SCM500 - Ch2 Données de Base

Chapitre 2 : Données de base
Formation
SAP MM
(Gestion des stocks et des achats )
SCM500 Processus d'approvisionnement
2023
Données de base dans le processus d'approvisionnement
 La fiche article et la fiche fournisseur

constituent les données de base les plus
importantes dans le processus
d'approvisionnement.
 Lorsque vous créez des documents d'achat, le système facilite la saisie de données en
copiant des données des fiches existantes dans des documents d'achat comme des valeurs
par défaut. Il copie également des données telles que des unités de quantité et les
désignations d'article à partir de la fiche article. Les données de la fiche fournisseur
comprennent des données sur les adresses et le paiement. Vous pouvez stocker des données
sur un article particulier (par exemple, le délai de livraison et le prix d'achat) pour un
fournisseur dans des fiches infos-achats.
2
Processus d'approvisionnement externe
Sommaire
1) Gestion des fiches fournisseurs
2) Gestion de fiches articles
3) Utilisation d'aides à la saisie pour la gestion des données de base
4) Exécution de la gestion en masse
3
4
Fiche fournisseur : Données de base
 Dans la gestion comptable, le fournisseur est considéré comme un partenaire commercial

créditeur de l'entreprise.
 La fiche fournisseur est donc gérée par la gestion comptable et les achats.
5
Fiche fournisseur : Niveaux organisationnels
 Vous décidez de gérer les fiches fournisseurs dans :
• un emplacement central
(toutes les données sont gérées ensemble)
• ou de manière décentralisée
(chaque service gère ses propres données).
Gestion décentralisée : Si vous accordez à votre personnel du service Achats pour les
transactions MK01, MK02 et MK03, ils pourront gérer les données générales d'adresse et de
pilotage ainsi que les données propres aux achats. Le personnel comptable autorisé devra saisir
les données concernant les opérations de paiement et les données propres à la société.
Gestion centralisée : Si les membres du personnel sont autorisés à gérer les fiches fournisseurs
avec les transactions XK01, XK02 et XK03. ils pourront modifier toutes les données des fiches
fournisseurs.
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Fiche fournisseur : Niveaux organisationnels
 Lorsque vous créez une fiche fournisseur, vous devez choisir le groupe de comptes auquel
affecter ce fournisseur.
 Le groupe de comptes permet de contrôler les écrans et les zones relatifs à votre partenaire
qui sont affichés et activés pour la saisie.
Remarque : Vous pouvez gérer les groupes de comptes dans le Customizing :

Logistique -données générales Partenaire  Fournisseur  Pilotage  Déterminer
groupes de comptes et options de zones fournisseur.
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Fiche fournisseur : Groupe de comptes
Une fiche fournisseur CPD est utilisée dans les documents d'achat et dans les factures pour un
fournisseur auquel l'entreprise fait rarement appel et qui ne dispose pas de fiches distinctes.
Cela vous permet de travailler sans fiche propre au fournisseur si vous souhaitez acheter une
seule fois des articles ou des services à un fournisseur.
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Fiche fournisseur : fournisseur CPD
 Contrairement aux autres fiches, vous pouvez utiliser une fiche fournisseur CPD
pour plusieurs fournisseurs. Ainsi, aucune donnée propre au fournisseur, t elle qu'une
adresse ou des coordonnées bancaires, n'est stockée pour les fournisseurs CPD.
Ces données sont enregistrées uniquement dans le document approprié.
 Lorsque vous créez un document d'achat ou de facturation pour un fournisseur CPD,

le système ouvre automatiquement un écran de données supplémentaire sur lequel vous
pouvez saisir les données spécifiques telles que le nom, l'adresse et les coordonnées
bancaires du fournisseur.
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Fiche fournisseur : fournisseur CPD
Le numéro du fournisseur est utilisé comme numéro auxiliaire dans la comptabilité financière.
Dans la comptabilité auxiliaire, les dettes totales sont enregistrées pour chaque fournisseur.
Lorsque vous créez une fiche fournisseur, vous devez gérer un compte collectif. Le compte
collectif est un compte de la comptabilité générale. Il représente les dettes de l'entreprise envers
plusieurs fournisseurs au niveau de la comptabilité générale.
Lors de la saisie de factures, vous spécifiez le fournisseur. Le système utilise alors le compte
collectif figurant dans la fiche fournisseur.
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Fiche fournisseur : Compte collectif
 Le fournisseur peut avoir différentes fonctions lors de ses relations avec votre entreprise.
 La gestion de fonctions partenaires dans la fiche fournisseur vous permet de répartir une ou
plusieurs de ces fonctions à des fiches fournisseur différentes.
11
Fiche fournisseur : Fonctions partenaires
... Utilisons le système !
Groupe de comptes : ZTMM
Société______________ : 1000
Organisation d’achats__ : 1000
Fournisseur__________ : T-K500Y##
12
XK01 : Créer fiche fournisseur
Créez la fiche fournisseur T-K500Y## de manière centralisée pour les niveaux organisationnels
Société 1000 et Organisation d'achats 1000.
Créez cette fiche fournisseur avec le groupe de comptes ZTMM.
Ecran Zone Valeur
Titre de civilité Entreprise
Nom Highspeed Gr. ##
Crit. recherche 1/2 SCM500-##
Rue/numéro Lincolnstra.Be 99
Adresse
Code postal/ville 81549 Munich
Pays DE (Allemagne )
Région 09 (Bavière)
Langue Français
Tenue de compte Comptabilité Cpte collectif 160000
Opérations de paiement Comptabilité Cond. Paiemt. 0002
Devise de la cde EUR
Données achats
Gond. paiement 0002
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2) Gestion des fiches articles
Puisque les articles sont traités par différents services dans une entreprise et que chaque service
stocke des informations différentes sur les articles, les informations contenues dans la base de
données articles sont regroupées par services. Chaque service possède une vue différente de la
fiche article et est responsable de la gestion des données garantissant son fonctionnement.
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Fiche article
Certaines données article sont valables pour tous les niveaux organisationnels alors que d'autres
ne sont valables que pour certains niveaux.
 Données au niveau mandant : sont stockées à ce niveau les données article générales
valables pour l'ensemble de l'entreprise.
 Données au niveau division : sont stockées à ce niveau toutes les données valables au sein
d'une division et valables pour tous les magasins qui la composent.
 Données au niveau magasin : sont stockées à ce niveau toutes les données valables pour un
magasin particulier.
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Base de données articles : niveaux organisationnels
Les écrans de données de la gestion des fiches articles sont subdivisés selon les types
suivants :
 Niveau de gestion principal : Il s'agit des écrans propres à chaque service tels que les données
de base, la planification des besoins en composants, etc.

 Niveau de données supplémentaire : Ces écrans contiennent des informations
19 supplémentaires telles que les unités de quantité alternatives, les désignations d'articles et
Ecrans de données dans la gestion de fiche article
A partir de l'écran initial, vous allez successivement dans deux boîtes de dialogue. Dans la
première, vous spécifiez les vues que vous souhaitez traiter. La deuxième vous permet de définir
les niveaux organisationnels concernés. Vous basculez ensuite vers les écrans de données.
Vous pouvez modifier la séquence standard d'écrans en modifiant les valeurs par défaut.
Certains écrans ne sont pas intégrés dans la séquence d'écrans standard. Vous ne pouvez
accéder à ces écrans qu'en les choisissant de manière spécifique dans la barre de menus.
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Gestion d'une fiche article - séquence d'écrans
Le type d'article permet de paramétrer :

 le type d'attribution de numéros (interne ou externe) ;
 l'intervalle de tranche de numéros autorisé ;
 les écrans qui sont affichés et l'ordre dans lequel ils apparaissent ;
 les données propres au service proposées pour la saisie ;
 le type d'approvisionnement autorisé pour un article,
Le type d'article détermine également les comptes concernés par l'entrée d'un article en stock
ou la sortie d'un magasin.
21
Gestion d'une fiche article - Type d'article
Tout comme le type d'article, la branche a une fonction de gestion dans SAP.
Lorsque vous créez une fiche article, la branche définit :
 les écrans qui sont affichés et l'ordre dans lequel ils apparaissent ;
 les zones propres à la branche qui doivent apparaître sur chaque écran.
Dans le Customizing, vous pouvez définir de nouvelles branches et gérer la référence de zone
afin de paramétrer la sélection de zones selon les besoins propres à votre entreprise.
22
Gestion d'une fiche article - Branche
Une fois qu'un service a créé des données pour un article, la fiche article correspondante existe
dans la base de données. Si une personne d'un autre service souhaite entrer des données, elle
doit développer (ajouter) les informations à partir de son service. Le système développe
également une fiche article lorsque les données relatives à un article sont enregistrées dans
d'autres niveaux organisationnels.
Utilisez la transaction Créer fiche article

(MM01) pour développer une fiche article
en ajoutant des vues ou des niveaux
organisationnels manquants.
La transaction Modifier article (MM02)

vous permet uniquement de modifier les
données des vues et niveaux
organisationnels déjà gérés.
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Gestion d'une fiche article - Développement de la fiche article
Créez une nouvelle fiche article portant le numéro T-MSOOZ##.
o Branche : M: Constructions mécaniques
o Type d'article : 1801 :Matière première.
Créez les vues

 Données de base 1 :
o La désignation de l'article en FR : Feu avant extra lumineux-##.
o La désignation de l'article en EN : Extra bright front light-##.
o L'unité de quantité de base : ST.
o groupe de marchandises : 003 (Ampoules).
o Le poids brut : 4 kg.
o le poids net : 3, 8 kg.
 Achats :
o Groupe d'acheteurs : T##
o Le temps de réception : 1 jour.
o Les rappels (relances) au sujet des marchandises non livrées doivent être envoyés
10, 20 et 30 jours après la date de livraison prévue.
o Les livraisons incomplètes ou excédentaires de l'article ne sont pas acceptées.
24
Exercice 6 : Création d'une fiche article
 Texte de commande d'achat :

o en FR : L'article fourni doit être conforme à notre spécification technique n°65432.
o en EN : the supplied article must comply with our technical specification n° 65432.
 Donn. div./ stockage 1 (division 1000, Magasin 0001) : L’article doit être stocké à
l'emplacement BL-01 dans le magasin 0001.
Enregistrez votre commande et relevez le numéro de la commande.
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Q2 : Affichez la fiche article. Quelles sont les vues proposées pour l'affichage?
31
Q1 : 1. Les données de comptabilité ont été fournies pour l'article T-MSOOY##.

Développez la fiche article en ajoutant les données de comptabilité pour la division 1000.
L'article est affecté à la classe de valorisation Matières premières 1.
Cet article est valorisé selon la procédure du Prix moyen pondéré.
Le prix de valorisation s'élève à 80 EUR.
S1 : Sélectionnez Logistique  Gestion des articles  Fiche article  Article  Créer

(général)  Immédiatement (MM01).
32
Exercice 7 : Développement d'une fiche article
33
Exercice 7 : Développement d'une fiche article
3) Utilisation d'aides à la saisie
34
Aides à la saisie pour une fiche article
Les aides à la saisie qui suivent simplifient la gestion de la fiche article :
• Options : permet une entrée des données plus rapide en paramétrant les niveaux
organisationnels et les vues les plus utilisés. Ces valeurs par défaut sont spécifiques à
l'utilisateur et peuvent être remplacées.
MM01
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• Entrée groupée des données magasin : la création de plusieurs magasins en une étape
permet de diminuer considérablement le temps de saisie des données. si la fiche article
existe déjà, il est possible de lui ajouter les données propres au magasin, manuellement ou
automatiquement, en procédant comme suit :
 Manuellement : Utilisez la saisie groupée pour saisir manuellement les magasins d'une
fiche article. Cette procédure est bien plus rapide que la saisie individuelle des données
pour chaque magasin. (transaction MMSC).
36
 Automatiquement : Le système ajoute automatiquement les données magasin à la fiche
article après le premier enregistrement d'entrée de marchandises. Toutes les données
faisant référence au magasin concerné sont mises à jour dans la fiche article. Le système
doit être configuré en conséquence dans le Customizing sous Gestion des stocks et
inventaire Créer automatiquement magasin.
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Les aides à la saisie qui suivent simplifient la gestion de la fiche article :
• Article de référence : permet une saisie plus rapide des données en reprenant les données
pertinentes issues de fiches articles existantes.
• Profils : permet une saisie plus rapide des données en

reprenant des données du profil de planification ou de
prévisions dans la vue concernée.
• Gestion en masse : permet de modifier les données de plusieurs fiches article au moyen
d'une seule procédure.
38
Pour simplifier la création des fiches fournisseur, vous pouvez utiliser un fournisseur existant
comme référence. Il reprend de la référence les données.
Remarque :
a) Vous pouvez bloquer la fiche fournisseur (par exemple, pour des fournisseurs qui livrent des
produits de qualité médiocre). Lorsque le code de blocage est défini, vous ne pouvez plus
passer de commandes à ce fournisseur.
b) dans le répertoire des sources d'approvisionnement, il est possible de bloquer un
fournisseur que pour un article.
39
Aides à la saisie pour une fiche fournisseur
Q1 : . Création d’une fiche article par copie à une autre fiche article.
Créez la fiche article T-MSOOY## pour la division 1200 et le magasin 0001.
Comme référence, utilisez les données de la fiche article déjà créée pour la division 1000 et le
magasin 0001.
Utilisez le même numéro de groupe(##) lorsque vous créez la copie de la fiche article.
Créez les vues Achats, Comptabilité 1 et Données gén. Divis./ stockage 1.
40
Exercice 8 : Gestion des données de base article avec l'aide à la saisie
Q2 : . Modification d’une fiche article.
Modifiez les données achats et de comptabilité pour l'article T-MSOOY## pour la division 1200.
 Dans la division 1200, le système doit toujours suggérer l'enregistrement de l'article

dans le stock en contrôle qualité au moment de sa réception.
 L'article est également affecté à la classe de valorisation 3001 de cette division et est
valorisé au prix standard de 80 EUR.
Sauvegardez vos données après la modification.
41
S2 : . Modification d’une fiche article.
42
Q3 : Affichage des documents de modification d’une fiche article.
Recherchez la date de la dernière modification des données de comptabilité relatives à l'article

T-MSOOY## dans la division 1200.
Ou
43
S3 : Affichage des documents de modification d’une fiche article.
44
Q4 : Saisissez les données article pour plusieurs magasins.
Vous stockez l'article T-MSOOY## dans la division 1200 dans plusieurs magasins.
Saisissez les données concernant ces magasins supplémentaires à l'aide de la saisie groupée
pour les magasins.
ES Emplacement
0002 BL-02
0003 AB-10
S4 : Sélectionnez Logistique Gestion des articles  Fiche article Autres Saisir magasins.
45
Q5 : Répertoire des articles.
Vérifiez si votre article a été créé pour les divisions 1000 et 1200. Affichez le répertoire des
articles pour l'article T -MSOOY## et les divisions 1000 et 1200.
Il est particulièrement important de vérifier que les données de valorisation sont cohérentes
avec les informations contenues dans les précédents exercices.
S5 : Sélectionnez Logistique Gestion des articles  Fiche article  Autres Répertoire des
articles (MM60).
Dans la division 1000, l'article est valorisé au prix moyen pondéré de 80 EUR. Dans la division
1200, par contre, l'article est valorisé au prix standard de 80 EUR.
46
La gestion en masse est un outil inter-applications générique qui peut être utilisé pour modifier
d'importantes quantités de données ou pour créer de nouvelles données.
47
Gestion en masse d'objets de données
48
Exécution de la gestion en masse - Type d'objet
49
Exécution de la gestion en masse - Enregistrements de données
50
Exécution de la gestion en masse - Données division
... Utilisons le système !
51

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Chapitre 2 : Données de base

 La fiche article et la fiche fournisseur

1) Gestion des fiches fournisseurs

2) Gestion de fiches articles

3) Utilisation d'aides à la saisie pour la gestion des données de base

4) Exécution de la gestion en masse

 Dans la gestion comptable, le fournisseur est considéré comme un partenaire commercial

 Vous décidez de gérer les fiches fournisseurs dans :

Remarque : Vous pouvez gérer les groupes de comptes dans le Customizing :

 Lorsque vous créez un document d'achat ou de facturation pour un fournisseur CPD,

de base, la planification des besoins en composants, etc.

Le type d'article permet de paramétrer :

Utilisez la transaction Créer fiche article

La transaction Modifier article (MM02)

Créez les vues

 Texte de commande d'achat :

Enregistrez votre commande et relevez le numéro de la commande.

Q1 : 1. Les données de comptabilité ont été fournies pour l'article T-MSOOY##.

S1 : Sélectionnez Logistique  Gestion des articles  Fiche article  Article  Créer

• Profils : permet une saisie plus rapide des données en

 Dans la division 1200, le système doit toujours suggérer l'enregistrement de l'article

Sauvegardez vos données après la modification.

Recherchez la date de la dernière modification des données de comptabilité relatives à l'article

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