Order-to-Cash (OTC, O2C)

24 Maj 2022
Agenda

• SAP SD Training Course - in Plain English (udemy.com)

• Inquiry
• Quotation
• Sales Order
• Delivery
• Invoice

Page 2 Saturday, October 1, 2022 Presentation title

Process Overview

Inquiry Quotation Sales order Delivery Invoice

Page 3 Saturday, October 1, 2022 Presentation title

Inquiry – zapytanie ofertowe

Przechowuje informacje o zapytaniu potencjalnego klienta odnośnie produktów - zapytanie może przyjść np. w formie
telefonicznej, mailowej i jest wprowadzone ręcznie do systemu SAP) Nie jest dokumentem prawnym. Dokument
zapytania jest dokumentem wewnętrznym, co oznacza, że nie jest wysyłany do klienta.

Informacje jakie zawiera Inquiry to głównie zapytanie o produkty, ilość oraz daty dostarczenia. Więcej szczegółów
można dodać do dokumentu – jak np. cena, ale jest opcjonalne.

Kiedy używamy „Inquiry” ? Jakie branże ? Po co się tego używa? Real –life examples?

Page 4 Saturday, October 1, 2022 Presentation title

Inquiry – Zapytanie ofertowe

• Przykład:

WalMart  informacje o cenie za 100 szt. komputerów stacjonarnych i 100 szt. laptopów  HP
RFI (Request for Information / Inguiry) – zapytanie o określone
produkty, ich ceny, kiedy mogą zostać dostarczone

Kiedy zapytanie zostaje zapisane – otrzymuje swój indywidualny numer. Ułatwia to nie tylko potencjalną
komunikację z klientem, ale także ew. wyszukiwanie dokumentów w systemie

Transakcja Opis
VA11, VA12, VA13 Create, Change, Display
VA15 Inquiries List
V.03 Incomplete Inquiries

Page 5 Saturday, October 1, 2022 Presentation title

Quotation – Oferta

• Jeżeli Walmart postanowi wybrać zapytanie ofertowe sporządzone przez HP, wysyła prośbę o oficjalną
ofertę
Walmart  RFQ (Request for Quotation)  HP

Oferta jest bardzo podobna do zapytania ofertowego i zawiera m.in.:

• Sold-to Party
• Produkt
• Ilość
• Cena
• Data ważności
Inquiry Quotation
Nieformalna Formalna
Nie wiążąca prawnie – jest to Wiążąca prawnie – zawiera zasady i
„propozycja” warunki, określa cenę, ilość, czas
dostawy

Page 6 Saturday, October 1, 2022 Presentation title

Typy dokumentów

Document Category Description Sales Document Types

Inguiry IN
Presales documents
Quotation QT
Standard Sales Order OR
Sales Orders Cash Sales BV
Rush Order SO
Quantity Contract CQ
Maintenance Contract WV
Outline Agreements
Rental Contract MV
Scheduling Agreement DS
Credit Memo Request CR
Complaints Debit Memo Request DR
Returns RE

Page 7 Saturday, October 1, 2022 Presentation title

Item Categories
Item Category Description
AFN Inquiry Item
AGN Standard item in a quotation
AGX Quotation Item
REN Standard Return Item
REQ Full Products Return
RLN Returns Order
TAC Variant Configuration
TAD Service
TAG Generic article
TAK Make-to-order product
TAM Assembly Item
TAN Standard Sales Item
TANN Free of chargé item
TAS Third-Party Item
Page 8 Saturday, October 1, 2022 Presentation title
Quotation – Oferta

Transakcja Opis
VA21, VA22, VA23 Create, Change, Display
VA25 Quotations List
V.03 Incomplete Quotations

Document Type Item Category Schedule Line

IN – Inquiry AFN – Inquiry Item AT – Inquiry Schedule Line
QT – Quotation AGN – Standard Item BV – Consumption MRP
AGNN – Free of chargé Item BN – No MRP
BP – Deterministic MRP

Page 9 Saturday, October 1, 2022 Presentation title

Sales Order – Zlecenie klienta

• Zarówno Inquiry jak i Quotation są działaniami przedsprzedażowymi. To oznacza, że nie ma w nich

jeszcze sprzedaży towarów bądź usług.

Walmart  PO (Purchase Order)  HP

HP  Order Confirmation  Walmart

• Zlecenie klienta jest dokumentem elektronicznym, w którym zarejestrowane są zapotrzebowania klienta

na towary bądź usługi

Transakcja Opis
VA01, VA02, VA03 Create, Change, Display
VA05 List of Sales Orders
V.02 Incomplete Orders

Page 10 Saturday, October 1, 2022 Presentation title

Specjalne zlecenia

Cash Order Rush Order

Kiedy klient będzie płacił gotówką Kiedy klient chce natychmiast odebrać towary
Dostawa tworzona automatycznie – BV Dostawa tworzona automatycznie
Faktura – w referencji do zlecenia Faktura – w referencji do dostawy
Platność księgowana na cash account Płatność może nastąpić później

Dostawa i rozliczenie tego samego dnia Dostawa tego samego dnia, płatność później

Page 11 Saturday, October 1, 2022 Presentation title

Delivery – dostawa

• Dostawa składa się z 3 części:

• Picking – zabranie produktu i ew. przygotowanie do pakowania
• Packing (opcjonalnie) – przygotowanie do transportu, np. zapakowanie rowerów w kartony
• Post Goods Issue – uwzględnienie ruchów materiałów

Transakcja Opis
VL10C Collective Processing of Documents due
for Delivery
VL01n, VL02n, VL03n Create, Change, Display
VL06O Outbound Delivery Monitor
VL09 Storno

Page 12 Saturday, October 1, 2022 Presentation title

Invoice – Faktura

• Fakturowanie obejmuje jedynie towary dostarczone – więc jeżeli zlecenie obejmowało 100szt.
komputerów oraz 100szt. laptopów, a dostarczyliśmy jedynie po 95szt. – Walmart będzie jedynie płacił
za 190szt.

Transakcja Opis
VF01, VF02, VF03 Create, Change, Display - Invoice
VF04 Process Billing Due List
VF06 Background processing
VF21, VF22, VF23 Create, Change, Display – Invoice List
VF26 Cancel / Reverse
VF24 Work List for Invoice Lists

Page 13 Saturday, October 1, 2022 Presentation title