Fundamental and Basic

Accounting Principles Affecting

the Barangay
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

Session Overview
 Learning Objectives
 Basic Concepts
 Fundamental Principles
 General Accounting Policies
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

Learning Objectives
At the end of the session, the participants will be able
to identify the applicable fundamental and basic
accounting principles governing the particular
situation.
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

Basic Concepts
Fundamental Principles are basic principles in
financial management which could be applicable to all
LGUs and not only to Barangays.
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

Basic Concepts
General Accounting Policies are those basic
accounting policies applicable to barangays and may or
may not be applicable to other LGUS.
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

Fundamental Principles (Pangunahing Panuntunan)

No money shall be paid out of the
local treasury except in pursuance of
an appropriations ordinance or law.
Local government funds and monies
shall be spent solely for public
purposes.
No public money or property shall be
appropriated or applied for religious
or private purposes.
Walang salapi mula sa local na
tresoreya ang dapat gastusin maliban
kung sang-ayon sa isang ordinansa or
batas sa aproprasyon.
Ang mga pondo o pananalapi ng lokal
na pamahalaan ay nararapat na
gamitin lamang sa mga layuning
pambayan.
Walang pananalapi o kagamitan ng
pamahalaan ang isasama sa
aproprasyon o gagamitin para sa
pribado or pangrelihiyong layunin.
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

Fundamental Principles (Pangunahing Panuntunan)

Disbursements or disposition of Ang paggasta o paggamit ng pondo at

government funds or property shall kagamitan ng pamahalaan ay
invariably bear the approval of the nangangailangan ng pagpapatibay o
proper officials lagda ng kinaukulang kawani o
opisyal ng pamahalaan.

Lahat ng kahilingan sa pondo ng

All claims against government funds pamahalaan ay kainakailangang may
shall be supported with complete kalakip ng nararapat na dokumento o
documentation. kasulatan.
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

Fundamental Principles (Pangunahing Panuntunan)

Local revenues are generated only Ang mga lokal na kita ay

from sources expressly authorized
by law or ordinance and
collections thereof shall be at all
times be acknowledged properly.
magmumula lamang sa mga
hayagang pahintulot ng batas o
ordinansa at ang paglikom niyon
ay kinakailangang may maayos
na pagtanggap sa lahat ng
pagkakataon.
 Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay
Fundamental Principles (Pangunahing Panuntunan)
All monies officially received by a local
government officer in any capacity or on
any occasion shall be accounted for as
local funds, unless otherwise provided
by law.
 
All collections shall be deposited intact
with government depository bank or
other authorized depository bank for the
account of the barangay, except those
collections to be remitted to the
City/Municipal (C/M) Treasurer
Ang lahat ng pananalapi na opisyal na
tinanggap ng isang kawani ng pamahalaan
sa ano mang katayuaan o sa anumang
okasyon ay dapat na ituring na pondo ng
lokal na pamahalaan maliban kung may
ibang itinatadhana ang batas.
Lahat ng koleksyon ay dapat na ideposito
ng buo sa isang bangko ng pamahalaan o
sa isang bangkong may kaukulang
awthoridad sa pangalan ng barangay
maliban sa mga koleksyon na dapat na
iremit sa Tesorero ng Siyudad o Munisipyo.
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

Fundamental Principles (Pangunahing Panuntunan)

Trust funds in the local treasury shall Ang mga pondong ipinagkatiwala sa
be paid out only for the purpose for Tesorerya ay nararapat lamang
which the trust was created or the gamitin para sa kinauukulang
funds received. layuning ng paglikha o pagtanggap
  ng pondo.

Fiscal responsibility shall be shared Ang pananagutan sa pananalapi ay

by all those exercising authority over babalikatin ng lahat ng tumutupad ng
the financial affairs, transactions, and kapangyarihan sa mga pinansyal na
operations of the barangays. gawain, transaksyon at operasyon ng
barangay.
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

Fundamental Principles (Pangunahing Panuntunan)

Every officer of the barangay Ang bawat opisyal ng barangay

whose duties permit or require the
possession or custody of local
funds shall be bonded, and such
officer shall be accountable and
responsible for the said funds and
for the safekeeping thereof in
conformity with the provisions of
the law
na may tungkulin o nagtatakda na
humawak o mag-ingat ng lokal na
pondo ay kinakailang ang
bonded, at ang sinasabing opisyal
ay mananagot at responsable sa
mga nabanggit na pondo at sa
pag-iingat noon ng naaayon sa
mga probisyon ng batas.
 Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

General Accounting Policies (Pangkalahatang Patakaran sa

• Pagtutuos)
For accounting purposes, the fiscal Para sa patakarang pagtutuos, ang piskal na
year for the barangay shall start on taon sa Barangay ay magsisimula sa Unang
January 1st and end on December 31st araw ng Enero at magtatapos sa
of each year. ikatatlumput-isa ng Disyembre ng bawat
taon.

• Barangay accounts shall be kept under Ang kuwenta ng Barangay ay nararapat na

a double-entry bookkeeping system.
• The barangay financial transactions
shall be recorded using the Chart of
Accounts prescribed by the
Commission on Audit.
isaad o iulat sa pamamagitan ng “double
entry system”.
Ang mga transaksiyon na nauukol sa
pananalapi ng Barangay ay nararapat na iulat
na gamit ang Tsart ng Kwenta na itinakda
ng Komisyon sa Awdit.
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

General Accounting Policies (Pangkalahatang Patakaran sa

Pagtutuos)
• Barangay books of accounts shall Ang pinansyal na rekord ng barangay
consist of: ay ang mga:

1. Journal of Cash Transactions 1. Journal of Cash Transactions

(JCT); (JCT);
2. General Journal (GJ); 2. General Journal (GJ);
3. General Ledger (GL); and 3. General Ledger (GL); and
4. Subsidiary Ledgers (SL) 4. Subsidiary Ledgers (SL)

which shall be maintained by the na nararapat ingatan ng barangay

barangay bookkeeper under the direct bookkeeper sa ilalim ng masusing
supervision of the C/M Accountant. superbisyon ng Akawntant ng
Lungsod o bayan.
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

General Accounting Policies (Pangkalahatang Patakaran sa

Pagtutuos)
• Cash transactions shall be
recorded in the JCT and non-cash
transactions shall be recorded in
the GJ through a Journal Entry
Voucher (JEV)
Ang mga transakyon sa kash ay
nararapat na itala sa JCT at ang mga
non-kash na transakyon ay itatala sa
GJ sa pamamagitan ng Journal Entry
Voucher (JEV).

• Funds granted to barangays for Ang pondo na ipinagkaloob sa

specific purpose shall be barangay para sa natatanging
recognized as Special Trust Fund kadahilanan ay dapat na ituring na
(STF) Special Trust Fund (STF).
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay
General Accounting Policies (Pangkalahatang Patakaran sa
Pagtutuos)
• Subsidies and grants for specific
purpose shall be accounted for as
trust liability. Once the conditions
are met, the portion of the grant
corresponding to expenditures
incurred shall be recognized as
income, and the expenditure as
expense or assets as the case
maybe.
Ang mga tulong na pondo mula sa
gobyerno at mga kaloob para sa
natatanging kadahilanan ay dapat na
ituring na trust liability. Kapag
natupad na ang mga kondisyon, ang
parte ng tulong na pondo na katugma
ng gugulin o nagastos ay ituturing na
kita at ang nagastos ay gugulin or
asets, depende sa kaso.
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

General Accounting Policies (Pangkalahatang Patakaran sa

Pagtutuos)
• Unspent Local Disaster Risk Ang mga hindi nagasta na Local
Reduction and Management Fund Disaster Risk Reduction and
(LDRRMF) shall be recorded as Management Fund (LDRRMF) ay
STF. itatala na STF.

• Appropriations and Obligations Aproprasyon at obligasyon ay itatala,

shall be recorded, monitored and imomonitor at pangangasiwaan gamit
controlled using the Record of ang Record of Appropriations and
Appropriations and Obligations Obligations (RAO)
(RAO)
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

General Accounting Policies (Pangkalahatang Patakaran sa

Pagtutuos)
• A Cashbook shall be Ang Cashbook ay nararapat na
maintained and updated daily ingatan at isaspanahon araw araw.

• Revenues shall be classified as Ang mga Kita ay iuuri o

exchange and non-exchange ikaklasipika sa exchang o non-
exchange
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

General Accounting Policies (Pangkalahatang Patakaran sa

Pagtutuos)
• Revenue from non-exchange Ang mga Kita sa non-exchange na
transactions: transaksiyon ay:

a. Taxes – revenue shall be a. Taxes o buwis - ang kita ay

recognized when the taxable
event occurs and the asset
recognition criteria are met.
kikilalanin kapag ang okasyon
na kinakailangan buwisan ay
nangyari at ang pamantayan sa
pagkilala ng pag-aari ay
nasunod.
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

General Accounting Policies (Pangkalahatang Patakaran sa

Pagtutuos)
b. Transfers b. Paglilipat ng pondo

1) transfers without 1. paglilipat na walang

condition are recognized kondisyon ay kinikila na
as revenues kita

2) transfers with conditions 2. paglilipat na may

are recognized as liability kondisyon ay kinikilala na
and the corresponding pagkakautang na
liability is reduced when nababawasan habang ang
conditions are satisfied kondisyon ay antutupad
 Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay
General Accounting Policies (Pangkalahatang Patakaran sa
Pagtutuos)
Revenue from exchange transactions
shall be recognized upon receipt of assets
or services, or extinguishment of
liability, and directly gives/renders
service of approximately equal value.
All collections of the barangay shall
accrue to the General Fund unless
otherwise provided by law.
Payment in kind shall be recognized at
fair value.
Ang kita sa exchange transaction ay
kikilalanin pagkatangap ng aset o kaukulang
paglilingkod o pagkabayad ng pagkakautang,
at ang tuwirang pagkabigay ng paglilingkod
ng humigit kumulang na katumbas na
halaga.
Ang lahat ng koleksyon ng barangay ay
mapupunta sa General Fund o Pondong
Pangkalahatan maliban kung mayroong
ibang isinasaad sa batas.
Ang kabayaran na “in kind” ay kikilalanin
at “fair value”.
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

General Accounting Policies (Pangkalahatang Patakaran sa

Pagtutuos)
Expenses shall be recognized when Ang mga gastusin ay kikilalanin kapag
incurred. naganap na.

All lawful expenditures and Ang lahat ng gastusin at obligasyon na

obligations incurred during a fiscal naaayon sa batas na naganap sa piskal na
year shall be taken up in the accounts taon ay kikilalanin sa akawnts ng taong
of that year. iyon.

Liabilities shall be recognized at the Ang mga pagkakautang ay kikilalanin sa

time goods and services are accepted pagkakataong ang mga ariarian o
or rendered. serbisyo ay tinanggap or naisagawa.
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay
General Accounting Policies (Pangkalahatang Patakaran sa
Pagtutuos)
Inventories shall be reassessed to lower
of cost and net realizable value or
replacement cost if held for
distribution/consumption at every
reporting date.
Supplies and materials including drugs
and medicines shall be recorded in the
appropriate Inventory account. The cost
of the inventory items shall be assigned
using the weighted average method.
Ang mga inbentaryo ay iaasess sa “lower
or cost and net realizable value or
replacement cost” kung ito ay nalalaan
upang ipamahagi/gamitin sa bawat
”reporting date”
Ang “supplies and materials” kabilang na
ang drugs and medicines o mga gamit ay
irerekord sa naaayong akawnt ng
inbentaryo. Ang halaga ng inbentaryo ay
itatalaga gamit ang “weighted average
method”.
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

General Accounting Policies (Pangkalahatang Patakaran sa

Pagtutuos)
When inventories are sold or
utilized, the carrying amount of those
inventories shall be recognized as
expense. Any write-down of
inventories shall be recognized as an
expense in the period the write-down
occurs.
Kapag ang inbentaryo ay ipinagbili o
ginamit, ang “carrying amount” ng mga
ito ay kikilalanin na gastusin. Kung
mayroong “write down” ng inbentaryo,
ito ay kikilalanin na gastusin sa
panahon kung kailan nangyari ang
“write down”.

Biological Asset shall be recognized Ang biological asset ay kikilalanin at

and revalued to its fair value less irerebalyu sa “fair value less cost to
cost to sell at acquisition and every sell” sa pagkakuha at sa bawat
reporting date “reporting date”.
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

General Accounting Policies (Pangkalahatang Patakaran sa

Pagtutuos)
Property, plant and equipment (PPE)
shall be recognized as assets if it is
probable that the future economic
benefits or service potential
associated with the PPE will flow to
the entity, and the cost or fair value
of the item can be measured reliably.
Ang Property, Plant and Equipment ay
kikilalanin na aset kapag may
pagkakataon na magroon ng benepisyong
pang-ekonomiko na makakamit sa mga
susunod na panahon o di kaya’y may
makukuhang potensiyal na serbisyo
kaugnay sa PPE na pupunta sa “entity”,
at ang halaga o “fair value” nito ay
masusukat ng makatarungan.

PPE shall be recorded when actually Ang PPE ay irerekord kapag aktual ng
received.  natanggap.
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

General Accounting Policies (Pangkalahatang Patakaran sa

Pagtutuos)
Property (land and building) held to
earn rentals or for capital
appreciation or both shall be
classified as Investment Property and
measured at cost.
Ang Property (land and building o lupa at
gusali) na hinahawakan para kumita ng renta
o upa o para sa “capital appreciation” o sa
parehong kadahilanan ay iiklasipika na
“Investment Property” at susukatin sa
halaga nito.

PPE used in barangay operation shall Ang PPE na ginagamit sa pamamalakad ng

be subject to depreciation using the
straight line method after deducting a
residual value equivalent to 5 per
cent of the cost of the property and
equipment.
barangay ay lalapatan ng depreciation
gamit ang straight line method pagkatapos na
bawasin ang residual value na katumbas ng
5 porsiyento ng halaga ng ariarian o
kasangkapan.
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

General Accounting Policies (Pangkalahatang Patakaran sa

Pagtutuos)
Depreciation of an asset begins when
it becomes available for use (when it
is in the location and condition
necessary for it to be capable of
operating in the manner intended by
management).
Ang depreciation ng isang aset ay
nagsisimula kapag ito ay naging handa
upang gamitin (kapag ito ay nasa lugar at
kondisyon na kinakailangan para ito ay
magamit sa paraang kinikilala ng
pangasiwaan.

All public infrastructures shall be

recognized as asset in the books of Lahat ng impraestruktura ay kikilalanin
accounts and shall be provided with na aset sa aklat ng mga akawnts and ito
depreciation in the same manner as ay lalapatan ng depreciation sa katulad na
PPE. paraan ng PPE.
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

General Accounting Policies (Pangkalahatang Patakaran sa

Pagtutuos)
Impairment for all assets shall be
recognized whenever the carrying
value is more than the recoverable
amount.
Ang “impairment” ng lahat ng asets
ay kikilalanin kapag ang “carrying
value” nito ay mas malaki sa halagang
makukuha ng pabalik.

All borrowings and secured loans Lahat ng mga “borrowings “ at

shall be recorded in the barangay
books using the appropriate liability
accounts. It shall be measured at
amortized cost.
pautang na may kaukulang panagot
ay irerekord sa aklat ng kwenta ng
barangay gamit ang nararapat na
“liability account”. Ito ay susukatin
sa “amortized cost”
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

General Accounting Policies (Pangkalahatang Patakaran sa

Pagtutuos)

A monthly Bank Reconciliation Ang buwanang ulat ng

Statement shall be prepared by rekonsilyasyon ng transaksiyon
the C/M Accountant upon sa bangko ay gagawin ng
receipt of the bank statement. akawntant ng C/M pagkatanggap
ng ulat ng bangko.
Fundamental Principles and Basic
Accounting Policies Governing the Barangay

EXERCISE