BÀI 1: KHAI THÁC MICROSOFT WORD

( Thực hành soạn thảo, trình bày văn bản và thao tác với
bảng)
 A. HƯỚNG DẪN MỞ ĐẦU:
1. Làm quen với phần mềm Microsoft word
1.1. Tạo file mới
Để tạo file mới chúng ta thực hiện như sau:
Bước 1. Vào File
Bước 2.
Chọn New

Bước 3. Chọn Blank

document
Bước 4.
Chọn Create
1.2 Ghi file
Để ghi file văn bản ta thực hiện như sau:
Bước 1. Vào File → Save → Chọn đường dẫn (vị trí) lưu văn.
Bước 2. Đặt tên
file → Save. Hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+S để ghi file.
Ghi chú: Nên
đặt tên file dễ nhớ để tiện tra cứu, tìm kiếm khi cần; lưu file văn
bản vào thư mục gợi nhớ, dễ quản lý; không nên đặt tên file là
tiếng Việt có dấu.
1.3 Mở file
Để mở file văn bản chúng ta thực hiện như sau:
Bước 1. Vào File → Open.
Bước 2. Chọn đường dẫn (vị trí) có file văn bản cần mở → chọn
văn bản cần mở → Open.
2. Định dạng trang văn bản
Kích thưc văn bản:Vào Page Layout → Size → Chọn các
mẫu kích thước có sẵn trên danh sách (thường chọn mẫu
A4)
Hướng văn bản :Vào Page Layout → Orientation →
chọn hướng cho văn bản: Portrait – văn bản theo chiều dài
trang giấy; Landscape – văn bản theo chiều ngang trang
giấy.
Khoảng cách lề :Vào Page Layout → Margins → Chọn
các mẫu thiết lập có sẵn (nếu phù hợp) hoặc chọn Custom
Margins để thiết lập thông số chi tiết cho các khoảng cách
lề trên (top), dưới (bottom), trái (left), phải (right),…
3. Định dạng văn bản
Để định dạng văn bản, chúng ta kết hợp hài
hòa, khoa học giữa các chức năng trong menu Home.
Một số chức năng cơ bản trong menu Home
như hình dưới đây: Nhóm Font, nhóm Paragraph, nhóm
Styles,..
3.1. Nhóm Font
Các chức năng của Font như sau :

Khi thiết lập Font chữ chúng ta cần lưu ý chọn kiểu Font
chữ cho phù hợp với kiểu mã (code) của chương trình gõ tiếng
Việt. Ví dụ: bộ gõ tiếng Việt (Unikey, Vietkey,…) có kiểu mã là
Unicode thì Font chữ cũng phải chọn kiểu chữ Unicode. Khi đó
chữ mới thể hiện đúng, nếu không, chữ có thể sẽ hiển thị
không đúng hoặc không hiển thị được. Nếu Font chữ và bộ gõ
không cùng kiểu mã thì có thể sẽ nhận được kết quả không
mong muốn như hình dưới đây.
3.2. Nhóm Paragraph
Các chức năng của nhóm Paragraph:
3.3. Nhóm Style
Nhóm này có các mẫu định dạng thiết lập sẵn để
chọn áp dụng cho đối tượng trong văn bản.

Để tạo thêm các mẫu Style khác ta thao tác như

sau: Thực hiện định dạng cho đối tượng mẫu → chọn
chức năng More (mở danh sách các mẫu định dạng)
trong nhóm Styles → Save Selection as a New Quick
Style → đặt tên cho Style mới → Ok
4. Một số chức năng khác
4.1. Tiêu đề trên
Để tạo tiêu đề trên ta thực hiện như sau:
Bước 1. Vào menu Insert → Header (trong nhóm Header
& Footer) → Chọn mẫu tiêu đề trên trong danh sách.
Bước 2. Thực hiện biên soạn nội dung cho tiêu đề
trên → chọn chức năng Closed Header & Footer trên thẻ
Design để chuyển về chế độ soạn thảo nội dung văn bản
như bình thường.
Để loại bỏ tiêu đề trên ta vào menu Insert →
Header → Remove Header.
4.2. Tiêu đề dưới
Tương tự như tiêu đề trên, ta cũng có thể tạo tiêu
đề dưới như sau: Vào menu Insert → Footer → Chọn
mẫu Footer có trong danh sách
4.3. Đánh số trang cho văn bản
Để đánh số trang cho văn bản ta thực hiện như
sau: Vào menu Insert → Page Number → Chọn vị trí
sẽ chèn số trang (thường chọn Bottom of Page để chèn
số trang vào phía dưới văn bản – tức là phần Footer).
Ghi chú: các trang của văn bản sẽ tự
động cập nhật, khi kích chọn vào số trang ta sẽ thấy có
màu nền xám.
4.4. Sử dụng Tab
Để tạo Tab ta thực hiện như sau: vào menu
Home → Chọn Paragraph Dialog Box Launcher
( biểu tượng ) trên nhóm Paragraph để mở cửa sổ
Paragraph → Tabs → Nhập vị trí muốn tạo Tab trên
mục Tab stop position → Lựa chọn kiểu canh lề Tab
trên mục Alignment → chọn kiểu hiển thị Tab trên
mục Leader → Set. Có thể thao tác lặp lại nhiều lần để
tạo ra nhiều Tab tại các vị trí khác nhau rồi nhấn OK.
5. Thao tác với bảng
5.1. Tạo bảng
Để tạo bảng ta thực hiện như sau:
Bước 1. Vào menu Insert → Table
Bước 2. Thiết lập số hàng, cột của bảng cần tạo.

Ghi chú: Nếu bảng cần tạo có nhiều hàng, cột thì ta có thể vào
menu Insert → Table → Insert Table → thiết lập số hàng
(Number of rows), số cột (Number of columns) → Ok.
Menu Layout của bảng hỗ trợ các chức năng hiệu chỉnh
bảng

Để xóa bảng, ta thực hiện như sau:

Bước 1. Chọn bảng cần xóa → menu Layout → Delete
Bước 2. Chọn Delete Table.
5.2 Hiệu chỉnh bảng thêm hàng,cột :
Bước 1. Vào menu Layout
Bước 2. Trong nhóm Rows and Columns chọn chức năng tương ứng:
Insert Above (chèn thêm hàng lên trên); Insert Below (chèn thêm hàng
xuống dưới); Insert Left (chèn thêm cột bên trái); Insert Right (chèn
thêm cột bên phải).
Xóa hàng, cột:
Bước 1. Chọn hàng, cột cần xóa
Bước 2. Vào menu Layout → Delete
Bước 3. Chọn chức năng tương ứng: Delete Rows (xóa hàng);
Delete Columns (xóa cột).
Gộp ô:
Bước 1. Chọn các ô cần gộp
Bước 2. Vào menu Layout → Merge cells
Tách ô:
Bước 1. Chọn ô cần tách
Bước 2. Vào menu Layout → Split cells
Bước 3. Nhập số hàng (Number of rows), số cột (Number of columns)
cần tách → Ok
5.3. Định dạng đường viền và nền cho bảng
Trên menu Design của bảng có sẵn một số mẫu định
dạng (Table Styles), ta có thể chọn và sử dụng các mẫu
có sẵn này.
 Ta thực hiện như sau:
Bước 1. Chọn vị trí của bảng cần
thay đổi màu nền. Bước 2. Vào menu
Design → Shading trên nhóm Table Styles → chọn
màu.
 Để thay đổi nhanh kiểu, màu sắc, kích thước của
đường viền ta sử dụng các chức năng trong nhóm Draw
Borders như hình dưới đây.
Để thiết lập các thông tin chi tiết cho đường viền ta thực hiện
như sau:
Bước 1. Chọn vị trí cần thiết lập của bảng
Bước 2. Vào menu Layout → Borders → Borders and
Shading..
Bước 3. Thiết lập các thông tin định dạng cho bảng → Ok
5.4. Một số chức năng khác
5.4.1. Sắp xếp văn bản trong bảng
Để sắp xếp văn bản trong bảng ta thực hiện như sau:
Bước 1. Chọn những dòng cần sắp xếp
Bước 2. Vào menu Layout → Sort(biểu tượng ) trên nhóm
Data
Bước 3. Chọn cột cần sắp → nội dung được sắp dạng: Text –
văn bản; Number – số; Date – ngày tháng → chọn kiểu sắp xếp
tăng (Ascending) hoặc giảm (Descending) → Ok
5.4.2. Quay hướng chữ
Để quay hướng chữ ta thực hiện như sau:
Bước 1. Chọn ô muốn quay hướng chữ → Vào menu
Layout Bước 2. Chọn Text Direction trong nhóm
Alignment
5.4.3. Thiết lập hàng tiêu đề lập lại
Để thiết lập hàng tiêu đề lặp lại khi nội dung của bảng ở
các trang khác nhau ta thực hiện như sau:
Bước 1. Chọn hàng muốn lặp lại (phải bao gồm cả hàng 1
của bảng).
Bước 2. Vào menu Layout → Repeat Header Rows trên
nhóm Data

Ghi chú: các ký tự đặc biệt có thể chọn trong nhóm Symbol
trên menu Design của công

04-Lương Văn Cần