Professional Documents
Culture Documents
07 Kynangquanlytheoquatrinh
07 Kynangquanlytheoquatrinh
Part 1
Dành cho nhà quản lý
Lời giới thiệu
Thiết lập được phương pháp kiểm soát theo quá trình.
Phương pháp setup các loại tài liệu quản lý như sổ tay,
thủ tục, quy định, hướng dẫn, biểu mẫu…
1.1.1Quá trình:
+ Định nghĩa 2: Ngắn gọn hơn, mọi hoạt động hay tập
hợp hoạt động sử dụng các nguồn lực để biến đầu vào
thành đầu ra có thể xem như một quá trình.
Kết quả công việc + Đảm bảo theo mục + Kiểm soát được công
tiêu đề ra. việc chi tiết, nhưng
chưa chắc đã đảm bảo
mục tiêu.
+ Hiệu quả + Hiệu năng
+ Làm việc đúng.
+ Làm đúng việc.
Người sử dụng Thường là quản lý cấp Thường là quản lý cấp
cao và cấp trung trung và cấp thấp
Ưu điểm Thuận lợi cho công việc Thuận lợi cho công việc
khó kiểm soát hoặc đo khó xác định mục tiêu.
lường.
1.3.2Kiểm soát được chi tiết việc thực hiện công việc thông qua
việc xây dựng lưu đồ quy trình, xác định các điểm kiểm
soát…
1.3.3 Quản lý tốt các công việc khó xác định mục tiêu.
1.3.4 Xác định chi tiết nhu cầu của khách hàng, phân tích quy
trình hành vi.
1.3.5 Xây dựng, chuẩn hoá dòng lưu thông sản phẩm hay thông
tin trong DN.
Nội dung của hệ thống tài liệu quá sơ sài. Các tài liệu
không phản ánh đủ các hoạt động thực tiễn đang diễn
ra.
Trong phần I, chỉ xem xét đến quy trình setup các tài
liệu là các thủ tục.
Quy trình cần tuân thủ các mục tiêu/chính sách của tổ
chức ntn?
VD: Xác định mục đích của quy trình book xe?
I/ Mục đích:
………
Để phân tích các bước trong một quy trình, cần dựa vào
các yếu tố sau:
Input: đầu vào của quy trình gồm những yếu tố nào?
Output: đầu ra của quy trình gồm cấu thành của các yếu
tố nào? GTGT là gì?
Stt Công Điểm kiểm soát Thiết bị sử Tần Tài liệu Người Hồ sơ
đoạn dụng suất hướng thực
Đặc Mức qui Đo Công dẫn hiện
tính/ định lường nghệ
thông
số
Phần Footer:
VI/ Hồ sơ:
mã số: HB/TT-02/BM01.
Phiếu tổng hợp ý kiến khách hàng,
mã số: HB/TT-02/BM02.
Management by Process Docs Part 45
I by Ngo Quang Thuat
2.4 Thủ tục kiểm soát tài liệu
Thủ tục kiểm soát tài liệu là một
trong 6 thủ tục bắt buộc theo tiêu
chuẩn ISO 9001:2000.
Buổi 2:
II - Các tài liệu thuộc hệ thống tài liệu của công ty.
III - Kiểm soát tài liệu của bộ phận.
IV - Kiểm soát hồ sơ.
PHẦN II: HỆ THỐNG TÀI LIỆU CỦA
DN
Sổ tay
Cấp 1
Thủ tục
Cấp 2
Các mục đích khác còn tuỳ thuộc vào từng loại sổ tay.
Theo quan điểm mới, cần xây dựng sổ tay đáp ứng
được mục đích xây dựng sổ tay, đặc biệt phải dễ
hiểu và đảm bảo yêu cầu của các bên quan tâm.
Phần biểu mẫu (tài liệu diễn giải không ghi vào phần
VI mà ghi trực tiếp trong từng phần liên quan).
Có thể phát triển thêm phần mục đích, phạm vi, tài
liệu tham khảo.
Cơ cấu tổ chức.
Uỷ quyền.
Đào tạo.
Lương thưởng.
Kỷ luật…
Bán hàng
Dịch vụ.
Hành chánh.
Kế toán…
Phân biệt khái niệm quy định thông thường và khái niệm
quy định trong hệ thống tài liệu.
+ Theo định nghĩa của ISO 9000: 2000, thì quy định là tài
liệu công bố các yêu cầu (documents stating
requirements).
Nhiệm vụ:
+ Hầu hết các tổ chức chỉ liệt kê các NV của nhân viên mà
không thể hiện trong đó rằng NV đó thực hiện như thế
nào.
+ Chúng ta có thể thiết kế phần nhiệm vụ làm nhiều cột
như nhiệm vụ, tài liệu, yêu cầu..
Quyền hạn.
Nhiều tổ chức tích hợp thêm phần tiêu chuẩn công việc.
HDCV phân làm hai loại chính: theo loại công việc và theo
người sử dụng.
Thông thường HDCV được dùng cho một loại công việc
tương ứng với một người sử dụng thì sẽ thuận lợi hơn trong
việc tiếp cận.
Nội dung và hình thức của HDCV tuân theo thủ tục kiểm
soát tài liệu, và thường được phân thành nhiều bước khác
nhau, có diễn giải chi tiết cho từng bước công việc.
Soạn thảo tài liệu theo hướng dẫn soạn thảo tài liệu.
Chuyển tài liệu cho các bộ phận có ý kiến (nếu tài liệu
liên quan đến phòng ban khác).
Hồ sơ giấy.
Hồ sơ trên mạng/email.