas en la Descripción del alcance del proyecto
2. Entregable 2 – Una herramienta de plantilla de programa probada y operativa
que permite a los usuarios introducir datos y métricas del programa de manera
coherente….”


Criterios de Aceptación (ejemplo):
“Se han establecido criterios de aceptación para el Proyecto PMD a fin de
garantizar una finalización exitosa del proyecto. Los criterios de aceptación son de
carácter cualitativo y cuantitativo. Todos los criterios de aceptación deben
cumplirse para lograr el éxito de este proyecto:
1. Reducir los retrasos en al menos un 30%
1. Reducir los excesos presupuestarios en al menos un 30%
3. Mejorar la capacidad de asignación de recursos de Acme Consulting
4. Lograr una mejora general del rendimiento en las métricas del programa….”

5.4 Crear la EDT/WBS
Subdividir los entregables del proyecto y el

trabajo del proyecto en componentes mas
pequeños y mas fáciles de manejar. Planificación
Beneficio Alcance
Proporciona una visión estructurada de lo que  Recopilar Requisitos
 Definir el Alcance
se debe entregar  Crear la EDT / WBS

1. Plan para la Dirección del Proyecto 1. Juicio de Expertos 1. Línea base del alcance
Plan para la gestión del alcance
2. Documentos del proyecto 2. Descomposición 2. Actualizaciones a los documentos del
Enunciado del Alcance del Proyecto proyecto
Documentación de requisitos Registro de Supuestos
3. Factores Ambientales de la empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización.
Fuente: PMI. PMBOK

Línea Base del Alcance

Versión aprobada de un enunciado del alcance:
• EDT / WBS
• Diccionario EDT / WBS asociado
Solo se puede modificar a través de proceso de control de cambios formales.
Componente del Plan para la Dirección del Proyecto

EDT/WBS
EDT es Estructura de
Desglose de Trabajo, es una
descomposición jerárquica
del alcance total del trabajo
a completar por el equipo
del proyecto para cumplir
con los objetivos del
proyecto y crear los
entregables requeridos.

Nivel de la EDT/WBS
Es el nivel relativo de un elemento de la WBS en la jerarquía de la WBS.
Generalmente el nivel mas alto, el proyecto, es el nivel 1.
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3

Descomposición
Técnica de planificación que subdivide el Cuenta de Control
alcance del proyecto y los entregables del

proyecto en componentes mas pequeños y
mas fáciles de manejar.
Descomponer
Cuenta de Control
Punto de control de gestión que integra
alcance, presupuesto y cronograma.

Paquete de Trabajo
Es el nivel más bajo de la EDT que puede ser Ingeniería
programado, monitoreado, controlado y su costo Conceptual
puede ser estimado.
Entregable
Cualquier producto, resultado o capacidad de Dossier de
prestar un servicio único y verificable que debe Ingeniería
producirse para terminar un proceso, una fase o
proyecto.

Paquete de Trabajo - 7 Puntos

• Nivel mas bajo de la EDT. Todos los paquetes de trabajo son el proyecto
• Tiene uno o más entregables.
• Tiene asignado un responsable.
• El responsable lo ve como un proyecto en si mismo. Tiempo, costo alcance.
• Puede tener varios hitos.
• Debe ajustarse a los procedimientos y cultura organizacional.
• Tamaño optimo de un paquete se puede expresar en horas de trabajo, tiempo
calendario, costo, periodo de reportes y riesgos.

Diccionario de la EDT/WBS
documento que describe cada
componente en la WBS. Incluye
una breve definición del alcance o
enunciado del trabajo,
entregables definidos, una lista de
actividades asociadas y una lista
de hitos.

Elaboración de la EDT/WBS
Verbo Sustantivo
No utilizar verbos, solo sustantivos
Solo las actividades se indican con un Diseñar una Diseño de
verbo, y éstas no hacen parte de la Pagina Web Pagina Web
EDT/WBS.
Realizar
Diseño
Diseño
Electrico
Electrico
Tramitar
Licencia de
Licencia de
Construcción
Construcción
Instalar el
Techo
techo

Incluir el trabajo del proyecto y del producto. Contiene el 100% del trabajo del
proyecto.
Proyecto
Gerencia del
Sistema X
Proyecto
Planificació Subsistema Subsistema

Inicio Documentación
n XY XZ

Se desagrega solo si se identifican dos o más elementos anidados.
Proyecto
100%
Entregable 1 Entregable 2 Entregable 3

40% 40% 20%
Subentregable Subentregable Subentregable

1.1 1.2 2.1
50% 50% 100%

No se incluyen tareas
Proyecto
100%

40% 40% 20%
Subentregable Subentregable Subentregable Subentregable

1.1 1.2 2.1 2.2
50% 50% 70% 30%
Paso A 1.1.1 Paso B 1.1.2

30% 70%

No se incluyen tareas
Proyecto
100%

40% 40% 20%

1.1 1.2 2.1 2.2
50% 50% 70% 30%
Paso A 1.1.1 Paso B 1.1.2

30% 70%

Paquetes de trabajo en cualquier nivel
Proyecto
100%

40% 40% 20%

1.1 1.2 2.1 2.2
50% 50% 70% 30%
Paquete Paquete
Trabajo A 1.1.1 Trabajo B 1.1.2
20% 80%

Representaciones:
Nivel 1 1
Árbol 1.1
Nivel 2 1.2
1.1.1 Nivel
1.1.2
3 1.2.1 1.2.2
Nivel Nivel Nivel

1 2 3
Horizontal
1.1.1
1.1
1.1.2
1
1.2.1
1.2
1.2.2

Representaciones:
Tabular Mapa Mental
Level 1 Level 2 Level 3 Level 4
1 Bicycle WBS
1.1 Frame Set
1.1.1 Frame
1.1.2 Handlebar
1.1.3 Fork
1.1.4 Seat
1.2 Crank Set
1.3 Wheels
1.3.1 Front Wheel
1.3.2 Rear Wheel
1.4 Braking System
1.5 Shifting System
1.6 Integration
1.6.1 Concept
1.6.2 Design
1.6.3 Assembly
1.6.4 Testing
1.6.4.1 Componente Test
1.6.4.2 Product Test
1.6.4.3 Customer Test
1.7 Project Management
Fuente: Practice Standard for WBS, 2nd Ed

Beneficios de elaborar una EDT/WBS

• Base para la adecuada planeación del proyecto.
• Ayuda a realizar las estimaciones.
• Asegura que todos los paquetes de trabajo tengan un responsable.
• Facilita la medición.
• Sirve como referencia para futuros proyectos.
• Como soporte al análisis de las propuestas de cambio.
• Planificación basada en producto.
• Facilita el entendimiento del alcance desde etapas muy tempranas

Beneficios de elaborar una EDT/WBS

• Ayuda a identificar productos creados por fuera del proyecto.
• Facilita la identificación de riesgos.
• Reduce la duplicidad al ser una herramienta gráfica.
• Facilita la planificación al trabajar con un enfoque en el paquete de trabajo.
• Facilita la aceptación del proyecto por parte de los usuarios finales.
• Genera confianza y credibilidad.
• Facilita el uso de EVM

Herramientas para elaborar una EDT/WBS
Notas adhesivas
- Fácil de usar
- Promueve la participación de
grupos de trabajo.
- No requiere la compra de
software.
- Es un paso intermedio,
cuando se documente se
debe organizar.
https://www.thoughtworks.com/insights/blog/project-vs-product

Software:
wbstool
http://www.wbstool.com/

Software:
Lucidchart
https://www.lucidchart.com/pages/

Software:
MS Visio

Software:
Mindjet MindManager
https://www.mindjet.com/

5.5 Validar el Alcance
Formalizar la aceptación de los entregables

del proyecto que se hayan completado.
Monitoreo y Control
Beneficio  Validar el Alcance
Aporta objetividad al proceso de aceptación y  Controlar el Alcance
aumenta las posibilidades de que el producto,
servicio o resultado final sea aceptado
mediante la validación de cada entregable
individual

1. Plan para la Dirección del Proyecto 1. Inspección 1. Entregables aceptados
Plan para la gestión del alcance
Plan para la gestión de los requisitos 2. Toma de decisiones 2. Información de desempeño del trabajo
Línea base del alcance Votación
3. Solicitudes de cambio
2. Documentos del proyecto
Registro de Lecciones Aprendidas
Informe de Calidad 4. Actualizaciones a los documentos del
Documentación de requisitos proyecto
Matriz de Trazabilidad de Requisitos Registro de Lecciones Aprendidas
3. Entregables verificados
4. Datos de desempeño del trabajo
Fuente: PMI. PMBOK

Validar el Alcance Vs Controlar el Alcance

Validar el Alcance se ocupa principalmente de la aceptación de los entregables por
parte del cliente.
Controlar el Alcance se ocupa de corroborar la corrección de los entregables y su
cumplimiento con los requisitos de calidad especificados para los mismos.

Bases para realizar la validación

Las salidas obtenidas como resultado de los procesos de planificación en el área de
conocimiento de gestión del alcance del proyecto, tales como documentación de
requisitos o la línea base del alcance, así como los datos de desempeño del trabajo
obtenidos de los procesos de ejecución en otras áreas de conocimiento, constituyen
la base para realizar la validación y la aceptación final.

Bases para realizar la validación

Las salidas obtenidas como resultado de los procesos de planificación en el área de
conocimiento de gestión del alcance del proyecto, tales como documentación de
requisitos o la línea base del alcance, así como los datos de desempeño del trabajo
obtenidos de los procesos de ejecución en otras áreas de conocimiento, constituyen
la base para realizar la validación y la aceptación final.

5.6 Controlar el Alcance
Monitorear el estado del alcance del proyecto

y del producto.
Gestionar los cambios a la línea base del Monitoreo y Control
Alcance.  Validar el Alcance
 Controlar el Alcance
Beneficio
permite mantener la línea base del alcance a
lo largo del proyecto.

1. Plan para la Dirección del Proyecto 1. Análisis de datos 1. Información de desempeño del trabajo
Plan para la gestión del alcance Análisis de variación
Plan para la gestión de los requisitos Análisis de tendencias 2. Solicitudes de cambio
Plan de gestión de cambios
Plan de gestión de la configuración
Línea base del alcance 3. Actualizaciones al plan para la
Línea base para la medición del dirección del proyecto
desempeño Plan para la gestión del alcance
Línea base del alcance
Línea base del cronograma
2. Documentos del proyecto Línea base de costos
Registro de Lecciones Aprendidas Línea base para la medición del
Documentación de requisitos desempeño
4. Actualizaciones a los documentos del
3. Datos de desempeño del trabajo
proyecto
Registro de Lecciones Aprendidas
4. Activos de los Procesos de la Documentación de requisitos
Organización. Matriz de Trazabilidad de Requisitos
Fuente: PMI. PMBOK

Beneficio
Asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas
recomendadas se procesen a través del proceso Realizar el Control Integrado de
Cambios.
Gestionar cambios reales cuando suceden y se integra con los otros procesos de
control.

Corrupción del Alcance

Expansión incontrolada del alcance del producto o del proyecto sin ajustes de
tiempo, costos y recursos.
Obligatorio para todo proyecto contar con algún tipo de proceso de Control de
Cambios.

BIBLIOGRAFÍA
• Project Management Institute. (2017). La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos: Guía del
PMBOK®. Newton Square (PA): Autor.
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Corrupción del Alcance:

Crear un plan de gestión que documente

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4. Activos de los Procesos de la

Fuente: PMI. PMBOK

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Plan de Gestión del Alcance

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Plan de Gestión de Requisitos

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“Limitar” se refiere a que el parámetro

“Aceptar” corresponde al parámetro que

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Trabajar en conjunto con los interesados para:

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Fuente: PMI. PMBOK

JAIME BENAVIDES - PMP 15

JAIME BENAVIDES - PMP 16

Requisitos Del De los interesados De las soluciones

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Del Proyecto De Transición De Calidad

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JAIME BENAVIDES - PMP 19

Matriz de Trazabilidad de Requisitos

Una matriz de trazabilidad puede incluir:

JAIME BENAVIDES - PMP 20

JAIME BENAVIDES - PMP 21

Desarrollar una descripción detallada de el:

JAIME BENAVIDES - PMP 22

Alcance del Proyecto

Alcance del Producto

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Fuente: PMI. PMBOK

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Enunciado del Alcance del proyecto

Difiere del Acta de Inicio del Proyecto en el nivel de detalle.

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Enunciado del Alcance del proyecto

Descripción del Alcance (ejemplo):

Fuente: Project Management Docs

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Enunciado del Alcance del proyecto

Requisitos de alto nivel (ejemplo):

JAIME BENAVIDES - PMP 27

Enunciado del Alcance del proyecto

JAIME BENAVIDES - PMP 28

Enunciado del Alcance del proyecto

JAIME BENAVIDES - PMP 29

Subdividir los entregables del proyecto y el

JAIME BENAVIDES - PMP 30

Fuente: PMI. PMBOK

JAIME BENAVIDES - PMP 31

Línea Base del Alcance

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JAIME BENAVIDES - PMP 33

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