EFECTIVIDAD DE TRAMITE DOCUMENTARIO

SEMANA 4
SESIÓN 7 y 8

Docente: Mg. Kelly Cordova Cordova

Email: Kcordova@iesap.edu.pe
UNIDAD DE APRENDIZAJE N°
1
LOGRO DE APRENDIZAJE
Identifica correctamente el ciclo de vida de la

Gestión Documental, así como los tipos de

documentos y su ciclo de vida.

COMPETENCIA PARA LA EMPLEABILIDAD
Capacidad de organización en el trabajo,

capacidad en la elaboración de documentos diversos,

capacidad de elaboración de archivos diversos

Manejo de documentos electrónicos

Capacidad de trabajar en equipo.

 TEMA DE LA CLASE: CICLO DE VIDA DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL

CONTENIDO:
Definición del ciclo de vida.
La utilidad del correcto ciclo de vida del documento: recepción,
distribución, trámite, organización, consulta, archivo.
Tipos de documentos y su ciclo de vida.
INICIO RESPONDE

1.¿Qué entiendes por ciclo de vida?

2.¿Qué opinión tienes sobre los tipos de documentos y su ciclo
de vida.

Utiliza el chat para participar

 CONCEPTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCESO Alonso (2008) refiere que la norma ISO
15489: Tiene como objeto regular la
Gestión de Documentos que producen
las organizaciones ya sean públicas o
privadas con fines externos o internos de
forma que se aplica a la gestión de los
documentos con independencia de su
forma o soporte y de las tecnologías
utilizadas creadas o recibidas por una
organización en el transcurso de sus
actividades.
Russo (2009), en su libro Gestión
Documental en las
Organizaciones, define a la
Gestión Documental como el:
“Conjunto de actividades que
permiten coordinar y controlar los
aspectos relacionados con la
creación, recepción, organización,
almacenamiento, preservación,
acceso y difusión de los
documentos”.
PROCESO CONCEPTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La norma ISO 15489 (2006), nos dice sobre la Gestión Documental:

“Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la
creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de
documentos de archivos, incluido los procesos para incorporar y
mantener en forma de documentos la información y prueba de las
actividades y operaciones de la organización”.
 CONCEPTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO
Bustelo (2011) entendió que la gestión documental es:
“Un sistema definido como el conjunto de elementos
interrelacionados o que interactúan en una organización con el fin de
establecer políticas y objetivos, y los procesos para alcanzarlos”.

Sánchez (2014) sostiene que:

“La gestión documental es, un sistema utilizado para gestionar
documentos, cualquiera sea el formato en que se encuentre
sistematizados”.
 CONCEPTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO Cruz (2012) expresó que:

“La gestión documental es un conjunto de normas, técnicas y
conocimientos aplicados al tratamiento de documentos desde su
diseño hasta su conservación permanente”.
 CONCEPTO DE DOCUMENTO

PROCESO Definición de la Real Academia Española:

“Escrito donde constan datos fidedignos o capaces de ser
utilizados como tales para comprobar algo”.
 Las demostraciones sobre las funciones de las organizaciones vienen establecidas por
actividades internas en la gestión documental de los que podemos mencionar:
PROCESO
 Los documentos administrativos de valor: documentos de una utilidad en cada una
de las oficinas para tramitar asuntos de interés que dejan firmeza en las actividades
organizacionales.
 Los documentos que tenga valor legal, son la documentación que deja evidencia
coherentemente demostrable de derecho o deberes establecidos en las leyes.
 Los documentos valor a nivel Fiscal, todos los documentos inmersos con las
operaciones contables de las organizaciones para cumplir con las obligaciones
tributaria.
 Los documentos que tenga valor de informativo, aquellos documentos que muestran
explicaciones o esclarecedoras en la tramitación para interés de usuarios y la propia
organización.
 Los documentos con un valor histórico, con este tipo de documentación podemos
estar informados con la historia de la organización y que estén al servicio de la
comunidad.
 SITUACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS EMPRESAS

PROCESO San Servando, (2013) afirma:

En la actualidad las empresas tienen ante sí un nuevo reto en lo que se refiere a la gestión documental; la
información está aislada, la documentación en papel, los correos electrónicos, los archivos almacenados
en carpetas en PC y los datos de registro del ERP no están relacionados entre sí, la información no se
comparte, la pérdida y falta de control de información genera ineficiencia y descontrol en las
organizaciones.

Un S.G.D. permite una visión clara del proceso de negocio independientemente de su fuente y formato y
de las personas que actúan en dicho proceso (dentro y fuera de la organización), asegura el trabajo sobre
un contenido único, aporta seguridad y da cumplimiento a la normativa de accesibilidad y conservación,
siendo accesible, sencillo y transparente para el usuario obteniendo ventajas que redundan en la
competitividad de la empresa.

Es importante destacar que un S.G.D. no está orientado necesariamente a grandes empresas, sino que
puede ser adoptado por cualquier tipo de organización independientemente de su sector de actividad o
tamaño. (San Servando, N. 2013. Gestión Documental para pymes . La Rioja - España: Netbiblo).
 PROPÓSITO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCESO
La gestión de documentos se ocupa de todos los procesos por los
cuales la información registrada ayuda a las instituciones a
satisfacer sus necesidades operativas y administrativas y sus
necesidades de rendición de cuentas, las gestiones de documentos no
tienen un fin en sí misma; es un componente decisivo de la actividad
administrativa. En resumen, el propósito principal del mantenimiento
de documentos es controlar los procesos de creación, identificación,
organización, acceso, uso, conservación, almacenamiento y
disposición de los documentos (Consejo Internacional de Archivos
ALA, 2010, pág. 16).
 EL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
PROCESO
El ciclo de vida de los documentos es uno de los fundamentos teóricos de la archivística, el cual plantea
que los documentos pasan por etapas de vida administrativa que a su vez dan lugar a diferentes niveles
de archivo:

 PRIMERA ETAPA O EDAD: Durante esta etapa el documento es de circulación y tramitación

por los canales regulares, en busca de respuesta y solución al asunto o trámite que le ha dado origen
y además hay un manejo frecuente de parte del funcionario responsable de su tramitación. Esta
documentación forma parte del “ARCHIVO LOCAL” y es el archivo de la oficina que reúne su
documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las
mismas oficinas.
 EL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
PROCESO
 SEGUNDA ETAPA O EDAD: Una vez recibida la respuesta o solución al
asunto iniciado, el documento que la sustenta ha de seguir siendo guardado.
En este período formará parte del “ARCHIVO CENTRAL” , el cual
coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión,
define y entrega los lineamientos de operación y reúne los documentos

transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite, y cuando su

consulta no es constante.
 EL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
PROCESO
 TERCERA ETAPA O EDAD: Finalmente, en esta etapa el
documento adquiere un valor permanente o histórico,
restringiéndose su consulta a su carácter cultural e
informativo, principalmente con fines de investigación. Su
almacenamiento y conservación será definitivo en el
“ARCHIVO HISTÓRICO”.
PROCESO
 EL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
PROCESO
Los documentos son el vehículo más importante para la transmisión de
la información entre las organizaciones, las instituciones y las personas.
Los documentos son los activos de un negocio, sin ello las empresas e
instituciones no existirían tal y como las conocemos ahora; el ciclo de
vida de un documento se refiere a la vida útil del mismo desde su
creación hasta su disposición o destrucción y consta de una serie de
fases:
 EL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
PROCESO
a) Creación o recibo: fase de creación del documento
b) Activa: el documento cumple el objetivo por el que fue creado, en tanto es
reflejo de las actividades orgánicas de la institución.
c) Semiactiva: el documento no es usado, sin embargo, conserva los valores
legales por los que fue creado.
d) Inactiva: deja de tener valor desde el punto de vista administrativo, pero
puede tener valor histórico, informativo o testimonial a cerca de la
organización que lo generó (San Servando, 2013).
PROCESO
PROCESO
 El ciclo de vida de la gestión documental abarca todas las fases desde que se crea o se recibe las
solicitudes en las ventanillas de Mesa de Partes de la entidad hasta que se transfiere expediente para
PROCESO ser archivado o eliminado.

A continuación, se especifica las fases del ciclo de vida del documento:

•Recepción, conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para
la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
•Distribución, es la actividad que una unidad orgánica relacionada a garantizar que los documentos
lleguen a su destino o destinatario en donde sea atendido.
•Tramite, curso del documento desde su recepción en mesa de partes hasta el cumplimiento de su
función administrativa.
•Organización, es el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenamiento y descripción
de los documentos que ingresan a la organización.
•Consulta, acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que
contiene.
•Archivar, conjunto de medidas preventivas o corretivas adoptadas para garantizar la integridad física
y funcional de los documentos al momento de la finalización de su trámite administrativo.
 ¿Conoces el ciclo de vida de los documentos de una empresa?

PROCESO Los documentos tienen un ciclo de vida. Reconocerlos le puede ayudar a la

empresa a determinar estrategias de administración, organización y depuración
de información en pro de la eficiencia y la eficacia de las tareas.

Los documentos, sin importar su tipo o formato, tienen una vigencia temporal. Ese
tiempo se determina por medio del uso de instrumentos archivísticos que facilitan los
procesos propios de la gestión documental y que establecen el ciclo de vida de la
información desde su registro hasta su disposición final.

Hay que tener en cuenta que el ciclo de vida hace referencia al tiempo de
vigencia y usabilidad del documento, esto coadyuva a su categorización en los
diferentes tipos de archivo, los cuales son:
Archivo de gestión:

En este tipo de archivo se establece la documentación que, por su relevancia, es usada continuamente.
Cumple con las características de la valoración primaria (ACTIVO), es decir, tienen una
importancia administrativa, legal o fiscal.

En este archivo se ejecutan:

 
Producción.
Recepción.
Distribución.
Trámite.
Organización.
Consulta
Conservación.
Disposición final.
Archivo histórico:

En este tipo de archivo se transfieren los documentos desde el archivo de control, de conservación
permanente o de evidencia histórica. La característica central es su pérdida de vigencia, por lo
que su consulta es casi nula (INACTIVO) y su valoración es secundaria. Su conservación tiene
un valor informativo, ya sea testimonial, histórica o cultural. Es decir, su conservación es
necesaria para suplir necesidades de consulta.
 
Los procesos que se llevan a cabo son:
 
•Organización.
•Consulta
•Conservación.
•Disposición final.
 Los anteriores puntos son el retrato de los procesos que los archivos les dan a la
PROCESO documentación desde su registro; esto se delimita por medio de la relevancia y nivel de
acceso requerido a dicha información, por lo que las etapas integrales a las que se ve
sometida la información se centraliza en:
•  Entrada de documentos (registro).
• Distribución a los sistemas de gestión.
• Generación de documentos administrativos (tramitación).
• Ingreso en el archivo (archivo).
• Proceso de archivo (consulta, conservación).
• Salida de documentos (depuración y registro).
 ¿Cuál es el ciclo de vida definitivo para un documento?

Lo que vimos anteriormente son etapas de gestión documental, las cuales

tienen como base el ciclo de vida de los documentos. 

Dichos ciclos definen, en otros términos, la “edad” de la información. Así

que, al igual que las etapas de archivo, el ciclo de vida de la información
consta de 3 edades, que son:
• Edad 1: esta es su etapa más activa, ya que su consulta es constante debido a su
propósito de creación. Recuerda: su relevancia central es administrativa, pero
también puede tener incidencia legal o financiera.
 
• Edad 2: aquí ya el tiempo le va quitando relevancia a la información, su consulta y
uso se hace menos recurrente y su etapa tiende a ser semiactiva. Sin embargo, su
vigencia aún se mantiene, gracias a los valores secundarios con los que cumple.
 
• Edad 3: es la etapa que determina la total inactividad del documento, esto no
significa que no se consulte o que no sirva, lo que ocurre con estos documentos es
que los valores primarios se perdieron por completo, al igual que su vigencia, sin
embargo, es consultado con fines informativos.
Determinar todo lo anterior ayuda a la empresa a no
acumular información y a establecer la utilidad de
cada una, optimizando los procesos, automatizando
tareas y contribuyendo a la mejora continua.
1. Averiguar si las empresas consideran el ciclo de
vida de los documentos.
2. Transferencia documental
3. Pasos para eliminar los documentos de gestión
PROCESO
PRÁCTICA CALIFICADA 1

Inicio: 09:00
Termino:10:05
 PARTE PRÁCTICA
PROCESO
Se pide a los estudiantes visualizar el video y hacer su
comentario en el foro.
https://www.youtube.com/watch?v=eTYZQiS0rpA
 Qué hemos aprendido el día de hoy…
CIERRE
¿Qué entiendes por gestión documental?
Define ¿Qué es un documento?
¿Cuál es el propósito de la gestión documental?
¿Cuál es el ciclo de vida definitivo para un documento?
¿En qué consiste el ciclo de vida de los documentos?.
 “El buen acceso a la
información
Mejora la toma de decisiones
Y ahorra tiempo.”

Hasta la próxima
clase