Total Quality Control /Quality Control Circle PDCA 8 Langkah

II. PDCA 8 Langkah

PLAN (Perencanaan)
Langkah 1 : Menemukan Persoalan/Tema
Langkah 2 : Menemukan Sebab dari Persoalan
Langkah 3 : Mempelajari Faktor-faktor Apakah yang Paling
Berpengaruh
Langkah 4 : Merencanakan Penanggulangan

DO (Pelaksanaan)
Langkah 5 : Melaksanakan Penanggulangan

CHECK (Penelitian Hasil)

Langkah 6 : Memeriksa Hasil

ACTION (Penindaklanjutan)
Langkah 7 : Standarisasi
Langkah 8 : Rencana Berikut
 Total Quality Control /Quality Control Circle PDCA 8 Langkah

II. PDCA 8 Langkah

8 RENCANA BERIKUT

1
MENEMUKAN
PERSOALAN/TEMA

7 STANDARISASI

2
MENEMUKAN SEBAB
DARI PERSOALAN TIDAK TERLIHAT
PENGARUHNYA MEMERIKSA HASIL

6 & DAMPAK
PERBAIKAN
MEMPELAJARI FAKTOR-

3 FAKTOR APAKAH YANG

PALING BERPENGARUH

5
TAHU
MELAKSANAKAN
PENANGGULANGAN
PENYEBABNYA

4
MERENCANAKAN
PENANGGULANGAN
 Total Quality Control /Quality Control Circle PDCA 8 Langkah

Langkah 1 : Menemukan Persoalan / Tema

1. Memutuskan Tema
 Menyidik Masalah/Program Peningkatan.
o Apakah ada kesulitan atau masalah yang dirasakan, atau perlu adanya program
perbaikan?
o Apakah akan timbul masalah atau ada program perbaikan baru?
o Apakah ada masalah di unit kerja lain terutama pada proses berikut diakibatkan
oleh unit kerja kita?
o Adakah sesuatu yang berguna untuk pencapaian target atau rencana dari
perusahaan.
 Daftar Masalah/Program peningkatan yang mungkin diselesaikan berdasarkan data
atau Brainstorming..

 Evaluasi Prioritas Masalah/Perbaikan

o Tingkat kesulitan dalam menanggulangi.
o Hubungan dengan target dan rencana dari perusahaan.
o Perkiraan penyelesaian waktu.
o Hasil yang diharapkan.
o Tingkat pengertian atau pengetahuan tentang tema.
o Tingkat kepentingan/kegawatan, mendesak atau tidak mendesak.
 Total Quality Control /Quality Control Circle PDCA 8 Langkah

Langkah 1 : Menemukan Persoalan / Tema

 Teliti kondisi yang ada pada saat ini dari 2 Masalah/Program Perbaikan yang
berdasarkan evaluasi menempati urutan 1 dan 2.

 Putuskan tema yang akan diambil.

Kata-kata yang dipakai untuk tema umumnya terdiri dari kata kerja yang
mempunyai arti penanggulan, diikuti dengan apa yang akan ditanggulangi.
Penyebabnya.

2. Mengumpulkan Data
 Kumpulkan data yang berkaitan dengan tema.
 Apabila tidak ada data lampau, kumpulkan data sekarang ke depan
 Kelompokan Data sehingga masalah dalam tema menjadi jelas.
 Tentukan masalah dengan mengukur berapa penyimpangannya dengan tolak ukur
yang ada.
 Masalah yang sudah diketahui penyebabnya segera dilakukan tindakan penanggulan,
sedangkan masalah yang belum diketahui penyebabnya perlu dianalisis penyebabnya.
 Total Quality Control /Quality Control Circle PDCA 8 Langkah

Langkah 2 : Menemukan Sebab dari Persoalan

 Setelah memilih masalah/program perbaikan yang akan diselesaikan pada langkah

ini kita akan menentukan penyebab dari permasalahan. Jika yang akan dikerjakan
adalah program perbaikan maka carilah faktor-faktor keberhasilan dari program-
program tersebut.

 Apabila ruang lingkup masih terlalu luas, lakukan pengelompokan atau stratifikasi
terlebih dahulu.

 Bila masalah terjadi pada rangkaian proses yang panjang, kelompokan proses untuk
mengetahui di proses bagian mana terjadi masalah.

 Susun Diagram Sebab Akibat (Fish Bone Diagram) dengan cara brainstroming untuk
memasukan semua faktor penyebab yang mungkin.
 Total Quality Control /Quality Control Circle PDCA 8 Langkah

Langkah 3 : Mempelajari Faktor-faktor yang Paling Berpengaruh

Cara yang biasa dipakai untuk mengadakan uji coba penyebab/faktor yang
paling mungkin atau berpengaruh :
 Dengan data dan teknik Pareto.

 Pilihlah penyebab/faktor yang dapat dikendalikan.

 Apakah ada korelasi antara sebab dan akibat / faktor

dan hasil (Diagram Pencar).

 Lakukan pengujian apabila dimungkinkan.

 Cara Voting HARUS dihindari.

 Total Quality Control /Quality Control Circle PDCA 8 Langkah

Langkah 4 : Merencanakan Penanggulangan

 Penanggulangan dilakukan untuk mengatasi penyebab-penyebab yang ditemukan dalam

analisa.

 Pasti rencana-rencana yang tidak relevan dengan faktor penyebab sebaiknya tidak
dimasukan.

 Perjelas rencana dengan formula 5W2H

o What Menunjukan penyebab/faktor dan sebaiknya dipertegas
akibat sebelum ditanggulangi.
o Why Alasan terjadinya
o Where Menunjukan tempat kejadian
o When Menunjukan jadual waktu yang diperlukan untuk penanggulangan
.
o Who Menunjukan siapa penanggung jawab atau PIC nya
o How Menunjukan cara/metoda yang diperlukan untuk penanggulangan.

o How Much Menunjukan anggaran biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan

rencana penanggulangan.
 Total Quality Control /Quality Control Circle PDCA 8 Langkah

Langkah 4 : Merencanakan Penanggulangan

Specific Sasaran harus dinyatakan secara khusus, terfokus

dan tidak bias

Measurable Ukuran keberhasilan harus dirumuskan dengan jelas

Attainable Ukuran keberhasilan harus dapat membuat orang

merasa tertantang, meningkatkan motivasi dan
semangat juang

Realistic Ukuran keberhasilan harus masuk di akal tetapi

masih dapat menjawab tantangan di atas

Time Phased Waktu pencapaian harus sudah ditentukan dari

awal sebagai acuan keberhasilan
 Total Quality Control /Quality Control Circle PDCA 8 Langkah

Langkah 5 : Melaksanakan Penanggulangan

 Laksanakan penaggulangan sesuai dengan rencana yang telah dibuat

 Semua orang yang terlibat harus berperan aktif sesuai dengan pembagian tugas yang
telah disepakati.
 Kumpulkan data dan catatlah hal-hal yang menyimpang selama pelaksanaan .

Langkah 6 : Memeriksa Hasil

 Periksa hasil dengan menggunakan tolak ukur/control point. Cara yang dilakukan sama
dengan cara analisa masalah sehingga hasil sebelum dan sesudah penanggulangan
dapat dibandingkan.
 Dapatkan seberapa banyak pencegahan telah dilakukan,seberapa baik pencegahan
telah dilakukan.
 Perlihatkan/konversikan hasil dengan nilai uang dan bandingkan dengan target semula
agar manfaat yang diperoleh dapat lebih jelas.
 Periksa apakah semua rencana penanggulangan telah berhasil dengan baik. Jika
kerusakan masih muncul berarti penagulangan tak berhasil, sebaiknya kembali ke
langkah 3
 Total Quality Control /Quality Control Circle PDCA 8 Langkah

Langkah 7 : Standarisasi
2 Alasan Utama diperlukannya standarisasi :
1. Tanpa standard, Tindakan penanggulangan yang sudah dilakukan, dengan berjalannya
waktu sedikit demi sedikit akan dilupakan dan cara lama akan dipakai lagi.

2. Tanpa standard, Masalah akan muncul jika ada pergantian pelaksana.

Langkah 8 : Rencana Berikut

 Kemukakan masalah-masalah dan program perbaikan yang masih ada. Kita tidak dapat
menekuni hanya satu masalah untuk jangka waktu yang tidak terbatas agar bisa dicapai
hasil yang optimal.
 Mesti target tidak tercapai, sebaiknya dibuat daftar apa yang sudah dilakukan dan apa
yang belum dilakukan.
 Buat rencana tentang apa yang akan dilakukan dengan masalah-masalah yang masih
ada.
 Pikirkan dan analisa apa yang sudah berjalan dengan baik dan yang belum berjalan
dengan baik.
 Masalah-masalah yang penting dipilih sebagai tema untuk kegiatan di masa yang akan
datang.