Faculty of Applied Engineering and

Urban Planning

English I
(Technical Writing)

Lecture 4: Formal Letters

2016
Formal Letters
Definition and Purpose
Layout
Structure
Opening
Salute
Body
Closure
‫تعريف والغر&ض‪‬‬
‫نسق‪‬‬
‫بناء‪‬‬
‫افتتاح‪‬‬
‫رد التحية‪‬‬
‫الجسم‪‬‬
‫إغالق‪‬‬
Formal Letters
Formal Letter is usually a letter from one
company to another, or between such
organizations and their customers, clients
and other external parties.
‫ر&سالة رسمية هي عادة بريد إلكتر&وني من شركة إلى‬
‫ أو بين هذه المنظمات وعمالئها والعمالء‬،‫أخرى‬
‫واألطراف& الخارجية األخرى‬.
Writing & Organising a Formal
Letter
1. Brainstorm
2. Plan layout
3. Decide on greeting and ending
4. Organise ideas
5. Plan introduction, main body & conclusion
6. Proof read, edit and redraft
‫العصف الذهني‪‬‬
‫تخطيط خطة‪‬‬
‫اتخاذ قرار بشأن تحية وتنتهي‪‬‬
‫تنظيم األفكار&‪‬‬
‫خطة المقدمة‪ ،‬الجسم الرئيسي وخاتمة‪‬‬
‫تدقيق وتحر&ير وإعادة صياغة‪‬‬
1. Brainstorming might include:
Reason you are writing
Info you want to give
Info you want to get
A complaint
A request
What you want to happen next
‫السبب كنت تكتب‪‬‬
‫معلومات كنت تريد أن تعطي‪‬‬
‫المعلومات التي ترغب في الحصول على‪‬‬
‫شكوى‪‬‬
‫طلب‪‬‬
‫ماذا تر&يد أن يحدث في المستقبل‪‬‬
2. Layout
The overall style of letter depends on the
relationship between the parties concerned. 
‫النمط العام لبريد إلكتروني يعتمد على العالقة بين‬
‫األطراف& المعنية‬.
3. Greetings
Dear Sir,
Dear Madam,
Dear Sir/Madam,

Dear (Name)
◦ Use this if you have been given a person’s
name who will deal with your letter or if you
have received a formal letter with the name of
the sender on it
‫‪،‬سيدى العزيز‪‬‬
‫‪،‬سيدتي العزيزة‪‬‬
‫‪،‬سيدي العزيز ‪ /‬سيدتي‪‬‬

‫عزيزي (االسم)‪‬‬
‫استخدام هذا إذا كنت قد أعطيت اسم الشخص الذي‪‬‬
‫سوف تتعامل مع ر&سالتكم أو إذا كنت قد تلقيت رسالة‬
‫ر&سمية مع اسم المرسل عليه‬
3. Endings...
If you use:

Dear Sir or Madam

◦ Always use – Yours faithfully

Dear (Name)
◦ Always use – Yours sincerely
4. Organising Ideas
• Think about the order of your information
• Decide what info to put in the:
– Introduction – beginning
– Main body – middle
– Conclusion – end
• Think again why you’re writing the letter
• Make sure you have all info you need written
down in your brainstorm
• Cross out info you don’t need from your
brainstorm
‫التفكير في ترتيب المعلومات الخاصة بك‪‬‬
‫‪:‬تقرر ما المعلومات إلى وضع في‪‬‬
‫مقدمة ‪ -‬بداية‪‬‬
‫الجسم الرئيسي ‪ -‬وسط‪‬‬
‫الخالصة ‪ -‬نهاية‪‬‬
‫اعتقد مرة اخرى لماذا كنت تكتب الرسالة‪‬‬
‫تأكد أن لديك كل المعلومات التي تحتاج كتابتها في طرح‪‬‬
‫األفكار الخاصة بك‬
‫شطب المعلومات التي ال تحتاج من طرح األفكار الخاصة بك‪‬‬
Introductions
Important part of letter!
Only 1 paragraph long (or 3 to 5
sentences)
Needs to set the tone of the letter
Lets the reader know what you are
writing about
Think about why you are writing
‫!جزء مهم من رسالة‪‬‬
‫الفقر&ة فقط ‪ 1‬طويلة (أو ‪ 5-3‬الجمل)‪‬‬
‫يحتاج لضبط نغمة الر&سالة‪‬‬
‫يتيح للقارئ معرفة ما تكتبه عن‪‬‬
‫نفكر لماذا كنت تكتب‪‬‬
Introductions
Your letter could start by:
◦ Giving brief details of a complaint (e.g.
product, time, date, place)
◦ Referring to a letter you have been sent
◦ Giving details of a job advert you have seen
(e.g. Where and when you saw it, the job
title)
‫‪:‬رسالتكم يمكن أن تبدأ من خالل‪‬‬
‫إعطاء تفاصيل موجزة عن شكوى (المنتج على سبيل‪‬‬
‫المثال‪ ،‬الوقت والتاريخ والمكان)‬
‫في اشارة الى الرسالة التي تم إرسالها‪‬‬
‫إعطاء تفاصيل اإلعالن الوظيفة التي شهدت (مثل أين‪‬‬
‫ومتى رأيت ذلك‪ ،‬والمسمى الوظيفي)‬
Introductions
Phrases you can use:
◦ Kindly be informed that ….
◦ With regards to …..
◦ Giving details of a job advert you have seen
(e.g. Where and when you saw it, the job title)
◦ ‫العبارات التي يمكنك استخدامها‬:
◦ ‫… الرجاء العلم بأن‬.
◦ ‫… فيما يتعلق‬..
◦ ‫إعطاء تفاصيل اإلعالن الوظيفة التي شهدت (مثل أين ومتى‬
)‫ والمسمى الوظيفي‬،‫رأيت ذلك‬
 Main Body
Brainstorm usually gives you ideas for main body
Introduction leads into these ideas
Conclusion finishes off
A way of planning your main body would be to
plan what you are going to write in each
paragraph
Main body in a formal letter is usually quite short
and to the point
‫العصف الذهني عادة يعطي لك أفكار& للجسم الرئيسي‪‬‬
‫مقدمة يؤدي إلى هذه األفكار‪‬‬
‫االستنتاج انتهاء قبالة‪‬‬
‫وهناك طر&يقة التخطيط الجسم الرئيسي هو خطة ما‪‬‬
‫كنت أريد أن أكتب في كل فقرة‬
‫الهيئة الرئيسية في كتاب رسمي وعادة ما يكون قصير‪‬‬
‫جدا وإلى هذه النقطة‬
5. Letter Plan:
• Introduction:
– Paragraph 1 – telling them why you are
writing, details of complaint: place, date,
product, fault.
• Main body:
– Paragraph 2 – fault in more detail
– Paragraph 3 – what happened when item
was returned
• Conclusion:
– Paragraph 4 – what you want to happen
next.
‫‪:‬المقدمة‪‬‬
‫‪ -‬نقول لهم لماذا كنت تكتب‪ ،‬تفاصيل الشكوى‪:‬‬ ‫الفقرة ‪1‬‬
‫‪.‬مكان وتاريخ‪ ،‬والمنتج‪ ،‬خطأ (العيب)‬
‫‪:‬الجسم الرئيسي‪‬‬
‫الفقرة ‪ - 2‬المزيد من التفاصيل عن الشكوى ‪‬‬
‫)ا&&لعيبف&&&يا&&لمنتج(‬
‫الفقرة ‪ - 3‬ماذا حدث عندما أعاد المنتج‪‬‬
‫‪:‬االستنتاج‪‬‬
‫‪.‬الفقرة ‪ - 4‬ما تريد أن يحدث بعد ذلك‪‬‬
6. Conclusions
The end of the letter
Only 1 paragraph long (3 to 5 sentences)
To let the reader know you have definitely
finished your letter
Think about what you want to say at the end
‫في نهاية الرسالة‬
1 )‫لجمل‬uu‫ ا‬5-3( ‫قط طويلة‬uuu‫لفقرة ف‬uu‫ا‬
‫السماح للقارئ معرفة االنتهاء بالتأكيد رسالتكم‬
‫التفكير في ما تريد أن تقوله في نهاية‬
Letter of application
Introduction
Facts about you
Why would you be suitable for the job?
Promote yourself!
Conclusion
I hope You consider my application. I
would be available to attend an
interview... I look forward to Your reply.
‫المقدمة‪‬‬
‫حقائق عنك‪‬‬
‫!لماذا تكون مناسبة لهذه المهمة؟ تشجيع نفسك‪‬‬
‫استنتاج‪‬‬
‫أتمنى عليك أن تنظر في طلبي‪ .‬وأود أن تكون متاحة‪‬‬
‫‪.‬لحضور مقابلة ‪ ...‬وإنني أتطلع إلى ر&دكم‬
Letter of enquiry
 Introduction
 Ask all the necessary questions
 Conclusion
I would be grateful if You could answer
these questions. I look forward to hearing
from You.

USE POLITE QUESTIONS!

DONOT USE: I would like to know...
DONOT USE: Could You tell me...
‫المقدمة‪‬‬
‫نطلب من جميع األسئلة الضرورية‪‬‬
‫استنتاج‪‬‬
‫وسأكون ممتنا إذا كنت يمكن أن يجيب‪‬‬
‫هذه األسئلة‪ .‬اترقب سماع‪‬‬
‫‪.‬منك‪‬‬

‫!استخدم أسئلة مهذب‪‬‬

‫متأكدا االستخدام‪ :‬أود أن أعرف‪‬‬‫‪...‬‬
‫‪ ...‬متأكدا االستخدام‪ :‬هل يمكن أن تقول لي‪‬‬
Letter of complaint/protest
Introduction
Give details
Conclusion
Mention what kind of action you would like
to be taken.

BE FACTUAL, NOT EMOTIONAL!

‫المقدمة‪‬‬
‫إعطاء تفاصيل‪‬‬
‫استنتاج‪‬‬
‫‪.‬يذكر ما نوع العمل الذي ترغب في اتخاذها‪‬‬

‫!تكون واقعية‪ ،‬وليس عاطفى‪‬‬

Letter of apology
Introduction
Give details
Conclusion
Suggest ways of putting things right.
APOLOGISE AT LEAST TWICE!
‫المقدمة‬
‫إعطاء تفاصيل‬
‫استنتاج‬
‫اقتراح طرق لوضع األمور في نصابها الصحيح‬.

APOLOGISE‫!مرتينعلىا&&ألقل‬
Letter of thanks
Introduction
Givedetails
Conclusion

THANK THE PERSON/INSTITUTION AT

LEAST TWICE!